3.2. Phương phỏp và giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL
3.2.2. Lập sổ danh điểm vật tư
Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc thờng xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải đợc phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này đợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp tồn bộ các loại vật liệu mà cơng ty đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu đợc mã hoá một mã số riêng và đợc sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thơng tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho cơng tác quản lý và hạch tốn về số lợng, giá trị đối với từng vật liệu, công ty nên lập sổ điểm danh vật t.
Xuất phát từ những u điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật t và thực trạng sản xuất của Cơng ty có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm,
Sinh Viên : Phạm Thị Dung 93 Lớp: KTLT - K1- HN2
mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật t là rất cần thiết.
Phơng pháp lập sổ danh điểm vật t đợc thực hiện nh sau: Trớc hết, để xây dựng đợc sổ danh điểm vật t, Công ty phải xây dựng đợc bộ mã vật t một cách chính xác, đầy đủ, khơng trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu đ- ợc thuận tiện và hợp lý. Cơng ty có thể xây dựng mẫu mã vật t dựa vào những đặc điểm sau:
- Dựa vào loại vật liệu.
- Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.