- Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh
b/ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trực thuộc chi nhánh của công ty Dược phẩm
3.1.1 Nhận xét chung
Bán hàng, xác định kết quả bán hàng để từ đó xác định kết quả kinh doanh là u cầu vơ cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp có bán sản phẩm nhất .Đối với công ty cổ phần dược phẩm X chi nhánh Hà Nội được thành lập từ năm 2006, với chức năng chính là bán bn, bán lẻ các loại thuốc do chính Cơng ty sản xuất và các loại thuốc nhập khẩu, các trang thiết bị y tế, … Sau khi được thành lập công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác các thị trường tiêm năng, các sản phẩm mà cơng ty bán ra đều có mặt ở các bệnh viện các trung tâm y tế, các quầy thuốc, các công ty sản xuất dược phẩm,…Đã giúp tổng công ty tiêu thụ một lượng hàng lớn với lợi nhuận tăng cao theo các năm.Góp phần năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho toàn cơng ty. Để đạt được nhưng kết quả trên thì ngồi những sự giúp đỡ của tông công ty, sự cố gắng của các thành viên trong chi nhánh thì cịn có sự đóng góp khơng nhỏ của phịng kế tốn của cơng ty.
Trong q trình kiểm tốn của cơng ty kiểm tốn Phương Đơng ICA tại công ty cổ phần dược phẩm X chi nhánh Hà Nội thì nhìn chung với cách bố trí tương đối khoa học và hợp lý thì cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn tiều thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng của cơng ty đã đi vào nề nếp và đạt được những hiệu quả nhất định
Mai Trọng Tài 77 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
nhánh Hà Nội
Ưu điểm:
Bộ máy kế tốn của cơng ty với đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn cao, tất cả các nhân viên đều có trình độ học vấn đại học trở lên, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong cơng việc. Mỗi nhân viên ở bộ phận kế tốn được giao phụ trách một mảng cơng việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, trước ban lãnh đạo về nhiệm vụ được giao. Mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng vẫn được tiến hành hạch tốn, quyết tốn nhanh chóng đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ và chính xác, giúp cho bộ phận quản lý ra được các quyết định kịp thời và nhanh chóng và thực hiện tốt các yêu cầu của Cơ quan thuế cũng như các cơ quan chức năng khác
- Về hình thức kế tốn :
Cơng ty sử dụng hình thức sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với quy mô và chức năng của Cơng ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép theo thời gian và ghi chép theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu, việc lập báo cáo được kịp thời. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng kế toán phản ánh đầy đủ nội dung vào các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Mọi chứng từ kế tốn đã sử dụng được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
- Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15 ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Bộ máy kế tốn của cơng ty đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 để tiện theo dõi chi tiết
Kế tốn hàng tồn kho của cơng ty được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho sử dụng phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá hàng tồn kho tại cơng ty là Nhập trước xuất trước được áp dụng thống nhất trong các kỳ hạch toán, giúp phản ánh thường xuyên
tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư, hàng hố. Đồng thời cung cấp thơng tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm sốt được chi phí, tránh ứ đọng vốn.
- Về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh:
Nói chung việc hạch tốn tiêu thụ hàng hố và xác định kết quả kinh doanh ở Cơng ty được tổ chức khá khoa học hợp lý giữa các bộ phận, đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý và cũng như việc cung cấp thông tin trong quản lý kinh tế. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty đã thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, xây dựng chứng từ hợp lý, khoa học.
Bên cạnh kế tốn tổng hợp, kế tốn Cơng ty đã mở các tài khoản chi tiết, sổ chi tiết phục vụ cho kế tốn quản trị đảm bảo theo dõi được tình hình bán hàng của từng loại sản phẩm, thanh tốn tiền hàng giữa khách hàng với Cơng ty một cách đầy đủ, rõ ràng.
Việc ghi nhận doanh thu bán hàng được kế toán thực hiện đúng theo nguyên tắc đồng thời phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, xác định thuế tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính tốn kết quả hoạt động bán hàng và kết quả kinh doanh.
Nhược điểm:
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, bộ máy kế toán cảu cơng ty vẫn cịn một số tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện hơn.
- Thứ nhất: Về cơng tác hạch tốn ban đầu: các phiếu nhập xuất thẳng (nhập xuất không qua kho) của công ty chưa được lập kịp thời, thường bị muộn hơn so với thực tế 2- 3 ngày làm cho thơng tin của cả kế tốn và vật tư cung cấp đều khơng chính xác và không kịp thời (ngày nhập và ngày xuất đều muộn hơn so với thực tế nghiệp vụ diễn ra)
- Thứ hai: Về công tác luân chuyển chứng từ: do kho hàng của công ty ở cách xa cơng ty nên việc hạch tốn, ln chuyển chứng từ chưa thực
Mai Trọng Tài 79 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
vật tư thì khơng kịp thời điều chỉnh. Chẳng hạn như cán bộ phòng vật tư cập nhật sai nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa dẫn đến tình trạng lệch trị giá hàng tồn kho giữa vật tư và kế tốn, nếu khơng điều chỉnh ngay sẽ dẫn đến việc cán bộ vật tư khi đánh tiếp phiếu xuất thì thủ kho khơng thể xuất hàng tiếp do khơng có đủ lượng hàng theo phiếu xuất u cầu. Đồng thời do thời gian định kỳ thủ kho mới đối chiếu số liệu với phòng vật tư (thường là một tuần, đơi khi có thể lên đến 10 ngày) nên thường khơng cung cấp ngay cho kế tốn những chứng từ của các nghiệp vụ xuất mới phát sinh mỗi khi có u cầu về thơng tin đột xuất của bộ phận quản lý. Điều này ảnh hưởng đến chức năng thông tin kịp thời của kế tốn và của chính phịng vật tư . Cụ thể:Đối vói những nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, Do kho của Cơng ty ở Thanh trì Hà Nội( văn phịng ở Hồng Quốc Việt), các nghiệp vụ nhập kho hàng bán bị trả lại được nhập kho khi có u cầu nhập kho của trình dược viên (phụ trách khách hàng). Trình dược viên sẽ phê duyệt nhưng nhưng nghiệp vụ hàng bán bị trả lại có đối chiếu của Bộ phân bán hàng (cũng ở Thanh trì)…Nên phát sinh việc chia cắt niên độ không được đúng. Tức là hàng thực tế đã được trả lại trong năm 2008 với đầy đủ hóa đơn của khách hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu nhập nhưng kế tốn khơng hạch tốn ngay được, điều này anh hưởng đến tính đúng kỳ trong kế tốn.
-Thứ ba: Về Chiết khấu bán hàng: Quy trình bán hàng và thu tiên mặt khách hàng của công ty được thực hiện như sau: Khi khách hàng mua hàng, Trình dược viên lập phiếu yêu cầu bán hàng và nhận hàng sau đó trực tiếp giao dịch với khách hàng và theo dõi, thực hiện quá trình thu tiền hàng.Đối với các nghiệp vụ thu tiền hàng bằng tiền mặt trình dược viên thực hiện thanh tốn với phong bán hàng và những khách hàng nào được hưởng chiết khấu thương mại. Tuy nhiên, do có những ngày nghỉ, việc chậm trễ của trình dược viên tiền hàng của khách hàng về Công ty bị chậm so với thực tế nên việc tính chiết khấu cho khách hàng một số trường hợp phát sinh sai sót, tranh chấp với
khách hàng vì chính sách khuyến mại này chỉ áp dụng khi khách hàng thanh tốn trong 15 ngày.
- Thứ tư: Về cơng tác quản lý hàng tồn kho: Việc quản lý, kiểm tra việc xuất – nhập kho hàng hố khơng được theo dõi một cách liên tục giữa phịng kế tốn và thủ kho do đó có thể xảy ra những sai sót mà bộ phận quản lý khơng thể biết được. Mặt khác, việc kiểm tra nhiều khi mới chỉ tiến hành về mặt số lượng, chưa xem xét về mặt chất lượng hàng hố cịn trong kho, điều này có thể dẫn đễn việc hàng hố trong kho khơng đảm bảo chất lượng khi tiêu thụ, hoặc có những hàng khơng tiêu thụ đựơc nhưng vẫn cịn để trong kho dẫn đến trị giá hàng tồn kho cao hơn so với thực tế.
- Thứ năm: Về việc sử dụng tài khoản:nhiều mặt hàng thuốc công ty được nhập chủ yếu miền Nam, nhưng công ty lại không sử dụng TK 151 – hàng mua đang đi đường do đó khơng phản ánh được giá trị hàng mua đang đi đường và cũng rất khó khăn khi muốn theo dõi, xác định tình hình hàng mua đang đi đường tại một thời điểm nào đó. Thực tế này dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho thiếu chính xác.