5. Kết cấu luận văn
1.5. Mơ hình Quản lý và Kiểm sốt chi phí đầu tư xây dựng cơng trình
1.5.1. Kiểm sốt chi phí khi lập tổng mức đầu tư xây dựng cơng trình
Bước 1: Kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư. - Căn cứ trên tính chất kỹ thuật của cơng trình, yêu cầu cơng nghệ, mức độ thể hiện
thiết kế để đánh giá.
- Báo cáo Chủ đầu tư cĩ ý kiến với tư vấn nếu cần thiết. Bước 2: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của tổng mức đầu tư.
- Kiểm tra tính đầy đủ các thành phần chi phí tạo nên tổng mức đầu tư. - Kiến nghị với Chủ đầu tư về bổ sung, điều chỉnh chi phí.
- Lập báo cáo đánh giá để chủ đầu tư xem xét.
Bước 3: Lập Kế hoạch chi phí sơ bộ tổng mức đầu tư.
- Lập báo cáo đánh giá thay đổi giá trị TMĐT sau khi thẩm tra, thẩm định.
- Lập Kế hoạch chi phí sơ bộ tổng mức đầu tư (phân bổ tổng mức đầu tư cho các phần của dự án, các hạng mục cơng trình).
1.5.2. Kiểm sốt chi phí theo thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi cơng xây dựng cơng trình cơng trình
Bước 1: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của các dự tốn các bộ phận cơng trình. - Mục đích kiểm sốt ở bước này là để bảo đảm các chi phí bộ phận cơng trình được
tính tốn đầy đủ (tham gia với tư vấn lập thiết kế, lập dự tốn).
Bước 2: Kiểm tra sự phù hợp dự tốn bộ phận cơng trình, hạng mục cơng trình với Kế hoạch chi phí sơ bộ.
- Kiểm tra các dự tốn (sự phù hợp với khối lượng thiết kế, việc áp giá…). Đề nghị điều chỉnh nếu cần thiết.
- Đối chiếu dự tốn với Kế hoạch chi phí sơ bộ:
• Điều chỉnh thiết kế (thay đổi chi tiết, vật liệu sử dụng).
• Điều chỉnh giá trị trong Kế hoạch chi phí sơ bộ.
• Phê duyệt giá trị các dự tốn.
Bước 3: Lập Kế hoạch chi phí và giá gĩi thầu trong kế hoạch đấu thầu.
- Lập kế hoạch chi phí: Kế hoạch này xác định giá trị trên cơ sở dự tốn phê duyệt và các bổ sung khác (nếu cĩ).
- Giá trị các bộ phận, hạng mục trong Kế hoạch chi phí phải phù hợp và khơng vượt Kế hoạch chi phí sơ bộ.
- Giá gĩi thầu các bộ phận, hạng mục trong Kế hoạch đấu thầu phải căn cứ trên Kế hoạch chi phí và khơng được vượt giá trị trong Kế hoạch chi phí.
1.5.3. Kiểm sốt chi phí khi đấu thầu, ký kết hợp đồng và thanh tốn hợp đồng xây dựng cơng trình dựng cơng trình
Bước 1: Kiểm tra giá gĩi thầu và các điều kiện liên quan đến chi phí trong HSMT.
- Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa khối lượng hồ sơ mời thầu (HSMT) với khối lượng đo bĩc ở giai đoạn trước.
- Kiến nghi các hình thức hợp đồng, phương thức thanh tốn và các điều kiện liên quan tới chi phí sử dụng trong hợp đồng.
- Dự kiến giá gĩi thầu trên cơ sở các điều kiện của HSMT. Điều chỉnh nếu cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị giá ký hợp đồng.
- Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các nhà thầu. Kiến nghị chủ đầu tư xử lý… - Lập Báo cáo đánh giá kết quả kiểm tra, phân tích đề xuất.
- Kiểm tra hợp đồng, kiến nghị các vấn đề cần đàm phán để tránh các vấn đề cĩ thể gây phát sinh chi phí.
Bước 3: Kiểm sốt thanh tốn trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Kiểm tra tiến độ thanh tốn và sự hợp lý của các khoản thanh tốn cho các phần của dự án (giải phĩng mặt bằng, quản lý dự án, tư vấn…)
- Giám sát khối lượng thanh tốn cho các nhà thầu (tư vấn, xây lắp, cung cấp vật tư, thiết bị...). Lập báo cáo tiến độ và giá trị đã thanh tốn, đối chiếu với KHCP.
- Kiểm tra, giám sát các thay đổi, phát sinh trong việc thưc hiện hợp đồng. Lập báo cáo, kiến nghị xử lý.
1.5.4. Kiểm sốt chi phí khi kết thúc xây dựng đưa cơng trình vào khai thác sử dụng
Bước 1: Lập Báo cáo về các giá trị chi phí mà nhà thầu, chủ đầu tư cần phải thực hiện khi kết thúc.
Bước 2: Lập Báo cáo đánh giá giá trị quyết tốn cuối cùng của Hợp đồng. Đề xuất các giải pháp giải quyết các phát sinh, bổ sung.
Bước 3: Lập Báo cáo cuối cùng về tồn bộ chi phí cơng trình. So sánh với KHCP. Bước 4: Lập Kế hoạch lưu trữ các số liệu chi phí.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày những lý luận chung về hệ thống kiểm sốt và đặc thù riêng biệt của ngành xây dựng cơ bản ảnh hưởng đến cơng tác quản lý, kiểm sốt chi phí và đề xuất mơ hình kiểm sốt chi phí sản xuất xây lắp; qua đĩ cĩ thể áp dụng cho các cơng ty cùng ngành, trong đĩ khẳng định:
Một hệ thống KSCP sản xuất xây lắp hiệu quả cần phải xây dựng mơi trường kiểm sốt tốt; tổ chức hệ thống thơng tin dự tốn (hệ thống định mức) chính xác, linh hoạt và hệ thống thơng tin thực hiện (thơng tin kế tốn) phải khoa học, phù hợp với thơng tin dự tốn; bên cạnh đĩ cần phải thiết lập các thủ tục kiểm sốt hữu hiệu.
Đây là cơ sở lý thuyết nền để đánh giá thực trạng cơng tác quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng tại cơng ty Hiệp Hưng Phát ở chương 2, phần tiếp theo của luận văn.
Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KIỂM SỐT CHI PHÍ ĐTXD CƠNG TRÌNH TẠI CƠNG TY TNHH XD HIỆP HƯNG PHÁT
2.1.Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý tại Cơng ty TNHH Xây dựng Hiệp Hưng Phát
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát
Cơng ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát tiền thân là đội xây lắp được thành lập năm 2001. Năm 2003, đội xây lắp chuyển thành doanh nghiệp tư nhân xây dựng và dịch vụ Hiệp Hưng Phát. Đến tháng 04 năm 2011 đã đăng ký chuyển đổi kinh doanh thành cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát.
- Tên cơng ty: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng Hiệp Hưng Phát - Địa chỉ: 108B1 Trương Định – Phường 6 – TP Bến Tre ‒ Bến Tre
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: đăng ký lần đầu ngày 25/12/2003, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 26/04/2011.
- Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng - Số thành viên gĩp vốn: 2 thành viên.
- Tổng số năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động xây dựng: 10 năm.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của cơng ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát
*Chức năng
Cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát hoạt động với chức năng chủ yếu sau: + Thi cơng cơng trình.
+ Kinh doanh vật liệu xây dựng. *Nhiệm vụ
Cơng ty kinh doanh trên các lĩnh vực sản xuất sau: + Xây dựng nhà các loại.
+ Vận tải hàng hố.
+ Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác. + Lắp đặt hệ thống điện.
+ Lắp đặt hệ thống cấp, thốt nước, lị sưởi và điều hồ khơng khí. + Hồn thiện cơng trình xây dựng.
+ Cho thuê máy mĩc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
+ Chi tiết:cho thuê máy mĩc, thiết bị xây dựng và kỹ thuật dân dụng. + Vệ sinh nhà cửa và các cơng trình khác.
+ Bán buơn vật liệu thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động xây lắp tại Cơng ty TNHH Xây dựng Hiệp Hưng Phát
Khoảng 95% doanh thu của cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát là doanh thu từ việc thi cơng các cơng trình cho ngành Y tế và Giáo dục của tỉnh Bến Tre, các cơng trình này do Ngân sách đầu tư, do Ban Quản lý dự án ngành quản lý.
Tại cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát sau khi trúng thầu sẽ tiến hành triển khai cho đội thi cơng tổ chức thi cơng. Cơng ty cịn áp dụng hình thức khốn trọn gĩi, tức sau khi trúng thầu, cơng ty giao lại cơng việc xây lắp các cơng trình cho các đội xây lắp cấp dưới thơng qua việc ký kết “Hợp đồng giao thầu xây lắp”. Giá trị giao thầu được xác định theo tỷ lệ % giá trị trúng thầu, hạng mục cơng trình cụ thể và dựa trên cơ sở bảng đề nghị giá trị nhận khốn của đội xây lắp. Cơng ty thu từ 4-10% dùng để chi cho bộ phận quản lý của cơng ty.
Do cùng lúc cơng ty thi cơng nhiều cơng trình tại các địa điểm thi cơng ở các huyện khác nhau (chẳng hạn: Ba Tri, Thạnh phú, Giồng Trơm, Chợ Lách...), nên rất khĩ khăn cho việc cung ứng nguyên vật liệu. Do vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp vật tư cũng gặp nhiều khĩ khăn. Vì vậy, tùy theo vị trí thi cơng cơng ty sẽ quyết định chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
Cơng ty tận dụng nguồn cơng nhân tại địa phương. Tuy nhiên, điều này ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thi cơng cơng trình cũng như ảnh hưởng đến chi phí. Chẳng
PHỊNG ĐẤU THẦU QUẢN LÝ THI CƠNGPHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNHPHỊNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCHBAN AN TỒN LAO ĐỘNG THI ĐUA KHEN THƯỞNG hạn đến mùa làm muối cơng trình rất thiếu cơng nhân vì họ (người làm muối và cả người làm lúa) cũng nghỉ để làm muối. Đến mùa làm lúa thì người làm lúa và cả người làm mía cùng nghỉ việc. Lượng cơng nhân khơng ổn định, họ làm việc với tác phong nơng nghiệp, do đĩ việc quản lý, điều chuyển cơng nhân rất khĩ.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát
2.1.4.1.Khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC
Hình 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY HIỆP HƯNG PHÁT12
Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban tại cơng ty:
- Giám đốc: Là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động xây dựng của cơng ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên, trước pháp luật và trước tập thể cán bộ, cơng nhân viên trong cơng ty.
- Phĩ Giám đốc kỹ thuật-kế hoạch: được giám đốc giao trách nhiệm về cơng tác quản lý thuộc lĩnh vực kỹ thuật, xây dựng kế hoạch kinh doanh của tồn cơng ty.
- Phịng tổ chức hành chính: là phịng nghiệp vụ cĩ chức năng tham mưu cho Giám đốc ty trong các cơng tác: pháp chế; tổ chức bộ máy và nhân sự; tiền lương...
- Phịng Kỹ thuật-Tổng hợp: Là phịng nghiệp vụ cĩ chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc cơng ty trong các cơng tác: đấu thầu, quản lý kỹ thuật thi cơng…
KẾ TỐN TRƯỞNG
Kế tốn thanh tốn cơng nợKế tốn vật tư, TSCĐKế tốn tiền lương và các khoản trích theo lươngThủ quỹ Kế tốn thuế
Kế tốn đội xây dựng
- Phịng Tài chính‒Kế hoạch: là phịng nghiệp vụ cĩ chức năng ghi chép chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày; theo dõi tồn bộ tài sản hiện cĩ của cơng ty; phản ánh tất cả các chi phí sản xuất phát sinh và kết quả thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp.Tính tốn định mức vật tư, xác định lượng vật tư phù hợp đáp ứng kịp thời cho việc thi cơng, tổ chức cơng tác quản lý vật tư.
- Các đội xây lắp: là đơn vị trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thi cơng cơng trình.
2.1.4.2.Đặc điểm tổ chức kế tốn tại cơng ty
Cơng việc kế tốn các hoạt động xây lắp do phịng kế tốn cơng ty thực hiện. Kế tốn tại cơng trình ghi chép số liệu thực tế phát sinh, định kỳ tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế tốn gửi cho phịng Kế tốn – Tài chính cơng ty.
Cơng ty áp dụng hình thức “Nhật ký – Sổ cái” để ghi sổ kế tốn. Cơng tác kế tốn tại cơng ty hiện nay hầu hết đều được thực hiện trên phần mềm kế tốn, dựa trên cơ sở các nguyên tắc tổ chức sổ kế tốn theo qui định.
KẾ TỐN TỔNG HỢP
Hình 2.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY HHP13
BAN CHỈ HUY CƠNG TRÌNH
BỘ PHẬN KẾ TỐN CƠNG TRÌNH BỘ PHẬN LIÊN QUAN (ATLĐ, VSCT, PHỤC VỤ)
TỔ THI CƠNG 1 TỔ THI CƠNG 2 TỔ THI CƠNG 3 TỔ THI CƠNG ...
2.2. Thực trạng Quản lý và Kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại Cơng ty TNHH Xây dựng Hiệp Hưng Phát
Đặc thù của ngành xây dựng là mỗi cơng trình cĩ một kết cấu riêng. Nĩi cách khác sản phẩm cĩ thể là duy nhất vì khơng lặp lại. Do vậy, luận văn chọn cụ thể cơng trình Trung tâm Y tế Nhơn Thạnh để phân tích thực trạng quản lý và kiểm sốt chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty TNHH xây dựng Hiệp Hưng Phát.
2.2.1.Thực trạng về Quản lý chi phí thi cơng cơng trình tại cơng ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát
- Sau khi ký hợp đồng với chủ đầu tư, cơng ty triển khai cho các đội thi cơng thực hiện, mọi cơng tác quản lý chi phí thi cơng cơng trình do cơng ty căn cứ hồn tồn vào hồ sơ dự thầu. Trong hồ sơ dự thầu, dự tốn dự thầu chỉ mang tính chất đề xuất nên việc quản lý chi phí chưa đạt hiệu quả.
Hình 2.3. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BAN CHỈ HUY CƠNG TRƯỜNG14
- Về nguyên vật liệu: chỉ huy trưởng cơng trình dựa vào bảng vẽ thiết kế và dự tốn dự thầu để nhập kho NVL.
- Về nhân cơng trực tiếp thi cơng: chỉ huy trưởng cơng trình quyết định việc thuê mướn và mức lương theo từng cơng nhân, từng cơng việc cụ thề.
- Về máy mĩc thi cơng: thực tế phát sinh chỉ huy trưởng đề nghị về cơng ty. - Về CP trực tiếp khác: chỉ huy trưởng quản lý.
* Với cách thức quản lý như trên, cơng ty cĩ một số hạn chế trong vấn đề quản lý như sau:
- Mọi trách nhiệm, quyền lực đều tập trung vào chỉ huy trưởng cơng trình.
- Cơng ty chưa hoạch định nguồn lực lao động, dự tính giá thành và khống chế chi phí. Việc căn cứ hồn tồn vào dự tốn dự thầu để quản lý là chưa phù hợp. Trong thực tế, biện pháp thi cơng ảnh hưởng rất lớn đến chi phí thi cơng. Thực hiện một cơng việc theo hồ sơ thiết kế, lựa chọn cách làm khác nhau sẽ dẫn đến chi phí khác nhau. Chẳng hạn như hạng mục đào mĩng, nếu dùng nhân cơng để đào thì chi phí sẽ cao hơn dùng ca máy (máy đào).
* Để đễ hình dung cơng việc, luận văn sẽ dùng cơng trình Trung tâm Y tế Nhơn Thạnh để phân tích và chứng minh cách thức quản lý và kiểm sốt chi phí cơng trình của cơng ty.
Bảng 2.1: DỰ TỐN CPXD (DỰ THẦU) CƠNG TRÌNH TRẠM Y TẾ NHƠN THẠNH15
KÝ HIỆU KHOẢN MỤC CHI PHÍ (theo Dự tốn Dự thầu)THÀNH TIỀN (đồng)
VL 1/. Chi phí vật liệu 1.056.536.983
NC 2/. Chi phí nhân cơng 566.936.968
M 3/. Chi phí máy thi cơng 38.693.514
TT 4/. Cho phí trực tiếp khác 47.483.702
T Chi phí trực tiệp 1.709.651.167
GXDNT Chi phí xay dựng nhà tạm để ở và điều hành thi cơng 22.536.781
GXD TỔNG CỘNG 1.732.187.948
15
Cơng ty xác định tổng chi phí xây dựng cơng trình Trạm Y tế xã Nhơn Thạnh là 1.732.187.948 đồng (Xem bảng 2.1). Theo đĩ, quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng, chi phí trực tiếp khác dựa hồn tồn trên dự tốn này (dự tốn theo hồ sơ dự thầu). Do vậy, việc lập và quản lý chi phí xây dựng cơng trình này chưa đảm bảo được hiệu quả quản lý.
Bảng 2.2. DỰ TỐN CHI TIẾT VẬT LIỆU CHÍNH CƠNG TRÌNH TRẠM Y TẾ XÃ NHƠN THẠNH16
Số
T Mã định mức Tên cơng tác Tên vật tư
Định mức Đơn Hao phí Giá trị vật liệu chính T vị (đồng) 1 AC.11222 Đĩng cừ tràm l >2,5m – đất cấp 2 Cừ tràm Þ8-10cm, L=4,5m M 105,000 675.990