Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
3.2. Kiến nghị
3.2.2. Tổ chức hệ thống kế tốn của Cơng ty
SVTH: Lê Thị Mừng 85 Lớp: 09DKTC4
3.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Kết quả cuối cùng của cơng tác kế tốn là đưa ra được những báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình, thực trạng tài chính của Cơng ty. Hiện nay, cơng tác kế tốn vẫn chưa thực sự là tối ưu. Sự phân cơng trách nhiệm đối với từng người là rõ ràng, xong một người lại phải làm quá nhiều việc. Vì vậy, việc tuyển thêm nhân viên cho phịng kế tốn để giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho từng nhân viên là thực sự cần thiết, điều này sẽ giúp cho mỗi người tập trung vào cơng việc chuyên mơn của mình hơn, giúp nâng cao hiệu quả cơng việc.
Để giảm bớt cơng sức và thời gian cho nhân viên kế tốn và để đáp ứng với nền cơng nghiệp hiện đại ngày nay, Cơng ty đã áp dụng kế tốn máy vào cơng việc thu nhận và xử lý thơng tin kế tốn cho quản lý một cách kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, phần mềm exel chưa thực sự hiệu quả. Vì vậy, Cơng ty nên trang bị một phần mềm kế tốn mới như: Misa, Fast Accounting,… để giúp việc hạch tốn kế tốn nhanh chĩng, chính xác hơn.
Để cĩ những báo cáo tài chính kế tốn cuối kỳ trung thực thì địi hỏi các kế tốn viên phụ trách từng phần hành kế tốn trong Cơng ty phải phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Do cơng tác hạch tốn kế tốn hàng ngày nhiều, phức tạp nên yêu cầu đặt ra là Cơng ty cần phải cĩ một đội ngũ nhân viên kế tốn cĩ chuyên mơn và nghiệp vụ đồng đều. Thế nên, Cơng ty nên chú trọng cơng tác đào tạo và nâng cao trình độ chuyên mơn, trang bị thêm các phương tiện hỗ trợ cho các cán bộ, nhân viên phịng kế tốn. Tuy nhiên, trước những biến động và sự hồ nhập của nền kinh tế trong nước với khu vực và thế giới, Cơng ty vẫn cần phải trang bị thêm những kiến thức về hệ thống kế tốn quốc tế cũng như các chuẩn mực kiểm tốn trong nước và quốc tế cho đội ngũ nhân viên kế tốn.
3.2.2.2. Về nhân sự
Để mở rộng quy mơ hoạt động của Cơng ty thì đều cần thiết lúc này là Cơng ty cần tuyển thêm nhân viên, khơng chỉ ở phịng kế tốn mà cịn ở các bộ phận khác nữa.
SVTH: Lê Thị Mừng 86 Lớp: 09DKTC4 Cơng ty nên chú trọng cơng tác đào tạo nhân viên, để tạo ra một hệ thống nhân viên làm việc hiệu quả, ăn ý và nhịp nhàng.
3.2.2.3. Tài khoản sử dụng
Cơng ty nên mở tài khoản cấp 2 để tiện cho việc theo dõi các tài khoản. Bên cạnh đĩ, việc sử dụng thêm một số tài khoản khác cũng sẽ giúp cho việc lên các chiến lược kinh doanh của Cơng ty được thuận tiện và phù hợp hơn.
3.2.2.3.1. Chiết khấu thương mại
Trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì làm thế nào để thu hút khách hàng là một nhu cầu bức thiết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, Cơng ty cần thực hiện các biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác bán hàng như thực hiện chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn.
Để hạch tốn khoản chiết khấu thương mại, kế tốn sử dụng Tài khoản 521- Chiết khấu thương mại.
Chỉ hạch tốn vào tài khoản này chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp.
Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ Cĩ các TK 111, 112,…
Cĩ TK 131: Phải thu của khách hàng
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu, ghi:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Cĩ TK 521: Chiết khấu thương mại
3.2.2.3.2. Lập dự phịng giảm giá HTK
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp.
SVTH: Lê Thị Mừng 87 Lớp: 09DKTC4 Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát chuyên bán các thiết bị điện, linh kiện điện tử, viễn thơng,… Do Cơng ty bán nhiều loại mặt hàng và thường dự trữ hàng với số lượng lớn nên việc cĩ một số sản phẩm ứ đọng, khơng bán được là điều tất nhiên. Điều này, làm cho các sản phẩm đĩ cĩ thể bị hư hỏng, làm giảm giá hoặc là mất luơn giá trị của nĩ. Cụ thể là một số mặt hàng như:
+ Máy phát điện KAWA- 2500 (2kw- 2,5kw) cĩ giá gốc là: 6.500.000 đồng, giá trị thuần cĩ thể thực hiện vào cuối năm 2012 là 5.000.000 đồng. Vì vậy, cần lập dự phịng giảm giá với mức dự phịng là: 6.500.000- 5.000.000 = 1.500.000 đồng/1 máy phát điện KAWA- 2500 (2kw- 2,5kw).
+ Ổn áp Hanshin 5KVA cĩ giá gốc là 2.500.000 đồng, giá trị thuần cĩ thể thực hiện vào cuối năm 2012 là 2.000.000 đồng. Vì vậy, cần lập dự phịng giảm giá với mức dự phịng là 2.500.000- 2.000.000 = 500.000 đồng/1 ổn áp Hanshin 5KVA.
+ Đèn ốp trần Duhal LSR 122/P cĩ giá gốc là 100.000 đồng, giá trị thuần cĩ thể thực hiện vào cuối năm 2012 là 80.000 đồng. Vì vậy, cần lập dự phịng giảm giá với mức dự phịng là 100.000- 80.000 = 20.000 đồng/1 đèn ốp trần Duhal LSR 122/P.
…
Vì vậy, doanh nghiệp nên lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho để đưa vào chi phí phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị ghi sổ sách của hàng tồn kho. Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng tồn kho bị giảm giá, đồng thời phản ánh giá trị thuần của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính cuối kỳ.
Cuối kỳ kế tốn năm, khi giá trị thuần cĩ thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phịng giảm giá HTK.
Mức dự phịng giảm giá hàng hĩa trong năm kế hoạch = Số lượng hàng hĩa giảm tại cuối năm kế tốn x ( Giá ghi trên sổ kế tốn – Giá trị thuần cĩ thể thực hiện của hàng hĩa tương ứng).
SVTH: Lê Thị Mừng 88 Lớp: 09DKTC4 + Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lượng HTK thực tế của từng loại vật tư, hàng hĩa, kế tốn tính và xác định mức trích lập dự phịng cho niên độ kế tốn sau, ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Cĩ TK159: Dự phịng giảm giá HTK
+ Cuối năm tài chính tiếp theo, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá HTK ở thời điểm đĩ, tính tốn khoản dự phịng cần lập, so sánh với số dự phịng giảm giá đã lập cuối kỳ kế tốn trước, xác định số chênh lệch thêm hoặc giảm đi (nếu cĩ). Trường hợp số phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm. Trường hợp số phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập lại.
Nợ TK 159: Dự phịng giảm giá HTK Cĩ TK 632: Giá vốn hàng bán
Ví dụ minh họa:
Trường hợp Máy phát điện KAWA- 2500 (2kw- 2,5kw):
Cuối năm 2012, mức dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho mỗi máy là 1.500.000 đồng. Bút tốn định khoản là:
Nợ TK 632: 1.500.000
Cĩ TK 159: 1.500.000
Đến cuối năm 2013, nếu dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập là 500.000 đồng. Kế tốn hồn nhập khoản chênh lệch nhỏ hơn này, với bút tốn ghi:
Nợ TK 159: 1.000.000
Cĩ TK 632: 1.000.000
Trường hợp khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm 2013 phải lập là 2.000.000 đồng, cao hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối năm 2012 thì phải trích lập thêm , với bút tốn ghi:
Nợ TK 632: 500.000
Cĩ TK 159: 500.000
SVTH: Lê Thị Mừng 89 Lớp: 09DKTC4
Cuối năm 2012, mức dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho mỗi ổn áp là 1.500.000 đồng. Bút tốn định khoản là:
Nợ TK 632: 500.000
Cĩ TK 159: 500.000
Đến cuối năm 2013, nếu dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập là 300.000 đồng. Kế tốn hồn nhập khoản chênh lệch nhỏ hơn này, với bút tốn ghi:
Nợ TK 159: 200.000
Cĩ TK 632: 200.000
Trường hợp khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm 2013 phải lập là 1.000.000 đồng, cao hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối năm 2012 thì phải trích lập thêm , với bút tốn ghi:
Nợ TK 632: 500.000
Cĩ TK 159: 500.000
Trường hợp Đèn ốp trần Duhal LSR 122/P
Cuối năm 2012, mức dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho mỗi đèn là 1.500.000 đồng. Bút tốn định khoản là:
Nợ TK 632: 20.000
Cĩ TK 159: 20.000
Đến cuối năm 2013, nếu dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập là 10.000 đồng. Kế tốn hồn nhập khoản chênh lệch nhỏ hơn này, với bút tốn ghi:
Nợ TK 159: 10.000
Cĩ TK 632: 10.000
Trường hợp khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm 2013 phải lập là 40.000 đồng, cao hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối năm 2012 thì phải trích lập thêm, với bút tốn ghi:
Nợ TK 632:20.000
Cĩ TK 159: 20.000
SVTH: Lê Thị Mừng 90 Lớp: 09DKTC4 Trong quan hệ bán hàng với khách hàng, muốn thu hút và giữ được lượng khách hàng của mình thì việc cho khách hàng nợ tiền hàng là vấn đề cần cĩ. Tuy vậy, Cơng ty lại chỉ mới thành lập được 2 năm nên rất cần vốn để kinh doanh, trong năm 2012, Cơng ty lại cĩ những khoản nợ khĩ địi như:
+ Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Đại Phúc nợ tiền hàng là 12.000.000 đồng, Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát cho thời hạn nợ 1 tháng, nhưng tới tháng thứ 4 Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Đại Phúc vẫn chưa trả nợ, Cơng ty này đã nợ quá hạn 3 tháng.
+ Cơng ty TNHH Máy cơng nghiệp Việt Hưng nợ tiền hàng là 20.000.000 đồng, Cơng ty TNHH Điện Cơ Tiến Phát cho thời hạn nợ là 1 tháng, nhưng tới tháng thứ 6 Cơng ty TNHH Máy cơng nghiệp Việt Hưng vẫn chưa trả được nợ, Cơng ty này đã nợ quá hạn 5 tháng
….
Vì vậy, Cơng ty nên tính tốn các khoản nợ cĩ thể khĩ địi để tính tốn lập dự phịng khoản phải thu khĩ địi để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Cơng ty phải dự kiến mức tổn thất cĩ thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khĩ địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khĩ địi nĩi trên. Trong đĩ:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- Đối với nợ phải thu chưa tới hạn thanh tốn, nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn,.. thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
SVTH: Lê Thị Mừng 91 Lớp: 09DKTC4
- Sau khi lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khĩ địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hạch tốn dự phịng nợ phải thu khĩ địi:
+ Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu khĩ địi, dự kiến mức tổn thất cĩ thể cĩ thể xảy ra trong năm kế hoạch, kế tốn tính để xác định mức trích lập dự phịng các khoản nợ phải thu khĩ địi, ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Cĩ 139: Dự phịng phải thu khĩ địi
+ Cuối năm tài chính tiếp theo, kế tốn hồn nhập các khoản nợ phải thu khĩ địi
Nợ TK 139: Dự phịng phải thu khĩ địi Cĩ 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.2.2.3.4. Kế tốn doanh thu bán hàng
Là cơng ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại- dịch vụ, Cơng ty đang kinh doanh rất nhiều mặt hàng và dịch vụ khác nhau. Thế nhưng, hiện Cơng ty lại đang theo dõi doanh thu chung cho tất cả các mặt hàng, việc làm này tuy gọn nhẹ, tiết kiệm được thời gian trong cơng tác theo dõi tuy nhiên nĩ khơng đem lại hiệu quả kinh doanh, vì làm như thế ta khơng biết rõ doanh thu của từng mặt hàng riêng biệt thu về hàng tháng, hàng quý là bao nhiêu. Trong đĩ, mặt hàng nào bán chạy, đem lại lợi ích kinh tế cao cần được phát triển thêm, mặt hàng nào thu được lợi nhuận thấp thậm chí lỗ cần loại bỏ hoặc cĩ biện pháp khắc phục nhằm đẩy mạnh doanh số bán. Để biết được điều đĩ, Cơng ty cần mở chi tiết Tài khoản 511 cho từng nhĩm hàng, mặt hàng cụ thể, ví dụ:
TK 5111: Doanh thu bán hàng của các thiết bị linh kiện điện tử, viễn thơng TK 5112: Doanh thu bán hàng của máy mĩc thiết bị, phụ tùng khác
….
SVTH: Lê Thị Mừng 92 Lớp: 09DKTC4 Giá vốn hàng bán của Cơng ty gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng lắp đặt, phân phối sản phẩm của Cơng ty, chi phí dụng cụ và đồ dùng cho nhân cơng và chi phí khác. Tương tự như doanh thu, giá vốn hàng bán của Cơng ty cũng chỉ theo dõi chung cho tất cả các mặt hàng. Vì vậy, để tăng hiệu quả kinh doanh, giúp cho việc kinh doanh của Cơng ty ngày càng phát triển hơn thì Cơng ty nên theo dõi giá vốn hàng bán riêng cho từng mặt hàng, nhĩm hàng. Cụ thể là Cơng ty cần mở chi tiết Tài khoản 632 cho từng nhĩm hàng, mặt hàng cụ thể, ví dụ:
TK 6321: Giá bán của các thiết bị linh kiện điện tử, viễn thơng TK 6322: Giá bán của máy mĩc thiết bị, phụ tùng khác
….
3.2.2.3.6. Kế tốn chi phí kinh doanh
Để xác định chính xác được kết quả sản xuất kinh doanh của từng thứ sản phẩm địi hỏi bộ phần kế tốn cần phải tổ chức chi tiết, đồng bộ từ khâu kế tốn chi tiết chi phí sản xuất, trị giá vốn hàng xuất bán, doanh thu của từng thứ sản phẩm đến việc phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng thứ sản phẩm xuất bán. Đồng thời, các khoản CPBH, CPQLDN cơng ty nên thực hiện mở các tài khoản cấp II tương ứng với từng nội dung chi phí trong CPBH, CPQLDN từ đĩ thuận tiện hơn cho việc theo dõi hạch tốn chính xác từng khoản chi phí phát sinh.
Chính vì vậy CPBH, CPQLDN ở cơng ty sau khi tập hợp được, cần phải được phân bổ cho từng nhĩm hàng, mặt hàng kinh doanh để theo dõi cụ thể kết quả bán hàng của nhĩm hàng, mặt hàng. Cĩ thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đối tượng kế tốn chi tiết theo doanh thu như sau:
Ví dụ, phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho nhĩm hàng thiết bị điện tử, viễn thơng, biết:
SVTH: Lê Thị Mừng 93 Lớp: 09DKTC4 + Tổng doanh thu bán hàng: 3.465.035.011
+ Giá vốn nhĩm hàng thiết bị điện tử, viễn thơng: 1.188.312.050 + Chi phí bán hàng: 12.815.873
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: 366.200.053
Ta tiến hành phân bổ chi phí quản lý kinh doanh theo doanh thu như sau:
= 4.741.674 =135.488.336
Đồng thời để thực hiện việc phân bổ CPBH, QLDN cơng ty nên lập bảng