Sau khi giao hàng, nhân viên XK nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh tốn trình ngân hàng để địi tiền khách hàng. Yêu cầu của bộ chứng từ thanh toán này là phải chính xác và phù hợp với những yêu cầu của Hợp đồng và hướng dẫn làm chứng từ của khách hàng cả về nội dung và hình thức.
Với các khách hàng quen thuộc và có đại diện ở Việt Nam thì cơng ty thường sử dụng phương thức đổi chứng từ trả tiền ngay (Cash Against Document- CAD). Còn đối với các đối tác mới có quan hệ bn bán, những người NK khơng có đại diện ở Việt Nam thì cơng ty sử dụng phương thức L/C (the letter of credit- tín dụng thư) để đảm bảo quyền lợi cho cơng ty. Có nhiều Hợp đồng cơng ty cũng sử dụng phương thức thanh tốn TT (telegrapfic transfer – hình thức chuyển tiền).
Phương thức CAD thì đơn giản, giao hàng xong là cơng ty có thể lấy tiền ngay vì chỉ khi NK chuyển đủ tiền ký quỹ thì ngân hàng mới thơng báo cho công ty để công ty tiến hành giao hàng. Bộ chứng từ xuất trình cũng đơn giản hơn, ngân hàng thanh toán cho người XK chủ yếu dựa vào loại chứng từ phải xuất trình chứ khơng kiểm tra từng nội dung chứng từ như phương thức L/C. Tuy nhiên, hình thức này có rủi ro là nếu người mua không nhận hàng nữa sẽ không cần chứng từ trong khi chuyển hàng rồi. Cịn thanh tốn L/C thì việc mở L/C có nhiều tập quán ở nước nhập khẩu mà công ty không thỏa mãn được, mặt khác thời gian giao dịch cần nhiều thời gian do đó chi phí lớn.
Khi chuẩn bị xuất hàng đi, khách ngoại sẽ gửi cho cơng ty một bản hướng dẫn giao hàng, trong đó bao gồm các chứng từ kèm theo để được thanh toán, trong Hợp đồng này thì các chứng từ thanh toán được yêu cầu: Bill of lading, Commercial invoice, Certificate of Origin Form B, ICO Certificate of Origin, Phytosanitary Certificate (Kiểm dịch thực vật), Fumigation Certificate (issused by TCFC), Weight Certificate (issused by CFC), Quality Certificate (issused by CFC)
Sau khi đã giao xong hàng hóa và hồn thành thủ tục Hải Quan, nhân viên cơng ty tiến hành hồn chỉnh bộ chứng từ thanh tốn để trình cho khách hàng
Khi được các ngân hàng thông báo đã ký quỹ đủ 100% giá trị Hợp đồng thì cơng ty tiến hành giao hàng, đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán như Hợp đồng yêu cầu. Sau khi hoàn thành bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ, nhân viên cơng ty sẽ mang tồn bộ chứng từ đến trình cho đại diện cơng ty NK, nhân viên công ty NK sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem có hợp lệ khơng, nếu hợp lệ sẽ làm thanh tốn cho cơng ty vào ngân hàng theo yêu cầu của Commercial Invoice.
Hầu hết các bộ chứng từ để thanh tốn được nhân viên phịng XK của công ty thực hiện rất tốt và đúng thời gian quy định, vòng quay vốn của cơng ty được đảm bảo vì được khách hàng thanh tốn nhanh. Tuy nhiên, vẫn có nhiều bộ chứng từ khơng hồn thành đúng thời gian vì để thực hiện được hồn chỉnh bộ chứng từ thì cần rất nhiều bước, nhiều lúc nhân viên chứng từ của công ty kiểm tra bộ chứng từ chưa được kỹ lưỡng, nên khi trình cho khách hàng thanh tốn, khách hàng kiểm tra bộ chứng từ chưa
Khóa Luận Tốt Nghiệp tại cơng ty cổ phần XNK Intimex Nha Trang
hợp lệ, nhân viên chứng từ của công ty phải đến nhận lại bộ chứng từ để sửa chữa lại cho hợp lệ, việc này khá mất thời gian và chi phí.