5. Kết cấu luận văn
1.4. Kiểm sốt chi phí đầu tư xây dựng cơng trình trong các cơng ty xây lắp
1.4.4. Tạo lập mơi trường kiểm sốt
Việc đánh giá cơng việc của từng cá nhân, từng bộ phận, tổ (đội) và chỉ ra hướng khắc phục trong tương lai là một biện pháp kiểm sốt chi phí hữu hiệu.
Một trong những biện pháp quan trọng để phát triển mơi trường kiểm sốt tốt trong các cơng trình là đưa nội dung kiểm sốt vào chương trình huấn luyện nhân viên ở từng cơng trình. Mỗi nhân viên và cơng nhân ở cơng trình cần được giải thích về nội dung và ý nghĩa của việc phân chia trách nhiệm, về những trường hợp khơng được kiêm nhiệm trong cơng trình. Tất cả nhân viên trong từng cơng trình từ cán bộ quản lý đến kế tốn, kỹ thuật, cơng nhân trực tiếp thi cơng cũng cần được huấn luyện về trách nhiệm kiểm sốt của họ trong cơng việc, ý nghĩa của sự kiểm sốt và những vấn đề cĩ thể nảy sinh khi thực hiện nhiệm vụ của họ.
1.4.5. Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí xây lắp
Một hệ thống thơng tin đầy đủ phải cĩ hai nhân tố, đĩ là thơng tin dự tốn và thơng tin thực hiện.
1.4.5.1.Tổ chức hệ thống thơng tin dự tốn
Đối tượng cần lập dự tốn trong xây lắp là hạng mục cơng trình và cơng trình xây dựng. Hệ thống thơng tin dự tốn này chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí. Một điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng định mức chi phí cho các cơng trình xây dựng là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp tại quyết định 24/2005/QĐ‒BXD ngày 29/07/2005 và cơng văn
1776&1777/CV‒BXD ngày 14/09/2006 của bộ xây dựng. Đây là cơ sở cho các đơn vị xây lắp xây dựng định mức chi phí của mình.
Hệ thống thơng tin dự tốn chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí. Hệ thống định mức chi phí bao gồm: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân cơng trực tiếp, định mức chi phí sử dụng máy thi cơng và định mức chi phí chung. Để thuận lợi cho việc xây dựng định mức chi phí cho các cơng trình thì Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp.
1.4.5.2.Tổ chức hệ thống thơng tin thực hiện
Tổ chức hệ thống thơng tin thực hiện chi phí sản xuất là tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong q trình thi cơng các cơng trình.
Hệ thống thơng tin thực hiện chi phí xây lắp chủ yếu là hệ thống thơng tin kế tốn. Hệ thống thơng tin này được thực hiện qua sự kết hợp của ba loại hạch tốn: hạch tốn kỹ thuật nghiệp vụ, hạch tốn thống kê và hạch tốn kế tốn.
Mối quan hệ thơng tin giữa các phịng chức năng với các Đội thi cơng được trình bày trong hình 1.6.
GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP
Phịng KT ‒ Thống kê ‒ TV Phịng Kế hoạchPhịng Kỹ thuậtPhịng Tổ chức hành chánh
Quản đốc PX Nhân viên hạch tốn phân xưởng
Thơng tin chỉ huy
: Thơng tin thực hiện
: Thơng tin hướng dẫn nghiệp vụ : Thơng tin về nghiệp vụ chuyên mơn
Hình 1.6. SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ TỔNG QUÁT GIỮA CÁC PHỊNG CHỨC NĂNG
VÀ PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT8
1.4.6. Các thủ tục kiểm sốt chi phí xây lắp
1.4.6.1.Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với ngành xây dựng, NVL là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí trực tiếp xây lắp cơng trình, thường chiếm khoản 60-70% nên các sai phạm về chi phí NVL thường cĩ ảnh hưởng lớn đến chất lượng cơng trình, giá thành sản phẩm xây dựng và kết quả hoạt động.
Xuất phát từ đặc điểm của sản phẩm xây lắp là cố định, gắn với địa điểm xây dựng nên các cơng ty khơng thể mua NVL nhập kho rồi sau đấy lại xuất kho chuyển vật tư đến cơng trình. Do đĩ, nhằm tận dụng nguồn NVL ngay tại địa phương cĩ cơng trình xây dựng, hầu hết các cơng ty hiện nay đều tiến hành mua NVL tại các điểm gần
8
cơng trình thi cơng xây dựng, giao thẳng cho các cơng trình thi cơng trực tiếp bảo quản, quản lý và tổ chức thi cơng.
Thủ tục kiểm sốt hiện hành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: kiểm sốt quá trình mua hàng, kiểm sốt nhà cung cấp và kiểm sốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu.
- Thủ tục kiểm sốt quá trình mua nguyên vật liệu: Để kiểm sốt tốt quá trình này,
chức năng mua hàng nên giao cho một bộ phận độc lập và cần giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện.
- Thủ tục kiểm sốt nhà cung cấp nguyên vật liệu: Mục đích của việc kiểm sốt này là cĩ thể tiếp cận được những nguồn cung cấp cĩ chất lượng và giá cả hợp lý.
- Thủ tục kiểm sốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu: Định kỳ hay đột xuất, nhà
quản lý sẽ kiểm tra khối lượng xây lắp hồn thành và căn cứ vào định mức xây dựng để tính ra lượng nguyên vật liệu tiêu hao (QĐM).
Thủ tục kiểm sốt sau đối với chi phí NVL trực tiếp là phân tích sự biến động của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí NVL tiêu hao và đơn giá (xem bảng 1.1).
Bảng 1.1. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP9
Tổng lượng NVL tiêu hao thực tế: (Q1m1) × đơn giá thực tế NVL (p1) Tổng lượng NVL tiêu hao thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkm1) × đơn giá thực tế NVL (p1) Tổng lượng NVL tiêu hao thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkm1) × đơn giá định mức NVL (po) Tổng lượng NVL tiêu hao định mức cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkmo) × đơn giá định mức NVL (po) (1) (2) (3) (4) (1) – (2): biến động về chất lượng xây lắp (2) – (3): biến động về giá NVL (3) – (4): biến động về lượng NVL
Tổng biến động = biến động về chất lượng xây lắp + biến động về giá NVL + biến động về lượng NVL
9
Bằng phương pháp thay thế liên hồn việc phân tích biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thể hiện qua cơng thức sau:
- Đối tượng phân tích:
∆CVL = CVL1 - CVL0 = ∑Q1m1j p1j - ∑Q1moj poj
- Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố:
• Mức độ ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
∆p CVL = ∑ Q1m1j (p1j – poj) = ∑Q1m1j p1j - ∑Q1m1j poj
• Mức độ ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
∆m CVL = ∑Q1 (m1j - moj) poj = ∑Q1m1j poj - ∑Q1moj poj - Tổng hợp lại mức độ ảnh hưởng của các nhân tố:
∆CVL = ∆p CVL + ∆m CVL
Trong đĩ :
CVL là tổng chi phí NVL trực tiếp
∆p là tổng biến động về đơn giá NVL trực tiếp ∆m là tổng biến động về số lượng NVL trực tiếp
∆CVL là tổng biến động của chi phí NVL trực tiếp
CVL1 là tổng lượng NVL tiêu hao thực tế
CVL0 là tổng lượng NVL tiêu hao định mức
Q1m1j là số lượng NVL tiêu hao thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng
p1j là đơn giá thực tế NVL
Q1moj là số lượng NVL tiêu hao định mức cho sản phẩm đạt chất lượng
poj là đơn giá định mức NVL
Q1poj là chi phí (giá) NVL tiêu hao định mức cho sản phẩm đạt chất lượng
m1j là số lượng thực tế NVL
1.4.6.2.Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân cơng là một trong những khoản mục chi phí trực tiếp cấu thành giá thành sản phẩm xây lắp (chiếm khoảng 20% tổng chi phí).
- Mục tiêu của kiểm sốt chi phí nhân cơng là nhằm:
• Xác định được mức lương phù hợp với từng nhân cơng.
• Đảm bảo tiền lương của từng nhân cơng được tính tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Tiền lương luơn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Ghi nhận và báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các vấn đề về tiền lương theo đúng quy định của pháp luật và đơn vị.
- Các thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng cần thực hiện là:
• Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương: Bao gồm bảng theo dõi lao động, bảng chấm cơng, Bảng kê khối lượng sản phẩm hồn thành… Định kỳ và đột xuất cĩ thể kiểm tra số lượng cơng nhân làm việc tại cơng trình.
• Đối chiếu với danh sách hiện tại của đơn vị.
• Ban hành các chính sách tiền lương rõ ràng.
• Bộ phận nhân sự phải thơng báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương, và bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động này.
Thủ tục kiểm sốt hiện hành chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm: các thủ tục nhằm kiểm sốt về số lượng lao động, năng suất lao động, giá lao động…
Thủ tục kiểm sốt sau đối với chi phí nhân cơng trực tiếp là phân tích sự biến động của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí giờ cơng và đơn giá (xem bảng 1.2).
Bảng 1.2. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP10
Tổng số giờ cơng làm việc thực tế:
(Q1m1) × đơn giá giờ cơng thực tế (đ1)
Tổng số giờ cơng làm việc thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkm1) × đơn giá giờ cơng thực tế (đ1)
Tổng số giờ cơng làm việc thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkm1) × đơn giá giờ cơng định mức (đo)
Tổng số giờ cơng làm việc định mức cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkmo) × đơn giá giờ cơng định mức (đo)
(1) (2) (3) (4)
(1) – (2): biến động về
chất lượng xây lắp (2) – (3): biến động vềgiá giờ cơng (3) – (4): biến độngvề lượng lao động hao phí
Tổng biến động = biến động về chất lượng xây lắp + biến động về giá giờ cơng + biến động về lượng lao động hao phí
- Đối tượng phân tích:
∆CNC = CNC1 – CNC0 = ∑ Q1m1j đ1j - ∑ Q1moj đoj - Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố:
• Mức độ ảnh hưởng của nhân tố đơn giá lao động:
∆đ CNC = ∑Q1 m1j (đ1j – đoj) = ∑ Q1 m1jđ1j - ∑ Q1 m1jđoj
• Mức độ ảnh hưởng của nhân tố định mức hao phí lao động cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp:
∆m CNC = ∑Q1 (m1j – moj) đoj = ∑ Q1 m1j đoj - ∑ Q1 moj đoj - Tổng hợp lại mức độ ảnh hưởng của các nhân tố:
∆CNC = ∆đ CNC + ∆m CNC
Trong đĩ :
CNC là tổng chi phí nhân cơng trực tiếp
∆đ là tổng biến động về đơn giá lao động trực tiếp ∆m là tổng biến động về số lượng giờ cơng trực tiếp
∆CNC là tổng biến động của chi phí nhân cơng trực tiếp
CNC1 là tổng hao phí lao động thực tế
CNC0 là tổng hao phí lao động định mức
Q1m1j là số lượng giờ cơng tiêu hao thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng
đ1j là đơn giá lao động thực tế
Q1moj là số lượng giờ cơng tiêu hao định mức cho sản phẩm đạt chất lượng
đoj là đơn giá lao động định mức
Q1đoj là đơn giá lao động tiêu hao định mức cho sản phẩm đạt chất lượng
m1j là số lượng giờ cơng thực tế
moj là số lượng giờ cơng định mức
1.4.6.3.Kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng
Chi phí sử dụng máy thi cơng (MTC) là những chi phí phục vụ cho MTC (máy ủi, máy xúc, máy trộn bêtơng…) nhằm thực hiện khối lượng cơng tác xây lắp bằng máy bao gồm: Chi phí nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho các loại máy; Chi phí nhân cơng vận hành MTC; Chi phí khấu hao MTC; Chi phí thuê ngồi MTC; chi phí khác.
- Mục tiêu của kiểm sốt chi phí sử dụng MTC:
• Chi phí sử dụng MTC thực tế phát sinh khơng vượt quá dự tốn chi phí sử dụng.
• Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy.
• Đảm bảo hồn thành khối lượng cơng việc được giao.
• Chi phí sử dụng MTC là cĩ thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành.
- Để kiểm sốt tốt chi phí sử dụng MTC, các nhà quản lý cần tăng cường kiểm sốt cần thơng qua một số nội dung sau:
- KSCP khấu hao MTC: cần kiểm sốt nguyên giá MTC và thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí.
-KSCP dịch vụ mua ngồi và các chi phí khác: kiểm sốt việc phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng và kế tốn. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ cĩ liên quan.
Thủ tục kiểm sốt hiện hành chi phí sử dụng máy thi cơng bao gồm: các thủ tục kiểm sốt chi phí trực tiếp liên quan đến xe và máy thi cơng như chi phí nhiên liệu tiêu hao, chi phí tiền lương nhân viên vận hành…
Thủ tục kiểm sốt sau đối với chi phí sử dụng máy thi cơng là phân tích sự biến động của các nhân tố ảnh hưởng đến ca máy thực tế và đơn giá xem bảng 1.3.
Bảng 1.3. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ MÁY THI CƠNG11
Tổng số ca máy thực tế: (Q1m1) × đơn giá ca máy thực tế (pM 1) Tổng số ca máy thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkm1) × đơn giá ca máy thực tế (pM 1) Tổng số ca máy thực tế cho sản phẩm đạt chất lượng: (Qkm1) × đơn giá ca máy định mức (pM 0) Tổng số ca máy định mức cho sản phẩm đạt chất lượng:
(Qkmo) × đơn giá ca máy định mức (pM 0)
(1) (2) (3) (4)
(1) – (2): biến động về chất lượng xây lắp
(2) – (3): biến động về giá ca máy thi cơng
(3) – (4): biến động về năng suất máy thi cơng
Tổng biến động = biến động về chất lượng khối lượng cơng tác xây lắp + biến động về giá ca máy thi cơng + biến động về năng suất máy thi cơng
1.4.6.4.Kiểm sốt chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung trong các cơng trình xây dựng được tính theo một tỷ lệ nhất định so với chi phí trực tiếp do Nhà nước qui định theo dự tốn, được tập hợp theo từng cơng trình, nĩ bao gồm chi phí lán trại, nhà kho, chi phí NVL, cơng cụ dụng cụ, vật tư phụ, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên quản lý cơng trình và một số chi phí khác… nên việc kiểm sốt này bao gồm:
- Kiểm sốt chi phí NVL, cơng cụ dụng cụ dùng cho đội thi cơng.
- Kiểm sốt chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương.
- Kiểm sốt chi phí khấu hao tài sản cố định.
- Kiểm sốt chi phí mua ngồi và chi phí bằng tiền.
Thủ tục kiểm sốt hiện hành chi phí sản xuất chung bao gồm: các thủ tục kiểm sốt nguyên vật liệu sử dụng chung cho cơng trình, kiểm sốt chi phí nhân cơng quản lý cơng trình, thủ tục kiểm sốt chi phí mua ngồi, chi phí khác…
Thủ tục kiểm sốt sau chi phí sản xuất chung bao gồm phân tích các yếu tố biến phí và định phí sản xuất chung.
- Biến phí sản xuất chung: Chỉ tiêu phân tích tổng quát minh họa như sau:
Biến phí sản xuất chung = Lượng yếu tố đầu vào × Đơn giá đầu vào
- Định phí sản xuất chung: Nhà quản lý thường kiểm sốt loại chí phí này theo từng nội dung yếu tố chi phí, để trên cơ sở đĩ xác định các khoản chênh lệch thuận lợi hoặc bất lợi của từng loại, cũng như các nguyên nhân dẫn đến các chênh lệch đĩ, từ đĩ xác định rõ trách nhiệm cá nhân, bộ phận cĩ liên quan.
1.5. Mơ hình Quản lý và Kiểm sốt chi phí đầu tư xây dựng cơng trình
1.5.1. Kiểm sốt chi phí khi lập tổng mức đầu tư xây dựng cơng trình