1.1.5.5 Biện pháp xử lý
Xử lý thừa (thiếu) vốn bằng tiền trong khâu kiểm đếm, đóng gói
Trường hợp thiếu tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý theo Biên bản của Hội đồng kiểm kê thì người có tên trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu . Nếu tái phạm thì tuỳ mức độ, phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền được ghi nhận tài sản thừa chờ xử lý.
Xử lý thừa (thiếu) vốn bằng tiền bảo quản trong kho tiền, trên đường vận chuyển
Các trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí
q trong kho tiền, trong q trình vận chuyển, Giám đốc phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Kế tốn trường, Kiểm soát viên phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo vệ tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị tài sản thiếu, mất.
Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường và báo
cáo cơ quan Công an.
Hội đồng kiểm kê (HĐKK) 1 số nghiệp vụ lớn Chứng từ liên quan (đã phê duyệt) Đã được ghi chép hợp lý không HĐKK xem xét và xử lý
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 24
Xử lý thiếu mất tiền do sơ xuất trong nghiệp vụ
Trường hợp do sơ xuất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí q qua xác minh khơng có biểu hiện tham ơ, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường tồn bộ thiệt hại.
Xử lý trường hợp thiếu mất tiền do nguyên nhân chủ quan
Giám đốc và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn
tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí q. Nếu khơng hồn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu, mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ơ, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật, có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hồn, trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách hiệm hình sự.
Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt,
tài sản quý, giấy tờ có giá thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc, trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.
1.1.5.6 Hạch toán khi phát hiện thiếu, thừa vốn bằng tiền sau khi kiểm kê
Trường hợp thiếu:
1/ Trường hợp kiểm kê thiếu chưa xác định nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138(1) Có TK 111
2/ Khi có biên bản xử lý tài sản thiếu của cấp có thẩm quyền, ghi: Nợ TK 334
Nợ TK 138(8) Nợ TK 111
Có TK 138(1)
Trường hợp thừa:
1/ Trường hợp kiểm kê thừa chưa xác định nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 338(1)
2/ Khi có biên bản xử lý tài sản thừa của cấp có thẩm quyền, ghi: Nợ TK 338(1)
Có TK 411 Có TK 441 Có TK 338(8) Có TK 642
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 25
1.2 Những vấn đề chung về kế toán phải thu
1.2.1 Những nội dung về kế toán phải thu
1.2.1.1 Khái niệm
Phải thu là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp trong quá trình HĐSXKD. Bao gồm phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, tạm ứng, phải thu khác.
1.2.1.2 Ý nghĩa
Các khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng hay con nợ còn thiếu tại doanh nghiệp.
1.2.1.3 Nhiệm vụ
-Phản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng
đối tượng, từng khoản nợ. Ghi chép kịp thời trong hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết
của các khoản phải thu. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh tốn cơng nợ. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình cơng nợ trong hạn, đến hạn, q hạn và cơng nợ có khả năng khó trả, khó thu, để quản lý tốt cơng nợ.
1.2.1.4 Tính chất
-Phải thu là một khoản mục khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô. Phải thu là khoản mục liên quan mật thiết đến kết quả kinh
doanh, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phòng doanh thu và lợi nhuận ở đơn vị.
1.2.1.5 Nguyên tắc hạch toán
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đơn đốc việc thanh tốn được kịp thời.
- Phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu lớn. Sở dĩ, cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán bộ phận kế tốn cơng nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn. Đồng thời, kịp thời phát hiện những
sai sót để sửa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 26
Đối với các khoản cơng nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và
quy đối theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá
hối đoái thực tế.
- Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng bạc, đá quý. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
- Phải phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh tốn.
- Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bẳng cân đối kế tốn mà tuyệt đối
khơng được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.
1.2.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
1.2.2.1 Khái niệm
Là khoản tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp qua việc mua, bán các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.
1.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán.
1.2.2.3 Kế toán chi tiết
1.2.2.3.1 Sổ chi tiết sử dụng
Sổ chi tiết thanh tốn với người mua 1.2.2.3.2 Trình tự ghi chép
Kế tốn dựa vào chứng từ là hóa đơn GTGT mà khách hàng chưa trả tiền làm
căn cứ để ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua.
1.2.2.4 Kế toán tổng hợp
1.2.2.4.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131
Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng.
1.2.2.4.2 Kết cấu tài khoản
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 27
- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa đã cung cấp và được
xác định là đã bán trong kỳ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
Bên Có
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại.
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
Số dư bên Nợ
Số tiền còn phải thu khách hàng.
Số dư bên Có
Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu khách hàng.
1.2.2.5 Phương pháp hạch toán
- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu. Đối
tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng
hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng).
- Kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó địi hoặc có khả năng khơng thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phịng hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu khơng địi được.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã giao không đúng
theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 28 1.2.2.5.1 Sơ đồ hạch toán