Vì xuất theo FOB nên cơng ty khơng phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nếu có mua thì cơng ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt và PIJICO và thường mua bảo hiểm chuyến vì khối lượng hàng nhỏ chỉ một chuyến là đủ. Việc mua bảo hiểm được thực hiện như sau: căn cứ vào Hợp đồng ngoại thương và nội dung của L/C (nếu thanh toán bằng L/C) để biết loại phương tiện chuyên chở và điều kiện bảo hiểm phù hợp, sau đó cán bộ của cơng ty đến cơng ty bảo hiểm để lập giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa theo mẫu, nộp phí bảo hiểm và cuối cùng là gửi cho người bán chứng từ bảo hiểm. Tuy nhiên do ít XK giá CIF và CFR nên nghiệp vụ mua bảo hiểm chưa hiệu quả.
Quy trình đóng hàng
Thơng thường q trình đóng hàng được thực hiện song song với việc khai Hải Quan. - Trước khi nhận được thông báo xác định thời gian giao hàng và sau khi ký Hợp đồng XK, nhân viên Intimex Nha Trang sẽ làm giấy đăng ký kiểm dịch tại Chi Cục Kiểm Dịch Thực vật vùng II kèm theo Hợp đồng XK đã được hai bên ký kết và mẫu hàng kiểm dịch thực vật. Thông thường, cán bộ kiểm dịch thực vật sẽ đến kho hoặc bãi đóng hàng lấy mẫu đem về kiểm tra, nhưng hiện nay, để tránh những chi phí cũng như tốn kém về thời gian đi lại, nhân viên các công ty thường trực tiếp đem mẫu từ kho hàng đến Cục kiểm dịch thay vì cán bộ kiểm dịch phải đến tận các kho hàng lấy mẫu kiểm tra. - Ngay sau khi nhận được thông báo xác định thời gian giao hàng cũng như nhận booking note (lệnh cấp container rỗng) nhân viên XK sẽ liên lạc một lần nữa với cơng ty giám định thơng báo đóng hàng để cơng ty giám định cử nhân viên đến kho lấy mẫu
Khóa Luận Tốt Nghiệp tại công ty cổ phần XNK Intimex Nha Trang
kiểm tra chất lượng hàng xuất và bố trí nhân viên kiểm đếm tại cảng. Sau đó đem booking note (lệnh cấp container rỗng) đến đại diện hãng tàu tại cảng để đổi lệnh cấp container đóng hàng tại bãi. Tại đây, nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu xác nhận giao container tại bãi đóng hàng xuất, cấp seal cho cơng ty.
- Tiếp theo, nhân viên công ty mang lệnh cấp container rỗng đến thương vụ cảng đóng phí trải bãi. Bên cạnh đó, do hàng đóng trong bao 60kg và vận chuyển bằng xe tải từ kho hàng lên đến cảng, vì vậy mà việc vận chuyển hàng từ trên xe vào container sẽ được thực hiện một cách thủ công là dùng công nhân bốc xếp, do đó mà cơng ty phải đóng thêm 01 phí khác là phí bốc xếp bằng cơng nhân. Ngồi ra, do qng đường vận chuyển hàng hố khá xa, mất nhiều thời gian, để đảm bảo cho chất lượng hàng hoá đến cảng đến cuối cùng, cơng ty cịn yêu cầu phải có một lớp giấy phủ dán quanh trong container và thuốc chống ẩm cho hàng hố, do đó, ngồi 02 phí phải trả trên, cơng ty sẽ đóng thêm 01 phí khác đó là phí dán giấy.
- Nhận container tại phịng điều độ cảng sau khi đã đóng tất cả các phí cần thiết. Tại đây, nhân viên cơng ty sẽ được nhân viên điều độ cảng thông báo số container đóng hàng và nhóm cơng nhân bốc xếp hàng hố.
Thơng thường, mọi lệnh cấp container rỗng được điều độ cảng ICD Phước Long tiếp nhận sẽ được giao container sau khi kéo container từ các cảng trung chuyển khác về, vì vậy, việc phải chờ đợi lấy container luôn tốn nhiều thời gian trong q trình thực hiện đóng hàng. Tuy nhiên, với mối quan hệ rộng và thân thiết của các nhân viên trong công ty mà vấn đề này đã được khắc phục, nhân viên công ty sau khi nhận booking note qua fax, sẽ fax booking note này đến phịng điều độ cảng trước ngày đóng hàng một ngày nhằm thơng báo cho điều độ cảng biết và vận chuyển container sớm về cảng.
- Nhận được số container, và nhóm cơng nhân bốc xếp, nhân viên phòng XK sẽ tiến hành dán giấy trong container, bốc dỡ hàng hoá từ xe tải chở hàng chuyển vào container với sự giám sát của nhân viên kiểm đếm của công ty giám định, chủ xe hàng, và cán bộ Hải Quan. Quá trình này phải tiến hành kiểm đếm một cách chính xác, để
tránh nhầm lẫn gây tốn kém về chi phí cho q trình bốc xếp, vì vậy nhân viên XK cũng cần phối hợp với các bên để kiểm đếm tính chính xác của lơ hàng đang đóng.
- Cuối cùng kết thúc quy trình đóng hàng là việc ký kết biên bản xác nhận số lượng hàng hoá thực tế XK giữa đại diện Intimex Nha Trang và đại diện công ty giám định, giữa đại diện Intimex Nha Trang và chủ phương tiện vận chuyển và bấm seal hãng tàu.
Có nhiều trường hợp xảy ra khi đóng hàng như: Hàng đóng với khối lượng vượt quá quy định cho phép của container. Trường hợp này cũng chỉ có thể xảy ra trong khi lấy booking mà người lấy booking note không thơng báo khối lượng hàng cần đóng trong container, khi kéo container về kho đóng hàng nhân viên giám định cũng không lưu ý kiểm tra trọng lượng riêng cho phép đóng hàng của container, dẫn đến tình trạng container đóng hàng q tải, vượt q quy định cho phép khi qua trạm cân tại cảng. Trong trường hợp này, bắt buộc phải đổi container nặng, phù hợp với khối lượng đóng hàng cần thiết. Lúc này, nhân viên XK phải báo ngay với hãng tàu tình trạng của container, và đề nghị đổi container khác. Cơng ty sẽ phải chịu thêm phí chuyển đổi container, nâng hạ container rỗng, và phí công nhân bốc xếp chuyển hàng từ container cũ sang container mới. Ngồi ra, nếu lơ hàng đó có yêu cầu dán giấy bảo vệ hàng hoá hay đã hun trùng hàng hố, cơng ty vẫn phải chịu thêm một lần phí nữa để đảo bảo chất lượng hàng hoá tại cảng đến quy định theo yêu cầu trong Hợp đồng