e. Tài khoản kế toán sử dụng và hạch toán.
2.6 Kế tốn hàng hóa
a.Đặc điểm và phân loại hàng hóa.
Đặc điểm tình hình kinh doanh của cơng ty TNHH Đầu tư Xây dựng
Việt Phát là mua bán các loại máy móc thiết bị y tế, thiết bị cơ khí, thiết bị
điện, điện lạnh.. cũng như chuyên cung cấp các dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị.
b.Ngun tắc hạch tốn.
Cơng ty hạch tốn chi tiết các loại hàng hóa theo từng thứ, từng chủng loại, qui cách với một mã hóa khác nhau.
Hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh 1 cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hóa trên các loại sổ sách kế tốn sau mỗi lần phát sinh các nghiệp vụ thu mua nhập hoặc xuất hàng hóa.
Các tài khoản kế tốn hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng hóa. Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sổ kế tốn có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế tốn theo cơng thức:
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong kỳ - trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.
c.Chứng từ kế toán sử dụng.
- Phiếu xuất kho; Phiếu nhập kho - Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kì - Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu
d.Quy trình thu mua nhập kho hàng hóa.
Khi nhận hợp đồng đặt mua hàng hóa cho từng thời kỳ, tùy theo yêu cầu về số lượng, chất lượng và số lượng hàng hóa cịn tồn kho, thủ kho căn cứ số liệu đó đề ra kế hoạch thu mua hàng hóa theo hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Khi nguyên vật liệu về đến công ty, thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm
nghiệm. Sau khi được kiểm kê số lượng, chất lượng, thủ kho căn cứ hóa đơn, chứng từ, biên bản kiểm kê sau đó lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1 và Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Liên 3: Chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế tốn.
e.Quy trình xuất bán hàng hóa.
Căn cứ vào đề nghị xuất hàng do bộ phận kinh doanh gửi đến, thủ kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.(1 liên để chuyển cho người mua hàng, 1 liên thủ kho giữ, và 1 liên chuyển cho kế toán).
f.Tài khoản kế toán sử dụng và hạch toán.
* Tài khoản kế toán sử dụng: TK 156: hàng hóa
TK liên quan. * Hạch tốn:
Khi nhập khập kho hàng hóa, kế tốn định khoản: Nợ TK 156: hàng hóa
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: phải trả người bán
Khi xuất kho hàng hóa để bán, kế tốn định khoản: Nợ TK 131: phải thu của người mua
Có TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
Bút tốn giá vốn, máy tự kết chuyển
VD thực tế: Ngày 28/12/2014, kế toán viết phiếu chi tiền mặt PC868 để
chi tiền mua văn phòng phẩm, trị giá: 6.680.282 đ
Định khoản nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 6423 6.680.282 Có TK 111 6.680.282 Công ty đang sử dụng mẫu phiếu chi sau:
Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Việt Phát
Địa chỉ: Số 5, Ngõ 61, Lạc Trung, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội PHIẾU CHI Ngày 30 tháng 12 năm 2014 Số PC868 Nợ TK 6423: 6.680.282 Có TK 1111: 6.680.282
Họ tên người nhận tiền: Hoàng Hồng Thủy Địa chỉ: Phịng kế tốn cơng ty
Lý do chi: Để thanh toán tiền đồ dùng văn phịng cho cơng ty. Số tiền: 6.680.282 đ
Bằng chữ: sáu triệu sáu trăm tám mươi nghìn hai trăm tám hai đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 28 tháng12 năm 2014
Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc 2.7. Kế toán TSCĐ
a.Khái niệm và đặc điểm.
TSCĐ trong doanh nghiệp là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn, tham gia vào q trình kinh doanh của DN và giá trị của nó được chuyển dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm dịch vụ khi bán hàng hóa ra bên ngồi.
* Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là :
-Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
-Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. -Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên
-Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên)
* Đặc điểm:
- Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh,
- TSCĐ bị hao mịn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì,
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng. * Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định:
Phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại , nhóm TSCĐ trong toàn doanh nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng ,đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác và sử dụng đảm bảo hết cơng suất có hiệu quả.
* Nguyên tắc quản lý:
- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong DN. Hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan .
- Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phịng kế tốn và đơn vị sử dụng
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị cịn lại trên sổ kế tốn
- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính DN phải tiến hành kiểm kê TSCĐ.Mọi trường hợp thiếu hay thừa đều phải lập biên bản tìm ra nguyên nhân và xử lý.
* Nhiệm vụ:
-Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm , đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ.
- Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong q trình sử dụng, tính tốn và phản ánh chính xác số khấu hao và chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị có liên quan.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự tốn chi phí sửa chữa TSCĐ - Tham gia công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lại TSCĐ trong trường hợp cần thiết. Tổ chức phân tích, tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp.
b.Phân loại và đánh giá tài sản cố định.
* Phân loại tài sản cố định:
Là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại , các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo tiêu thức nhất định.
+ TSCĐ hữu hình : là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
+ TSCĐ vơ hình: là những tài sản khơng có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
-Phân loại theo quyền sở hữu : + TSCĐ tự có
+ TSCĐ đi th ngồi
-Phân loại theo nguồn hình thành :
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp.
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung. + TSCĐ nhận vốn góp liên doanh.
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay. -Phân loại theo cơng dụng và tình hình sử dụng + TSCĐ dùng trong doanh nghiệp.
+TSCĐ chờ xử lý.
+ TSCĐ bảo quản, nhận giữ hộ. * Đánh giá tài sản cố định: -TSCĐ do mua sắm mới:
Nguyên giá = Giá mua + Chi phí thu mua,lắp đặt chạy thử - Các khoản giảm trừ
-TSCĐ được cấp:
Nguyên giá = Giá trị ghi trong biên bản gốc + Chi phí tiếp nhận (nếu có) -TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế:
Nguyên giá = Giá thành thực tế của TSCĐ + Chi phí trực tiếp liên quan
đến viêc đưa vào sử dụng
c.Chứng từ và tài khoản kế toán áp dụng.
* Chứng từ kế toán bao gồm:
Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01- TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04-TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06-TSCĐ Ngoài các mẫu chứng từ trên cơng ty cịn sử dụng các chứng từ khác phục vụ cho việc quản lý TSCĐ như: hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng, thuê mướn TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi…
Phương pháp khấu hao TSCĐ
Tài sản cố định được khấu hao căn cứ theo thời gian sử dụng ước tính và giá trị phải khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được tính theo thời gian khấu hao quy định tại Thơng tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013 của Bộ Tài chính. Thời gian khấu hao cụ thể như sau:
Loại tài sản Thời gian
KH
Nhà cửa, vật kiến trúc
10 - 20 năm
Máy móc thiết bị 3 - 12 năm
Phương tiện vận tải, truyền dẫn 6 - 10 năm
hình
* Tài khoản kế tốn sử dụng: TK 211: tài sản cố định hữu hình TK 213: tài sản cố định vơ hình TK 214: hao mịn tài sản cố định
d.Hạch tốn tài sản cố định.
* Hạch tốn tình hình biến động tài sản cố định: -Kế toán tăng tài sản cố định.
Khi mua sắm tài sản cố định căn cứ vào HĐGTGT, biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
Có TK: 111,112, 331… Tổng giá trị thanh tốn. Phát sinh chi phí trong q trình thu mua kế tốn ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331: Chi phí thu mua Đồng thời kết chuyển nguồn hình thành tài sản:
Nợ TK 415: Quỹ dự phịng tài chính
Nợ TK 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản Nợ TK414: Quỹ đầu tư phát triển
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Hoặc bút toán sau nếu dùng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi: Nợ TK 3532: Quỹ khen thưởng phúc lợi
Có TK 3533: Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định. -Kế toán giảm tài sản cố định.
Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh tốn Có TK 711: Thu nhập khác
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Nếu phát sinh chi phí.
Nợ TK 811: Chi phí khác
Có TK 111, 112, 331: Chi phí nhượng bán
Đồng thời căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán đơn vị xoá sổ ghi:
Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định Nợ TK 811: Giá trị cịn lại
Có TK 211: Ngun giá tài sản cố định * Hạch tốn khấu hao tài sản cố định tại cơng ty.
Trong quá trình sử dụng, do chịu ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân khác nhau TSCĐ của cơng ty bị hao mịn. Hao mòn TSCĐ là sự giảm sút về giá trị sử dụng của TSCĐ do tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do các nguyên nhân khách quan khác như: thời tiết, thời gian,…. Phương pháp khấu hao TSCĐ mà công ty sử dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Theo quy định hiện hành thì việc trích khấu hao hay thơi khơng trích khấu hao TSCĐ được bắt đầu thực hiện từ ngày TSCĐ tăng hoặc ngừng tham gia vào q trình kinh doanh. Do TSCĐ ít biến động nên số khấu hao tháng này chỉ khác tháng trước trong trường hợp có biến động tăng giảm TSCĐ. - Cơng thức: Mức trích khấu = hao TSCĐ bình quân hàng năm Nguyên giá Thời gian sử dụng
=
Cơng thức:
- Giá trị hao mịn của tài sản cố định:
= ++ -
-Hạch tốn khấu hao tại cơng ty cụ thể như sau: Tài khoản sử dụng:
TK 214 “Hao mịn TSCĐ” Tài khoản này có 04 TK cấp 2
+ Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ chủ yếu:
Hàng tháng( định kỳ) căn cứ vào bảng phân bổ và tính khấu hao kế tốn tính vào chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
CóTK 214: Hao mịn TSCĐ
Khi phát sinh chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu:
Nợ TK 241 : XDCB dở dang
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… SV: Phùng Thị Kim Cúc 76 Mức trích khấu hao năm Mức trích khấu hao tháng 12 tháng Nguyên giá Số khấu hao TSCĐ đã trích tháng trước Khấu hao TSCĐ tăng trong tháng Khấu hao TSCĐ giảm trong tháng Khấu hao của TSCĐ phải trích trong tháng
Khi cơng việc hồn thành, TSCĐ đưa vào sử dụng: + Nếu thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình
Có TK 241: XDCB dở dang
+ Nếu không thoả mán điều kiện ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 627,642 : Chi phí sản xuất chung, quản lý doanh nghiệp Có TK 241: XDCB dở dang
VD: Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ tháng 12/2014, kế tốn hạch tốn chi phí quản lý kinh doanh:
Nợ TK 6424 22.500.000 Có TK 214 22.500.000
Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Việt Phát
Địa chỉ: Số 5, Ngõ 61, Lạc Trung, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
(trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 6424 - chi phí khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2014 đến ngày 31/12/2014 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng số tiền Ngày Số Nợ Có Tổng phát sinh 22.500.000 22.500.000
31/12/2014 PKT 234 Trích khấu hao ơ tơ 2141 22.500.000
31/12/2014 PKT 234
kết chuyển chi phí quản lý xác định kết quả
6424->911 911 22.500.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến chi phí quản lý kinh doanh sau khi nhập vào máy, số liệu sẽ tự động được chuyển đến các sổ sách liên quan.
Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Việt Phát
Địa chỉ: Số 5, Ngõ 61, Lạc Trung, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
(trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 6427 - chi phí mua ngồi Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 chứng từ diễn giải TK đối ứng số tiền Ngày số Nợ Tổng phát sinh 773.678.138 773.678.138 09/12/2014 07/12-14
Thanh toán cước điện thoại HĐ
1422186 1111 171.427 09/12/2014 08/12-14 09/12/2014 08/12-14
Thanh toán cước điện thoại
T11/2014 1111 239.420 09/12/2014 09/12-14 09/12/2014 09/12-14
Thanh toán cước điện thoại
T11/2014 1111 227.203 09/12/2014 10/12-14 Thanh toán cước internet T11/2014 1111 2.000.000 09/12/2014 10/12-14 Thanh toán cước internet T11/2014 1111 2.000.000 11/12/2014 12/12-14 Thanh tốn phí tiếp khách hóa đơn 0003124 1111 1.762.000 11/12/2014
13/12-14 Thanh tốn tiền nước uống đóng
bình 1111
1.840.000 15/12/2014 2645 Phí chuyển tiền 3216 EUR 11212 540.418