Đầu năm kế toán mở thẻ kho và giao cho các kho: ( số d đầu năm căn cứ vào số d cuối năm trớc ). Các lần nhập xuất đợc lấy số liệu ở trên Phiếu Nhập, Xuất kho.
Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết
Mọi trờng hợp nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải tuân thủ theo những quy định riêng của doanh nghiệp.
Tại các doanh nghiệp, vật t mua về đều đợc làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm
Bộ phận đợc giao nhiệm vụ cung ứng vật t, khi nhập kho vật t, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên
Sinh Viên : Phạm Thị Dung 57 Lớp: KTLT - K1- HN2
bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật t lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: 01 liên lu Phòng vật t, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho.
Khi nhận đợc phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phịng kế tốn để ghi chép theo dõi và hạch toán.
Đối với vật t mua về đợc chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng đợc làm đầy đủ thủ tục xuất kho.
Phụ trách bộ phận sử dụng cử ngời chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu nhập kho và xuất kho. Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký đợc chuyển cho thủ kho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ nh quy định.
+ Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào “ Hoá đơn bán hàng” của bên bán có xác nhận nhập đủ hàng của thủ kho cơng ty và đã đợc phịng KCS kiểm tra ký xác nhận chất lợng.
Kế toán nguyên vật liệu làm phiếu nhập kho ( 3 liên). Hoá đơn đợc đính kèm theo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho hợp lệ đợc chuyển cho thủ kho một liên, kế toán thanh toán 1 liên kèm theo hoá đơn, 1 liên lu lại.
+ Thủ kho xuất kho: Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào sổ đề nghị lĩnh vật t của các phân xởng sản xuất đã đợc phòng kỹ thụât ký duyệt để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc viết 3 liên: 1 liên lu lại, 1 liên giao cho thủ kho. Sau khi thủ kho phát hàng xong sẽ chuyển lên phịng kế tốn.