Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
2.1. Tổng quan về Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Cơng ty
2.1.2.1. Chức năng
Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát là cơng ty chuyên bán buơn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thơng, lắp đặt thiết bị phục vụ cho các cơng trình xây dựng và sinh hoạt hằng ngày.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Phấn đấu kinh doanh đạt theo chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra của cơng ty.
Đảm bảo hạch tốn kế tốn đầy đủ, chính xác tuân thủ theo các chính sách tài chính của nhà nước, quản lý nguồn vốn cĩ hiệu quả, từng bước nâng cao chất lượng sản phẩm và ổn định giá thành.
Tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trên tồn quốc, thực hiện tốt các chính sách nhân sự đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Kinh doanh theo đúng những ngành nghề đăng ký kinh doanh với cơ quan Nhà nước. Hoạt động đúng chức năng của mình, thực hiện đúng những quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam ban hành.
Đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hĩa tiêu thụ khi cĩ nhu cầu. Tạo niềm tin và mối quan hệ thân thiết với khách hàng, luơn tìm hiểu nhu cầu và đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất để bán được nhiều sản phẩm tạo doanh thu và lợi nhuận cao. Tập trung xây dựng và thực hiện các kế hoạch sản xuất phục vụ tiêu dùng nội bộ và mở rộng ra khắp khu vực.
Khơng ngừng đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề, nghiệp vụ, văn hố, khoa học kỹ thuật nâng cao uy tín trách nhiệm, ý thức tự giác của cán bộ cơng nhân viên trong bộ phận quản lý.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Cơng ty
Để đảm bảo kinh doanh cĩ hiệu quả và quản lý tốt, Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình trực tuyến, chỉ cĩ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp và cao nhất. Phĩ Giám đốc và Trưởng phịng cĩ chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc đưa ra quyết định, và chịu trách nhiệm báo
SVTH: Lê Thị Mừng 37 Lớp: 09DKTC4 cáo kết quả thực hiện cơng việc, đề xuất các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ và hiệu quả kinh doanh của Cơng ty.
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Cơng ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Cơng ty
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban
Giám đốc: Là người đứng đầu Cơng ty, là người ra quyết định chính thức về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Cơng ty, trực tiếp lãnh đạo Cơng ty. Là người đại diện và chịu trách nhiệm trước Pháp luật. Định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty đảm bảo hoạt động cĩ hiệu quả với các biện pháp chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Phĩ giám đốc: Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong việc điều hành, giám sát hoạt động tại Cơng ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Là người phụ tá đắc lực cho Giám đốc và chịu sự lãnh đạo của giám đốc trong phạm vi được phân cơng, cĩ nhiệm vụ theo dõi, đề xuất, chỉ đạo và kiểm tra các mặt. Thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động khi Giám đốc đi vắng.
Phịng hành chính, nhân sự: Tổ chức và quản lý về mặt con người. Tham mưu cho Ban Giám đốc về mặt nhân sự, là đầu mối giao tiếp, tổ chức hành
Giám đốc Phĩ giám đốc Phịng hành chính, nhân sự Phịng kinh doanh Phịng kế tốn
SVTH: Lê Thị Mừng 38 Lớp: 09DKTC4 chính, quản lý nhân sự. Giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty và đối ngoại. Cĩ nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ pháp lý liên quan đến Cơng ty. Giải quyết các cơng văn đến, đi hoặc chứng từ giao dịch. Ngồi ra cịn lập chương trình học tập, đào tạo cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty nhằm nâng cao kiến thức, trình độ kỹ thuật để đáp ứng kịp với yêu cầu chung của Cơng ty cũng như xã hội.
Phịng kinh doanh: Chịu trách nhiệm trong việc kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, quản lý tình hình hàng hĩa ở thị trường ở trong nước cũng như tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm tàng mới. Trưởng phịng kinh doanh là người chịu trách nhiệm về quản lý tài liệu và báo cáo trong phạm vi kinh doanh, được quyền chủ động giải quyết các vướng mắc về nguyên liệu hàng hĩa liên quan đến kinh doanh của cửa hàng.
Phịng kế tốn: Quản lý về mặt tài chính. Tham mưu cho Ban Giám đốc về các hoạt đồng tài chính. Quản lý chặt chẽ nguồn vốn, tài sản và cơng nợ của cơng ty. Thực hiện các chế độ hạch tốn thống kê, báo cáo dự tốn theo quy định của Nhà nước và của Cơng ty. Lập báo cáo kế hoạch và phân tích tình hình Cơng ty theo yêu cầu của giám đốc nhằm phục vụ tốt cho cơng tác quản lý, phối hợp với các phịng ban trong cơng tác kiểm tra định kỳ.
2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức kế tốn
Là cơng ty vừa và nhỏ nên bộ máy kế tốn của Cơng ty khá đơn giản. Tất cả các hĩa đơn chứng từ, được nhân viên ở các bộ phận tập hợp lại và giao cho bộ phận kế tốn. Kế tốn tập hợp phân loại chứng từ cĩ liên quan và ghi sổ sách liên quan. Đến cuối kỳ, kế tốn lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời cũng giải thích cho Cơng ty thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như tình hình sử dụng tài chính của doanh nghiệp.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty được tổ chức theo phương pháp trực tuyến, theo nguyên tắc này, kế tốn trưởng điều hành các kế tốn phần hành
SVTH: Lê Thị Mừng 39 Lớp: 09DKTC4 khơng thơng qua bất kỳ một khâu trung gian nào. Cơng tác kế tốn của Cơng ty tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, nghĩa là tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn bộ Cơng ty được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. Bộ phận kế tốn làm việc căn cứ vào các chứng từ phát sinh, bộ phận kho cĩ trách nhiệm theo dõi và quản lý, sau đĩ thống kê tình hình nhập xuất hàng hĩa trong kỳ.
2.1.4.2. Cơ cấu bộ máy kế tốn
2.1.4.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
2.1.4.2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Kế tốn trưởng: kiêm kế tốn tổng hợp là người giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, thơng tin kinh tế và hạch tốn trong Cơng ty theo chế độ. Tham mưu cho Giám đốc về các quyết định liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty, chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ chuyên mơn, tổ chức ghi chép, tính tốn phân tích các hoạt động của cơng ty. Lập đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế tốn về tình hình doanh nghiệp, cũng như chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về các số liệu báo cáo, quyết tốn thuế, báo cáo tài chính của Cơng ty. Kiểm tra khâu hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế tốn viên: chịu trách nhiệm về các mảng như, tiền lương, cơng nợ và TSCĐ. Cụ thể là, hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm cơng nhân viên, kế tốn lập bảng phân bổ tiền lương và thanh tốn lương. Đồng thời, theo dõi số nợ phải thu
Kế tốn trưởng
SVTH: Lê Thị Mừng 40 Lớp: 09DKTC4 của từng khách hàng, phải trả của từng nhà cung cấp và theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, tính tốn phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí hoạt động từng tháng.
Thủ quỹ: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu nhập, xuất, tiêu thụ vật tư, cơng cụ dụng cụ. Phụ trách thu, chi tiền mặt khi cĩ chứng từ hợp lệ. Kiểm tra hàng hố khi nhập vào kho, bảo quản hàng hố khơng để mất mát, hư hao, xuất kho khi cĩ lệnh của cấp trên.
2.1.4.2.3. Hệ thống chứng từ kế tốn
+ Hố đơn GTGT
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Phiếu thu, phiếu chi
+ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi + Giấy báo nợ, giấy báo cĩ
+ Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn lương, thẻ lương + Biên bản kiểm kê
+ Giấy đề nghị tạm ứng, …
Hệ thống chứng từ tại Cơng ty được lưu giữ cẩn thận theo từng quý tại phịng kế tốn thời hạn 2 năm, sau đĩ chuyển sang kho lưu trữ hồ sơ của Cơng ty và bảo quản trong vịng 10 năm theo quy định của Nhà Nước.
2.1.4.2.4. Các loại sổ kế tốn cần thiết
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng
2.1.4.2.5. Chính sách kế tốn áp dụng
Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Niên độ kế tốn: Bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
SVTH: Lê Thị Mừng 41 Lớp: 09DKTC4
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi chép cơng tác kế tốn và lập Báo cáo tài chính là đồng Việt Nam ( ký hiệu quốc tế là: VNĐ).
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế tốn: chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch tốn, cuối kỳ điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cơng bố của Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu.
Phương pháp khấu hao TSCĐ:
- Nguyên giá của một TSCĐ bao gồm giá mua của TSCĐ đĩ và các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản đĩ vào sử dụng
- Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng dự tính của tài sản
Phương pháp đánh giá hàng tồn kho:
- Nguyên tắc đánh giá HTK: ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho, tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền
- Phương pháp hạch tốn HTK: kê khai thường xuyên
2.1.4.2.6. Hình thức kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy. Cơng việc kế tốn được thực hiện trên phần mềm exel trên máy tính.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế tốn trên máy tính Chứng từ kế tốn Sổ kế tốn -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Phần mềm kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Máy vi tính
Báo cáo tài chính
SVTH: Lê Thị Mừng 42 Lớp: 09DKTC4 Ghi chú
Nhập số liệu hằng ngày
In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.2.7. Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, kế tốn xác định TK ghi Nợ, ghi Cĩ, nhập dữ liệu vào máy vi tính. Theo quy trình, các cơng thức đã được lập sẵn trên exel, các thơng tin tự động cập nhật số liệu vào các sổ kế tốn chi tiết, tổng hợp cĩ liên quan.
Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, thực hiện các thao tác khĩa sổ và lập BCTC. Kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối năm, in các sổ kế tốn chi tiết và tổng hợp ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.1.4.2.8. Hệ thống báo cáo tài chính
Cơng ty TNHH Điện cơ Tiến Phát sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Cơng ty sử dụng bốn biểu mẫu báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế tốn Mẫu số B 01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN
SVTH: Lê Thị Mừng 43 Lớp: 09DKTC4
2.2. Kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát Điện Cơ Tiến Phát
2.2.1. Phương thức bán hàng
Với tình hình giá cả tăng khơng kiểm sốt như hiện nay thì vấn đề giảm chi phí tối đa là vấn đề đang được doanh nghiệp quan tâm để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao doanh số bán ra, hồn thành mục tiêu đề ra. Do đĩ, lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, linh hoạt cũng là một khâu quan trọng trong quá trình bán hàng. Dựa vào quy mơ hoạt động của cơng ty, đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất cũng như đặc tính sản phẩm cơng ty đã lựa chọn các hình thức bán hàng chủ yếu sau:
Bán lẻ: Hàng hĩa sẽ được giao cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc giao tận nơi cho khách hàng, hàng xuất kho được chuyển giao quyền sở hữu ngay cho khách hàng.
Bán buơn hàng hĩa: Hàng được bán cho các doanh nghiệp, thường được bán theo lơ hàng hoặc bán với số lượng lớn.
2.2.2. Quy trình bán hàng, phương thức thanh tốn và chứng từ sử dụng
Quy trình bán hàng
Sơ đồ 2.4: Quy trình bán hàng
Khách hàng: Là những người cĩ nhu cầu mua hàng hĩa của doanh nghiệp.
Khách hàng của doanh nghiệp cĩ thể là cá nhân hoặc các cơng ty.
Khách hàng Đơn đặt hàng Phiếu xuất
Phiếu thu Hĩa đơn
GTGT
Phiếu nhập khách hàng trả lại
SVTH: Lê Thị Mừng 44 Lớp: 09DKTC4
Đơn đặt hàng: Khách hàng lập đơn đặt hàng cĩ chữ ký xác nhận của người đại
diện hoặc người ủy quyền đại diện gửi trực tiếp hoặc fax về phịng kinh doanh. Nội dung đơn hàng ghi rõ số lượng, tên hàng, tên người nhận hàng.
Phiếu xuất kho: Sau khi nhận được đơn đặt hàng, phịng kinh doanh sẽ xem
xét và chuyển tới cho thủ quỹ để kiểm hàng hĩa cần xuất cho khách hàng. Nếu hàng hĩa khách hàng cần mà Cơng ty đáp ứng đủ thì thủ quỹ sẽ viết giấy xuất kho.
Phiếu thu: Trường hợp khách hàng mua hàng và thanh tốn trực tiếp tại Cơng
ty thì kế tốn lập phiếu thu.
Hĩa đơn GTGT: Sau khi làm thủ tục xuất hàng và thủ tục thanh tốn hồn tất,
kế tốn cĩ trách nhiệm xuất hĩa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Trong trường hợp, nếu như hàng hĩa bán ra khơng đúng yêu cầu của khách hàng thì thủ quỹ lập phiếu nhập hàng trả lại và phiếu chi để trả lại tiền hàng cho khách.
Phương thức thanh tốn
Khách hàng sẽ thanh tốn cho Cơng ty bằng hình thức thanh tốn trả ngay hoặc trả chậm, bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Chứng từ sử dụng
Hĩa đơn GTGT
Phiếu xuất kho
Phiếu thu
Phiếu chi …
2.2.3. Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.3.1. Nội dung
Hiện nay, doanh thu chính của Cơng ty là chủ yếu từ hoạt động bán buơn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thơng và các thiết bị lắp đặt trong các cơng trình xây dựng.
Doanh thu của Cơng ty ngồi tiền bán hàng hĩa, cịn cĩ các chi phí liên quan như: chi phí nhân cơng lắp đặt ,vận chuyển,… và được ghi nhận chung trong các
SVTH: Lê Thị Mừng 45 Lớp: 09DKTC4 hợp đồng kinh tế. Hĩa đơn GTGT chỉ ghi tên hàng của các mặt hàng bán lẻ và tên hợp đồng kinh tế.
2.2.3.2. Chứng từ sử dụng
- Hĩa đơn GTGT - Bảng báo giá - Phiếu xuất kho - Phiếu thu
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phịng kinh doanh gửi đơn đặt hàng cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra hàng tồn kho và lập phiếu xuất kho. Phịng kinh doanh lập Hĩa đơn GTGT kèm bảng báo giá và được lập làm 3 liên, trong đĩ 1 liên lưu tại cuốn, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận kế tốn.
Bộ phận kế tốn lập phiếu thu khi khách hàng thanh tốn tiền hàng.
2.2.3.3. Sổ sách kế tốn
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản 511