Các thao tác hàng ngày
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kế tốn có các chứng từ liên quan. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo đúng chứng loại chứng từ quy định.
Kế tốn có thể sửa, xem, in chứng từ, sổ sách nếu cần.
Các thao tác cuối kì (xử lí tự động)
- Phần mềm tự động tính và phân bổ: giá vốn, khấu hao TSCĐ, chi phí trả trước, chi phí quản lý…
- Tự động kết chuyển các bút toán tự động đã đặt sẵn như kết chuyển doanh thu thuần, kết chuyển giá vốn, chi phí… sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
- Kết xuất và lưu trữ dữ liệu:
+ Lập và in các sổ sách, báo cáo để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu. + Khố sổ, chuyển kì kế tốn.
+ Sao, lưu dữ liệu phòng sự cố phần cứng: trực tiếp trên các file dữ liệu hoặc ra các file khác lưu trên máy tính hoặc copy ra đĩa mềm ... các dữ liệu kế toán.
Hệ thống sổ sách kế toán.
Tuỳ thuộc đặc điểm tình hình của doanh nghip mà áp dụng các hình thøc kế tốn khác nhau. Em xin trình bày hình thức sổ Nhật ký chung là hình thức sổ được vận dụng tại đơn vị em thực tập. Vận dụng hình thức này, kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ Nhật ký chung: Sổ ghi phản ánh tồn bộ các nhiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng.
- Sổ Nhật ký bán hàng, sổ Nhật ký thu tiền…
- Sổ cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung): TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911…
- Sổ chi tiết: TK 511, TK 632, TK 641, TK 642…
Hệ thống báo cáo.
Phần mềm kế toán cung cấp cả các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo thuế.
Báo cáo tài chính: Các phần mềm thiết kế gần đây (từ năm 2006 đến
nay) hầu hết đều cho phép in báo cáo tài chính theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC hoặc quyết định 48/2006/QĐ-BTC tuỳ theo từng doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo tài chính phần mềm cung cấp bao gồm các báo cáo theo qui định hiện hành:
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp và gián tiếp. + Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo quản trị: Các phần mềm kế toán cung cấp khá chi tiết và đầy đủ
các báo cáo quản trị cần thiết như:
+ Báo cáo quản trị tài chính và phân tích. + Tình hình thực hiện kế hoạch.
Các báo cáo thuộc các phần hành như báo cáo tiền mặt, tiền gửi; báo cáo hàng tồn kho, báo cáo TSCĐ, báo cáo bán hàng …
Báo cáo thuế:
+ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (bán ra). + Tờ khai thuế GTGT.
+ Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Như vậy, đối với phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế tốn: phiếu thu, phiếu chi,
hóa đơn, phiếu xuất kho, … nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn sau khi kiểm tra tính hợp lý các chứng từ đó. Sau đó, phần mềm kế tốn sẽ tự động kết chuyển vào các sổ cái TK 156, 632, 511, 131, 641, 642, 911 và các sổ chi tiết 1561, 1562, 131, 632… và các sổ liên quan.
Phần mềm cịn tự động tính giá vốn và phân bổ chi phí mua hàng, chi phí trả trước, khấu hao TSCĐ theo từng tháng.
Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh và in sổ sách báo cáo.
Để phần mềm cung cấp một cách chính xác cáo báo cáo trên địi hỏi kế toán phải tuân thủ việc nhập liệu theo đúng thiết kế của phần mềm.
CHƯƠNG 2