V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.5. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng và hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất ln là bài tốn khó mà mỗi doanh nghiệp phải tự tìm câu trả lời cho riêng mình, bởi đây là một quy trình quan trọng – là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là những mặt hàng mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trị quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp ln phải tìm ra cách lưu trữ, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho sao cho đảm bảo quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Tuy vậy, không phải lúc nào việc lưu trữ cũng diễn ra suôn sẻ. Việc lưu trữ hàng tồn kho với số lượng q nhiều, khơng có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, việc lập một kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho là cần thiết.
5.5.1. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng:
Nguyên vật liệu là một trong những thứ khó quản lý nhất trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh thực phẩm. Nếu không biết cách quản lý nguyên vật liệu, sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng. Cụ thể như, nếu thiếu nguyên vật liệu, sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chuẩn bị bánh trước khi cho vào lị, dẫn đến khơng đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Hoặc nguyên liệu vẫn còn, mà vẫn nhập thêm, dẫn đến thừa, cũng chính là lý do dẫn đến mất mát. Và áp lực về quản lý sẽ ngày càng tăng khi quy mô và mức độ đầu tư vào cửa hàng lớn.
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh cơng ty Ánh Dương
48
Thực hiện dự tính ngun vật liệu rất có ý nghĩa và là một việc làm cần thiết với các bếp trưởng. Khi dự trù được số lượng bánh cần bán mỗi ngày, mỗi loại bánh cần lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu, rồi quy ra số lượng từng loại nguyên vật liệu, cửa hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu, tránh dẫn đến việc thừa nguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia. Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong công tác quản lý, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ của những người thợ làm bánh.
Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu, kiểm soát chi phí vận hành là một trong những bước cơ bản để kiểm sốt được lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận hành quá cao đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ bị giảm. Tuy nhiên, khi khơng có phương pháp định lượng rõ ràng và theo dõi khoa học, chủ cửa hàng không thể quản lý được lượng nguyên liệu có được nhân viên sử dụng trung thực và hợp lý hay không.
Đầu tiên, cửa hàng sẽ xem lại những khoản lãng phí. Lãng phí chính là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc “đội chi phí” của cửa hàng. Cắt giảm được các khoảng lãng phí sẽ giúp cửa hàng giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Những bánh nào khách thường để thừa? Thừa trong trường hợp nào? Nguyên liệu nào thường phải bỏ đi trong khi ăn? Nguyên nhân vì sao? Ai là người thường xuyên lãng phí? (khách hàng, nhân viên cụ thể)… Là những câu hỏi cả nhân viên và quản lý cần tìm câu trả lời.
Việc chống lãng phí cần phải có sự hợp tác của mỗi người. Sau mỗi ngày, quán yêu cầu nhân viên kiểm tra lại xem trong menu những thực phẩm nào bị bỏ đi, lượng bỏ đi là bao nhiêu? Lập ra một danh sách cụ thể để từ đó tìm ra nguyên nhân lãng phí và cách giải quyết. Ví dụ: Nếu thấy nguyên liệu A thường phải đem đổ đi vì bị hư hỏng do để lâu, hãy xem xét nhập ít lại trong lần nhập sau.
Thứ hai, quán sử dụng phần mềm để kiểm sốt kho ngun liệu. Tồn bộ việc kiểm tra thực phẩm lãng phí người quản lý đều phải thực hiện bằng tay. Tuy nhiên người quản lý có thể kiểm sốt kho ngun vật liệu (số lượng nhập, xuất, tồn… cho từng vật liệu) bằng phần mềm. Với sự hỗ trợ của một Phần mềm quản lý đủ tốt, doanh nghiệp sẽ kiểm sốt kho ngun vật liệu của mình một cách chặt chẽ hơn. Chẳng hạn như số lần
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh công ty Ánh Dương
49
nhập hàng trong tuần, lượng nguyên vật liệu/ giá trị nguyên vật liệu đã nhập, lượng nguyên liệu đã sử dụng, nguyên liệu sử dụng nhiều, nguyên liệu sử dụng ít… Ngồi ra những phần mềm này còn giúp doanh nghiệp xem báo cáo doanh thu, lãi lỗ, quản lý công nợ, thu chi, báo bếp… tiết kiệm rất nhiều thời gian vận hành cho cửa hàng.
Thứ ba, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nhập kho. Chỉ sử dụng Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn thôi chưa đủ, cửa hàng cũng cần phải có một quy trình nhập kho chuẩn cho chính nó. Là chủ cửa hàng, không phải lúc nào cũng là người có mặt để kiểm tra việc nhập xuất nguyên liệu. Vì vậy doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn những người quản lý được tín nhiệm nhất, hướng dẫn họ cách nhập và kiểm tra nguyên liệu nhập vào. Nguyên liệu nhập vào có đúng với đơn đặt hàng? Số lượng nhập vào có chính xác? Làm thế nào để nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý ?
Cuối cùng, là việc tái sử dụng. Tái sử dụng ở đây không phải là đem những thực phẩm vứt đi ra sử dụng lại. Tái sử dụng ở đây là tìm cách tận dụng triệt để các nguyên vật liệu để khơng phải vứt đi một cách lãng phí. Ví dụ: Nhân viên lỡ nhập q nhiều bánh mì và bạn khơng thể sử dụng hết trong ngày. Thay vì đổ đi, có thể sấy khơ để làm vụn bánh mì (có thể sử dụng trong 1 vài món ăn) hoặc dùng làm bánh mì chiên… Cách tốt nhất để sử dụng triệt để các nguyên vật liệu là sử dụng nó cho nhiều thực đơn khác nhau. Mặc dù theo nghĩa đen các thợ làm bánh sẽ không thể “tái chế” một món ăn đã đổ đi. Nhưng ta có thể sử dụng nó cho một mục đích khác ví dụ như để bán cho người ni động vậy, làm phân bón,… Vậy nên đừng vội vứt thức ăn thừa mà hãy phân loại và tìm cách tận dụng nó một cách hợp lý.
Ngoài ra, đừng quên giảm số lượng nhập vào cho những nguyên liệu thường xuyên bị dư thừa, mau hư hỏng. Kiểm soát được các khoản lãng phí sẽ giúp bạn giảm được các chi phí nguyên vật liệu, chi phí khơng cần thiết đồng thời tăng lợi nhuận cho cửa hàng.
5.5.2. Kiểm soát hàng tồn kho
Để quản lý kho hàng có bài bản, có khoa học, cần có quy trình quản lý tồn kho cho phù hợp. Để thiết lập được quy trình, doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kho, tình hình nguồn lực sản xuất, kinh doanh. Dưới đây là 5 bước để xây dựng một quy trình hồn chỉnh cho việc quản lý hàng tồn kho:
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh công ty Ánh Dương
50
- Lên kế hoạch và chuẩn bị
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm sốt tồn kho là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà cịn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp. Nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cho phù hợp.
- Kiểm kê lại kho hàng
Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho phù hợp. Kiểm kê hàng hóa cịn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời.
Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp. Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng kể thống quản lý trong quy trình kiểm sốt tồn kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn.
- Quản lý xuất, nhập kho
Quản lý nhập kho bao gồm các công việc: quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho,…..
Quản lý xuất kho bao gồm các công việc: xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho,…..
Trước đây, việc quản lý xuất nhập thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm sốt tồn kho hoặc dùng máy quét mã vạch để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh cơng ty Ánh Dương
51
Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ cơng hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,….
- Kết chuyển và tổng kết
Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản lý.
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh công ty Ánh Dương
52