Khi Cơng ty nhập khẩu một lơ hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đờng về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi th chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên và trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám đốc, phịng kế tốn lập hố đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế tốn.Hố đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (kê giấy than viết 1 lần) :
Liên 1: Lu tại quyển hố đơn gốc do phịng kế tốn giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế tốn ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh tốn, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phịng kinh doanh sẽ cầm hố đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hố. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phịng kế tốn. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hố để đối chiếu với phịng kế tốn.
ở phịng Kế tốn: Sau khi nhận đợc chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế tốn kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi loại thuốc đều đợc kế toán cho một mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc bán để nhập vào máy vi tính. Kế tốn tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số l- ơng và giá trị.
Ví dụ:
Cụ thể: Ngày 5 Tháng 6 Năm 2005.
Giữa Cơng ty Bảo Thịnh và Bệnh viện 103 có hợp đồng mua bán thuốc 40 hộp thuốcYucarmin 17.5mg giá bán 20 953 380 đ cha bao gồm thuế (thuế VAT 5 %) .
Theo nh hợp đồng ký kết giữa hai bên, Bệnh viện 103 sẽ thanh tốn cho Cơng ty Bảo Thịnh theo hình thức trả bằng tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán nh sau:
Nợ TK 632: 17 460 317đ Có Tk 156: 17 460 317đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 22 000 000đ Có TK 511: 20 952 400đ Có TK 33311: 1 047 600đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế tốn Cơng ty sử dụng TK131 –
tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế tốn mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/6/2005 Công ty nhận đợc tiền do Bệnh viện 103 trả tiền hàng. Khi đó kế tốn cơng nợ lập phiếu thu tiền hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/6/2005, kế tốn cơng nợ ghi định khoản:
Nợ TK 1111: 22 000 000đ
Biểu số 3 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 3: (Dùng để thanh toán) CN/2004B
Ngày 5 tháng 6 năm 2005 06952 Đơn vị bán hàng : Công Ty TNHH Dợc phẩm Bảo Thịnh
Địa chỉ: P3 tầng 11 tháp B Vin Com Bà Triệu MS: 0101483321
Họ, tên ngời mua:……
Đơn vị: Khoa Dợc Bệnh viện 103 Địa chỉ: Hà Đơng – Hà Tây Hình thức TT: TM . MS: ST
T
Tên hàng hố dịch vụ ĐVtính Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
1 Yucarmin 17,5mg ống 400 52 381 20 952 400
Cộng tiền hàng: 20 952 400 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế 1 047 600
Tổng cộng tiền thanh toán: 22 000 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi hai triệu đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 4 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng"
Từ ngày : 01/6/2005 đến ngày 31/6/2005
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có 02/6 HĐ Bán thuốc Medaxon 1g ( BV Bạch Mai) 131 714 285 714 03/6 HĐ 81773 Bán thuốc Hepolive 500mg ( BV BM) 131 29 523 809 05/6 HĐ 81774 Bán Yucarmin 17,5 (BV 103) 131 20 952 400 ……. ……….. ………………………… … … … ……….. ……. 31/6 HĐ 81791 Bán Mutose 10mg ( BV Việt Đức) 131 24 761 904 Kết chuyển sang Tk KQKD 911 2 250 305 120 Công phát sinh 2 250 305 120 2250305 120 Số d cuối kỳ 0 0 Lập, ngày....tháng....năm .... Ngời ghi sổ
II.1.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán lẻ.
Theo phơng thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phịng của Cơng ty, và thờng khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lợng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thờng không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phịng kinh doanh của cơng ty về việc mua một loại hàng hố nào đó và u cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phịng kế tốn sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho ngời giao hàng( thờng là
nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu ngời mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hố đơn.
Ví dụ: Ngày 10/5/2005 Cơng ty TNHH DP Sao Mai tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 100 hộp Circulate 10mg. Đơn giá 128 571 đ/ hộp( cha VAT) . Công ty Sao Mai đồng ý mua và sẽ thanh tốn bằng tiền mặt. Khi đó kế tốn hàng hố lập định khoản: Nợ TK 632: 10 057 100đ Có TK 156: 10 057 100đ Và kế tốn cơng nợ lập định khoản: Nợ TK131: 13 500 000đ Có TK 511: 12 857 100đ Có TK 33311: 642 857đ
Tới ngày 17/5/2005 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/5 kế tốn cơng nợ ghi:
Nợ TK : 1111 13 500 000đ Có TK: 131 13 500 000đ