- Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh
b/ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trực thuộc chi nhánh của công ty Dược phẩm
2.2.1.3 Đặc điểm chung về cơng tác kế tốn của Công ty Dược phẩm X chi nhánh Hà Nộ
nhánh Hà Nội
Phân cấp hạch tốn giữa văn phịng cơng ty và chi nhánh
- Văn phịng cơng ty theo dõi các hoạt động kinh doanh với chi nhanh thông qua TK136
- Chi nhánh Hà Nội: các khoản mua hàng hóa, vay, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cơng ty nộp thay hạch tốn vào TK 336
- Chi nhánh khơng quyết tốn thuế TNDN. Kết quả kinh doanh của chi nhánh được chuyển về công ty và công ty chịu trách nhiệm về quyết toán thuế - Chi nhánh theo dõi và kê khai thuế VAT
- Các phần còn lại chi nhánh theo dõi và hạch tốn độc lâp với cơng ty. Cuối kỳ, cuối năm chuyển kết quả kinh doanh của chi nhánh về công ty làm cơ sở lập báo cáo tài chính hợp nhất
Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
Mai Trọng Tài 47 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
Kế tốn trưởng Tổng hợp và quản lý phịng kế tốn Kế tốn cơng nợ người mua Kế tốn cơng nợ người bán Kế toán kho và quản lý CTKM Kế toán thanh toán và kế toán quầy Kế toán kho tại TP.HCM
-Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng kiêm kế tốn tổng hợp. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phịng kế tốn, chỉ đạo thực hiện triển khai cơng tác tài chính kế tốn của Cơng ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban lãnh đạo công ty.
- Kế tốn kho: Có nhiệm vụ thống kê, phản ánh tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hóa, tình hình xuất nhập kho của hàng hoá để báo cáo lên kế toán trưởng.
- Kế toán thanh toán và kế toán quầy: Theo dõi, phản ánh thu chi tiền mặt, thường xuyên đối chiếu số tiền tồn quỹ với sổ sách để kịp thời phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót. Theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương của tồn bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
- Kế tốn cơng nợ: Có nhiệm vụ theo dõi cơng nợ và cung cấp thơng tin về tình hình cơng nợ của Cơng ty một cách nhanh chóng và chính xác
Hình thức kế tốn áp dụng và hệ thống sổ sách của công ty
Chế độ kế tốn áp dụng:
- Cơng ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ kế toán áp dụng để ghi chép là đồng Việt Nam: VNĐ.
Công ty áp dụng:
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Công ty áp dụng bộ chứng từ do Bộ tài chính phát hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính như: Hố đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, phiếu thu, phiếu chi…
Hệ thống tài khoản sử dụng:
Để hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty, kế tốn sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
- TK511: Doanh thu bán hàng. - TK 521: Chiết khấu thương mại - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 3331: thuế GTGT đầu ra - TK 632: Giá vốn hàng bán - Tk 641: Chi phí bán hàng
- Tk 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
- TK112: Tiền gửi ngân hàng - TK131: Phải thu khách hàng. - TK911: Xác định kết quả
Mai Trọng Tài 49 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
Hà Nội áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Các quyết định, chính sách về quản lý cơng tác bán hàng và xác định kết quả của công ty dược phẩm X chi nhánh Hà Nội
Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu
- Các khoản phải thu thương mại được xác lập khi: có hóa đơn xuất bán hàng hóa, các khoản lãi ngắn hạn phải thu được xác nhận bởi khách hàng - Quy định cụ thể về quản lý công nợ của chi nhánh: giảm nợ tối đa, thời
hạn nợ, nhưng đối tượng được ưu tiên. Có văn bản cơng tác đối chiếu cơng nợ hàng tháng và ký biên bản đối chiếu công nợ theo quý
- Có trích lập dự phịng phải thu khó địi: các đối tượng nợ trên 3 năm và đối tượng bỏ trốn đi tù
- Cơng tác xử lý cơng nợ khó địi: hàng tháng tổ chức công nợ gồm 3 kế tốn cơng nợ và 2 nhân viên thu tiền trực tiếp đều có báo cáo phân tích cơng
Chứng từ kế tốn Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
nợ, những trường hợp khó địi được lập danh sách riêng và ln được ban giám đốc chỉ đạo phối hợp với các bộ phận khác để thu hồi nợ cũng như phối hợp với các bộ phận bán hàng, các TDV tại các tỉnh để đưa ra các chính sách cho người thu tiền và khách hàng. Có một số trường hợp cần thiết thì phải th người địi nợ
- Cuối kỳ phịng kế tốn thực hiện đánh giá chêch lệch tý giá cuối kề đối với các khoản công nợ bằng ngoại tệ.
Quyết định về bán hàng và giao hàng
1/ Chỉ bán nợ hàng cho các khách hàng sau khi đã điều tra sơ bộ, nhất là đối với các khách hàng ở xa khi phát triển mạng lưới phải có sự tìm hiểu kỹ lưỡng về khách hàng
2/ Khơng bán chịu cho các cá nhân khơng có đăng ký kinh doanh tại các công ty của quầy hàng giao thuốc
3/ Giao hàng phải đúng địa chỉ ghi trên hóa đơn, sau 2 ngày phải có xác nhận của khách hàng đã nhận đủ hàng
4/ Sau một tháng kế toán phải đối chiếu công nợ với từng khách hàng, qua Fax, điện thoại, 1 quý phải có Biên bản đối chiếu cơng nợ có chữ ký và dấu
5/ Đối với khách hàng là tư nhân, công ty TNHH thời hạn nợ tối đa là 2 tháng quá thời hạn trên phải kịp thời nhắc nhở và giao hàng nhỏ giọt. Trường hợp khách hàng tư nhân nợ quá 3 tháng hoặc số dư nợ quá 3 lần doanh số mua bình quân thì dừng giao hàng
6/ Đối với khách hàng là các Công ty Nhà Nước, UBDS, Trung tâm Y tế thời hạn nợ tối đa là 3 tháng, nếu quá thời hạn trên, kế toán phải phối hợp với bên bán hàng để tìm hiểu ngun nhân và làm cơng văn địi tiền. Trường hợp quá 6 tháng thì phải xin ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc
7/ Các cá nhân có trách nhiệm thực hiện các cơng việc trên, nếu vi phạm quy định này thì phải chịu hồn toàn trách nhiệm khi xẩy ra tổn thất kinh tế
Mai Trọng Tài 51 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
báo cáo về các vấn đề trên gửi cho Ban giám đốc và bộ phận kế toán tại CN Hà Nội 1 bản chậm nhất là 15 hàng tháng
Chính sách khuyến mãi của cơng ty:
Chương trình khuyến mại tích điểm đổi q. Khi khách hàng mua hàng từ 1 triệu đồng trở lên và thanh tốn ngay trong 15 ngày thì được một phiếu tích điểm, mỗi phiếu tương đương 1 điểm và 1 điểm tương đương với 50.000 đồng. Trong kỳ công ty sẽ thực hiện các đợt chương trình khuyến mại trong vịng 3 tháng ( tuy theo quết định của ban giam đốc sẽ mở chương trình khuyến mãi vào thời gian nào) nếu khách hàng đạt tới mức điểm 400 thì được 1 chỉ vàng…Nếu hết chương trình khách hàng khơng đủ điểm để được thưởng vàng thì chiết khấu trên hóa đơn kế tiếp .
Kế toán căn cứ vào báo cáo tổng hợp doanh thu theo khách hàng (do phịng bán hàng lập, có sự phê duyệt của trưởng bộ phận), tổng hợp chương trình khuyến mại và thực hiện thanh tốn. Q khuyến mại có được lập hóa đơn nhưng ghi rõ là hàng khuyển mại theo chương trình…và ghi nhận vào chi phí của doanh nhiệp
Trình tự kế tốn bán hàng tại cơng ty dược phẩm X chi nhánh Hà Nội
- Bán buôn qua kho gồm: Giao hàng trực tiếp cho bên mua tại địa điểm thoả thuận trong hợp đồng hoặc bên mua đến nhận hàng tại kho của công ty/
- Bán buôn vận chuyển thẳng: - Bán lẻ thu tiền trực tiếp:
Chi phí vận chuyển hàng hố sẽ thoả thuận trong hợp đồng nhưng thường là do công ty chịu.
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh.
* Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Thuế GTGT là một loại thuế mới áp dụng ngày 01/01/1999 đối với tất cả các tổ chức, cá nhân, hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế ở Việt Nam, khơng phân biệt ngành nghề, hình thức tổ chức kinh doanh đều là đối tượng nộp thuế. Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Cách xác định số thuế GTGT phải nộp:
Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra – số thuế GTGT đầu vào Trong đó:
Số thuế GTGT đầu ra = Trị giá HH bán ra x Thuế suất thuế GTGT Theo quy định các hàng hố của Cơng ty sẽ chịu các loại thuế sau: Đa số các loại thuốc của công ty đều chụi thế suất 5 %
Cuối tháng kế toán căn cứ vào doanh số bán ra của hàng hóa, dịch vụ để lập bảng kê hàng hoá, dịch vụ bán ra, đồng thời cả bảng kê của hàng hoá, dịch vụ mua vào kèm theo là tờ khai thuế GTGT gửi lên cho cơ quan thuế. Bộ chứng từ kê khai thuế GTGT được lập thành hai bộ:
- Bộ gốc gửi lên tổng cục thuế theo quy định.
- Bộ thứ hai phịng kế tốn sẽ lưu lại để làm căn cứ đối chiếu và theo dõi.
Mai Trọng Tài 53 K43/21.13- Học Viện Tài Chính
*Trình tự kế tốn phần hành bán hàng: