- Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh
b/ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trực thuộc chi nhánh của công ty Dược phẩm
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 27, tháng 12, năm2008.
Số: ......120.....
Nợ :TK 632 Có : TK 156 - Họ và tên người nhận hàng: Lê Văn Thành. Địa chỉ (bộ phận): Phòng bán hàng..................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. - Lý do xuất kho: Xuất theo hóa đơn số 0093599 ngày 27/12/2008
- Xuất tại kho (ngăn lơ):............................... Địa điểm:Hồng Quốc Việt S
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Alpha Tryesil (hộp/5lọ) Hộp 2000 2000
Cộng X X x X x
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):....................................................... - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT .
Ngày... tháng... năm ..... Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Theo hợp đồng thì Bệnh viện đa khoa tỉnh Điện Biên sẽ thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản. Căn cư vào hóa đơn và hợp đồng kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 131: 16.683.996 đ
(Sct Tk 131 – Cơng ty Cổ phần Dược &VTYT Thái Ngun: 6.222.857đ Có TK 511: 15.889.520 đ
(Sct Tk 511 – Alpha Tryesil (hộp/5lọ): 15.889.520 đ) Có TK 3331: 794.476 đ
Mai Trọng Tài 61 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
sổ chi tiết bán hàng (bảng 2.1) và sổ chi tiết thanh toán với người mua (bảng 2.2).
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình kiểm tốn của cơng ty kiểm tốn Phương Đơng thì Cơng Ty Cổ Phần Dược Phẩm X chi nhánh Hà Nội có hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại
- Ngày 27/12 . Căn cứ vào bảng tổng hợp doanh thu theo khách hàng do các quầy bán hàng lập, theo chính sách chiến khấu thương mai của cơng ty.Nếu khách hàng mua hàng từ 1 triệu đồng trở lên và thanh tốn trong 15 ngày thì được 1 phiếu tích điểm, mỗi phiếu là 1 điểm tương ứng 50.000đ.Dựa vào bảng tổng kết chương trình khuyến mãi do phịng bán hàng lập, thì ngày
12/12/2008 Bệnh Viện Điên Biên mua 1800 hộp Alpha Tryesil. Và ngày 19/12/08 đã thanh tốn theo giấy báo Có số 750 số tiền 15.000.000, nên Biện viện Điên Biên được 15 phiếu tích điểm, tương đương với số tiền là 750.000 đồng.Ngày 27/12/2008 Bệnh viện Đa Khoa Điện Biên mua tiếp 2000 hộp
Alpha Tryesil .Kế toán thực hiện chiết khấu thương mại cho Bệnh viện đa
khoa tỉnh Điện Biên vào số tiền Bệnh Điên Biên phải thanh tốn cho cơng ty theo hóa đơn số 0093599 ngày 27/12/08. Kế tốn định khoản
NỢ 521 : 750.000 đồng CÓ 131: 750.000
- Đồng thời kết chuyển chiết khấu thương mại NỢ 511: 750.000
CÓ 521: 750.000
Nghiệp vụ này được ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ cái TK 521, TK511
-Đối với mặt hàng là thuốc Alpha Tryesil (hộp/5lọ), ngày 29/12/2008 sau khi Bệnh viện Đa Khoa Điện Biên kiểm tra số thuốc Alpha Tryesil
(hộp/5lọ) được bệnh viện nhập vào ngày 27/ 12/2008 phát hiện có 200 hộp
thuốc không đạt tiêu chuẩn của bộ ý tế cho phép.Nên đã xuất hóa đơn GTGT số 005671 trả lại cho công ty 200 hộp thuốc với đơn giá thuốc chưa thuế là 7.945 đồng/hộp. Công ty đã đồng ý nhận lại số thuốc trên và nhập kho theo phiếu nhập kho số 61.
Theo hóa đơn số 005671 kế tốn đã định khoản như sau: NỢ 531 : 1.589.000
NỢ 3331: 79.450
CÓ 131 : 1.668.450 Phản ánh trị giá vốn hàng bán trả lại nhập kho
NỢ 156: 1.120.000
CÓ 632: 1.120.000
Mai Trọng Tài 63 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
thu thuần,:
NỢ 511 : 1.589.000 CÓ 531: 1.589.000
Nghiệp vụ này được ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua (bảng 2) các sổ cái TK 511: TK531:TK 632
Kế toán nghiệp vụ các khoản phải thu của khách hàng
Sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở chi tiết cho từng khách hàng của cơng ty. Kế tốn cũng căn cứ vào các hoá đơn GTGT bán hàng để điền đầy đủ thông tin vào các cột của sổ chi tiết này. Sổ này được sử dụng để theo dõi cơng nợ và tình hình thanh tốn cơng nợ của từng khách hàng từ khi bắt đầu phát sinh nghiệp vụ mua chịu hàng hố của khách hàng, từ đó có các quyết định đối với việc thu hồi nợ của khách hàng, giảm thiểu đến mức tối đa việc chiếm dụng vốn của khách hàng đối với công ty.
Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến thu tiền hàng, kế toán phản ánh bên Nợ TK 131, khi khách hàng trả tiền kế tốn mới phản ánh bên Có TK 131. Như vậy, với trường hợp trên, khi Bệnh viện đa khoa tỉnh Điện Biên thanh tốn bằng chuyển khoản cho cơng ty ngày 30 tháng 12 năm 2008 nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, kế tốn tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 112: 15.000.000đ
Có TK 131: 15.000.000đ
(Sct Tk 131 – Bệnh viện đa khoa tỉnh Điện Biên: 15.000.000đ) Định khoản này cũng được đưa vào Nhật ký Thu tiền (bảng 2.7) và sổ chi tiết thanh toán với người mua (bảng 2.2)
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là một nhân tố quan trọng để xác định kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh. Xác định giá vốn chính xác góp phần xác định đúng kết quả kinh doanh, tránh được những khoản lãng phí khơng đáng có và góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy để tính giá vốn chính xác địi hỏi kế tốn phải có phương pháp phù hợp. Hiện nay cơng ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp Nhập trước – xuất trước (FIFO). Phương pháp này dựa trên giả định, hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của
Mai Trọng Tài 65 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
trường hiện nay thì phương pháp nhập trước – xuất trước mà công ty đang áp dụng có hiệu quả thiết thực, nó giúp cơng ty tránh được những khoản lỗ do giá cả tăng quá nhanh.
Theo phương pháp này, trị giá vốn của hàng xuất bán chỉ mới phản ánh phần giá mua thực tế theo giá nhập kho của hàng xuất bán chứ chưa bao gồm chi phí thu mua hàng hố.
Khi xuất bán hàng hố, kế tốn của cơng ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn GTGT và giá mua thực tế của hàng nhập kho (giá mua theo phiếu nhập kho) để tính tốn giá vốn của hàng đã bán, sau đó kế toán vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hoá; bảng nhập xuất tồn hàng hoá; sổ Nhật ký chung; sổ cái Tk 632. Sau đó định kỳ hoặc khi có nhu cầu, kế tốn sẽ tiến hành đối chiếu, kiểm tra với ghi chép của kế toán kho về số lượng nhập xuất tồn của từng loại hàng hố để có biện pháp xử lý kịp thời với những trường hợp có chênh lệch phát sinh.
Chi phí mua hàng phát sinh bao gồm chi phí tiếp nhận, chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp hàng nhập kho và các chi phí khác có liên quan, khi phát sinh kế tốn căn cứ vào phiếu chi và hoá đơn GTGT kế toán ghi sổ chi phí mua hàng theo định khoản:
Nợ TK 1562
Có TK 111, 112, 131…
Sổ chi phí mua hàng được mở cho tất cả các loại vật tư hàng hoá, đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành kết chuyển hết cho hàng bán ra trong kỳ
Nợ TK 632 Có TK 1562
Với định khoản này, kế toán căn cứ vào chứng từ kết chuyển kế toán vào sổ Nhật ký chung và vào sổ cái Tk 632.
Đồng thời kế toán cũng phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng theo trị giá xuất kho trong tháng để xác định kết quả tiêu thụ cụ thể của từng loại hàng hố. Cơng thức phân bổ như sau:
Chi phí mua hàng phân bổ cho mặt hàng i
= Tổng chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
x Trị giá xuất kho của mặt hàng i trong kỳ
Tổng trị giá của hàng nhập kho trong kỳ
Tại ngày 27/12 Công ty bán hàng cho Bệnh viện đa khoa Điện Biên với doanh thu hàng bán là 15.889.520 đ. Cuối tháng kế toán xác định được giá vốn hàng bán xuất bán là: 2000 x 5600=11.200.000 đ Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 11.200.000 đ (Sct TK 632 – Alpha Tryesil (hộp/5lọ): 11.200.000 đ) Có TK 156: 11.200.000 đ (Sct TK156 – Alpha Tryesil (hộp/5lọ): 11.200.000 đ)
Ngày 29/12/08 theo phiếu nhập kho 61 hàng bán bị trả lại: kế toán định khoản Nợ 156 : 1.120.000 đ
(Sct TK 156 – Alpha Tryesil (hộp/5lọ): 1.120.000 đ) Có 632: 1.120.000 đ
(Sct TK 632 – Alpha Tryesil (hộp/5lọ): 1.120.000 đ)
Từ định khoản này kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hoá) (bảng 2.4); bảng kê Nhập – xuất – tồn (bảng 2.5); sổ Nhật ký chung (bảng 2.8); sổ cái TK 632 (bảng 2.12).
Cịn chi phí mua hàng, cuối tháng kế tốn tập hợp được trong tháng là: 58.290.319 (bảng 2.12). Trước tiên, kế toán lập chứng từ kết chuyển:
CHỨNG TỪ KẾT CHUYỂN Tháng 12 năm 2008
Số: 118
Mai Trọng Tài 67 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có
Kết chuyển chi phí mua hàng 632 1562 58.290.319
Cộng 58.290.319
Sau đó tiến hành vào sổ Nhật ký chung (bảng 2.8) và vào sổ Cái TK 632 (bảng 2.9).
Ngoài ra kế tốn cịn tiến hành phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng theo trị giá nhập kho của từng loại trong kỳ để cuối kỳ xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hố của cơng ty.
Chẳng hạn chi phí mua hàng phân bổ cho thuốc Alpha Tryesil (hộp/5lọ) 58.290.319
X 66.225.191 = 4.437.300662.343.830 662.343.830
Trong đó: tổng chi phí mua hàng phát sinh trong tháng 12 là: 58.290.319 đ (bảng 2.12), tổng trị giá nhập kho của các mặt hàng trong tháng 12 là: 662.343.830đ (bảng 2.5), trị giá nhập kho của thuốc Alpha Tryesil
(hộp/5lọ): 66.225.191 đ (bảng 2.5).
Kế tốn nghiệp vụ chi phí bán hàng
Vì cơng ty Cổ phần dược phẩm X chi nhánh Hà Nôi với hoạt động chủ yếu là bán các loại thuộc do công ty sản xuất và thuốc nhập khẩu, các thiết bị y tế nên chi phí bán hàng giữ vai trị quan trọng trong công tác bán hàng của công ty. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, cơng ty nào chiếm được thị phần lớn thì doanh nghiệp đó sẽ có ưu thế hơn, do đó các doanh nghiệp thường phải chi ra những khoản tiền về
quảng cáo, tiếp thị, tiền công nhân viên bán hàng… và gọi chung là chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng của cơng ty bao gồm:
- Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng: là tồn bộ các khoản lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản hàng hoá, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn
- Chi phí cơng cụ, đồ dùng: là các chi phí về cơng cụ, đồ dùng tính tốn, đo lường dùng ở khâu bán hàng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng: là chi phí phục vụ cho q trình tiêu thụ hàng hố như nhà kho, cửa hàng…
- Chi phí các dịch vụ mua ngồi: là các khoản chi phí dịch vụ mua bên ngoại phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hố như chi phí th kho, th bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển…
- Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh trong q trình tiêu thụ hàng hố ngồi các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm…
*Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Để hạch tốn các khoản về chi phí bán hàng, kế tốn sử dụng các chứng từ như: hoá đơn GTGT mua vào, các bảng phân bổ, kết chuyển…
Công ty sử dụng TK 641 để hạch tốn các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng.
* Trình tự hạch tốn:
Việc hạch tốn chi phí bán hàng công ty không sử dụng các sổ chi tiết mà khi có các nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế tốn tập hợp chứng từ sau đó ghi vào Nhật ký chung và sổ cái TK 641; cuối
Mai Trọng Tài 69 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho cuối kỳ mà phân bổ hết cho hàng bán cuối kỳ theo doanh thu của từng loại hàng đã bán ra trong kỳ. Đồng thời kế toán sẽ kết chuyển tồn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12 năm 2008, cơng ty có nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh như sau:
- Ngày 31/12/08 theo theo bảng tính và phân bổ khấu hao thì Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng là:
Nợ Tk 641: 1.500.000
Có TK 214: 1.500.000
- Ngày 31/12/08 Chi phí tiền lương trả cho nhân viên bán hàng tập hợp trong tháng theo bảng phân bổ tiền lương là: 54.264.000đ
Nợ TK 641: 54.264.000
Có TK 334: 45.600.000 Có TK 338: 8.664.000
Định khoản này được kế toán đưa vào sổ nhật ký chung(bảng 8) vào sổ cái TK 641. Tổng chi phí quản lý Doanh nghiệp
Kế tốn nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp
* Nội dung:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh chung liên quan đến mọi hoạt động của cơng ty, để duy trì cơng ty tồn tại, phát triển, bao gồm các chi phí như:
- Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các
khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương của nhân viên quản lý theo tỉ lệ quy định.
- Chi phí đồ dùng văn phịng: gồm chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phịng dùng cho cơng tác quản lý chung của cơng ty.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: là chi phí khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn, …
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: gồm tiền điện, nước, th sửa chữa tài sản cố định, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật…
- Chi phí bằng tiền khác gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi phí tiếp khách, chi cơng tác phí, và các khoản khác…
* Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng các chứng từ như: hoá đơn GTGT mua vào, các bảng kê, phân bổ… để hạch tốn các khoản liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản sử dụng là TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. * Trình tự hạch tốn
Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, cuối tháng phân bổ hết cho hết cho hàng bán ra theo doanh thu và cuối cùng là kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Tháng 12 năm 2008, có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp như sau:
- Hố đơn số 003508 của cơng ty cổ phần văn phòng phẩm hợp nhất Miền Bắc ngày 2 tháng 12 năm 2008, số tiền mua văn phòng phẩm là 649.000đ.
Căn cứ vào hoá đơn này kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 642: 590.000đ
Nợ TK 133: 59.000đ
Có TK 111: 649.000 đ
Mai Trọng Tài 71 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
năm 2008 của cơng ty TNHH Thương Mại 98 là 685.300đ: Nợ TK 642: 623.000đ
Nợ TK 133: 62.300đ
Có TK 111: 685.300đ
- Ngày 31/12/08 Chi phí tiền lương: Theo bảng phân bổ tiền lương thì chi phí tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý là: 51.606.000đ
Nợ TK 642: 50.694.000đ Có Tk 334: 42.600.000đ Có TK 338: 8.094.000đ …………
Định khoản này cũng được kế toán đưa vào sổ Nhật ký chung (bảng 2.7) và sổ Cái TK 642 (bảng 2.11).
Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng là: 78.613.409đ được phản ánh trên sổ cái TK 642 (bảng 2.11)
Kế tốn xác định kết quả kinh doanh .
Tại cơng ty, kết quả kinh doanh được xác định cho từng tháng. Hàng