Công ty Cổ phần thiết bị phụ tùng cơ điện Mẫu số S03b – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tháng 12 năm 2009
Ngày tháng GS
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền
SH NT Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7
1/12 1/12 Số dư đầu kỳ
1/12 PC 478 1/12 Phí thanh tốn chuyển máy gặt đập 11211 2.310.761
4/12 PC 483 4/12 Mua bảo hiểm ô tơ 1111 11.545.000
7/12 1202 7/12 Phí đi cơng tác Trung Quốc 1111 26.699.310
………. ………. ………... ………………………….. ………… …………….. ……………….
9/12 1209 9/12 Chi phí giao dịch tiếp khách 1111 10.604.636
31/12 1238 31/12 Khấu hao TSCĐ 2141 80.178.012
…….. ………. ……… ……………………………. ………… …………….. ………………
31/12 1289 31/12 Phải trả cho người lao động 334 160.645.000 31/12 288 31/12 Kết chuyển TK 642 sang TK 911, TK 64284 sang TK 911 911 1.024.962.977 Cộng phát sinh cuối tháng Số dư cuối tháng 1.024.962.977 1.024.962.977 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Hiếu
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Hiếu
2.6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
2.6.1.*Chứng từ và thủ tục kế toán:
- Tài khoản sử dụng:
TK 911: “Xác định kết quả kinh doanh”
TK 421: “Lợi nhuận chưa phân phối”, TK này được chi tiết như sau: TK 4211: “Lợi nhuận chưa phân phối năm trước”
TK 4212: “Lợi nhuận chưa phân phối năm nay”
Quy trình ln chuyển chứng từ
Do phần mềm kế tốn Fast Acounting cho phép kế toán tại Cơng ty thực hiện bút tốn kết chuyển tự động các tài khoản: doanh thu, giá vốn và các khoản chi phí sang TK 911 với các doanh mục, tài khoản đã đã được khai báo sẵn khi cài đặt phần mềm. Vì vậy cuối mỗi tháng máy tính sẽ tự động xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa và xác định theo cơng thức sau:
Kết quả tiêu thụ hàng hóa = Doanh thu bán hàng hóa - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Với việc sử dụng phần mềm kế tốn Fast Acounting, kế tốn tại Cơng ty có thể thực hiện tại mọi thời điểm khi cần số liệu khai báo để phục vụ nhu cầu kế toán quản trị, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn.
2.4. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp 2.4.1. Chứng từ và thủ tục
- Chứng từ kế toán: + Bảng chấm cơng
+ Bảng thanh tốn tiền lương + Phiếu chi tiền mặt
+ Bảng trích khấu hao tài sản cố định
+ Hóa đơn thanh tốn các dịch vụ mua ngồi
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Hiếu
- Các sổ kế toán + Sổ nhật ký chung + Sổ Nhật ký chi tiền + Sổ chi tiết tài khoản 642 + Sổ cái tài khoản 642 Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,. . .); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ. . .); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng. . .).
Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 Có thể được mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế tốn kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911 “Xác định kết quản kinh doanh”.
Kết cấu tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
- Số dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Hiếu
- Dự phòng trợ cấp mất việc làm. Bên Có:
- Hồn nhập dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 642 khơng có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 7 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đoạn của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phịng: Phản ánh chi phí dựng cụ, đồ dùng văn phịng dùng cho cơng tác quản lý (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 - Chí phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phịng,. . .
- Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế mơn bài, tiền thuê đất,. . . và các khoản phí, lệ phí khác.
- Tài khoản 6426 - Chi phí dự phịng: Phản ánh các khoản dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngồi: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho cơng tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Hiếu
mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,. . . (Không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngồi các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, cơng tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,.
* Quy trình luân chuyển chứng từ
- Cũng giống như chi phí bán hàng, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu chi tiền mặt, bảng trích khấu hao… kế tốn phân lọai và vào máy theo từng nghiệp vụ phát sinh và vào theo trình tự thời gian. Khi đó máy sẽ tự động vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản và sau đó vào sổ cái tài khoản 642.
Cuối tháng, phịng Tài chính Kế tốn khóa sổ, cộng Nhật ký chung, Kế tốn lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ cái tài khoản 642 và sổ chi tiết tài khoản 642 khớp đúng là cơ sở để kế tốn phản ánh vào hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị theo nhu cầu thông tin của doanh nghiệp.
2.4.2. Kế tốn chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, sau khi kế tốn kiểm tra về tính hợp lý, hợp lệ là căn cứ để kế toán nhập các số liệu vào máy theo từng nộ dung kinh tế và theo thời gian phát sinh nghiệp vụ.
Khi đó máy tính sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung, vào sổ chi tiết tài khoản 642.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Hiếu
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Dư nợ đầu kỳ:
Phát sinh nợ: 1.024.962.977 Phát sinh có: 1.024.962.977 Dư có cuối kỳ:
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có Ngày Số hiệu
1/12 CT 185 Phí thanh tốn chuyển MGĐ 1121NT 2.310.761
01/12 Pc 474 Mua bảo hiểm ô tô 1111 11.545.000
2/12 1202 Chi phí đi cơng tác Trung Quốc 141 26.699.310
4/12 PC 479 Sửa máy tính, thay cửa kính 1111 3.430.281
7/12 PT 279 QLP BHYT năm 2009 1111 819.016
9/12 1209 Chi phí giao dịch tiếp khách 131 10.604.636
….. …….. …………………………. ……… ……………
31/12 1236 Trích lương Q4/2009 3341 274.933.000
31/12 1242 Đ/c QLP 2009 13648 244.832.722
31/12 1251 Trích bổ sung tiền lương 3341 210.000.000
31/12 283 Kết chuyển 642 911, 64284→ 911 911 779.189.692
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng