CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÚC TIẾN
2.2.2 Thực hiện hoạt động khuyến mãi
Trong kinh doanh bán lẻ, hoạt động khuyến mãi là hoạt động thường xuyên và chiếm vị trí vơ cùng quang trọng. Đối với công ty An Phong – Trung tâm thương mại Maximark thì cũng khơng là ngoại lệ. Hoạt động khuyến mãi được tổ chức ở hầu hết các tháng trong năm và các dịp lễ, tết. Các hoạt động khuyến mãi cũng rất đa dạng với các hình thức như giảm giá, tặng phiếu mua hàng, cào trúng thưởng, tặng vé xem ca nhạc, …
Trang 31
2.2.2.1 Phân tích quy trình hoạt động khuyến mãi
Lưu đồ 2.2: Quy trình thiết kế chương trình khuyến mãi
Bước Trách nhiệm Quy trình thiết kế chương trình khuyến mãi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Phòng QC-TT Phòng QC-TT Ban Giám Đốc Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT Phòng Kế tốn Phịng QC-TT Phòng QC-TT Phòng QC-TT
(Nguồn: Phịng Quảng cáo – Tiếp thị, cơng ty An Phong)
Tìm ý tưởng thiết kế chương trình
Lập kế hoạch hoặc thoả thuận chương trình khuyến
Phê duyệt
Kêu gọi tài trợ từ các nhà cung cấp
Chuẩn bị nguồn lực và phân công công việc Lập thể lệ chương trình khuyến mãi
Xin cấp phép
In ấn, quảng cáo, ...
Mời sở thương mại, nhà tài trợ giám sát mở thưởng Tổ chức mở thưởng
Lập và niêm yết danh sách trúng thưởng Tổ chức trao giải thưởng
Tổng kết, đánh giá và báo cáo Ban Giám Đốc và sở cơng
Trang 32
Diễn giải quy trình
- Bước 1: Dựa vào báo cáo tổng kết của chương trình khuyến mãi kỳ trước (ưu điểm, nhược điểm, ..), kết quả nghiên cứu thị trường, các thông tin trên sách báo, internet, … và các chương trình khuyến mãi của đối thủ cạnh tranh, phòng Quảng cáo – tiếp thị hoặc nhà tài trợ sẽ tìm ra ý tưởng và thiết kế cho chương trình khuyến mãi mới
- Bước 2: Khi có được ý tưởng, phòng Quảng cáo – Tiếp thị tiến hành lập kế
hoạch cho chương trình khuyến mãi để trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt. Đối với nhà tài trợ thì phịng Quảng cáo – Tiếp thị thỏa thuận với họ về thời gian, kinh phí hỗ trợ, … để thực hiện chương trình khuyến mãi.
- Bước 3: Trình bày bảng kế hoạch chương trình khuyến mãi lên Ban Giám Đốc
- Bước 4: Sau khi được sự phê duyệt của Ban Giám Đốc, phòng Quảng cáo –
Tiếp thị tiến hành kêu gọi tài trợ từ nhà cung cấp
- Bước 5: Dựa vào bảng kế hoạch và danh sách nhà tài trợ, phòng Quảng cáo – Tiếp thị triển khai với các phịng ban có liên quan để phối hợp thực hiện chương trình khuyến mãi
- Bước 6: Phịng Quảng cáo - Tiếp thị lập thể lệ chương trình khuyến mãi: thời gian, cách thức thực hiện chương trình, đối tượng tham gia, trị giá các giải thương
- Bước 7: Xin cấp phép thực hiện chương trình khuyến mãi tại Sở Cơng Thương. Nếu được phê duyệt thì phịng QC-TT thực hiện theo quy trình. Nếu chưa được sự đồng ý thì BGĐ và phịng QC-TT chỉnh sửa lại cho phù hợp rồi mới xin cấp phép lần 2. Nếu Sở Cơng Thương khơng cấp phép thực hiện chương trình thì chương trình bị hủy bỏ.
- Bước 8: Sau khi có được giấy phép từ Sở Cơng Thương, phịng QC-TT tiến
hành in ấn, quảng cáo, … để mọi khách hàng biết đến và tham gia chương trình khuyến mãi
Trang 33
- Bước 9: Mời đại diện Sở Công Thương, nhà tài trợ giám sát mở thưởng nhằm tạo tính minh bạch cho chương trình khuyến mãi
- Bước 10: Bộ phận Kỹ thuật hỗ trợ phòng QC-TT mở thưởng theo đúng kế hoạch
- Bước 11: Sau khi mở thưởng, phòng QC-TT lập và niêm yết danh sách
trúng thưởng. Gửi thư mời đến khách hàng trúng thưởng.
- Bước 12: Phịng Tài chính – kế tốn phối hợp với phịng QC-TT tổ chức trao giải đúng ngày giờ quy định trong thư mời
- Bước 13: Phòng QC-TT tổng kết chương trình khuyến mãi, đánh giá hiệu quả của chương trình.
- Bước 14: Lưu lại hồ sơ của chương trình khuyến mãi để làm căn cứ trong
trường hợp có rắc rối xảy ra.
2.2.2.2 Đánh giá tình hình hoạt động khuyến mãi
Bảng 2.4: Thống kê số lượng và tổng chi phí của các chương trình khuyến mãi
Năm Số lượng Tổng chi phí
2011 9 8,623,890,000 VNĐ
2010 8 10,305,740,000 VNĐ
2009 6 12,679,320,000 VNĐ
(Nguồn: Phòng Quảng cáo – tiếp thị, công ty An Phong)
Những thành quả
Hoạt động khuyến mãi đem lại sự tăng trưởng doanh số và lượng khách đến với trung tâm thương mại Maximark. Theo số liệu từ phòng Quảng cáo – Tiếp thị và những tháng có chương trình khuyến mãi thì doanh thu của cơng ty tăng lên từ 10% đến 15%.
Trang 34
Các chương trình khuyến mãi được thực hiện tại Trung tâm thương mại Maximark đều có các nhà tài trợ cung cấp một phần chi phí. Vì thế, chi phí dành cho khuyến mãi mà cơng ty chi ra là khơng lớn.
Các chương trình khuyến mãi kết hợp với chiến dịch quảng cáo đem đến những hiệu quả trong việc quảng bá thương hiệu Maximark đến với người tiêu dùng.
Mặt hạn chế
Phần lớn các chương trình khuyến mãi thường được lặp đi lặp lại trong các năm. Mặc dù cơ cấu giải thưởng mỗi chương trình có khác nhau, nhưng nếu khơng có chương trình mới thì khách hàng sẽ trở nên nhàm chán.
Chưa chú trọng đúng mức đến phương thức giảm giá trực tiếp trên sản phẩm mà chủ yếu chú trọng vào hình thức tặng quà, bốc thăm trúng thưởng. Trong khi đó, lượng khách hàng nhận được q hay giải thưởng thì có hạn nên làm giảm sự hứng thú cho những khách hàng còn lại.
Hoạt động đưa thông tin khuyến mãi đến người tiêu dùng còn chưa đem lại hiệu quả cao vì lý do là kinh phí cho hoạt động này cịn khá thấp.