2)
1.2 Những vấn đề chung về kế toán phải thu
1.2.4 Kế toán các khoản tạm ứng
1.2.4.1 Khái niệm
Tạm ứng là khoản tiền ứng trước cho CBCNV của doanh nghiệp, có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoạt động SXKD hoặc hoạt động khác của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp.
1.2.4.2 Ý nghĩa
Đáp ứng nhu cầu cho người lao động trong doanh nghiệp ứng tiền phục vụ cho
hoạt động chung của doanh nghiệp.
1.2.4.3 Nhiệm vụ
Phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Thu, chi cho cá nhân các khoản tiền thừa, thiếu trong thanh toán tạm ứng.
1.2.4.4 Tính chất
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một cơng việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại DN. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với DN về số đã nhận tạm ứng và chỉ
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 33
được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung cơng việc đã được phê duyệt.
Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ.
Người nhận tạm ứng không được chuyển số tạm ứng cho người khác sử dụng.
1.2.4.5 Chứng từ sử dụng
Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu chi, phiếu thu, các chứng từ khác như: HĐGTGT…
1.2.4.6 Kế toán chi tiết
1.2.4.6.1 Sổ chi tiết sử dụng Sổ chi tiết các tài khoản (TK 141) 1.2.4.6.2 Trình tự ghi chép
+Kế toán căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt lập phiếu chi tiền và thủ quỹ dựa vào đó chi tiền cho người được nhận tạm ứng.
+Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh tốn tồn bộ, dứt điểm số tạm ứng đã nhận. Khoản tạm ứng sử dụng khơng hết nếu khơng nộp lại quỹ thì trừ vào
lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp người nhận tạm ứng chi quá số nhận tạm ứng thì sẽ chi bổ sung số còn thiếu( nếu phần chi vượt đó được giám đốc phê duyệt). Sau đó kế tốn ghi vào sổ chi tiết tài khoản 141.
1.2.4.7 Kế toán tổng hợp
1.2.4.7.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 141
Dùng để theo dõi các khoản tạm ứng cho CBCNV của doanh nghiệp và tình
hình thanh tốn các khoản tạm ứng 1.2.4.7.2 Kết cấu tài khoản
Bên Nợ
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có
Các khoản tạm ứng đã được thanh tốn.
Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương.
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 34 Số tạm ứng chưa thanh toán.
1.2.4.8 Phương pháp hạch toán
Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và
ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng. Khi hồn
thành, kết thúc cơng việc được giao người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm
ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh tốn tồn bộ, dứt điểm số tạm ứng đã nhận.
Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu khơng nộp lại quỹ thì trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp người nhận tạm ứng chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số cịn thiếu.
1.2.4.8.1 Sơ đồ hạch tốn
Hình 1.7: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản tạm ứng
1.2.4.8.2 Chính sách quản lý tạm ứng
-Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định cho một mức tạm ứng tối đa, thường để sử dụng cho các mục đích sau: Mua sắm vật tư, thiết bị, tài sản, dịch vụ phục vụ SXKD. Thanh toán hoặc tạm ứng các khoản chi phí phục vụ SXKD. CBCNV được cử đi cơng
tác trong và ngồi nước. Các trường hợp khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- Các khoản tạm ứng thường xuyên (tức là tạm ứng 1 khoản tiền nhất định để mua sắm nhỏ mang tính chất thường xuyên mà lúc tạm ứng chưa thể lên dự toán) phải
được Giám Đốc, Tổng Giám Đốc chỉ định bằng văn bản.
-Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm trước đơn vị về số tiền tạm ứng và chỉ được sử dụng đúng với mục đích cơng việc được phê duyệt. Nghiêm cấm chuyển số tiền này cho người khác hoặc sử dụng sai mục đích.
152, 153
111,334 Tạm ứng bằng
vật liệu, dụng cụ
Nhập lại quỹ, khấu trừ
lương số chi không hết Chi tạm ứng bằng tiền Kết chuyển khi chi tạm ứng
được duyệt
111, 112 141
152, 153, 154, 241, 642,…
GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái
Trang 35
-Các khoản tạm ứng từ 20 triệu đồng trở lên thì phải sử dụng hình thức chuyển khoản hoặc séc đích danh.
-Mọi khoản tạm ứng phải được hoàn ứng đầy đủ mới được tạm ứng lần tiếp theo. Trường hợp chưa hoàn ứng hết mà đề nghị tạm ứng thì kế tốn theo dõi tạm ứng
phải yêu cầu ghi chú rõ lý do trong đề nghị tạm ứng để làm căn cứ cho Giám Đốc, Tổng Giám Đốc phê duyệt.