MỘT SỐ Ư KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TỐN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI XNLHCSBĐ :

VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI XNLHCSBĐ :

Trên đây là những nhận xét mà em đă rút ra từ việc so sánh đối chiếu giữa t́nh h́nh hạch toán thực tế tại XNLHCSBĐ . Với những kiến thức lư luận đă đựơc trang bị ở nhà trường về cơng tác hạch tốn vật liệu và cơng cụ, dụng cụ, bên cạnh những bài học bổ ích, những kinh nghiệm quư báu mà các cô chú, anh chị ở đây đă tận t́nh chỉ bảo, em cũng xin góp một số ư kiến nhằm hoàn thiện hơn cơng tác hạch tốn vật liệu và cơng cụ, dụng cụ vốn đă rất hồn thiện ở xí nghiệp .

1. Tổ chức cơng tác quản lư vật tư ở xí nghiệp : Do tính chất sản xuất

của xí nghiệp nên nguyên vật liệu để sản xuất các loại giày, dép và các mặt hàng

bằng cao su rất đa dạng, nhiều chủng loại và nhiều màu sắc khác nhau . Vậy muốn quản lư tốt th́ cần phải tiến hành qua nhiều khâu :

* Khâu tổ chức thu mua : Để phục vụ cho quá tŕnh sản xuất không bị tŕ

trệ th́ điều cơ bản trước tiên là phải xác định được nguồn cung cấp vật tư . Hiện nay, nguồn cung cấp NVL chủ yếu để xí nghiệp sản xuất các mặt hàng là điều phải mua ở các cơ sở tư nhân, do đó chất lượng NVL thường bị ứ đọng cho nên xí nghiệp khi đặt hàng phải kèm theo mẫu đối chứng và khi nhận hàng cũng phải kiểm nghiệm từng loại NVL trước khi nhập kho . V́ vậy đ ̣i hỏi nhân viên pḥng cung ứng vật tư phải là người am hiểu về kỹ thuật sản xuất, nắm bắt được yêu cầu thị hiếu khách hàng .

Nếu NVL không đúng chất lượng, th́ không nên đưa vào sản xuất, sở dĩ Xí nghiệp cần làm như vậy là để giữ được uy tín với khách hàng, khơng gây cho khách hàng sự khó chịu khi nhận hàng hoặc tránh được tổn thất lớn nếu lơ hàng đó làm khơng đúng u cầu mẫu mă và không đạt chất lượng th́ khách hàng không được chấp nhận .

* Tổ chức việc cấp phát : Trước khi bước vào sản xuất mỗi mă hàng đều

được Pḥng kế hoạch vật tư xây dựng định mức tiêu hao NVL . Thực chất của định mức này là để phục vụ cho việc cung ứng NVL chứ không phục vụ cho việc theo dơi tiêu hao NVL thực tế để sản xuất sản phẩm . Do đó việc sử dụng NVL tiết kiệm hay lăng phí th́ cũng chưa được quan tâm đúng mức để t́m ra nguyên nhân nhằm có biện pháp khắc phục hoặc phát hiện kịp thời .

Dựa vào tiêu hao thực tế qua nhiều kỳ để xây dựng lại định mức mới : Cụ thể trong tháng 11/2001 để sản xuất 12.026 đơi dép mă TR48 có một số NVL chủ yếu sử dụng vượt định mức như sau :

TT Tên vật tư ĐVT Đơn

giá Đ.mức tiêu hao Tiêu hao thực tế Chênh lệch (+,-) Thành tiền

1 Simili màu đen m 24.500 443 482 +39 955.500

2 Simili màu nâu m 24.500 527 560 +33 808.000

3 Da ruột nâu pia 3.800 10.080 10.376 +368 1.398.400

4 Đế 4,5 li tấm 5.850 2.225 2.480 +255 1.491.000 5 Len 10 li tấm 11.500 834 960 +126 1.449.000 6 Nhiễu 3,3 li đen tấm 4.290 169 178 +9 38.610 7 Nhiễu 3,3 li nâu tấm 4.290 201 209 +8 34.320 8 Muosse bạt 10 li tấm 15.500 76,5 86 +9,5 147.250 9 Đế xương cá đôi 2.300 10.008 10.112 +104 239.200 10 Mousse 1 li tấm 1.300 4.447 4.400 -47 -61.100 Cộng 6.500.930

Để khắc phục t́nh trạng trên, Xí nghiệp nên áp dụng các biện pháp đó là : + Trước hết phải xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm thật hoàn chỉnh, làm cơ sở pháp lư để việc thực hiện cấp phát NVL theo hạn mức . Đồng thời nên tiến hành xây dựng NVL và các chế độ thưởng,

phạt thật hợp lư nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, khuyến khích người lao động .

2. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu : Để tạo thuận lợi cho các chuyên viên

vi tính thiết kế và viết chương tŕnh vi tính, kế tốn trưởng của xí nghiệp sẽ phải căn cứ vào t́nh h́nh thực tế về vật liệu và công cụ, dụng cụ một mă số nhất định . Dù sau này xí nghiệp khơng thể thay đổi h́nh thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với việc ứng dụng vi tính trong kế tốn v́ một điều kiện nào đó, nhưng việc xây dựng bộ mă vật tư vẫn có tác dụng nhất định của nó. Cụ thể là nếu hồn thành danh mục mă hóa vật tư th́ dù vật liệu, CCDC ở xí nghiệp có phong phú, đa dạng về chủng loại, qui cách mẫu mă ... đến đâu đi nữa th́ công tác quản lư và hạch toán vật liệu cả về số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại cũng rất thuận tiện và tránh được sự nhầm lẫn .

* Nguyên tắc bộ mă vật tư : Mỗi mă số thường gồm 9 kư tự .

- 3 số đầu tiên thường bắt đầu từ số liệu tài khoản phản ảnh đối tượng đó thường là TK 152, TK 153 .

- 2 số tiếp theo là loại vật tư có thể qui ước như : 01 : Vải katê

02 : Vải nhung 03 : Vải bạt

- 2 số tiếp theo mơ tả kích thước vật tư . 09 : Vải khổ 9 tấc

10 : Vải khổ 1m 15 : Vải khổ 1,5m .

- 2 số cuối cùng mô tả màu sắc của vật tư . 01 : Màu đỏ

02 : Màu xanh 03 : Màu vàng 04 : Màu tím .

Theo nguyên tắc này, ta lập sổ danh điểm như sau :

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Loại : Vật liệu và CCDC . Kư hiệu : 152 và 153

Mă số Tên, mă hiệu qui cách, vật liệu, công cụ, dụng cụ

ĐVT Đơn giá Ghi chú

152010901 Vải Katê khổ 9 tấc màu đỏ m 8.000152020902 Vải nhung khổ 9 tấc màu xanh m 11.000 152020902 Vải nhung khổ 9 tấc màu xanh m 11.000 152010903 Vải Katê khổ 9 tấc màu vàng m 7.800

............. ........... .... .......

1531001 Găng tay vải đôi 2.500

1531005 Khẩu trang cái 500

............ ....... ..... ......

1532001 Suối chỉ cái 4.500

1532002 Ổ thuyền nhật cái 22.000

1531604 Khoan 20 li cuộn 4.000

........ ... ....

3. Hạch tốn chi phí thu mua vật liệu và tính giá thực tế vật liệu xuất kho :

Khi đă xây dựng bộ mă vật tư th́ cần phải mở sổ chi tiết vật liệu . Nhưng khi t́m hiểu tác dụng loại sổ này đến cơng tác hạch tốn vật liệu và CCDC chúng ta có thể thay đổi được phương pháp đánh giá vật liệu và CCDC .

Hiện tại Xí nghiệp sử dụng giá hạch toán để biểu thị giá trị vật liệu nhập xuất trong kỳ, do đó khơng áp dụng được phương pháp nhập trước xuất trước . Muốn áp dụng được phương pháp này xí nghiệp phải tiến hành ghi sổ theo giá mua thực tế nhưng đó là cơng việc rất khó v́ lượng vật liệu sử dụng tại xí nghiệp rất lớn, xuất nhập kho thường xuyên, việc tập hợp và phân bổ chi phí thu mua chỉ thực hiện dựa vào cuối tháng . Tuy nhiên ta có thể tập hợp chi phí thu mua trong kỳ theo cách sau :

- Mỗi lần hàng về nhập kho, đồng thời với việc viết phiếu nhập kho nhân viên kế hoạch sẽ yêu cầu nhân viên cung ứng vật tư cung cấp các số liệu về chi phí vận chuyển, cơng tác phí, chi phí bốc xếp ..

- Trước khi chuyển cho kế toán thanh toán . Tất cả giấy tờ này chuyển cho kế tốn vật liệu để tiến hành ghi sổ . Thơng thường th́ tất cả chi phí thu mua này đều sẽ được thanh tốn, chỉ có một số trường hợp chênh lệch nhỏ v́ chứng từ không hợp lệ, số chênh lệch này sẽ được kế toán vật tư điều chỉnh lại sau khi được tập hợp theo từng loại vật liệu . Dựa vào phương pháp phân bổ chi phí thu mua theo giá mua, ta có cơng thức sau :

Chi phí thu mua tất cả các loại vật tư 1 lần nhập Tổng số trị giá tất cả các loại

vật tư trong 1 lần nhập

Khi đó :

Đơn giá thực tế Đơn giá ghi trên hóa Chi phí thu mua tồn bộ vật tư A Vật tư A đơn của vật tư A Số lượng vật tư A đă nhập

Một số vấn đề về hạch tốn vật liệu và cơng cụ dụng cụ tại XNLHCSBĐ

x Giá tr? vật tư A đă nhậpChi phí thu mua Chi phí thu mua

tồn bộ vật liệu A =

Ví dụ : Trong tháng 1 năm 2001 có nghiệp vụ nhập kho sau : + Vật tư A : - Số lượng : 40m - Đơn giá : 5.000 đ/m + Vật tư B : - Số lượng : 50 đôi - Đơn giá : 15.000 đ/đôi + Vật tư C :