2.3.2 .Thực trạng về xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ
2.3.6. Thực trạng về công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính
Hoạt động kiểm tra, giám sát là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý nhằm đạt đƣợc các mục đích và nhiệm vụ đặt ra, đặc biệt trong cơ chế quản lý theo định hƣớng tăng quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm đang đƣợc thực thi hiện nay. Kiểm tra, giám sát nhằm đƣa lại những thông tin phản hồi hữu ích cho cơng tác quản lý, nếu hoạt động này đƣợc thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc sẽ làm hạn chế đƣợc những sai sót, khuyết điểm, từ đó giúp chủ thể quản lý điều chỉnh phƣơng pháp, biện pháp quản lý cho phù hợp.
Trong các trƣờng THCS, trách nhiệm của thủ trƣởng đơn vị về công tác tự kiểm tra, giám sát công tác QLTC là: Xây dựng quy định, nguyên tắc, phƣơng pháp tự kiểm tra, giám sát tại đơn vị mình quản lý và tổ chức tuyên truyền về mức độ Cấp thiết của công tác này cũng nhƣ triển khai cơng tác này một cách có hiệu quả.
Công việc cụ thể cần thực hiện là: Hàng năm, xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, tổ chức việc tự kiểm tra tài chính, kế tốn trong đơn vị mình theo quy định, đồng thời chịu trách nhiệm hƣớng dẫn và chỉ đạo các bộ phận, phòng ban về những nội dung cần kiểm tra, về tiến trình và thời hạn kiểm tra hàng năm tiến hành rà soát và điều chỉnh QCCTNB, làm căn cứ cho các hoạt động đánh giá kết quả HĐTC.
Tiến hành khảo sát thực trạng công tác kiểm tra, giám sát công tác QLTC tại 12 trƣờng THCS, kết quả nhƣ sau:
Bảng 2.18. Công tác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các HĐTC trong nhà trường
TT Nội dung khảo sát
Mức độ thực hiện Độ lệch chuẩn Tốt (4điểm) Khá (3điểm) Trung bình (2điểm) Yếu (1điểm) Giá trị trung bình 1
Xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ công tác quản lý tài chính
28 44 8 0 3,25 0,626
2 Tổ chức kiểm tra theo đúng kế
hoạch đã xây dựng 26 46 8 0 3,23 0,616
Xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ công tác quản lý tài chính
Qua số liệu thống kê có 28/80 ngƣời trả lời tốt, tỷ lệ 35%; có 44/80 ngƣời trả lời khá khi, tỷ lệ 55%; có 8/80 ngƣời trả lời trung bình, tỷ lệ 10%; điểm trung bình là 3,2 5 điểm/4 điểm, có thể kết luận hàng năm các trƣờng THCS thực hiện tốt công tác xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ cơng tác quản lý tài chính.
Tổ chức kiểm tra theo đúng kế hoạch đã xây dựng: Qua số liệu thống kê có 26/80 ngƣời trả lời tốt, tỷ lệ 32,5%; có 46/80 ngƣời trả lời khá khi, tỷ lệ 57,5%; có 8/80 ngƣời trả lời trung bình, tỷ lệ 10%; điểm trung bình là 3,23 điểm/4 điểm có thể kết luận hàng năm các trƣờng THCS thực hiện tốt công tác tổ chức kiểm tra việc chấp hành đúng kế hoạch đã xây dựng. Trên cơ sở phân tích thực trạng, có thể đánh giá cơng tác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các HĐTC trong nhà trƣờng đã đƣợc các trƣờng tuân thủ khá đầy đủ, mức thực hiện các nội dung đƣợc quy đổi theo ĐTB chung là 3,24 điểm/4 điểm, nhƣ vậy so với mức cao nhất là 4 điểm thì nhìn chung các đơn vị có thực hiện xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm tra công tác QLTC trong nhà trƣờng.
Công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán sẽ giúp cho nhà trƣờng nâng cao tính chính xác, trung thực và chấp hành đầy đủ những khoản thu, chi, hạch toán, quyết toán theo chế độ quy định; hạn chế đƣợc sai sót trong số liệu báo cáo quyết tốn tài chính - ngân sách của đơn vị.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, nhất là tác động từ mặt trái của cơ chế thị trƣờng và hội nhập quốc tế đã làm biến đổi hệ giá trị xã hội, làm cho mục đích lợi ích của con ngƣời tăng lên, khả năng hy sinh giảm xuống thì việc chấp nhận đấu tranh, chấp nhận va chạm để làm tròn trách nhiệm của ngƣời cán bộ kiểm tra lại không dễ dàng và họ cịn chịu những áp lực từ nhiều phía tác động nhƣ: đối tƣợng kiểm tra, dƣ luận, bạn bè, ngƣời thân. Nhƣ vậy, với công tác kiểm tra, giám sát HĐTC cần có các thành phần khác nhau, hƣởng các lợi ích khác nhau từ HĐTC của nhà trƣờng tham gia mới mong đem lại đƣợc kết quả mong đợi.
2.3.7. Kiểm tra, đánh giá việc quản lý hoạt động tài chính các trường trung học cơ sở huyện Thới Bình tỉnh Cà Mau
2.3.7.1. Thực trạng cơng tác Quản lý tài chính các trường Trung học cơ sở huyện Thới Bình tỉnh Cà Mau
Quyết toán là khâu cuối cùng trong mỗi chu kỳ QLTC của các trƣờng THCS nói riêng và quản lý NSNN nói chung. hâu này đƣợc tiến hành trên cơ sở xem xét, phân tích, đánh giá các khoản chi đã đƣợc nêu trong báo cáo quyết toán của đơn vị để xác nhận các khoản chi theo đúng dự tốn, đúng chế độ nhà nƣớc quy định. Cơng tác này làm chặt chẽ có tác dụng làm tăng cƣờng kỷ luật tài chính, kế tốn, ngăn ngừa và có
biện pháp xử lý kịp thời các trƣờng hợp vi phạm chế độ chính sách tài chính phát sinh. Trên cơ sở xem xét, đánh giá một cách nghiêm túc các báo cáo quyết toán của các đơn vị cơ sở giúp cho cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính tổng hợp quyết tốn NSNN hàng năm đƣợc đầy đủ và chính xác.
Cơng tác quyết tốn các khoản thu - chi NS của các trƣờng THCS đƣợc tiến hành theo một trình tự chung đó là các trƣờng gửi báo cáo quyết tốn cho Phịng GD&ĐT đồng thời gửi Phòng TC-KH. Hàng năm, Phòng GD&ĐT phối hợp với Phòng TC-KH tổ chức xét duyệt quyết toán năm cho các trƣờng đồng thời, thẩm tra và ra thơng báo xét duyệt quyết tốn cho đơn vị.
Về cơng tác sử dụng kinh phí của đơn vị, công tác giám sát chi của Kho bạc nhà nƣớc và thanh quyết toán: Đƣợc giao quyền tự chủ về tài chính, lãnh đạo đơn vị đƣợc chủ động hơn trong điều hành NS; một phần NS đã chuyển đổi từ hình thức cấp phát theo tháng, quý chuyển sang giao dự tốn năm Phịng TC-KH thơng báo dự tốn NSNN cho Phòng GD&ĐT theo Chƣơng - Loại - Khoản (theo nhóm ngành, bậc học), Phịng GD&ĐT thơng báo và ra quyết định giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc theo Chƣơng - Loại - Khoản - Hạng (không giao chi tiết đến mục chi). Quyết định giao dự toán NS cho đơn vị đƣợc chi tiết theo 02 nguồn chính: kinh phí giao tự chủ và kinh phí giao khơng tự chủ. Căn cứ dự tốn thu - chi đƣợc thơng báo, kinh phí giao tự chủ các trƣờng đƣợc quyền chủ động phân khai các mục chi cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị.
Song thực tế cho thấy, nhà trƣờng quản lý chƣa tốt dẫn đến mất cân đối trong chi tiêu, vẫn điều hành theo nếp cũ và kinh phí thƣờng bị thiếu hụt vào cuối năm. Công tác kế tốn, thống kê cịn yếu, chất lƣợng các báo cáo tài chính cịn sơ sài. Về cơng tác kế toán, trƣớc tiên là sự kiểm tra kiểm soát của nội bộ đơn vị, các trƣờng chƣa hình thành đƣợc bộ phận chuyên trách đảm nhiệm việc kiểm soát nội bộ nên kiểm sốt tài chính diễn ra tự kiểm tra là chính. Mọi cơng tác thu, chi, thanh quyết toán đều tập trung ở bộ phận kế tốn; tuy nhiên cơng tác hạch toán thu, chi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chƣa kịp thời, chƣa đầy đủ vào hệ thống sổ sách kế toán, do vậy công tác tham mƣu cho thủ trƣởng đơn vị không kịp thời, chƣa mang lại hiệu quả cao trong việc sử dụng nguồn tài chính tại đơn vị.
Bảng 2.19. Hoạt động kiểm tra, đánh giá thu - chi định kỳ của hiệu trưởng các trường THCS
Số lần kiểm tra Tần số Tần suất
(%) 1 tháng/lần 62 77,5 3 tháng/lần 14 17,5 6 tháng/lần 4 5 1 năm/lần 0 0 Tổng 80 100
Biểu đồ 2.2. Hoạt động kiểm tra đánh giá định kỳ của nhà trường
Qua số liệu thống kê có 62/80 ngƣời trả lời 1 tháng/lần, tần suất 77,5%; 14/80 ngƣời có 14/80 ngƣời trả lời 3 tháng/lần tần suất 17,5%; có 4/80 trả lời 6 tháng/lần, tần suất 5%; khơng có ngƣời trả lời 1 năm/lần.
Từ phân tích số liệu khảo sát thực trạng, nghiên cứu có thể đƣa ra nhận định sau: cơng tác quản lý hoạt động tự kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính bƣớc đầu đã đƣợc coi trọng đúng mức. Tuy nhiên, trong điều kiện đẩy mạnh phân cấp quản lý, trao quyền tự chủ cho các cơ sở giáo dục thì cơng tác kiểm sốt và giám sát cần phải đƣợc tăng cƣờng, cần phát huy hơn nữa vai trò của Hội đồng trƣờng và các chủ thể khác trong nhà trƣờng và cộng đồng xã hội trong việc thực hiện kiểm soát và giám sát đồng thời với việc tăng cƣờng công tác thanh, kiểm tra của cơ quan quản lý các cấp nhằm bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch các hoạt động của cơ sở giáo dục theo quy
0 10 20 30 40 50 60 70 1 tháng/lần 3 tháng/lần 6 tháng/l ần 1 năm/lần 62 14 4 0 Số lầ n k iểm t ra
Hoạt động kiểm tra đánh giá định kỳ của nhà trƣờng
định của pháp luật.
Việc kiểm tra và điều chỉnh các chỉ tiêu cho phù hợp với kế hoạch và hoạt động của nhà trƣờng còn nhiều hạn chế. Theo điều tra khảo sát đối với hiệu trƣởng và kế toán cho thấy tần suất kiểm tra còn tƣơng đối thấp, chủ yếu là kiểm tra theo quý và thậm chí có trƣờng chỉ 6 tháng mới kiểm tra một lần. Bên cạnh đó, có sự chênh lệch trong khảo sát hiệu trƣởng và kế tốn, có trƣờng khi đƣợc hỏi số lần kiểm tra HĐTC thì hiệu trƣởng cho rằng “mình thực hiện việc kiểm tra hàng tháng”, tuy nhiên, kế toán lại cho rằng “một quý hiệu trƣởng mới kiểm tra một lần”, có trƣờng cả năm không kiểm tra lần nào, chỉ khi có thơng báo lịch kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên hoặc kiểm tra đột xuất của các cơ quan có thẩm quyền thì hiệu trƣởng mới đôn đốc nhắc nhở kế tốn hồn thiện các thủ tục hồ sơ, chứng từ, kế toán.
Bảng 2.20. Hoạt động kiểm tra, theo dõi thu - chi tiền mặt của hiệu trưởng các trường THCS huyện Thới Bình tỉnh Cà Mau
Số lần kiểm tra Tần số Tần suất (%)
1 tháng/lần 58 72,5
3 tháng/lần 16 20
6 tháng/lần 6 7,5
1 năm/lần 0 0
Tổng 80 100
Việc theo dõi thu - chi tiền mặt đƣợc thực hiện thƣờng xuyên hơn, chủ yếu đƣợc thực hiện hàng tháng. Qua số liệu thống kê có 58/80 ngƣời trả lời 1 tháng/lần, tần suất 72,5%; 16/80 ngƣời trả lời 3 tháng/lần tần suất 20%; có 6/80 trả lời 4 tháng/lần, tần suất 7,5%; khơng có ngƣời trả lời 1 năm/lần.
Nội dung và những vấn đề phát hiện sau kiểm tra, đánh giá H TC các trường THCS của Phịng GD& T huyện Thới Bình tỉnh Cà Mau
Phịng GD&ĐT huyện Thới Bình tỉnh Cà Mau đã tổ chức việc kiểm tra tài chính, kế tốn các trƣờng THCS theo các nội dung quy định tại Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC ngày 13/08/2004 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NS nhà nƣớc thơng qua số liệu tổng hợp báo cáo quyết toán quý, quyết toán năm của các đơn vị.
Kiểm sốt thơng qua thẩm tra, xét duyệt quyết toán hàng năm, thành phần kiểm tra: Do Phịng GD&ĐT huyện chủ trì, một số đơn vị có nguồn kinh phí lớn có sự tham gia của cán bộ chun quản Phịng TC-KH. Cơng tác thẩm tra quyết toán hàng năm thƣờng đƣợc triển khai vào Quý II và quý III năm tài chính liền kề (sau khi các trƣờng hồn thành cơng tác tổng hợp quyết tốn các nguồn kinh phí đƣợc giao năm trƣớc). Nội dung kiểm tra: kiểm tra quyết tốn tất cả các nguồn kinh phí thực hiện tại đơn vị, bao gồm kinh phí các chƣơng trình MTQG, kinh phí chi thƣờng xuyên sự nghiệp GD-ĐT và các khoản thu - chi ngồi NSNN nhƣ học phí, lệ phí, tiền DTHT, quỹ XHHGD...
Kết quả kiểm tra, đánh giá HĐTC của các trƣờng: Nhìn chung, trong những năm gần đây, số trƣờng vi phạm các nguyên tắc thu, chi tài chính khơng nghiêm trọng đến mức phải xử lý kỷ luật. Tuy nhiên qua kiểm tra phát hiện nhiều trƣờng thƣờng mắc phải một số sai sót, khuyết điểm nhƣ: Sổ sách ghi chép chƣa đầy đủ; chứng từ kế toán chƣa cập nhật kịp thời; một số chứng từ kế toán chƣa hợp pháp, chƣa hợp lệ so quy định tài chính hiện hành nhƣ: chứng từ thanh tốn chế độ cơng tác phí khơng có chữ ký ngƣời đi cơng tác trên Giấy công lệnh, thời gian đi công tác (ngày đi, ngày về thể hiện không rõ ràng) mua văn phịng phẩm thiếu hóa đơn, chứng từ; thanh tốn chế độ phép một số chứng từ thiếu xác nhận ở địa phƣơng nơi nghỉ phép...; một số hồ sơ lƣu trữ kế toán về mua sắm tài sản, trang thiết bị dạy học chƣa đầy đủ, chƣa đúng quy định và thiếu chứng từ nhƣ: khơng có quyết định thành lập Tổ chuyên gia xét thầu, ngày tháng thể hiện trên hồ sơ, chứng từ chƣa hợp lý, chƣa tuân thủ quy trình, thời gian tổ chức đấu thầu mua sắm; một số trang thiết bị dạy học đƣợc cấp trực tiếp từ Phòng GD&ĐT (bằng hiện vật) nhƣng kế toán đơn vị chƣa cập nhật, ghi tăng giá trị tài sản tại đơn vị.
Các khoản thu - chi ngoài NS tại các trƣờng khi kiểm tra phát hiện thấy đơn vị hay mắc phải những khuyết điểm nhƣ: Cơ cấu chi từ tiền DTHT chƣa tuân thủ Quyết
định 09/2013/QĐ-UBND ngày 16/8/2013 của UBND tỉnh Cà Mau về việc ban hành quy định về DTHT, nội dung chi chƣa đảm bảo cơ cấu 75-25 (75% chi cho GV trực tiếp dạy thêm, 25% chi cơng tác quản lý và chi khác); Học phí theo quy định phải thu hàng tháng và thực hiện thu 9 tháng trong năm học, tuy nhiên có một số trƣờng chƣa tuân thủ đúng quy định trên: tiền học phí thu vào 2 kỳ hoặc thu một lần trong năm nhƣng khơng có văn bản thỏa thuận thống nhất giữa nhà trƣờng và CMHS; Quỹ Ban đại diện CMHS một số trƣờng chi chƣa đúng nội dung theo Thông tƣ 55/2011/TT- BGDĐT ngày 22/11/2011 của Bộ GD&ĐT quỹ XHHGD mức huy động đóng góp cịn mang tính bình qn, chƣa đúng tinh thần Thơng tƣ số:16/2018/TT-BGDĐT ngày 03 tháng 8 năm 2018 của Bộ GD&ĐT quy định về tài trợ cho các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân.
2.3.7.2. Thực hiện trách nhiệm cơng khai tài chính
Trục nội dung thứ hai đánh giá mức độ công khai, minh bạch trong cung cấp thông tin QLTC kịp thời, đầy đủ và tin cậy của nhà trƣờng tới ngƣời dân và các đối tƣợng có liên quan. Đặc biệt, trục nội dung này tập trung vào vấn đề các nội dung thơng tin đƣợc cơng khai, các hình thức thực hiện cơng khai mà các nhà trƣờng THCS cơng lập huyện Thới Bình tỉnh Cà Mau đã thực hiện so với các quy định của pháp luật. Theo quy định tại khoản 1 điều 13 Luật NSNN thì dự tốn, quyết tốn và kết quả kiểm toán NSNN của các đơn vị dự toán ngân sách, các tổ chức đƣợc ngân sách hỗ trợ phải công bố công khai. Tại Thông tƣ số 21/2005/TT-BTC, ngày 22 tháng 3 năm 2005 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn thực hiện quy chế cơng khai tài chính đối với các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức đƣợc ngân sách nhà nƣớc hỗ trợ đƣợc thực hiện công