- Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh
1.2.4 Các bước công việc chủ yếu của kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh và chức năng kiểm soát nội bộ
kinh doanh và chức năng kiểm soát nội bộ
Bán hàng và thu tiền hay còn gọi là tiêu thụ là một khâu trong quá trình tái sản xuất. Bán hàng và thu tiền được thực hiện theo các phương thức tiêu thụ và thể thức khác nhau ( bán buôn, bán lẻ. bán qua đại lý, thanh tốn ngay, trả chậm, trả góp,…). Vì vậy trình tự các bước cụ thể của từng phương thức bán hàng và thể thức thanh tốn cũng có những điểm khơng hồn tốn giống nhau.
Nhìn chung, chu kỳ bán hàng và thu tiền được khởi đầu từ nhu cầu của người mua hàng thông qua đơn đặt hàng và kết thúc khi bên bán thu được tiền hàng. Các bước công việc chủ yếu trong chu kỳ này như sau:
- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng ( người mua)
Khi người mua có nhu cầu mua hàng thường gửi đơn đặt hàng đến bên bán. Thông thường nội dung của đơn đặt hàng sẽ là đề nghị về mua hàng( chủng loại, quy cách, số lượng,..) và theo một phương thức cụ thể( giao hàng, thanh toán,…)
Xử lý đơn đặt hàng là việc xem xét lời đề nghị của người mua và cân đối với khả năng đáp ứng của bên bán để chấp nhận đối với đơn đặt hàng, cụ thể về chủng loại, phẩm cấp, số lượng hàng bán,..
- Kiểm sốt tín dụng và phê chuẩn bán chịu
Đồng thời với việc xem xét nhu cầu mua hàng, bên bán còn cân nhắc khả năng thanh tốn hay sự tín nhiệm đối với bên mua để phê chuẩn việc bán chụi một phần hay tồn bộ lơ hàng. Khi xem xét để phê chuẩn bán chịu cần cân nhắc đến lợi ích của cả hai bên và thường khuyến khích việc thanh tốn nhanh bằng các hình thức chiết khấu thích hợp. Nội dung của phê chuẩn bán chịu thường bao gồm: phương thức trả chậm, thời hạn và hạn mức tín dụng trả chậm,..
Kết thúc việc xử lý đơn đặt hàng và phê chuẩn bán chịu thường là giữa hai bên bán và mua cùng nhau ký kết một hợp đồng thương mại, ghi nhận những thỏa thuận về mua hàng hóa và trách nhiệm, quền hạn, nghĩa vụ của từng bên. Hợp đồng thương mại là căn cứ để thực hiện việc mua bán và xử lý các tranh chấp phát sinh( nếu có)
- Chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Trong hoạt động trao đổi hàng và tiền thì chuyển giao hàng được xem là điểm bắt đầu. Bước công việc này là thực hiện việc gửi hàng đi hoạc chuyển giao cho người mua. Trong trường hợp bên bán đảm nhận việc vận chuyển cịn phải tổ chức cơng việc vận chuyển đến địa điểm giao cho khách. Khi chuyển hàng cho người mua phải thực hiện thủ tục giao nhận. Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ thì cơng việc này chính là thực hiện cung cấp dịch vụ cho người mua. Các chứng từ sổ sách ghi nhận theo dõi việc chuyển giao h àng hóa cung cấp dịch vụ thường là chứng từ xuất kho, chứng từ vận chuyển, sổ theo dõi xuất kho, sổ theo dõi vận chuyển,…
- Chuyển hóa đơn cho người mua và theo dõi, ghi sổ thương vụ
Khi thực hiện giao nhận hàng hóa hay cung cấp dịch vụ hồn thành bên bán lập và chuyển hóa đơn tính tiền cho người mua. Nội dung của hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các yếu tố theo quy định ( chủng loại hàng hóa, mẫu mã, phẩm cấp, số lượng, giá bán,...)
Cùng với việc chuyển giao hóa đơn cho người mua, bên bán thực hiện việc ghi sổ theo dõi cho từng đối tượng thương vụ. Tổ chức ghi sổ theo dõi về doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, theo dõi công nợ phải thu,…là một phần quan trọng trong kế toán bán hàng và thu tiền.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng
Xử lý, phê chuẩn các trường hợp thanh toán phức tạp như khấu trừ hay chuyển tiền thu để trả cho một bên khác. Mọi trường hợp thu tiền thông thường khác ( trực tiếp hay qua ngân hàng) hoặc thu tiền thông thường đều phải đảm bảo việc ghi sổ kịp thời, đầy đủ. Cần đặc biệt chú ý tới khả năng
Mai Trọng Tài 31 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
mặt trực tiếp
- Xử lý ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng phát sinh
Các trường hợp phát sinh về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán sau khi đã viết hóa đơn và hàng bán bị trả lại vì lỗi thuộc về bên bán đều phải được xử lý và ghi sổ đầy đủ, đúng đắn và kịp thời
Để đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ bán hàng và thu tiền được thực thi đúng đắn và hiệu quả cần tiến hành các hoạt động kiểm sốt nội bộ: kiểm sốt đối với q trình xử lý đơn đặt hàng; Kiểm sốt bước cơng việc phê chuẩn bán chịu;….
Cụ thể như sau:
- Đảm bảo cho các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền ghi sổ là có căn cứ hợp lý thì cần ban hành các quy định và tiến hành kiểm tra việc thực hiện các quy định về: Đánh số chứng từ, hợp đồng thương mại; tính liên tục của hóa đơn bán hàng; Nội dung và trách nhiệm phê chuẩn bán hàng; Các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ bán hàng và thu tiền ( xuất kho, vận chuyển,…)
- Đảm bảo cho các khoản doanh thu bán hàng được phê chuẩn một cách đúng đắn là doanh thu bán chịu phải được phê chuẩn phù hợp với các chính sách bán hàng của cơng ty: thủ tục kiểm sốt; xem xét hồ sơ gốc của khách hàng để xác định
- Đảm bảo cho sự đánh giá đúng đắn, hợp lý của nghiệp vụ bán hàng ghi sổ: Kiểm tra, so sánh số liệu tren hóa đơn với số liệu trên sổ xuất hàng, giao hàng; kiểm tra việc quy đổi ra tỷ giá ngoại tệ( với doanh thu ngoại tệ) và đơn giá xuất kho hàng bán.
- Đảm bảo cho việc phân loại và hạch toán đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền: Kiểm tra nội dung ghi chép trên hóa đơn bán hàng; kiểm tra sơ đồ hạch tốn có đảm bảo đúng tài khoản, quan hệ đối ứng và số tiền( trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết)
- Đảm bảo cho việc hạch toán đầy đủ, đúng kỳ các ngiệp vụ bán hàng và thu tiền: Nghiệp vụ phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ, không thừa, không thiếu, trùng. Thủ tục kiểm sốt: So sánh số lượng hóa đơn với số lượng bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng; kiểm tra tính liên tục của hóa đờn bán hàng; Ghi sổ kịp thời, đúng kỳ
- Đảm bảo sự cộng dồn đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền: Số liệu được tính tốn tổng hợp đầy đủ chính xác: Kiểm tra kết quả tính tốn; so sánh số liệu tơng hợp từ các sổ chi tiết với sổ tổng hợp
Để đạt được các mục tiêu kiểm soát kể trên, đơn vị phải tiến hành các công việc kiểm sốt cụ thể gắn liền với từng khâu cơng việc của chu kỳ bán hàng và thu tiền, có thể khái qt những cơng việc chính sau:
- Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung về KSNB nói riêng cho khâu công việc cụ thể trong bán hàng và thu tiền. Những quy định này có thể chia làm 2 loại:
+ Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý cơng việc( như: Quy định về chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của người được giao nhiệm vụ xét đơn đặt hàng, người xét duyệt và phê chuẩn bán chịu, người phê chuẩn giao hàng,…). Những quy định này vừa thể hiện trách nhiệm công việc chuyên môn nhưng đồng thời cũng thể hiện trách nhiệm về góc độ kiểm sốt: Kiểm soát khi chấp nhận đơn đặt hàng; Kiểm soát cho phép xuất hàng đem bán,…
+ Quy định về trình tự, thủ tục kiểm sốt nội bộ thơng qua trình tự thủ tục thực hiện xử lý cơng việc xử lý cơng việc như: Trình tự, thủ tục xét duyệt đơn đặt hàng, trình tự thủ tục phê duyệt xuất giao hàng,…
- Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm sốt nói trên: Tổ chức phân cơng, bố trí nhân sự; Phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; Kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định;…
Các bước công việc trong hoạt động bán hàng và thu tiền được tổ chức hợp lý và được kiểm sốt chặt chẽ sẽ góp phần quan trọng cho thành công kinh
Mai Trọng Tài 33 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
quan được tin cậy hơn.