5. Kết cấu luận văn
3.1.5 Thiết lập các báo cáo và phân tích sự biến động của chi phí
Do đặc thù sản phẩm ngành xây dựng mỗi cơng trình mỗi khác, khơng cĩ định mức chi phí thi cơng chung, cố định cho tất cả các cơng trình nên sau khi quyết tốn xong một cơng trình cơng ty cần lập các báo cáo sự biến động chi phí từ đĩ phân tích sự biến động để rút kinh nghiệm cho việc quản lý các cơng trình tiếp theo.
* Báo cáo và phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu
Trong giá thành cơng trình chi phí ngun vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70% chi phí) và quyết định trực tiếp đến chất lượng cơng trình. Do vậy, để đạt hiệu quả quản lý, cơng ty phải kiểm sốt được chi phí nguyên vật liệu chính. Để kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu phài báo cáo và phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu tăng hay giảm phụ thuộc vào những yếu tố nào, trong đĩ chủ yếu là do biến động giá cả thị trường hay yếu tố chủ quan của đơn vị thi cơng xây dựng về việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu thi cơng và tuân thủ định mức thiết kế.
Phân tích nguyên nhân chênh lệch: - Biến động về khối lượng vật liệu:
• Do thay đổi thiết kế hoặc bổ sung thiết kế.
• Khối lượng vật liệu tăng lên do phát sinh thiệt hại.
• Do sử dụng lãng phí, sai mục đích... - Biến động của giá nguyên vật liệu:
• Giá nguyên vật liệu biến động nếu do cung cầu trên thị trường, các chính sách kinh tế vĩ mơ của nhà nước thì ngun nhân này khơng xét đến vì nĩ mang tính khách quan.
• Nếu giá nguyên vật liệu tăng lên do cĩ sự thơng đồng giữa bộ phận mua hàng với nhà cung cấp vật tư thì cơng ty cần phải kiểm tra lại quy trình kiểm sốt mua nguyên vật liệu của mình.
Luận văn đề xuất biểu mẫu để cơng ty tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơng ty.
Bảng 3.2. BÁO CÁO SỰ BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
giá Thành tiền giá Thành tiền
Ghi chú: Tính dịng tổng cộng tại các chi tiêu cĩ đáng dấu “X”.
Nguồn: đề xuất của tác giả
Căn cứ vào bảng Báo cáo sự biến động chi phí nguyên vật liệu trên, nhà quản lý thể đánh giá tổng quát sự biến động chi phí nguyên vật liệu. Sự biến động chi phí của 1 loại nguyên vật liệu cụ thể nào đĩ là do sự biến động về giá, về lượng hoặc cả hai lượng và giá. Để phân tích cụ thể mức độ ảnh hưởng của lượng là bao nhiêu, mức độ ảnh hưởng của giá là bao nhiêu cĩ thể áp dụng phương pháp thay thế liên hồn.Từ đĩ tìm ra nguyên nhân để quản lý và kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
* Báo cáo và Phân tích sự biến động chi phí nhân cơng trực tiếp
Tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, cơng ty cần lập báo cáo và phân tích chi phí nhân cơng trực tiếp. Biến động chi phí nhân cơng trực tiếp giữa thực tế với dự tốn do hai nhân tố chính là khối lượng lao động trực tiếp hao phí và đơn giá nhân cơng. Việc kiểm sốt chi phí nhân cơng cịn cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, làm ảnh hưởng đến cơng tác quản lý chi phí và giá thành.
TT Tên nguyên
Đơn vị
Dự tốn
( Cơng ty lập sau trúng thầu)
Đơn giá Chi phí thực tế phát sinh Đơn Chênh lệch ( Dự tốn – Thực tế) Đơn vật liệu tính Số lượng (1000 đồng) Thành tiền (1000 đồng) Số lượng (1000đồng) (1000đồng) Số lượng (1000đồng) (1000đồng) 1 Cát vàng M3 117 123.665 14.412.908 167 97.702 16.316.275 ‒50.45 25.963 ‒1.903.367 2 Cừ tràm m 17.042 6.438 109.716.963 16.380 5.215 85.428.571 662 1.223 24.288.392 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... TỔNG CỘNG X X X
Phân tích nguyên nhân chênh lệch:
- Định mức tiêu hao chi phí nhân cơng cho mỗi đơn vị khối lượng xây lắp tăng hay giảm do các nguyên nhân chủ yếu sau:
• Do trình độ tay nghề.
• Do số lượng nhân cơng khơng đáp ứng đủ.
• Do cơ chế tiền lương và chính sách nhân sự chưa thật khuyến khích tinh thần làm việc của cơng nhân.
• Do cơng tác tổ chức thi cơng chưa tốt. - Đơn giá lao động thay đổi:
• Do chính sách của cơng ty về tiền lương cĩ sự thay đổi.
• Do nhà nước cĩ sự điều chỉnh về mức lương cơ bản…
• Cần tổ chức kiểm tra tay nghề cơng nhân trước khi nhận việc.
Bảng 3.3. BÁO CÁO SỰ BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP
TT Tên
nhân Đơnvị
Dự tốn
( Cơng ty lập sau trúng thầu)
Đơn giá Chi phí thực tế phát sinh Đơn giá Chênh lệch ( Dự tốn – Thực tế) Đơn Thành giá
cơng tính lượngSố (1000đồng) (1000 đồng)Thành tiền lượngSố (1000đồng) (1000 đồng)Thành tiền lượngSố (1000 đồng) tiền (1000 đồng) 1 Nhân cơng 3.0/7 Nhĩm I ngày 301,93 167 50.422 335 180 60.300 -33,07 -13 9.878 2 Nhân cơng 3.5/7 Nhĩm I ngày 879,41 181 159.173 883 200 176.600 -3,59 -19 -16.827 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... TỔNG CỘNG X X X
Ghi chú Tính dịng tổng cộng tại các chi tiêu cĩ đáng dấu “X”.
Nguồn: đề xuất của tác giả
Dựa vào bảng báo cáo sự biến động chi phí nhân cơng trực tiếp, nhà quản lý sẽ đánh giá tổng quát được sự biến động chi phí nhân cơng trực tiếp là do hao phí lao động hay do giá nhân cơng. Từ đĩ phân tích tìm ra ngun nhân để quản ký và kiểm
sốt tốt hơn. Cĩ thể dùng phương pháp thay thế liên hồn để đo lường mức độ ảnh hưởng đến sự biến động chi phí nguyên vật liệu của từng nhân tố.
* Báo cáo và Phân tích sự biến động chi phí sử dụng Máy thi cơng
Báo cáo và phân tích sự biến động của chi phí máy thi cơng cĩ thể thấy được ảnh hưởng của nhân tố về lượng và giá đến chi phí máy thi cơng. Số lượng ca máy thay đổi cĩ thể do thời tiết, tình trạng của máy thi cơng, do khơng khảo sát kỹ địa hình... Đơn giá máy thi cơng thay đổi cĩ thể do chi phí bảo trì, bảo dưỡng, chi phí nhiên liệu... xác định các nguyên nhân gây nên sự biến động và cĩ biện pháp kiểm sốt thích hợp.
Phân tích ngun nhân chênh lệch: - Biến động về lượng:
• Do trong quá trình thi cơng, doanh nghiệp và các đội chưa cĩ sự quản lý chặt chẽ về định mức tiêu hao ca máy thi cơng...
- Biến động về giá (đơn giá thực tế tăng so với ca máy):
Đây là nguyên nhân khách quan do giá xăng dầu và dịch vụ tăng
Bảng 3.4. BÁO CÁO SỰ BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ MÁY THI CƠNG
TT Têm Máy mĩc, thiết bị Đơn vị tính Dự tốn ( Cơng ty lập sau trúng thầu)
Chi phí thực tế phát sinh ( Dự tốn – Thực tế)Chênh lệch
Số lượng Đơn giá (1000 đồng) Thành tiền (1000 đồng) Số lượng Đơn giá (1000 đồng) Thành tiền (1000 đồng) Số lượng Đơn giá (1000 đồng) Thành tiền (1000 đồng) 1 Máy cắt uốn sắt ca 3.,65 153 558 4 150 600 0,35 3 42 2 Máy trộn 80L ca 0.99 160 158 1 160 160 0.01 2 .......... TỔNG CỘNG X X X
Ghi chú Tính dịng tổng cộng tại các chi tiêu cĩ đáng dấu “X”. Nguồn: đề xuất của tác giả
Qua số liệu từ bảng 3.3 báo cáo sự biến động chi phí máy thi cơng, cơng ty sẽ đánh giá sơ lược chi phí này tăng hay giảm do nguyên nhân nào. Từ đĩ, phân bổ chi phí khấu hao chính xác hơn, quản lý hiệu quả hơn.
* Báo cáo và Phân tích sự biến động chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng thấp trong chi phí thi cơng nhưng gồm nhiều loại chi phí khác nhau, tính chất chi phí cũng khác nhau. Vì vậy rất khĩ trong việc quản lý cũng như khĩ kiểm sốt. Khi thiết lập Báo cáo chi phí sản xuất chung cần phân loại định phí, biến phí và quản lý, kiểm sốt về mặt giá trị. Đối với định phí sản xuất chung: mọi sự tăng lên so với kế hoạch đều được đánh giá là khơng tốt và mỗi bộ phận, cá nhân liên quan cần phải giải thích những nguyên nhân làm tăng chi phí đĩ.
Phân tích nguyên nhân chênh lệch:
• Do việc lập dự tốn chưa lường trước được các chi phí phát sinh về các định mức tiêu hao trong q trình thi cơng.
• Các đội thi cơng thường tìm cách ghi nhận các chi phí sản xuất ngồi dự tốn, các chi phí sinh hoạt hoặc thuê nhân cơng bên ngồi...
Bảng 3.5. BÁO CÁO SỰ BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG CƠNG TRÌNH TRẠM Y TẾ NHƠN THẠNH
ĐVT: đồng
TT Diễn giải Dự tốn Chi phí thực tế Chênh lệch Tỷ lệ (%) chênh lệchthực tế so dự tốn
A Định phí 1 ... 2 ... ... ... B Biến phí 1 ... 2 ... ... ... ... ... ... ... TỔNG CỘNG X X X X
Ghi chú Tính dịng tổng cộng tại các chi tiêu cĩ đáng dấu “X”.
Nguồn: đề xuất của tác giả
3.2. Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát
Để kiểm sốt chi phí thi cơng cơng ty cần hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: Hồn thiện hệ thống các chứng từ sổ sách, xây dựng dự tốn cho cơng trình và thiết lập các báo cáo phân tích và kiểm sốt chi phí thi cơng tại cơng trình.
Cơng ty cần thành lập trung tâm kiểm sốt chi phí. Nhiệm vụ của trung tâm kiểm sốt chi phí bao gồm: Thực hiện thi cơng theo dự tốn cơng trình, quản lý chất lượng và quản lý vật tư, nhân cơng của đội, tiết kiệm chi phí. Lập hồ sơ hồn cơng.
Để tăng cường quản lý chi phí cơng ty nên thành lập các đội tự kiểm sốt thuộc trung tâm kiểm sốt chi phí nhằm để tăng cường tính tự chịu trách nhiệm về chi phí, kiểm sốt được tồn bộ chi phí thi cơng phát sinh tại cơng trường. Đội này bao gồm: Bộ phận vật tư ở cơng trường, các tổ thi cơng, bộ phận kế tốn đội.
3.2.1. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí NVL trực tiếp hay hồn thiện thủ tục kiểm sốt xuất vật tư sử dụng cho xây lắp.
Khi cĩ nhu cầu sử dụng vật tư cho xây lắp, tổ trưởng tổ xây dựng sẽ báo cáo với đội trưởng đội xây dựng lập phiếu yêu cầu cấp vật tư chuyển cho trưởng ban chỉ huy cơng trình xác nhận, sau đĩ trình Giám đốc cơng ty duyệt.
Một trong các biện pháp tích cực trong cơng tác kiểm sốt chi phí vật liệu dẫn đến quá trình xuất kho đĩ là chú ý trong khâu thủ tục tập kết NVL.
Kiểm sốt chi phí NVL cịn phải quan tâm đến việc kiểm sốt tồn kho vật tư nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư cho cơng trình. Để khắc phục những tồn tại về thủ tục kiểm sốt chi phí NVL trực tiếp, cơng ty cần thực hiện quá trình nhập kho NVL theo đúng trình tự như hình 3.2. Trong đĩ, bộ phận kiểm sốt chi phí tại cơng ty dựa vào nhu cầu NVL đã được hoạch định, tham mưu cho Giám Đốc xét duyệt giấy đề nghị mua vật tư.
Bắt đầu
Kiểm tra và cho tạm ứng tiềnKiểm tra hàng và nhập kho Xét duyệt
Giấy đề nghị mua vật tư
Khơng Duyệt Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Thẻ kho Phiếu nhập kho Chi tiền Mua NVL Hĩa đơn mua hàng
Biên bản giao nhận hàng hĩa
Kiểm tra chứng từ và thanh tốn hồn ứng
Báo cáo và sổ sách liên quan
Kết thúc
BỘ PHẬN CƠNG TRƯỜNG BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN
KHO
Nhập liệu vào máy
PHỊNG KẾ TỐN
Kiểm tra đối chiếu Bắt đầu
Biên bản nghiệm thu khối lượng Tổ chức thi cơng và kiểm tra
Xét duyệt Bảng tổng hợp khối lượng NVL
Khơng
Duyệt
Báo cáo và sổ sách liên quan
Kiểm tra và đối chiếu với các phần khác
Kết thúc
BỘ PHẬN CƠNG TRƯỜNG BAN GIÁM ĐỐC
Bảng quyết tốn vật tư
Nhập liệu vào máy
Hình 3.3. SƠ ĐỒ KIỂM SỐT QUÁ TRÌNH XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Bắt đầu
Biên bản nghiệm thu khối lượng Theo dõi, kiểm tra và chấm cơng
Xét duyệt Bảng chấm cơng
Khơng Bảng tổng hợp khối lượng NC
Duyệt
Kiểm tra chứng từ và thanh tốn hồn ứng
Nhập liệu vào máy
Phiếu thu, Phiếu chi
Lệnh chi lương
Kết thúc
Khi cĩ nhu cầu về nhân cơng trực tiếp xây lắp thi cơng XDCT, hạng mục cơng trình phần lớn là thuê ngồi và trả lương theo hình thức khốn khối lượng cơng việc.
Quy trình kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp ở cơng ty dựa trên cơ sở dự tốn đã lập với hợp đồng giao khốn thực tế (xem hình 3.4).
BỘ PHẬN CƠNG TRƯỜNG BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN
Bảng thanh tốn
Hình 3.4. SƠ ĐỒ KIỂM SỐT CHI PHÍ NHÂN CƠNG
3.2.3. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng
Chi phí sử dụng MTC là khoản mục chi phí gồm: chi phí vật tư, chi phí nhân cơng, chi phí khấu hao MTC, chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác.
Bắt đầu
Biên bản nghiệm thu khối lượng Tiến hành thi cơng, kiểm tra và theo dõi
Xét duyệt Bảng tổng hợp ca máy thi cơng
Khơng
Duyệt
Chứng từ liên quan đến TCSĐ
Kiểm tra, phân bổ và nhập liệu vào máy
Phân bổ chi phí
Kiểm tra và nhập liệu vào máy
Kết thúc
BỘ PHẬN CƠNG TRƯỜNG BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN
Bảng thanh tốn khối lượng MTC
Bảng phân bổ chi phí sửa chữa và khấu hao MTC
Hình 3.5. SƠ ĐỒ KIỂM SỐT CHI PHÍ MÁY THI CƠNG
Mục tiêu của kiểm sốt chi phí sử dụng MTC là quản lý và sử dụng cĩ hiệu quả MTC, đồng thời giúp hạch tốn đúng đắn chi phí của các nguồn lực sử dụng cho hoạt động của MTC chi phí sửa chữa, chi phí bảo trì, chi phí khấu hao MTC.
Các chi phí sử dụng MTC được tập hợp theo cơng trình, hạng mục cơng trình và được phân bổ theo số giờ ca máy hoạt động thực hiện tại cơng trình (xem hình 3.5).
3.2.4. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất chung
Các chi phí phát sinh trong mục này rất đa dạng và khĩ kiểm sốt hết và đơi khi khơng cĩ chứng từ gốc để xác minh. Vì vậy, cơng ty cần cĩ những qui chế cụ thể cho từng loại chi phí và tiến hành so sánh, đánh giá từng loại chi phí ở từng thời kỳ để tìm ra biến động bất thường
Chi phí sản xuất chung khơng cĩ dự tốn chi tiết cho từng yếu tố cấu thành cũng như cho từng cơng việc của hạng mục cơng trình. Chi phí sản xuất chung được dự tốn cố định theo tỷ lệ % trên tổng chi phí trực tiếp trong xây dựng cơng trình, hạng mục cơng trình.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Chương 3 của luận văn đã kiến nghị một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty, dựa trên thực trạng hiện tại về quản lý và kiểm sốt đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng và chi phí sản xuất chung đã phân tích ở chương 2.
KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu lý luận về quản lý và kiểm sốt chi phí nĩi chung và kiểm sốt chi phí xây lắp nĩi riêng tại cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát, với mục tiêu nghiên cứu tổng quát là tìm giải pháp hồn thiện về quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty Hiệp Hưng Phát, luận văn đã giải quyết một số vấn đề sau: - Hệ thống hố lý luận về quản lý và kiểm sốt chi phí xây lắp.
- Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát.
Những đĩng gĩp của luận văn về phương hướng, giải pháp hợp lý nhằm quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tốt hơn, với hy vọng nâng cao hiệu quả quản lý