2.2. Thực trạng thực hiện quy trỡnh hoạt động xuất khẩu khoỏng sản
2.2.3. Giao dịch và đàm phỏn ký kết hợp đồng kinh doanh
2.2.3.1. Giao dịch đàm phỏn
Cụng tỏc giao dịch đàm phỏn của Cụng ty được tiến hành chủ yếu qua hỡnh thức giỏn tiếp.
Phương thức đàm phỏn Cụng ty sử dụng phổ biến là đàm phỏn giỏn tiếp qua thư từ, điện tớn, fax, telex. Hỡnh thức này được sử dụng cho những trường hợp cú giỏ trị tương đối nhỏ, và những mặt hàng cú giỏ biến động nhanh như cà phờ, chố, hạt tiờu. Ngoài ra phương phỏp này cũn được ỏp dụng trong trường hợp đối tỏc là khỏch hàng quen lõu năm cú uy tớn cao. Hỡnh thức này cú ưu điểm là chi phớ giao dịch thấp, cú thời gian ngắn và cú thể giỳp cho Cụng ty cú được cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiờn phương thức này cũng đem lại khỏ nhiều rủi ro vỡ nú hạn chế khả năng tỡm hiểu đối tỏc của Cụng ty. Ngoài ra, đối với khỏch hàng mới, những hợp đồng cú giỏ trị lớn và định hướng thiết lập mối quan hệ làm ăn lõu dài, mục tiờu là tạo thị trường trọng điểm thỡ Cụng ty sử dụng hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp. Điều này giỳp cho Cụng ty cú thể hiểu rừ hơn về đối tỏc để từ đú cú thể đưa ra cỏc chiến lược đàm phỏn hiệu quả. Như vậy việc đàm phỏn cũng cú nhiều khả năng tiến
tới kớ kết hợp đồng hơn và hợp đồng được kớ kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiờn Cụng ty rất ớt khi sử dụng phương phỏp này do hạn chế về khả năng tài chớnh và cỏc lụ hàng xuất khẩu thường cú giỏ trị nhỏ.
Khi tiến hành đàm phỏn, Cụng ty thường chỉ tập trung vào cỏc điều khoản chớnh như tờn hàng, phẩm chất, số lượng, bao bỡ, đúng gúi, điều kiện giao hàng, giỏ thanh toỏn, bảo hiểm, cũn cỏc điều khoản khỏc cũng như khiếu nại , phạt , bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả khỏng… khụng được chỳ trọng nhiều. Đấy cũng là nguyờn nhõn gõy ra những rủi ro và tranh chấp trong quỏ trỡnh xuất khẩu.
2.2.3.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Việc thực hiện ký kết hợp đồng của Cụng ty diễn ra như sau:
Bờn bỏn, bờn mua cựng ghi rừ tờn của cụng ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tờn ngõn hàng của Cụng ty, số tài khoản mở, tờn đại diện cho Cụng ty và chức vụ của họ.
Sau khi ghi rừ tất cả những điều kiện trờn 2 bờn cựng thoả thuận đồng kớ kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như:
- Điều khoản tờn hàng: đơn giỏ, số lượng, và giỏ cả trong hợp đồng xuất khẩu
- Điều khoản về chất lượng và quy cỏch sản phẩm xuất khẩu - Điều khoản giao hàng
- Điều khoản thanh toỏn - Điều khoản khiếu nại VD:
No.P.T.IMPORT/FO-12 MS
Bờn bỏn: VQB MINERAL AND TRADING GROUP JOIN STOCK COMPANY
Địa chỉ: No.34, Giang Van Minh Street- Ba Dinh District – Ha Noi – Viet Nam
Tel : (84.4)37.346333; Fax: (84.4)62.731555 Email: vqb@vqbgroup.com
Bờn mua: Synn Lee Company SDN BHN
Địa chỉ: Proezd 2/1 129343 Kuala lumpur, Malaysia Tel : 007/095/748-10-75
Cả hai cựng đồng ý kớ hợp đồng này theo điều khoản và cỏc điều kiện như cho phộp về mặt hàng, số lượng, chất lượng, giỏ cả.
- Mặt hàng: Thiếc thỏi (Sn) 99,95% - Số lượng: 1300 ton
- Chất lượng :
Thiếc(Sn) Chỡ(Pb) Đồng(Cu) Asen(As) Antimony(Sb) Sắt(Fe) Bimut(Bi)
99,95% 0,005% 0,003% 0,007% 0,005% 0,005% 0,007%
- Giỏ cả: CIF 7,92 USD
- Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT
+ Thời gian giao hàng: hàng sẽ được chuyển lờn tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giỏ trị hợp đồng đặt cọc.
+ Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Người bỏn nờn gửi bằng fax những thụng tin về việc vận chuyển hàng cho người mua.
- Điều kiện thanh toỏn: Thanh toỏn bằng T/T cho tài khoản của người bỏn: 001.1.37.0076699 ở Ngõn hàng Vietcombank Việt nam.
+ Trả 10% sau khi kớ hợp đồng.
+ 90% sau khi vận chuyển hoỏ đơn trong vũng 30 ngày từ ngày chuyển hàng.
+ Hoỏ đơn yờu cầu:
giấy chứng nhận xuất xứ do phũng TM cấp :1bản chớnh, 2 bản photo. Hoỏ đơn thương mại: 3bản chớnh
Một bộ 3 vận đơn sạch.
Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bỏn: 3bản chớnh
- Điều kiện khỏc.
Hợp đồng cú giỏ trị kể từ ngày kớ kết :31/12/2007
2.2.4. Tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu 2.2.4.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu 2.2.4.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng được coi là một bước khởi đầu rất quan trọng, nú quyết định và ảnh hưởng rất lớn đến tiến trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu khoỏng sản cũng như tới hiệu quả kinh doanh của Cụng ty.
Cụng ty tiến hành thu mua mặt hàng thiếc từ những cụng ty thuộc nhà nước hay cỏc Cụng ty cổ phần cú giấy phộp khai khoỏng. Cỏc Cụng ty khai khoỏng này chủ yếu nằm ở cỏc tỉnh như Nghệ An, Cao bằng, Thỏi Nguyờn. Để cú được nguồn hàng phục vụ xuất khẩu Cụng ty phải tiến hành gửi cỏc bản chào mua tới cỏc Cụng ty khai khoỏng. Trong cỏc bản chào mua Cụng ty
sẽ nờu cỏc thụng tin về yờu cầu chất lượng của thiếc, khối lượng cần mua, giỏ cả, phương thức thanh toỏn, vận chuyển…Sau đú nếu bờn bỏn gửi bản chào cú thụng tin phản hồi chấp nhận bản chào thỡ Cụng ty sẽ tiến hành đàm phỏn với cỏc nhà cung cấp để cú thể đạt được cỏc thỏa thuận phự hợp và chấp nhận được với hai bờn.
Trong giai đoạn hiện nay, mặt hàng thiếc đang trong tỡnh trang cầu lớn hơn cung nờn trong thu mua cú sự cạnh tranh gay gắt. Do vậy Cụng ty luụn chủ động trong việc tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt đẹp với cỏc nhà cung cấp. Trong cỏc mối quan hệ kinh doanh, Cụng ty luụn giữ chữ tớn và được sự tớn nhiệm của cỏc đối tỏc trong hoạt động kinh doanh
Giỏ trong cỏc hợp đồng mua bỏn của Cụng ty với cỏc nhà cung cấp là giỏ đó tham khảo giỏ thế giới qua thị trường giao dịch kim loại màu London (LME). Cụng ty luụn theo dừi chặt chẽ cỏc biến động về giỏ cả của mặt hàng thiếc thế giới để từ đú đưa ra cỏc bản chào mua cú giỏ phự hợp với cỏc diễn biến mới nhất trờn thị trường thế giới. Đõy là một hỡnh thức hoạt động đem lại cho Cụng ty nhiều lợi thế trong việc tổ chức cỏc hoạt động thu mua hàng để phục vụ cho cỏc hợp đồng xuất khẩu.
Nhỡn chung việc thu mua hàng húa hiện nay của Cụng ty là khỏ thuận lợi. Do trong thời gian hoạt động kinh doanh vừa qua Cụng ty đó tạo uy tớn với cỏc nhà cung cấp hàng húa cho mỡnh. Cụng ty cũng luụn theo dừi sỏt cỏc diễn biến của thị trường, đặc biệt là về giỏ. Đõy là điểm mạnh trong việc tổ chức thu mua hàng xuất khẩu của Cụng ty. Tuy nhiờn cũng do giỏ cả biến động thường xuyờn nờn trong một vài trường hợp cú nhà cung cấp khụng muốn giao hoặc trỡ hoón việc giao hàng. Đõy là khú khăn cơ bản trong việc thu mua hàng xuất khẩu của Cụng ty hiện nay.
Sau khi ký kết hợp đồng nua bỏn với cỏc cụng ty cung cấp hàng húa để phục vụ xuất khẩu, Cụng ty sẽ chuẩn bị việc tiếp nhận hàng húa và thanh toỏn tiền hàng.
2.2.4.2. Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Việc kiểm tra hàng húa luụn được Cụng ty hết sức quan tõm vỡ nú ảnh hưởng đến uy tớn kinh doanh. Đặc biệt với mặt hàng thiếc thỏi là loại hàng húa cú quy định chất lượng rất chặt chẽ vỡ trong quặng thiếc luụn cú chứa cỏc tạp chất. Do đú chất lượng thiếc luụn được kiểm tra và kiểm soỏt chặt chẽ.
Việc kiểm tra hàng húa đối với mặt hàng thiếc của Cụng ty được kiểm tra về chất lượng, trọng lượng, số luợng, độ đồng nhất. Tất cả cỏc tiờu chớ kiểm tra này Cụng ty đều thuờ cụng ty Davicontrol kiểm tra. Khi cú yờu cầu cụng ty giỏm định tới kho của Cụng ty giỏm định về số lượng và trọng lượng hàng húa. Cũn về chất lượng và độ đồng nhất thỡ họ sẽ lấy mẫu về giỏm định. Sau đú họ sẽ cung cấp chứng thư giỏm định cho Cụng ty về cỏc nội dung mà họ thực hiện giỏm định. Trong cỏc hợp đồng chi nhỏnh ký kết với nhà cung cấp trong nước cũng như cỏc hợp đồng xuất khẩu đều thỏa thuận rằng kết quả giỏm định của Davicontrol là kết quả giỏm định cuối cựng đều được cỏc bờn chấp nhận.
Hiện nay việc kiểm tra chất lượng hàng húa của Cụng ty hoàn toàn phụ thuộc vào những đơn vị được thuờ làm cụng tỏc giỏm định chất lượng hàng húa. Điều này cú thể phỏt sinh một số khú khăn trong quỏ trỡnh kinh doanh do Cụng ty khụng thể chủ động kiểm tra được chất lượng của hàng húa.
Tổ chức vận chuyển hàng húa
Trong cỏc hợp đồng mua bỏn thường thỏa thuận Cụng ty phải tới nhận hàng tại kho của nhà cung cấp. Việc giao nhận tại kho của nhà cung cấp khiến Cụng ty là bờn thuờ phương tiện vận tải. Việc thuờ phương tiện vận tải là khỏ
thuận lợi vỡ thị trường này cú rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ và họ thường xuyờn gửi cỏc bản chào tới Cụng ty. Với mỗi tuyến, Cụng ty sẽ ký hợp đồng nguyờn tắc với một cụng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển trờn tuyến đú.
Do đặc thự mặt hàng kinh doanh nờn trong quỏ trỡnh vận chuyển hàng của Cụng ty thường khụng cú nhiều tổn thất.
Nhập kho và bảo quản hàng húa
Sau khi hoàn tất cỏc thủ tục để nhận hàng từ nhà cung cấp, cỏc cụng ty vận chuyển mà Cụng ty thuờ sẽ chở hàng về kho ở Hưng Yờn. Tại đõy hàng húa sẽ được đưa vào kho bằng cỏc xe nõng chuyờn dụng khụng dựng nhiều nhõn lực. Cụng ty sẽ cử nhõn viờn tới để giỏm sỏt và điều hành cỏc cụng việc nhận hàng và sắp xếp hàng vào kho. Hàng được chuyển vào kho sẽ được nhận theo số lượng phự hợp với húa đơn và vận đơn. Vỡ đặc thự hàng húa của Cụng ty là hàng rời kim loại nờn trong thực tế rất ớt xảy ra việc mất mỏt, hư hỏng trong quỏ trỡnh vận chuyển. Việc bảo quản hàng húa trong kho được Cụng ty hết sức quan tõm trong việc lựa chọn thuờ kho hàng, xỏc định vị trớ từng nhúm hàng sao cho phự hợp, đảm bảo khoảng cỏch và phải tiết kiệm diện tớch kho chứa.
Đúng gúi hàng xuất khẩu
Việc đúng gúi cỏc lụ hàng thường tựy thuộc vào quy định cụ thể trong hợp đồng. Với mặt hàng thiếc thỏi Cụng ty thường cú 3 cỏch đúng gúi: In bulk, In bundles, In pallet.
+In Bulk: xếp 20 thỏi (500 kg) thành một chồng và chất vào container +In Bundles: cũng xếp như In Bulk những mỗi chồng buộc thờm dõy thộp cho chắc chắn, dựng để vận chuyển đi cỏc tuyến xa.
+In Pallet: 2 Bundles như trờn sẽ được xếp trờn một Pallet go (Wooden Pallet). Khoảng 1 MT/1Pallet.
Do đặc thự hàng húa và theo thụng lệ buụn bỏn thiếc thỏi trờn thế giới thỡ sau khi đúng hàng khụng cần phải kẻ mó kớ hiệu hàng húa. Và việc đúng gúi hàng húa của mặt hàng thiếc cũng đơn giản và khụng tốn kộm nhiều như nhiều mặt hàng khỏc
Sau khi đúng gúi hàng húa, Cụng ty sẽ thực hiện việc xuất kho giao hàng để đún hàng vào cỏc container. Sau khi đó đúng hàng vào cỏc container, Cụng ty sẽ thuờ phương tiện vận tải nội vận chuyển cỏc container đó đúng hàng từ kho Hưng Yờn xuống cảng Hải phũng để chuẩn bị cho cỏc quy trỡnh tiếp theo nhằm thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.4.3. Mua bảo hiểm hàng húa
Trong cỏc hợp đồng xuất khẩu của Cụng ty, cú một số hợp đồng được ký theo điều kiện CIF, nờn Cụng ty phải cú trỏch nhiệm mua bảo hiểm hàng húa cho lụ hàng xuất khẩu. Khi cú nhu cầu cần mua bảo hiểm cho hàng húa thỡ Cụng ty thường chỉ mua bảo hiểm tại Cụng ty bảo hiểm Petrolimex - PJICO. Đõy là một trong những cụng ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Khi ký hợp đồng với điều kiện CIF, với trỏch nhiệm mua bảo hiểm, Cụng ty sẽ liờn hệ với cụng ty bảo hiểm và gửi đến Cụng ty bảo hiểm giấy yờu cầu bảo hiểm. Sau đú Cụng ty sẽ tiến hành đàm phỏn với cụng ty bảo hiểm cỏc nội dung của hợp đồng bảo hiểm. Vỡ khụng cú nhiều cỏc hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF nờn Cụng ty chỉ sử dụng loại hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy).
2.2.4.4. Thuờ phương tiện vận tải
Tỡnh trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phương tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển khụng được lớn mạnh như ở cỏc nước khỏc, chỳng ta cú nhiều
đội tàu nhưng đa phần là những tàu già hầu hết đó quỏ tuổi đi biển. Do tỡnh trạng là như vậy nờn ảnh hưởng đến phương thức xuất khẩu của Cụng ty.
Hiện nay phương thức mà Cụng ty thường sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đú là FOB, CIF và CFR trong đú chủ yếu là CFR (là điều kiện giao dịch ỏp dụng cho đường biển và đường sụng nội địa trong đú người bỏn cú nghĩa vụ thuờ tàu và gớa thanh toỏn gồm tiền hàng và cước phớ, đồng thời người bỏn khụng cú nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hoỏ.
Khi ký kết được hợp đồng xuất khẩu ngay lập tức Cụng ty sẽ lờn kế hoạch giao hàng để phự hợp với cỏc mốc thời gian đó thỏa thuận trong hợp đồng. Trong buụn bỏn quốc tế ngoài việc giữ chữ tớn trong việc đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng húa cũn phải đảm bảo được thời gian giao hàng theo đỳng như cam kết trong hợp đồng với cỏc đối tỏc. Cụng ty luụn ý thức được điều này, do vậy Cụng ty luụn cú kế hoạch chi tiết cho từng bước trong việc giao hàng trong đú cú việc thuờ phương tiện vận tải.
Sau khi thỏa thuận với hóng tàu xong, họ sẽ fax cho chi nhỏnh đơn xin lưư khoang (booking note). Cụng ty sẽ gửi đơn xin lưu khoang này cho hóng vận tải nội mà đó ký hợp đồng từ trước để họ liờn hệ lấy container từ hóng tàu về đúng hàng của Cụng ty là kho ở Hưng Yờn.
Cụng ty hiện nay thường sử dụng rất nhiều hóng tàu cho việc vận chuyển hàng húa như: APM, MSC, Viconship, Vosa Hải Phũng, China Shipping,…. Cỏc hóng tàu này tựy từng thời điểm sẽ đỏp ứng cỏc yờu cầu của Cụng ty .
2.2.4.5. Làm thủ tục hải quan
Sau khi thuờ tàu, thuờ vận tải nội vận chuyển container của hóng tàu về kho để đúng hàng, Cụng ty sẽ tiến hành làm thủ tục thụng quan cho lụ hàng.
Để tiến hành thụng quan hàng húa, Cụng ty phải lập một bộ hồ sơ Hải quan. Trong trường hợp đối với mặt hàng thiếc thỡ bộ hồ sơ hải quan của Cụng ty thường gồm cỏc giấy tờ sau:
- Phiếu theo dừi nghiệp vụ Hải quan - Tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai - Húa đơn thương mại
- Bản kờ chi tiết hay phiếu đúng gúi - Bản sao hợp đồng xuất khẩu
- Bản sao L/C ( nếu thanh toỏn bằng L/C) - Đơn xin lưu khoang
Sau khi nhận được đủ bộ hồ sơ hải quan theo quy định, nhõn viờn hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng húa, sau đú cho kẹp chỡ container. Sau khi đó kiểm tra hàng húa đỳng với chủng loại số lượng và trọng lựong, hải quan chấp nhận cho thụng quan lụ hàng. Cụng ty sẽ tiến hành việc kờ khai và tớnh thuế xuất khẩu phải nộp. Thuế xuất khẩu đối với mặt hàng thiếc thỏi phải nộp là 5%.
2.2.4.6. Giao hàng cho phương tiện vận tải
Giao hàng xuất khẩu với phương tiện vận tải núi chung được Cụng ty ý thức và xem xột là bước quan trọng và khỏ phức tạp trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng. Nú bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục cú liờn quan trực tiếp đến chất lượng, số lượng hàng, cỏc cỏn bộ trực tiếp tham gia đều thận trọng thực hiện theo đỳng trỡnh tự mà cỏc thụng lệ buụn bỏn qui định, giỏm sỏt chặt chẽ để nắm bắt số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời vướng mắc phỏt sinh.