Kế toán phải thu khách hàng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

2)

2.2 Thực trạng của doanh nghiệp về cơng tác hạch tốn vốn bằng tiền và các

2.2.5 Kế toán phải thu khách hàng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

2.2.5.1 Chính sách quản lý cơng nợ tại DN

Dựa trên Hóa đơn mua hàng sẽ có chính sách thanh tốn riêng cho từng khách hàng. Chủ doanh nghiệp có quy định rõ ràng cho doanh nghiệp về thời hạn thanh tốn với khách hàng, khơng được để tình trạng nợ quá lâu dẫn đến nợ xấu (nợ khó

địi). Thơng thường thời hạn thanh tốn tiền là trả chậm sau 30 ngày kể từ ngày doanh

nghiệp giao hàng (căn cứ vào ngày ghi trên HĐGTGT). Doanh nghiệp khơng có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh tốn cho người mua.

Quy trình quản lý công nợ phải thu tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

+Thứ 7 hằng tuần:

KT rà soát và báo cáo tuổi nợ cho KTT.

KT sẽ gọi điện thoại nhắc KH là khoản nợ sẽ trễ hẹn trong tuần tới. +Quá hạn 15 ngày:

KT gửi thư yêu cầu thanh tốn lần 1 kèm theo bảng kê chi tiết cơng nợ +Quá hạn 30 ngày:

KT gửi thư yêu cầu thanh toán lần 2 kèm theo bảng kê chi tiết công nợ. Từ lúc này sẽ không bán hàng cho KH này đến khi nào KH thanh toán xong khoản nợ này.

+Quá hạn 50 ngày

KT gửi thư yêu cầu thanh toán lần cuối kèm theo bảng kê chi tiết công nợ. +Quá hạn 90 ngày

KT gọi điện thoại yêu cầu thanh toán nợ và KT gửi đề xuất khởi kiện thu hồi nợ cho Chủ doanh nghiệp. Khi đề xuất được phê duyệt thì KT chuẩn bị hồ sơ khởi kiện và gửi thư thông báo khởi kiện cho KH.

+Quá hạn 120 ngày trở lên:

KT đã thông báo KH lập hồ sơ khởi kiện lúc quá hạn 90 ngày

Nếu lúc nhận được thông báo đến nay KH có thái độ tốt muốn trả nợ KT xem xét thái độ nỗ lực trả nợ, nếu trong thời gian chấp nhận được thì tiếp tục hối thúc trả nợ. KT sẽ căn cứ thực tế trả nợ KH để tiếp tục giải quyết vụ việc.

Nếu ngược lại KT hoàn tất hồ sơ khởi kiện cho KH.

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 86

Kế toán theo dõi việc tăng giảm nợ phải thu khách hàng trên Tài Khoản TK 131: Phải thu khách hàng

2.2.5.3 Trình tự luân chuyển chứng từ

Khi tiến hành thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt, kế toán thanh tốn và cơng nợ tại DN sẽ lập phiếu thu có chữ ký của người nộp chuyển đến cho thủ quỹ để thu tiền

và người kế toán này sẽ căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết thanh tốn với người mua và

các sổ khác có liên quan.

Khi tiến hành thu tiền khách hàng bằng TGNH, DN nhận được giấy báo có của ngân hàng về tiền khách hàng trả nợ, kế tốn thanh tốn và cơng nợ căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và các sổ khác có liên quan.

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 87

Hình 2.14: Lưu đồ quy trình thu tiền khách hàng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

HĐGTGT (liên 3) Giấy báo có HĐGTGT (liên 3) Phiếu thu

Chứng từ Liên kết đến các Thủ quỹ Kế toán thanh toán Khách hàng quy trình khác công nợ

Theo dõi thu hồi công nợ phải thu Thông báo Lập phiếu thu Nhập quỹ

Thanh toán tiền mua hàng

Ghi nhận vào Sổ tiền gửi

ngân hàng

Ghi nhận vào Sổ chi tiết quỹ

tiền mặt Qua ngân hàng Bằng tiền mặt

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 88

Quy trình ghi sổ

Hằng ngày kế toán căn cứ vào các HĐGTGT, phiếu thu, GBC đã lập để kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. Đến cuối kỳ, kế toán sẽ lấy số liệu từ sổ cái để làm căn cứ để lập bảng

cân đối số phát sinh công nợ và lập Báo Cáo Tài Chính.

Hình 2.15: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán phải thu khách hàng

2.2.5.4 Các khoản làm tăng phải thu khách hàng

2.2.5.4.1 Chứng từ

Hóa đơn GTGT

Giấy báo có Phiếu xuất kho Phiếu thu

2.2.5.4.2 Trình tự hạch tốn

- Ngày 05/01 bán cho Đại Lý Anh Hải:

Nếp Trắng số lượng 500kg đơn giá 12.000đ Gạo Thơm Lài số lượng 1000kg đơn giá 11.900đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán

Nợ TK 131: 18.795.000

Ghi chú

Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ, cuối tháng HĐGTGT, GBC, PT

Sổ Nhật Ký Chung

Sổ Chi Tiết Thanh Toán Với Người Mua

SỔ CÁI Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Báo Cáo Tài Chính

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 89

Có 511: 17.900.000

Có TK 3331: 895.000

- Ngày 02/02 bán cho Anh Giang :

Gạo Thơm Mỹ số lượng 500 kg đơn giá 12.200đ Gạo Tài Nguyên số lượng 200kg đơn giá 11.000đ

Cám số lượng 500kg đơn giá 5.000đ

Tấm loại 1 số lượng 300kg đơn giá 9.000đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 14.175.000

Có 511: 13.500.000

Có TK 3331: 675.000

- Ngày 15/03 bán cho Anh Tùng:

Gạo Hàm Châu số lượng 500kg đơn giá 8.900đ Gạo Bụi Sữa số lượng 300kg đơn giá 8.000đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 7.192.500

Có 511: 6.850.000

Có TK 3331: 342.500

- Ngày 21/04 bán cho Nhà máy Kim Phát:

Gạo Tài Nguyên số lượng 1500kg đơn giá 11.000đ Gạo Thơm Mỹ số lượng 1000kg đơn giá 12.200đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 29.925.000 Có 511: 28.500.000 Có TK 3331: 1.425.000

- Ngày 29/05 bán cho Tám Phượng:

Tấm loại 1 số lượng 1000kg đơn giá 9.000đ

Cám số lượng 200kg đơn giá 5.000đ

Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 90

Có 511: 10.000.000

Có TK 3331: 500.000

- Ngày 22/07 bán cho Đại Lý Tân Hoa:

Gạo Tài Nguyên số lượng 200kg đơn giá 11.000đ Gạo Hàm Châu số lượng 300kg đơn giá 8.900đ

Gạo Thơm Mỹ số lượng 200kg đơn giá 12.200đ

Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 7.675.500 Có 511: 7.310.000

Có TK 3331: 365.500

- Ngày 25/08 bán cho Công ty TNHH Thịnh Vượng:

Gạo Thơm Lài số lượng 2000kg đơn giá 11.900đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 24.990.000

Có 511: 23.800.000

Có TK 3331: 1.190.000

- Ngày 18/11 bán cho Công ty CP AGIMEX:

Gạo Tài Nguyên số lượng 2000kg đơn giá 11.000đ

Gạo Thơm Lài số lượng 4000kg đơn giá 11.900đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 52.290.000

Có 511: 49.800.000

Có TK 3331: 2.490.000

- Ngày 01/12 bán cho Công ty CP Hưng Lâm :

Gạo Thơm Mỹ số lượng 2000kg đơn giá 12.200đ Gạo Thơm Lài số lượng 2000kg đơn giá 11.900đ Thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán.

Nợ TK 131: 50.610.000

Có 511: 48.200.000

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 91

* Minh họa chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ

1-Ngày 05/01 bán cho Đại Lý Anh Hải, căn cứ HĐ GTGT (NL/12P; 0001912),

khách hàng chưa thanh toán

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG NL/12P

Liên 1: Lưu

0001912

Ngày 05 tháng 01 năm 2012

Đơn vị bán hàng: DNTN Hứa Ngọc Lợi Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST

Số tài khoản: ......................................................................................................... Điện thoại: 0793.833023 MS: 2200100580

Họ tên người mua hàng: Đại Lý Anh Hải

Tên đơn vị: ........................................................................................................... Địa chỉ: 304 Trà Quýt,Châu Thành ST Số tài khoản: ........................................................................................................ Hình thức thanh tốn: Nợ MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số

lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1x2

1 Nếp Trắng kg 500 12.000 6.000.000

2 Gạo Thơm Lài kg 1000 11.900 11.900.000

Cộng tiền hàng: 17.900.000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 895.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.795.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bảy trăm chín mươi lăm nghìn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 92

2.2.5.5 Các khoản làm giảm phải thu khách hàng

2.2.5.5.1 Chứng từ Phiếu thu

Giấy báo có

2.2.5.5.2 Trình tự hạch tốn

- Ngày 20/01 Đại Lý Anh Hải trả tiền mua hàng (05/01) số tiền 18.795.000đ

Nợ TK 111: 18.795.000 Có TK 131: 18.795.000

- Ngày 25/05 Nhà Máy Kim Phát trả tiền mua hàng (21/04) số tiền 29.925.000đ

Nợ TK 112: 29.925.000 Có TK 131: 29.925.000

- Ngày 15/08 Tám Phượng trả tiền mua hàng (29/05) số tiền 10.500.000đ

Nợ TK 111: 10.500.000 Có TK 131: 10.500.000

-Ngày 08/09 Công Ty TNHH Thịnh Vượng trả tiền mua hàng (25/08) số tiền 24.990.000đ

Nợ TK 112: 24.990.000 Có TK 131: 24.990.000

- Ngày 29/11 Anh Tùng trả tiền mua hàng (05/11) số tiền 7.192.500đ

Nợ TK 111: 7.192.500 Có TK 131: 7.192.500

-Ngày 12/12 Công Ty CP AGIMEX trả tiền mua hàng (18/11) số tiền 52.290.000đ

Nợ TK 111: 52.290.000 Có TK 131: 52.290.000

-Ngày 23/12 Công Ty CP Hưng Lâm trả tiền mua hàng (01/12) số tiền 50.610.000đ

Nợ TK 111: 50.610.000 Có TK 131: 50.610.000

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 93

* Minh họa chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ

1-Ngày 20/01 Đại Lý Anh Hải trả tiền mua hàng (05/01), căn cứ vào HĐ GTGT (NL/12P; 0001912), kế toán lập phiếu thu (PT30) thu tiền khách hàng nợ tháng này.

Đơn vị: DNTN Hứa Ngọc Lợi Mẫu số: 01-TT

Địa chỉ: 491 QL1A An Hiệp Châu Thành ST (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU Ngày 20 tháng 01 năm 2012 Quyển số: 01/01 Số: PT30 Nợ: 111 Có: 131

Họ tên người nộp tiền: Đại Lý Anh Hải Địa chỉ: 304 Trà Quýt,Châu Thành,Sóc Trăng Lý do nộp: Thu tiền bán hàng nợ tháng 1

Số tiền: 18.795.000đ (Viết bằng chữ): Mười tám triệu bảy trăm chín mươi

lăm nghìn đồng./.

Kèm theo: Hóa đơn GTGT Chứng từ gốc: 0001912 ngày 05/11/2011

Ngày 20 tháng 01 năm 2012

Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký, họ tên, trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

đóng dấu) (Ký, họ tên)

2-Ngày 25/05 Nhà Máy Kim Phát chuyển trả tiền mua hàng (21/04), căn cứ vào

HĐ GTGT (NL/12P;0001998), và kế toán nhận được giấy báo có của ngân hàng gửi đến

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 94

* Minh họa sổ chi tiết thanh toán với người mua

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Đối tượng: CÔNG TY CỔ PHẦN AGIMEX

Loại tiền: VNĐ Tháng 09/2012 ĐVT: đồng Ngày ghi sổ Chứng Từ Diễn giải TK đối ứng Số Phát Sinh Số Dư Số Hiệu Ngày, Tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 09 …… …. …. ….. ………………….. … ……. …. ….. …… 17/09 0002083 17/09 Đã nhận GBN về tiền trả nợ C.Ty BV.Ngọ 511/3 331 10.920.000 ….. …… ….. …… …. ………………. …. …….. … …… …… Cộng số phát sinh …… …. …. …… Số tồn cuối tháng 09 …..

Bảng 2.5: Sổ chi tiết thanh toán với người mua

2.2.6 Kế toán các khoản phải thu nội bộ tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

DNTN Hứa Ngọc Lợi thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, DN kinh doanh độc lập không phụ thuộc vào cấp trên là Công ty hay Tổng công ty nào khác. Do đó, trong DN khơng có các khoản phải thu nội bộ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, vì thế

Ngân Hàng Cơng Thương Việt Nam GIẤY BÁO CĨ

Chi Nhánh Sóc Trăng Ngày 25/05/2012

GDV: Trần Thùy Lâm Mã KH: 05432

Số GD: 35

Kính gửi : DNTN HỨA NGỌC LỢI Mã số thuế: 2200100580

Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi CÓ vào tài khoản của Quý Khách Hàng với nội

dung như sau:

Số tài khoản ghi có: 42115432 Số tiền bằng số: 29.925.000đ

Số tiền bằng chữ: Hai mươi chín triệu chín trăm hai mươi lăm nghìn đồng ./. Nội dung: Nhà Máy Kim Phát trả tiền mua hàng theo hóa đơn GTGT 0001998

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 95

không sử dụng đến tài khoản 136. Chính vì lý do này mà phần thực trạng trong bài của

em khơng có đề cập đến các khoản phải thu nội bộ (TK 136).

2.2.7 Kế toán các khoản tạm ứng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

2.2.7.1 Chính sách quản lý tạm ứng tại doanh nghiệp

Do đặc thù của ngành Lúa gạo, phải mua nguyên liệu sản xuất với số lượng lớn

nên doanh nghiệp quy định mức tạm ứng tối đa cho 1 lần tạm ứng là 40 triệu đồng. Với số tiền tạm ứng từ 20 triệu đồng trở lên phải được phải được chuyển qua ngân hàng.

Cá nhân tạm ứng từ 5 triệu đồng trở lên phải được chủ doanh nghiệp chỉ định bằng văn bản . Riêng trường hợp tạm ứng tiếp khách tạm ứng bao nhiêu cũng phải xin ý kiến của chủ doanh nghiệp bằng văn bản.

Thời gian hoàn ứng là 1 tháng được tính từ ngày chi tiền tạm ứng (căn cứ vào

ngày ghi trên phiếu chi hoặc lệnh chi). Riêng trường hợp tạm ứng tiếp khách, tạm ứng cơng tác phí thời gian hồn ứng là 15 ngày.

Sau khi thực hiện xong cơng việc, người tạm ứng có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ theo qui định, nộp về cho kế toán thanh tốn và cơng nợ của doanh nghiệp. Kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ sau đó mới chuyển cho KTT và chủ

doanh nghiệp phê duyệt. Khi Giấy đề nghị thanh toán vượt so với dự toán, đã được

duyệt, người nhận tạm ứng phải có giải trình lý do chi vượt, có xác nhận của kế tốn thanh tốn cơng nợ trước khi tập hợp gửi cho KTT và chủ doanh nghiệp.

Phải thanh toán dứt điểm đợt tạm ứng trước mới được xin tạm ứng đợt sau.

- Qui định cụ thể cho một số trường hợp tạm ứng:

+ Tạm ứng mua nguyên liệu, công cụ: Người được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc nói trên phải có kế hoạch, đề nghị được chủ doanh nghiệp phê duyệt, kèm

theo báo giá.

+ Tạm ứng tiền đi công tác: người tạm ứng tiền phải ghi rõ trong giấy đề nghị tạm ứng số người đi công tác, nơi công tác, số ngày công tác, nội dung công tác, dự kiến các khoản chi phí cho đợt cơng tác, trình chủ doanh nghiệp phê duyệt.

+ Tạm ứng chi phí tiếp khách: người nhận tạm ứng phải gửi văn bản cho Chủ doanh nghiệp phê duyệt, trường hợp gấp thì phải xin ý kiến qua điện thoại (bổ sung bằng văn bản sau).

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 96

2.2.7.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho CBCNV và tình hình thanh tốn các khoản tạm ứng đó trên tài khoản. TK 141: Tạm ứng.

2.2.7.3 Trình tự luân chuyển chứng từ

Các khoản tạm ứng phát sinh ở doanh nghiệp chủ yếu là tạm ứng để mua dụng cụ, văn phòng phẩm, phí cơng tác …. Khi có giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng… kế toán tiến hành định khoản vào TK 141 – Tạm ứng.

 Tạm ứng

Khi cá nhân có nhu cầu tạm ứng thì họ lập Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng duyệt sẽ chuyển đến kế toán thanh tốn và cơng nợ lập phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền cho người nhận tạm ứng.

Hình 2.16: Lưu đồ quy trình tạm ứng tại DNTN Hứa Ngọc Lợi

Hoàn ứng

Chứng từ Chủ Kế toán Kế toán thanh toán Thủ quỹ CBCNV DN trưởng công nợ Giấy đề nghị tạm ứng PC chuyển Phê duyệt Kiểm tra Ghi vào sổ kế toán Lập phiếu chi Nhận tiền tạm ứng Đề xuất tạm ứng

GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Nam SVTH: Hồng Ngọc Phương Ái

Trang 97

Khi đã kết thúc công việc, người nhận tạm ứng lập phiếu đề nghị thanh tốn tạm ứng cùng với các hóa đơn, chứng từ đã chi bằng tiền tạm ứng (nếu có chi vượt phải có

thêm Giấy giải trình ) chuyển đến kế toán thanh tốn và cơng nợ. Tại đây người kế toán này sẽ cộng tổng số tiền đã chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ so với số tiền tạm ứng (kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ).

Trường hợp chi vượt so với số tiền tạm ứng

+Nếu khoản chi nằm trong khoản dự toán ban đầu của DN và hợp lý, hợp lệ thì kế tốn thanh tốn và cơng nợ sẽ trình cho KTT xem xét, phê duyệt và chi trả cho

người tạm ứng.

+Nếu khoản chi vượt định mức cho phép ban đầu của DN mà KTT và Chủ DN