I. Định hớng của công ty
3. Tổ chức bộ máy đấu thầu
với yêu cầu của thị trờng
Theo phần phân tích thực trạng, cơng ty cha tổ chức đợc bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hởng khơng tốt tới hiệu quả cơng tác đấu thầu nói chung cũng nh chất lợng hồ sơ dự thầu và tồn bộ q trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
3.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty.
Yêu cầu của chủ đầu t, sự nghiêm ngặt của các nhà t vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất l- ợng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi địi hỏi cơng ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chun mơn hố.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của cơng ty với các lực lợng chun mơn hố tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi cơng việc chung cịn các xí nghiệp trực thuộc đợc phân bổ trên hầu hết các địa phơng. Các cơng trình dự án đầu t, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, cơng ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ cơng tác đấu thầu khơng nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trờng, tìm nguồn ngun vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phơng... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lợng chun mơn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các u thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp khơng chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vơ cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng nh sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ đợc lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã đợc kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ đợc quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu t.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải đợc lựa chọn kỹ, là những ngời gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
Việc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ chuyên gia đấu thầu.
3.2. Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của cơng ty
a. Đợc đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn.
Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và những quy định chặt chẽ của t vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chuyên gia có kinh nghiệm nhất của công ty đợc đào tạo trớc những năm 90 theo các cơng trình cũ, do đó cần phải đợc đào tạo. Số kỹ s, chuyên gia mới ra trờng tuy đợc đào tạo chính quy nhng lại cha có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trờng đào tạo cha theo kịp diễn biến thực tế của quá
Chuyên gia đấu thầu
Chuyên gia kỹ s điều hành dự án
trình cạnh tranh gay gắt trong thị trờng xây dựng, do đó cần tiếp tục đợc đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trờng
Q trình đấu thầu nh một cỗ máy hồn chỉnh chạy hết cơng suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia đợc lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu chuyên sâu riêng. Do đó việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lợng công việc.
3.3. Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Cơng ty
Tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty cần đợc hình thành một cách trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phịng dự án đấu thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chun gia trong phịng dự án đấu thầu của cơng ty bao gồm :
Nhóm chun gia về thị trờng
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trờng, có rất nhiều loại thị trờng nghiên cứu nh :Thị trờng công việc(thị trờng đầu vào ); Thị trờng đối tác; Thị trờng vật liệu ; Thị trờng thiết bị thi cơng ; Thị trờng lao động....
Nhóm chuyên gia về kinh tế
Chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung kinh tế các dự án đấu thầu. Thông thờng, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành công của quá trình đấu thầu xây lắp (Do họ là ngời quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng nh hiệu quả các dự án ứng dụng sau này )
Nhóm chuyên gia về kỹ thuật - cơng nghệ thi cơng
Nhóm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của hồ sơ dự thầu, đòi hỏi phải là các chuyên gia đợc đào tạo chuyên sâu và thông qua thực tiễn chỉ đạo thi cơng tại các cơng trình xây dựng, tốt nhất là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế.
PGĐ Giám Đốc PGĐ PGĐ Dự án Các phịng chức năng có liên quan Phịng dự án đấu thầu Các phịng chức năng có liên quan Nhóm chuyên viên thị tr ờng Nhóm chun viên kinh tế Nhóm chun viên văn phịng phiên Nhóm chuyên viên về thiết bị Nhóm chuyên viên về kỹ thuật
Sơ đồ tổ chức bộ máy đấu thầu
Nhóm chun gia về thiết bị thi cơng
Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi cơng các cơng trình xây dựng. Chi phí máy thi cơng thờng chiếm từ 15% đến 25% giá thành xây dựng cơng trình. Thiết bị thi cơng khơng những có ảnh hởng đến chiến lợc đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hởng đến năng lực, uy tín, của nhà thầu cũng nh ảnh hởng đến kỹ thuật, cơng nghệ, phơng án thi cơng. Nhóm chun gia về thi cơng chịu trách nhiệm về việc lựa chọn loại thiết bị phù hợp cho dự án, tính tốn chi phí thiết bị cũng nh bố trí giây chuyền thiết bị và các vấn đề khác có liên quan, kể cả thiết bị thi cơng, thiết bị thí nghiệm, các thiết bị phục vụ cho đầu t và kỹ s t vấn.
Nhóm chun gia về thí nghiệm
Các dự án xây dựng ngày nay đòi hỏi vấn đề chất lợng rất nghiêm ngặt, có sự giám sát rất chặt chẽ của tổ chức t vấn bên cạnh chủ đầu t, tất cả các vật liệu dựa vào thi công sẽ phải thí nghiệm đủ tiêu chuẩn. Trong thi cơng, từng hạng mục của cơng trình xây dựng đều phải đợc thí nghiệm trớc khi chuyển sang hạng mục khác, việc thí nghiệm các yếu tố của
dự án là rất quan trọng, nếu thí nghịem chính xác sẽ là cơ sở chắc chắn cho giai đoạn thi công cũng nh đảm bảo cho khả năng thắng thầu.
4.Đẩy mạnh hoạt động thông tin, nghiên cứu và dự báo
Với hoạt động này công ty cần tiến hành trên các lĩnh vực: môi trờng vĩ mô, các yếu tố thuộc bên chủ thầu, sự cạnh tranh giữa các nhà thầu và các yếu tố thuộc nội bộ công ty. Mục tiêu nhằm nắm bắt đợc thông tin và nhu cầu thị trờng cũng nh tiềm năng của cơng ty, hiểu đợc họ thực sự cần gì đồng thời đánh giá khả năng của đối thủ cạnh tranh đối với khả năng của mình từ đó đa ra các giải pháp tối u nhất so với đối thủ cạnh tranh. Hiện nay cơng ty vẫn cha có phịng chun trách thực sự về thu thập xử lý thông tin. Để nâng cao đợc chất luợng cơng tác thơng tin, nghiên cứu, tìm hiểu, điều tra tạo thế chủ động của công ty trong việc dự thầu và thắng thầu trong thời gian tới cần thực hiện các biện pháp sau:
* Chức năng nhiệm vụ: Bên cạnh những chức năng nhiệm vụ hiện nay của nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin, cần phải đảm bảo chức năng, nhiệm vụ sau:
- Xác định nhu cầu về thông tin cần thu thập - Tiến hành điều tra, thu thập, xử lý thơng tin
- Phân tích các thơng tin đã qua xử lý để đa ra những dự đốn, kết luận nhu cầu của các cơng trình, tình hình cạnh tranh giữa các nhà thầu, khả năng của cơng ty để từ đó đa ra những quyết định đúng đắn và phù hợp để đấu thầu
trên cơ sở đó tiến hành xử lý đối chiếu để chọn ra những thông tin đáng tin cậy nhất. Có thể thu thập thơng tin từ các nguồn sau:
+ Thông tin từ các chủ đầu t hoặc bên mời thầu: có thể thu thập trực tiếp qua phỏng vấn, điều tra thực tế, thông tin qua hồ sơ mời thầu, hoặc gián tiếp qua nhà thầu khác hay công ty liên doanh và các phơng tiện thông tin đại chúng, các cơ quan địa phơng có cơng trình
+ Thơng tin về các đối thủ cạnh tranh: Do tính cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty thuộc ngành. Trong bối cảnh đó để tồn tại đợc thì khơng thể khơng biết gì về đối thủ cạnh tranh, thơng tin này có thể thu thập từ Bộ xây dựng, Sở xây dựng Hà Nội hay trên các phơng tiện thông tin đại chúng thơng tin chun ngành và cũng có thể từ d luận trong các chủ đầu t
* Về nhân sự
Để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ ngày càng cao đòi hỏi cơ cấu nhân sự của các phòng ban đặc biệt là phịng ban chun trách về thơng tin phải có sự thay đổi. Do khối lợng công viẹc tăng lên nhân sự cũng phải tăng nếu nh số lợng nhân sự trớc đây đẫ tận dụng hết công suất. Số nhân viên tăng thêm này ngồi việc thành thạo máy tính cịn phải là những ngời có kiến thức, am hiểu kinh tế thị trờng, tài chính doanh nghiệp, khoa học kỹ thuật đồng thời có khả năng phân tích và tổng hợp số liệu tốt
Với những điều chỉnh nh trên, cơng ty sẽ có điều kiện thuận lợi trong việc nâng cao chất lợng sản xuất kinh doanh nói chung cũng nh vấn đề đấu thầu nói riêng của cơng ty. Thứ
nhất, thông qua công tác thông tin, nghiên cứu, tìm hiểu, điều tra sẽ giúp cơng ty nắm bắt chính xác nhu càu của thị trờng hiện tại cũng nh tiềm năng, nắm bắt đợc mặt mạnh yếu của đối thủ cạnh tranh cũng nh của chính mình. Dự đốn xu hớng biến động trong tơng lai trên cơ sở đó đa ra những quyết định thích hợp nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Thứ hai, những thông tin cung cấp sẽ là những căn cứ giúp hiểu rõ về chủ đầu t và bản chất của các cơng trình đang mời thầu. Thứ ba, do q trình thu thập thơng tin diễn ra trong suốt q trình nên cơng ty sẽ bám sát đợc cơng trình cũng nh chủ đầu t để hạn chế những khó khăn và rủi ro, những tiêu cực có thể phát sinh để từ đó đa những biện pháp thích hợp và cần thiết, lập mối quan hệ lâu dài và tót đẹp với các đối tác.
4. Nâng cao chất lợng tiến độ cơng trình cũng nh
máy móc thiết bị của cơng ty
Đây có lẽ là bằng chứng thiết thực nhất để các đối tác tin tởng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với công ty. Muốn vậy cơng ty cần thực sự phải có nhiều lỗ lực hơn nữa trên nhiều lĩnh vực đồng thời phải biết quảng bá tên tuổi của mình và có mối quan hệ tốt với các đối tác để làm ăn lâu dài
- Nâng cao chất lợng tiến độ thi công: Công ty cần có sự bố trí nguồn nhân lực phù hợp, đặt họ vào đúng vị trí đúng năng lực từ đó họ sẽ phát huy tốt khả năng của mình vào phục vụ công ty, phối hợp lao động cũng nh quản lý cần có sự quản lý linh hoạt và chặt chẽ. Từ đó cơng trình sẽ hồn thành với tiến độ nhanh và chất lợng cao nhất với khả năng của công ty.
ngặt với mọi cán bộ công nhân viên của công ty trong việc sử dụng đúng đủ nguyên vật liệu và các mục về kỹ thuật khác, có những biện pháp xử lý kịp thời để từ đó mỗi ngời có ý thức hơn nữa về trách nhiệm của mình, lao động hết mình vì cơng ty vì khách hàng. Với một tập thể vững mạnh và nhiệt huyết sẽ làm uy tín của cơng ty ngày đợc nâng cao các đối tác sẽ tin tởng thiết lập mối quan hệ tốt
- Mua sắm thêm máy móc và trang thiết bị hiện đại: Nh phần thực trạng đã phân tích thì trong vài năm gần đây cơng ty đã mua sắm nhiều trang thiết bị mới với thông số kỹ thuật cao để thay thế hoặc hoạt động đồng thời với các thiết bị cũ. Tuy nhiên chúng ta có thể thấy lợng trang thiết bị nh vậy vẫn cha có tính đồng bộ cao cha đáp ứng tốt với tính phức tập và đòi hỏi kỹ thuật ngày càng cao của các cơng trình. Vậy cơng ty cần đầu t có trọng điểm và nhiều hơn nữa vào việc mua sám trang thiết bị. Với một loạt trang thiết bị có tính hệ thống và kỹ thuật cao khơng những công ty sẽ nâng cao đợc chất lợng tiến độ cơng trình mà cịn giúp cán bộ cơng nhân của cơng ty tiến hành thi cơng cơng trình một cách dễ dàng có hiệu quả trong điều kiện đảm bảo sức khoẻ và đảm bảo an tồn lao động. Điều này khơng những là bằng chứng về khả năng vững mạnh của công ty mà cịn làm cán bộ cơng nhân viên yên tâm và hăng say hơn nữa trong cơng việc của mình, khơng ngại những cơng trình địi hỏi sự vất vả với yêu cầu chất lợng và tiến độ cao trong điệu kiện khó khăn về thiên nhiên, địa hình.
Ngồi ra vấn đề quảng bá tên tuổi của công ty cũng hết sức quan trọng để các chủ đầu t biết về công ty, biết năng lực
của cơng ty từ đó thiết lập mối quan hệ. Cơng ty phải ln xác định đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. Không chỉ dừng ở đấy với đặc tính của ngành là liên quan đến rất nhiều cơ quan ban ngành vì vầy cơng ty cũng cần thiết lập mối quan hệ tốt với các ngân hàng nơi cung cấp vốn vay cho