VII. Các hình thức sổ kế tốn áp dụng 1.Hình thức sổ nhật ký chung
4.1.2/ Chức năng các bộ phận trong bộ máy kế toán:
1/Kế tốn trởng: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính
của cơng ty, phân tích tài chính và có kiến nghị với giám đốc về phơng hớng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới
2/Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp về tình hình tài
chính của cơng ty
3/Kế toán tiền mặt và thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ
phát sinh có liên quan đến tiền mặt, ngân hàng, thanh toán để ghi sổ quỹ, bảng kê
4/Kế tốn cơng nợ: Theo dõi tình hình nợ phải thu từ khách
hàng, nợ phải trả cho các nhà cung cấp
5/Kế toán vật t hàng hoá và bán hàng: Theo dõi các hoạt
động bán hàng và vật t hàng hoá nhập xuất
6/Thủ kho: Chịu trách nhiệm về hàng hoá tồn trong kho 4.3/Tổ chức sổ kế toán tại cơng ty
4.3.1/Hình thức sổ
Căn cứ vào chế độ kế tốn hiện hành và yêu cầu của công tác quản lý kinh tế của công ty, đặc điểm kinh doanh về mặt hàng dợc phẩm và thiết bị y tế có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh trong một ngày, khối lợng hàng hoá phải quản lý rất lớn, đơn vị sản phẩm cũng có rất nhiều loại do vậy đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ. Hình thức này địi hỏi
kế tốn phải có trình độ cao, cơng việc đợc thực hiện đều ở các khâu. Hình thức này gồm các loại sổ sau:
- Sổ kế toán chi tiết - Bảng kê
- Nhật ký – Chứng từ - Sổ cái
Ngun tắc cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ là:
+ Tập hợp và hệ thống hoá các ngiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng bên Nợ
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một q trình ghi chép + Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán vật t hàng hoá và bán hàng, kế toán cơng nợ, kế tốn tiền mặt và thanh tốn căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, lấy số liệu ghi vào bảng phân bổ, từ số liệu trên và số liệu trong bảng phân bổ ghi trực tiếp vào các
Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký – Chứng từ Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
bảng kê, sổ chi tiết có liên quan tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối tháng, kế toán các bộ phận gửi bảng kê, sổ kế toán chi tiết về kiểm tra và kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu sau đó chuyển số liệu tổng cộng bảng kê, số chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp của cơng ty khố sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các bảng kê, sổ kế tốn chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chúng từ ghi vào sổ cái
Sau khi đã hoàn tất các sổ sách trên, kế toán tổng hợp lấy số liệu trên sổ cái, các chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ và bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính II/ Thực trạng hạch tốn lu chuyển hàng hoá và xác định
kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Dợc phẩm Phú Lâm
Hạch tốn q trình lu chuyển hàng hố, cơng ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (đối với hạch toán tổng hợp), sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song và xác định trị giá vống hàng xuất kho là phơng pháp nhập trớc xuất trớc (đối với hạch toán chi tiết).
1/Hạch tốn q trình mua hàng
Trong khâu kinh doanh hàng hố thì mua hàng do bộ phận Kế hoạch của công ty đảm nhiệm. Hiện nay, công ty mua hàng chủ yếu theo phơng thức chuyển hàng. Theo thoả thuận trong hợp đồng, hàng sẽ đợc công ty cung cấp vận chuyển đến kho của cơng ty, cơng ty cử cán bộ phịng kinh doanh đến tại kho để kiểm nhận và nhập hàng. Cán bộ nhận hàng kiểm tra,
đối chiếu số hàng nhận với số ghi trong hợp đồng về mặt số l- ợng và quy cách, phẩm chất sau đó chuyển thủ kho nhập kho.