b. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
2.3.3 Hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán
Chứng từ về tiền lương: Về lương gián tiếp gồm: Bảng chấm công, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, phiếu báo làm thêm giờ..Về lương công nhân trực tiếp gồm: Bảng chấm công, phiếu nghiệm thu khối lượng, bảng thanh toán tiền lương...
Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, phiếu kiểm kê vật tư, chứng từ theo dõi số lượng...
Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê, hóa đơn mua bán TSCĐ, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản bà giao TSCĐ, các thể TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, sổ quỹ, séc, ủy nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ....
Chứng từ bán hàng: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa...
● Quy định lập chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu phải rõ ràng, trung thực với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, khơng viết tắt. Số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ nhập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị hiện thực. Tất cả các chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước đó.
Tất cả các chứng từ kế tốn do Cơng ty lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế tốn kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
● Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bước sau: + Lập, tiếp nhận, sử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
+Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và nhập dữ liệu vào phần mềm;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán ● Hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống TK được công ty xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản được quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và các Thơng tư bổ sung, sửa đổi kèm theo. Đồng thời căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công ty mở tài khoản cụ thể, chi tiết tới cấp 2, 3 để phù hợp với yêu cầu quản lý. Hệ thống TK sử dụng chủ yếu sử dụng bao gồm:
Kế tốn bán hàng có sử dụng các tài khoản chính như TK 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), 5211 (chiết khấu thương mại), 5212( Hàng bán bị trả lại), 5213( Giảm giá hàng bán), 131( Phải thu của khách hàng), 632( giá vốn hàng bán), 33311( thuế GTGT đầu ra), ngồi ra cịn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 111( tiền mặt), 112( tiền gửi ngân hàng), TK6421( chi phí bán hàng), TK 6422( chi phí quản lý doanh nghiệp)......