Chứng từ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Hội đồng công nợ kiểm kê
Bảng kiểm kê quỹ Sổ sách kế tốn Khóa các sổ kế tốn Thực hiện kiểm kê vốn bằng tiền
Ghi kết quả vào bảng kiểm kê Lập bảng kiểm kê QUỸ Sổ Phụ Ngân Hàng đối chiếu không chênh lệch chênh lệch đ ối c hi ếu Lập danh sách tiền đang chuyển đ ối c hi ếu đối chiếu Xử Lý
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 85
2.2.5 Kế toán phải thu khách hàng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
2.2.5.1 Chính sách quản lý cơng nợ tại DN
Dựa trên Hóa đơn mua hàng sẽ có chính sách thanh tốn riêng cho từng khách hàng. Chủ doanh nghiệp có quy định rõ ràng cho doanh nghiệp về thời hạn thanh toán với khách hàng, khơng được để tình trạng nợ q lâu dẫn đến nợ xấu (nợ khó
địi). Thơng thường thời hạn thanh tốn tiền là trả chậm sau 30 ngày kể từ ngày doanh
nghiệp giao hàng (căn cứ vào ngày ghi trên HĐGTGT). Doanh nghiệp khơng có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho người mua.
Quy trình quản lý cơng nợ phải thu tại DNTN Hứa Ngọc Lợi
+Thứ 7 hằng tuần:
KT rà soát và báo cáo tuổi nợ cho KTT.
KT sẽ gọi điện thoại nhắc KH là khoản nợ sẽ trễ hẹn trong tuần tới. +Quá hạn 15 ngày:
KT gửi thư yêu cầu thanh toán lần 1 kèm theo bảng kê chi tiết công nợ +Quá hạn 30 ngày:
KT gửi thư yêu cầu thanh toán lần 2 kèm theo bảng kê chi tiết công nợ. Từ lúc này sẽ không bán hàng cho KH này đến khi nào KH thanh toán xong khoản nợ này.
+Quá hạn 50 ngày
KT gửi thư yêu cầu thanh toán lần cuối kèm theo bảng kê chi tiết công nợ. +Quá hạn 90 ngày
KT gọi điện thoại yêu cầu thanh toán nợ và KT gửi đề xuất khởi kiện thu hồi nợ cho Chủ doanh nghiệp. Khi đề xuất được phê duyệt thì KT chuẩn bị hồ sơ khởi kiện và gửi thư thông báo khởi kiện cho KH.
+Quá hạn 120 ngày trở lên:
KT đã thông báo KH lập hồ sơ khởi kiện lúc quá hạn 90 ngày
Nếu lúc nhận được thơng báo đến nay KH có thái độ tốt muốn trả nợ KT xem xét thái độ nỗ lực trả nợ, nếu trong thời gian chấp nhận được thì tiếp tục hối thúc trả nợ. KT sẽ căn cứ thực tế trả nợ KH để tiếp tục giải quyết vụ việc.
Nếu ngược lại KT hoàn tất hồ sơ khởi kiện cho KH.
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 86
Kế toán theo dõi việc tăng giảm nợ phải thu khách hàng trên Tài Khoản TK 131: Phải thu khách hàng
2.2.5.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi tiến hành thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt, kế toán thanh tốn và cơng nợ tại DN sẽ lập phiếu thu có chữ ký của người nộp chuyển đến cho thủ quỹ để thu tiền
và người kế tốn này sẽ căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và
các sổ khác có liên quan.
Khi tiến hành thu tiền khách hàng bằng TGNH, DN nhận được giấy báo có của ngân hàng về tiền khách hàng trả nợ, kế toán thanh tốn và cơng nợ căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và các sổ khác có liên quan.
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 87