Khóa sổ kế tốn và kết chuyển số
**Mã hóa các đối tượng quản lý khi sử dụng phần mềm kế toán FAST trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong công ty
Phần mềm kế toán FAST cho phép xây dựng hế thống danh mục từ điển phong phú như: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, danh mục nhà cung cấp,…
Màn hình cây chức năng:
**Mã hóa danh mục hàng hóa vật tư
Danh mục hàng hóa được mã hóa theo kí hiệu chữ cái đầu của hàng hóa và theo thứ tự.
Để xem danh mục hàng hóa, trình tự như sau: Từ màn hình chức năng của Fast, chọn kế tốn hàng tồn kho => danh mục từ điển => danh mục hàng hóa vật tư.
Mã hóa danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng được mã hóa theo kí hiệu và số thứ tự.
Để vào danh mục khách hàng: từ màn hình cây chức năng, chọn kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu => danh mục từ điển => danh mục khách hàng.
Mã hóa danh mục tài khoản
Danh mục tài khoản của cơng ty được mã hóa theo hệ thống tài khoản theo quyết định 48QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Để vào danh mục tài khoản: từ màn hình cây chức năng chọn kế tốn tổng hợp => danh mục từ điển => danh mục tài khoản.
PHẦN 2:Tổ chức kế toán đối với các phần hành cụ thể 2.5. Kế toán vốn bằng tiền
* Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh tốn.
Vốn bằng tiền của cơng ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
* Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các nguyên tắc sau: 1. Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam
2. Các loại ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định và được theo dõi chi tiết riêng từng loại ngoại tệ .
3. Các loại vàng bạc, kim khí, đá quý được đánh giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế, đồng thời được theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất của từng loại.
4. Vào cuối mỗi kỳ, kế toán điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo giá thực tế. Kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nghĩa vụ phản ánh chính xác , kịp thời , đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của các khoản mục vốn bằng tiền . Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý các khoản mực vốn bằng tiền.
b. Đặc điểm.
* Tiền mặt:
Tiền mặt là khoản vốn bằng tiền tại đơn vị được thủ quỹ có trách nhiệm quản lý.Tiền mặt bao gồm : Tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu.Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty diễn ra liên tục thì tại đơn vị ln có một lượng tiền mặt nhất định, do đặc điểm của tiền mặt là ln chứa đựng những rủi ro cao, chi phí cơ hội lớn, do đó ln phải tính tốn định mức tồn quỹ sao cho hợp lý, mức tồn
quỹ phụ thuộc vào từng giai đoạn của quá trình kinh doanh cũng như kế hoạch kinh doanh cụ thể.
Thủ quỹ là người có trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, do những đặc điểm nêu trên thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về các khoản thu chi về tiền mặt, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thủ quỹ không được tham gia vào cơng tác kế tốn, khơng được trực tiếp mua bán hàng hóa, nguyên liệu.
* Tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các cơng ty tài chính.
Đối với từng khoản tiền gửi ngân hàng , kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra,đối chiếu, theo dõi. Khi có sự chênh lệch giữa số liệu kế tốn của đơn vị với ngân hàng thì phải ghi nhận theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng trên tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.
Các khoản thu chi bằng ngoại tệ: Việc hạch toán được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ lien ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ.
c. Chứng từ kế toán sử dụng. Chứng từ được sử dụng là : * Kế toán tiền mặt: - Phiếu thu - Phiếu chi - Bảng kê vàng bạc đá quý - Bảng kiểm kê quỹ
- Giấy báo Nợ. - Giấy báo Có.
- Bảng sao kê, sổ phụ của ngân hàng.
- Ủy nhiệm thu,ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản…
d. Quy trình luân chuyển chứng từ.
* Luân chuyển chứng từ thu tiền:
(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
(2) Trình phiếu thu lên kế tốn trưởng ký duyệt (cả 3 liên)
(3) Phiếu thu chuyển lại cho kế toán tiền mặt (cả 3 liên, lưu liên 1)
(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (cả 2 liên) (6) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận
(7) Người nộp tiền giữu lại liên 3 chuyển trả lại lien 2 cho thủ quỹ ghi sổ
(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên2 ) cho kế toán tiền mặt (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt
(10) Chuyển phiếu thu cho các bộ phận lien quan ghi sổ (11) Chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt lưu giữ *Luân chuyển chứng từ chi tiền:
(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho Giám đốc duyệt chi (2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên) (3) KTT, chủ TK ký phiếu chi (3 liên)
(4) KT tiền mặt nhận lại cả 3 liên phiếu chi đã ký, lưu liên 1 (5) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (cả 2 liên)
(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3, trả lien 2 cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ.
(9) KT tiền mặt ghi sổ, chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ
(10) Chuyển trả lại phiếu chi cho KT tiền mặt lưu trữ.