2 .Cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm
6. Công tác bảo hộ lao động
Địa bàn cơng trình ln thay đổi thờng trải dài theo tuyến đờng giao thông, lực lợng thi cơng phân tán, ln có khả năng xảy ra mất an tồn lao động cũng nh an tồn giao thơng. Với nhận thức sâu sắc rằng công tác ATBHLĐ, quản lý chất lợng, kỹ thuật thi cơng cơng trình là khâu quan trọng. Qua một năm phấn đấu, công tác ATBHLĐ đã đạt đợc những kết quả sau:
- Tháng 1 năm 2003 tổ chức khám sức khoẻ và huấn luyện định kỳ cho 100% CBCNV trong công ty.
- 24 tổ sản xuất, 7 xí nghiệp xây lắp đăng ký phấn đấu đơn vị an toàn vệ sinh lao động đạt 100%
- Tổ chức công tác kiểm tra tại hiện trờng, lập biên bản nhắc nhở kịp thời nhằm mục đích ngăn ngừa nguy cơ xảy ra mất an toàn
- Tổ hàng tuần, xí nghiệp hàng tháng, Cơng ty hàng tháng tổ chức chấm điểm thi đua theo thơng t 08 ln đợc đồn kiểm tra của sở đánh giá tốt. Kết quả chấm điểm năm 2003 xếp thứ nhất XNXL4: 93.16 điểm – Xếp thứ ba XNXL 3, 5, 6:90 điểm
- Cơng ty đã trích thởng 18.700.000đ cho các đơn vị và cá nhân xuất sắc trong công tác ATVSLĐ
- Kế hoạch bảo hộ lao động và mua sắm trang thiết bị bảo hộ lao động đợc lập ra từ đầu năm, cấp phát đầy đủ đến công nhân. Năm 2003 công ty đã mua sắm:
Quần áo: 350 bộ Giầy vải:350 đôi áo ma:350 cái
Găng tay: 1000 đôi
Ngồi ra các đơn vị cịn mua sắm thêm cho công nhân nh giày, mũ nhựa, ủng cao su, gang tay hàn, kính bảo hộ…
7. Cơng tác quản lý
Sau 20 năm áp dụng mơ hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9002-1994 ý thức đợc sự cần thiết phải hoàn thiện mơ hình quản lý tiên tiến này trong sản xuất kinh doanh, Công ty đã tập trung chỉ đạo tạo mọi điều kiện thuận tiện tập trung một lực lợng kỹ s có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao cơng ty đã hồn thành mơ hình quản lý chất lợng tồn diện TMQ (Sở khoa học công nghệ nghiệp thu tháng 3/2003), chuyển đổi xong hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9001 – 9002. Ngày 11/12/2003 đã đợc tổ chức chứng nhận hàng đầu quốc tế của Vơng quốc Anh là GLOBAL cấp giấy chứng nhận cơng ty có hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 – 9002 trên các lĩnh vực: điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng; lắp đặt hệ thống cấp thốt nớc đơ thị và các cơng trình xây dựng dân dụng, hạ tầng đô thị
Năm 2003 công ty đã mở rộng thị trờng ra các thị trờng nh: Đà Nẵng, Cẩn Thơ, Quảng Ninh… giữ vững và phát huy đợc vị thế của công ty tại Hà Nội, các thị trờng cũ mặc dù sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Vì thế mà bớc vào năm kế hoạch năm 2004 cơng ty đã có đủ việc làm 6 tháng cho CBCNV.
Trong lĩnh vực quản lý tài chính: Bớc đầu áp dụng tin học trong công tác kế tốn đạt u cầu của cơng ty. Dựa vào chính sách nhà nớc và quy chế nội bộ của công ty, đã thực hiện tốt công tác quản lý thu chi tài chính, đồng thời có sự vận dụng thích hợp, ln cấp phát lơng, thởng kịp thời đầy đủ tạo điều kiện điều kiện thuận lợi cho cơng tác đấu thầu, tìm kiếm cơng ăn việc làm và thi công xây lắp cho các đơn vị của công ty. Đặc biệt đã sử dụng đồng vốn hợp lý giúp công ty khơng những bảo tồn vốn mà cịn phát triển vốn.
II. Thực trạng đấu thầu của công ty xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội
1. Quá trình tham gia đấu thầu của công ty
Thông thờng trong một cuộc đấu thầu của công ty đợc tiến hành theo 3 giai đoạn sau:
-Giai đoạn tìm hiểu dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu -Giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu
-Giai đoạn thi công theo hợp đồng đã thơng thảo.
a.Giai đoạn tìm hiểu dự án và chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
a.1.Quá trình tìm kiếm thơng tin.
Là một doanh nghiệp có quy mơ vào loại trung bình nên việc doanh nghiệp đợc chủ đầu t, chỉ định thầu là rất ít khi xẩy ra. Đa phần các cuộc đấu thầu là cơng ty tự tìm kiếm qua các mối quan hệ, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua th mời thầu của chủ đầu t. Với đặc điểm nh vậy nên đã từ lâu cơng ty rất coi trọng q trình tìm kiếm thơng tin.
Sau khi đã nhận đợc thơng báo mời thầu, bộ phận đấu thầu ở phòng kinh tế – kỹ thuật dự thầu phối hợp với phòng kế hoạch – tiếp thị của công ty cử ra một số ngời có kinh nghiệm, có trình độ chun mơn đi khảo sát ở hiện trờng, bộ phận này
có nhiệm vụ nắm rõ về mặt bằng thi công, các nguồn nguyên vật liệu có thể khai thác tại địa phơng nơi có cơng trình, ớc tính khối lợng cơng việc, điều kiện thời tiết… sau khi bộ phận khảo sát hiện trờng đã xác định rõ về hiện trờng. Ban dự thầu sẽ bắt đầu thực hiện phân tích, tính tốn dựa trên cơ sở khảo sát hiện trờng và bản vẽ thiết kế cơng trình mà chủ đầu t đã lập. Ban dự thầu bắt đầu tiến hành bóc tách khối lợng và tính tốn giá dự thầu.
a.2.Cơng tác tính giá dự tốn dự thầu:
Là một yếu tố quan trọng trong hoạt động đấu thầu, là một chỉ tiêu mà bên chủ thầu luôn hết sức quan tâm. Giá có ảnh hởng quyết định đến việc trúng thầu hay trợt thầu của công ty. Nguyên tắc cơ bản nhất trong tính giá dự thầu là tính đúng tính đủ. Các sản phẩm xây dựng thờng mang tính cá biệt, phụ thuộc nhiều vào địa điểm xây dựng, chủng loại cơng trình đợc xây dựng theo đồ án thiết kế, theo đối tợng đặt hàng của mình. Vì thế giá sản phẩm xây dựng khơng thể có giá chung, đợc quy định thống nhất mà mỗi cơng trình có một giá riêng. Cơng ty chỉ có thể quy định giá cho từng bộ phận cấu thành cơng trình thơng qua các định mức đơn giá và các quy định tính tốn chung của Nhà nớc.
Hiện nay nội dung tính giá ở cơng ty đợc tính tốn ở các khoản sau:
- Chi phí trực tiếp. - Chi phí chung.
- Thu nhập chịu thuế tính trớc. - Thuế giá trị gia tăng.
Cơ sở tính giá
- Tất cả các cơng việc chi tiết đều đợc lập chiết tính đơn giá
+ Đơn giá xây dựng của tỉnh, thành phố có cơng trình đang thi cơng.
+ Đơn giá của bên mời thầu
+ Thông báo giá vật liệu xây dựng của cơ quan chức năng về xây dựng nh: Bảng giá dự toán ca máy số: 1260/1998/QĐBXD; định mức dự toán xây dựng cơ bản số: 1242/1998/QĐBXD; định mức xây dựng cấp thoát nớc số: 24/QĐBXD; thông t 03/2001/TT Bộ xây dựng …
Bảng 6: Đơn giá tổng hợp đợc tính trên cơ sở
Vật liệu B cấp a
Chênh lệch vật liệu A1
Nhân công x 1,46 (hệ số theo TT 03/2001/TTBXD)
B
Máy thi công x 1,07 (hệ số theo TT 03/2001/TTBXD)
C
Chi phí trực tiếp I=a+a1+b
+c
Chi phí chung II=58%b
Cộng I+II=III
Thu nhập chịu thuế tính trớc 5,5%xIII=I
V
Cộng III+IV=V
Thuế giá trị gia tăng 5%V=VI
Đơn giá tổng hợp T=V+VI
(Nguồn: Hồ sơ dự thầu của cơng ty)
Ngồi ra để bộ hồ sơ dự thầu đợc hồn thành thì song song với việc tính giá. Bộ phận đấu thầu kết hợp với phòng tổ chức hành chính, phịng tài chính và các phòng chức năng khác soạn thảo ra một văn bản báo cáo về năng lực của công ty: Báo cáo này phải gồm những thông tin sau:
1.Thông tin chung về công ty. 2.Hồ sơ pháp nhân.
3.Biểu khai năng lực cán bộ lãnh đạo của công ty. 4.Biểu khai năng lực cán bộ chuyên môn.
5.Biểu khai năng lực cơng nhân kỹ thuật 6.Số liệu về tài chính.
7.Doanh thu trong 3 năm gần đây. 8.Hồ sơ kinh nghiệm.
9.Danh mục các cơng trình đã và đang đợc thực hiện. 10. Tóm tắt thâm niên cơng tác.
11. Danh mục thịết bị máy móc. 12. Hồ sơ tổ chức bộ máy quản lý. 13. Hồ sơ tổ chức công trờng
14. Báo cáo quyết toán trong 3 năm gần đây.
15. Danh mục các cơng trình tơng tự gói thầu cơng ty đã thi cơng.
b. Giai đoạn nhận hồ sơ dự thầu.
Sau khi đã chuẩn bị đẩy đủ mọi hồ sơ cần thịết cho bộ hồ sơ dự thầu. Công ty mang bộ hồ sơ nộp cho bên mời thầu. Trong thời gian chờ xét thầu bộ phận phụ trách công tác dự thầu sẽ tiếp tục nghiên cứu để tìm ra các giải pháp mới nhằm giảm giá, giảm tiến độ thi cơng với mục đích là nâng cao sức cạnh tranh, chứng tỏ năng lực sáng tạo đối với chủ đầu t, mặt khác cùng với ban lãnh đạo của Công ty, bộ phận tiếp thị, quan hệ ngoại giao tiến hành các hoạt động thuyết trình, nhằm làm tăng thêm uy tín cho cơng ty, tranh thủ các mối quan hệ thân hữu, bạn hàng để chủ đầu t cảm thấy tin tởng hơn. Các
công ty dành phần thắng trong nhiều cuộc đấu thầu mà các đối thủ cạnh tranh có sức mạnh xấp xỉ nhau.
c. Giai đoan thực hiện thi công theo hợp đồng.
Trong cuộc đấu thầu, giai đoạn này có thể có hoặc khơng bởi vì nếu cơng ty khơng trúng thầu thì khơng ký đợc hợp đồng và phần thi công sẽ không xảy ra ngợc lại là khi công ty trúng thầu. Khi công ty nhận đợc kết quả trúng thầu sẽ tiến hành thơng thảo với bên chủ đầu t để đi đến thoả thuận ký hợp đồng và quá trình thi cơng sẽ thực hiện những điều khoản trong hợp đồng đã thoả hiệp.
Trong giai đoạn hiện nay nhìn chung cơng ty đã thực hiện khá tốt, tiến độ thi công công việc đợc đảm bảo. Đạt đợc kết quả nh vậy là do sự đóng góp chung của các bộ phận trong công ty. Đặc biệt là bộ phận kỹ thuật dự thầu đã có những sáng tạo (giải pháp mới) giúp cơng ty hoạt động có hiệu quả hơn.
Việc phân công nhiệm vụ trong lập hồ sơ và dự thầu của cơng ty đã đợc nêu rõ ở quy trình chuẩn bị và dự thầu
2. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiện công tác dự thầu tại công ty hiện công tác dự thầu tại công ty
Công tác đấu thầu đợc giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của cơng tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, Ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc cơng ty trong việc tìm kiếm thơng tin về cơng trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy giám đốc cơng ty đã ra quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Về chức năng:
Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử lý các thơng tin có liên quan đến cơng tác tìm
kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phơng án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong cơng việc tìm kiếm việc làm.
+ Về nhiệm vụ:
- Nắm bắt kịp thời thông tin các dự án đầu t, xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phơng. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng cơng trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngồi). Cung cấp đầy đủ thơng tin của cơng ty cho chủ đầu t làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu t có các thơng tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng nh lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi cơng và tính khối lợng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau:
- Đa cơng tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Q trình thực hiện cơng tác dự thầu đợc theo
các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng đợc thực hiện đầy đủ.
- Tăng cờng và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án đợc thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
- Số lợng các cơng trình đợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu.
Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện cơng tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm đợc ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất lợng của hồ sơ thì hình thức trình bày đợc cải thiện, các lõi sẽ đợc kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng sau.
Bảng 7: Phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc
Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp I Quyển 1: Bảng giá dự thầu 1 Đơn vị dự thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá) Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật
4 Chiết tính giá thầu Phịng
KT_KH Phịng kỹ thuật 5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KT_KH 6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KT_KH
II Quyển 2: Biện pháp thi cơng
Phịng kỹ thuật
Phòng KT_KH
1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ
thuật
Phòng KT_KH
2 Tiến độ thi cơng Phịng kỹ
thuật
Phòng KT_KH
3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ
thuật
Phòng KT_KH
4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật
Phòng kỹ thuật
Phòng KT_KH
III Quyển 3: Thông tin chung
1 Hồ sơ t cách pháp nhân B. P Tiếp thị
thị
3 Năng lực tài chính B. P Tiếp
thị
Phòng KT_KH
4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp
thị
Phòng KT_KH
5 Nhân lực B. P Tiếp
thị
Phòng KT_KH
6 Các thông tin khác B. P Tiếp
thị
Phịng KT_KH
IV Các cơng việc khác
1 Khảo sát hiện trờng Phòng
KT_KH
2 Tham khảo giá, khu vực