2 .Cơ cấu tổ chức
1. Công tác khai thác
1.1. Lập kế hoạchkhai thác
Kế hoạch khai thác là khâu khá quan trọng. Từ kế hoạch khai thác chỉ tiêu cần đạt được, cơng ty sẽ có cơ sở để bố trí nhân lực vật lực để hồn thành kế hoạch đặt ra. Kế hoạch khai thác là công cụ đắc lực phối hợp giữa các cán bộ của công ty, định hướng cho cán bộ của công ty tự xác định mục tiêu và kế hoạch của chính mình, nó là cở sở đánh giá kết quả của công ty. Để lập được kế hoạch khai thác phải dựa trên báo cáo thông kê kết quả đạt được của những năm trước nghiên cứu sự thay đổi số học sinh, sự phát triển kinh tế xã hội đất nước trong những năm tới, kết hợp với mục tiêu mà cơng ty mong muốn đạt được. Từ đó đề ra kế hoạch khai thác: số học sinh cần đạt được, số phí bảo hiểm cần thu. Trên cơ sở đó cơng ty bố trí cán bộ phụ trách một số trường nhất định, bổ sung lực lượng đại lý để khâu khai thác đạt kết quả cao.
1.2.Các biện pháp hỗ trợ khai thác và tổ chức khai thác:
Trên cơ sở kế hoạch đề ra, công ty xây dựng các biện pháp hỗ trợ khai thác để đạt được kế hoạch đề ra. Các biện pháp hỗ trợ khai thác bao gồm:
- Tuyên truyền quảng cáo: Là hình thức hỗ trợ khai thác tốt nhất được công ty sử dụng trong nhiều năm qua. Công ty tổ chức, tuyên truyền về quyền lợi, ý nghĩa, mục đích bảo hiểm tồn diện đối với học sinh trên các phương tiện thông tin đại chúng như qua đài phát thanh và truyền hình, báo chí… In ấn các tờ rơi về quyền lợi, thủ tục thanh tốn tiền bảo hiểm tồn diện đối với học sinh đối với học sinh phát tận tay cho phụ huynh học sinh và các em học sinh. Cơng ty cịn dán panơ, apphich, mở hội nghị tới từng cụm trường để tuyên truyền thông báo thông qua hội cha mẹ học sinh để tuyên truyền tới các bậc phụ huynh.
- Tổ chức hội nghị khách hàng: Công ty phối hợp với ngành giáo dục và đào tạo tổ chức hội nghị khách hàng hằng năm. Thông qua hội nghị khách hàng công ty báo cáo cơng tác bảo hiểm tồn diện đối với học sinh trong năm học vừa qua, phổ biến nội dung của cơng tác bảo hiểm tồn diện đối với học sinh trong năm học tới, lắng nghe sự đóng góp ý kiến của các trường để ngày càng hoàn thiện quy tắc bảo hiểm toàn diện đối với học sinh, rút kinh nghiệm để làm tốt hơn trong năm tới.
- Xây dựng mạng lưới đại lý tại các trường: kí kết hợp đồng với các đại lý bán chuyên đại diện tại các trường, mở hội nghị đại lý giúp họ hiểu hơn về bảo hiểm toàn diện đối với học sinh để có thể tuyên truyền tới phụ huynh học sinh. Đồng thời cơng ty cũng có những quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của đại lý.
Về quyền: Đại lý hợp tác với cơng ty thì được hưởng hoa hồng đại lý được tính như sau:
Số tiền hoa hồng đại lý = Tỷ lệ % hoa hồng BH * DT phí BH thu được Hoa hồng đại lý được quy định tại thông tư số 76/TCNN và thơng tư số 02/TC-TCNN của Bộ Tài chính.
+ Đối với các trường trung học phổ thông trực thuộc sở giáo dục và đào tạo quản lý:
8% trả cho đại lý ở các trường.
1,7% trả cho đại lý tại sở giáo dục- đào tạo.
0,3% trả cho đại lý hội cha mẹ học sinh thanh phố.
+ Đối với các trường phổ thông cơ sở, tiểu học, nhà trẻ- mẫu giáo thuộc phòng giáo dục quận, huyện quản lý:
8% trả cho đại lý các trường.
2% trả cho đại lý các phịng giáo dục- đào tạo. Trong đó một phần chuyển cho hội cha mẹ học sinh tại các quận huyện.
Về nghĩa vụ: Những cộng tác viên là trung gian giữa cơng ty và khách hàng họ có nhiệm vụ:
+Phổ biến chủ trương, tuyên truyền với học sinh về bảo hiểm tồn diện đối với học sinh.
+Thu phí bảo hiểm nộp về cho công ty, nộp danh sách những học sinh tham gia bảo hiểm.
+ Khi có rủi ro xảy ra, đại lý và cộng tác viên phối hợp với các cơ quan chức năng giải quyết hậu quả, xác định nguyên nhân rủi ro.
Việc sử dụng đội ngũ đại lý, cộng tác viên giúp công ty khai thác được nhiều hơn, đại lý là những người ở địa phương do vậy làm công tác tuyên truyền sẽ hiệu quả hơn, dễ gây được lòng tin của khách hàng.
Tuy nhiên vẫn cịn có hạn chế: nếu việc lựa chọn đại lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty, nhiều sự phiền hà mà gia đình các em gặp phải là do đại lý như: việc mang hồ sơ lên công ty chậm trễ trong công tác chi trả tiền tới khách hàng, bớt xén tiền bảo hiểm, khơng nhiệt tình trong việc hướng dẫn gia đình các em làm thủ tục gây cho gia đình các em phải đi lại nhiều lần.
* Tổ chức khai thác: Kế hoạch khai thác là định hướng cho khâu tổ chức khai thác. Trong quá trình tổ chức khai thác kết hợp đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm kịp thời để nâng cao hiệu quả khai thác , đạt được kết quả đề ra, kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh trong q trình thu phí bảo hiểm. Các cán bộ của cơng ty được phân công phụ trách các trường phải thường xuyên liên lạc với đại lý bán chuyên. Các công ty định trong vịng bao nhiêu ngày đại lý phải nộp phí một lần lên các cơng ty bảo hiểm hoặc cán bộ công ty phải xuống tận trường thu phí để đảm bảo quyền lợi cho các em học sinh và công ty.