Về trình tự ghi sổ kế tốn thì kế tốn Cơng ty Bảo Thịnh sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Nhng trong thực tế kế tốn Cơng ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải đ- ợc khắc phục ngay, vì:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp đợc ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
+ Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.
+ Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng.
+ Số hiệu của các chứng từ ghi sổ đợc đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm ) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm ), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ đợc tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
+ Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản ). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc chính xác và nhanh hơn
Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế tốn sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì khơng thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Biểu số 9 đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm........
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu quý
Ngày.....tháng......năm.... Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 12 Chứng từ ghi sổ Số...........
Ngày...... tháng......năm........
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Cộng: x x
Kèm theo...........chứng từ gốc
Ngời ghi sổ Kế tốn trởng
II.2. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thơng phẩm khác nhau, dung lợng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau , cơng dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung
một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tơng tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán nh sau:
Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng
= Chi phí QLDN cần phân bổ x Doanh số bán nhóm Tổng doanh số bán
Khi phân bổ đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lơ hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định đợc kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lơ hàng theo cơng thức:
Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ "i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" Tổng doanh số bán
II.3. Lập dự phịng phải thu khó địi:
Do phơng thức bán hàng thực tế tại Công ty Bảo Thịnh có nhiều tr- ờng hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đơi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hởng khơng nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy, Cơng ty nên tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi, tính tốn lập dự phịng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính tốn mức dự phịng phải thu khó địi, Cơng ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó địi tính ra mức dự phịng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu.
Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế tốn Cơng ty một mặt tiến hành địi nợ, mặt khác phải theo dõi ở TK 004 - Nợ khó địi đã xử lý.
Các khoản dự phịng phải thu khó địi đợc theo dõi ở TK 139 “ Dự phịng phải thu khó địi”
II.4. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH Dợc phẩm Bảo Thịnh nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho.
Vì vậy, Cơng ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế tốn nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế tốn tiến hành trích lập dự phịng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá,đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Cơng ty nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn. Số dự phịng giảm giá hàng tồn kho đợc phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”