CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ KHAI THÁC CẢNG TẠI CẢNG LONG BÌNH
SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐỘI TRỰC BAN – GIAO NHẬN (TB – GN)
Quản lý, điều hành khai thác Cảng Long Bình. Thƣơng vụ , marketing.
Tiếp nhận thơng tin, xử lý thơng tin, thơng báo các bên liên quan.
Lập kế hoạch, sắp xếp bố trí, triển khai kế hoạch tàu và kế hoạch xếp dỡ hàng hĩa. Kiểm tra chứng từ, đối chiếu, thống kê, xử lý dữ liệu.
TRỰC BAN - GIAO NHẬN – CƠNG NHÂN
-Kiểm tra các chứng từ, DO.
-Xếp dỡ, giao nhận hàng hĩa tại kho, bãi, tàu, xe, salan. -Thực hiện các yêu cầu của khách hàng.
-Kết tốn hàng hĩa nhập /xuất hàng ngày với tàu, kho bãi.
KHÁCH HÀNG
Xuất trình các chứng từ hợp lệ về hàng hĩa. Yêu cầu cơng việc.
TÀU
KHO - BÃI
Kiểm tra các chứng từ, hĩa đơn.
Tiến hành nhập/xuất hàng hĩa cho khách hàng.
SÀLAN
2.1.2Chức năng, nhiệm vụ:
SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐỘI TRỰC BAN – GIAO NHẬN (TB – GN) – GN)
Ghi chú
: Luồng thơng tin, chứng từ
Luồng hàng hĩa
2.1.2.1Ban chỉ huy đội Trực ban – Giao nhận cảng Long Bình:
Gồm cĩ: 01 Đội trƣởng, 01 Đội phĩ, 02 chuyên viên). Thời gian làm việc hành chánh từ 7h30 đến 17h00. Các bƣớc cơng việc:
Bước 1 :
-Tiếp nhận thơng tin từ chủ tàu, hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu về việc tàu biển xin cập cầu nhƣ các thơng số kỹ thuật của tàu, loại hàng hĩa chuyên chở trên tàu, thời gian tàu cập bến, thời gian tàu sẵn sàng làm hàng … Bên cạnh đĩ cịn thu thập các chứng từ cần thiết gồm: thơng báo tàu đến, bản khai chung, danh sách thuyền viên, giấy vận chuyển ...
-Tiếp nhận thơng tin từ chủ hàng về chủng loại hàng hĩa, khối lƣợng, trọng lƣợng, phƣơng án làm hàng, thời gian làm hàng … thu thập các chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hĩa nhƣ tờ khai hải quan, vận tải đơn, danh sách phƣơng tiện đến giao nhận hàng hĩa, giấy giới thiệu và lệnh giao hàng (khi giao nhận hàng).
Bước 2 :
Sau khi tiếp nhận thơng tin, Ban chỉ huy đội lập kế hoạch khai thác, thơng báo chấp nhận tàu cho đại lý hoặc chủ tàu; bố trí cầu bến, lập phƣơng án xếp dỡ hàng hĩa; bố trí trang thiết bị và nhân lực theo phƣơng án tối ƣu; báo cáo nhật ký hàng ngày cho Phịng Thƣơng vụ Vận tải trong suốt quá trình khai thác và trình xin ý kiến của Phịng trong những trƣờng hợp vƣợt giới hạn xử lý của Đội.
Bước 3 :
Triển khai cho các bộ phận trực ban, giao nhận, tổ cơng nhân bốc xếp, tổ cơ giới, các đơn vị dịch vụ bên ngồi (nếu cĩ) chuẩn bị thực hiện theo phƣơng án đã chọn.
Bước 4 :
-Ký các hợp đồng bốc xếp với khách hàng và vào sổ nhật ký.
-Theo dõi, kiểm tra tiến độ xếp dỡ hàng hĩa; kiểm tra, giám sát an tồn lao động trong suốt quá trình xếp dỡ; giám sát chặc chẽ việc giao nhận hàng theo đúng nguyên tắc; ký các chứng từ giao nhận hàng hĩa với tàu, với chủ hàng.
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2 GVHD: ThS. TRẦN THỊ TRANG
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 2 GVHD: ThS. TRẦN THỊ TRANG 0
Bước 5 :
Kiểm tra, đối chiếu số liệu với khách hàng sau khi hồn tất việc xếp dỡ hàng hĩa để tiến hành thanh lý các hợp đồng đã ký; xuất hĩa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng, chuyển kịp thời các chứng từ liên quan cho khách hàng.
Bước 6 :
-Kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu hàng hĩa nhập/xuất tàu, nhập/xuất bãi, hàng tồn bãi … và lập bảng theo dõi báo cáo.
-Thƣờng xuyên kiểm điểm số lƣợng hàng hĩa thực tế cịn tồn bãi để cĩ hƣớng xử lý khi cĩ vấn đề xảy ra.
Bước 7 :
Lập các báo cáo tổng hợp sản lƣợng, tổng hợp tài chính hàng tháng; theo dõi và hỗ trợ phịng Tài chính Kế tốn trong cơng thu hồi cơng nợ của khách hàng.
2.1.2.2Trực ban hiện trường:
Gồm 03 Trực ban.
Thời gian làm việc: chia làm 03 ca, trực 24 tiếng nghỉ 48 tiếng. Các bƣớc cơng việc:
Bước 1 :
Nhận kế hoạch khai thác do Ban chỉ huy đội xây dựng. Bước 2 :
Tổ chức, điều động các bộ phận liên quan cho tàu cập cầu an tồn; tổ chức, bố trí thiết bị cơ giới, nhân lực theo phƣơng án xếp dỡ đã đƣợc triển khai. Yêu cầu tàu cung cấp các chứng từ hợp lệ liên quan đến tàu, đến hàng hĩa nhƣ bảng khai chung, danh sách thuyền viên, hĩa đơn hàng hĩa …
Bước 3 :
Trực tiếp kiểm tra, đơn đốc nhắc nhở các bộ phận liên quan thực hiện theo đúng quy trình xếp dỡ nhằm đảm bảo tiến độ khai thác và đảm bảo an tồn lao động; lập biên bản hiện trƣờng và xử lý các vấn đề phát sinh trong ca mình phụ trách và báo
cáo kịp thời cho Ban chỉ huy đội. Trƣờng hợp ngồi khả năng và thẩm quyền xử lý thì xin ý kiến chỉ đạo của Ban chỉ huy đội.
Bước 4 :
Cuối ca làm việc, ghi sổ nhật ký khai thác để báo cáo Ban chỉ huy đội và bàn giao cơng việc cho ca sau.
2.1.2.3 Giao nhận – Trạm cân:
Gồm cĩ 09 nhân viên.
Thời gian làm việc hành chánh và trực ca 24 tiếng nghỉ 24 tiếng. Các bƣớc cơng việc:
Bước 1 :
-Giao nhận: Thực hiện kiểm đếm, giao nhận hàng hĩa tại tàu, tại bãi theo sự điều động của trực ban hiện trƣờng.
-Trạm cân: Thực hiện cơng việc cân hàng hĩa tại cầu cân điện tử của cảng. Bước 2 :
-Giao nhận : Lập bảng kết tốn tàu, kết tốn hàng hĩa nhập xuất hàng ngày tại bãi. Báo cáo và chuyển các chứng từ giao nhận, số liệu hàng cho Ban chỉ huy đội. -Trạm cân: Tổng kết, báo cáo số liệu hàng hĩa qua cân hàng ngày.
Bước 3 :
Cuối ca làm việc, ghi sổ giao ca để báo cáo Ban chỉ huy đội và bàn giao cơng việc cho ca sau.
KHÁCH HÀNG
-Xuất trình lệnh giao hàng, giấy giới thiệu cơng ty, CMND. - Yêu cầu cơng việc .
BCH ĐỘI TB - GN
Giữ lệnh,giấy giới thiệu. -Triểnkhaithựchiện cơng việc.
Thu tiền.
CỔNG CẢNG CẦU TÀU
KHÁCH HÀNG
Giao hàng hĩa và các chứng từ liên quan Yêu cầu cơng việc
CỔNG CẢNG CẦU TÀU TB – GN KHO BÃI Đối chiếu chứng từ . Nhận hàng nhập kho, bãi. Nhập sổ theo dõi BCH ĐỘI TB - GN
- Giữ lệnh+giấy giới thiệu.-Triển khai, thực hiện cơng việc.