2.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.3.2. Cơ cấu tổ chức phải hợp lý, rõ ràng
Cơ cấu tổ chức sẽ phân ra chức năng và nhiệm vụ của ban giám đốc, các phòng ban chuyên trách, cán bộ công nhân viên. Việc phân cấp quản lý rõ ràng, sẽ nêu cao tinh thần trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân, thời gian hồn thành cơng việc sẽ rất nhanh chóng, mà lại đạt hiệu quả cao.
Phương châm của công ty là làm việc theo năng suất, hưởng theo năng lực, với khối lượng công việc lớn trong cơng tác lập dự án, thì một điều khơng thể thiếu, đó là sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các phòng ban chức năng, giữa các cá nhân trong q trình thu thập và xử lý thơng tin. Vì vậy, muốn làm tốt cơng tác lập dự án, phải có sự liên kết chặt chẽ giữa phòng dự án, phòng kế hoạch, phòng thiết kế, phịng kế tốn và các phòng chức năng khác, ăn khớp giữa các khâu trên từng phần việc cụ thể, đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời các yếu tố cần thiết theo tiến độ thi công. Một dự án đầu tư tốt nếu như tiến độ thực hiện cũng như chất lượng
thực hiện cơng việc giữa các cá nhân, các phịng ban đạt kết quả tốt và ngược lại. Sự chậm trễ và kéo dài thời hạn hồn tất q trình lập dự án sẽ dẫn đến sự hạn chế phát huy hiệu quả hoạt động đầu tư và do đó sẽ gây ra nhiều hậu quả khác khi dự án đi vào hoạt động. Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức lập dự án của công ty, chủ nhiệm dự án là cấp cao nhất, chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư trong suốt q trình thực hiện cơng việc của dự án, cùng với bộ phận kế hoạch - kỹ thuật giao nhiệm vụ cho chủ trì cơng trình và chủ trì các bộ mơn thực hiện. Với việc tổ chức như vậy là khá hợp lý, cơng ty cần hồn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức.Cụ thể là vẫn giữ cơ cấu tổ chức như cũ nhưng thay đổi môi trường làm việc cho cán bộ bằng cách thay đổi chủ trì cơng trình hay chủ trì bộ mơn, cán bộ công nhân viên, đồng thời phải đảm bảo sự hợp lý về chuyên môn và năng lực, phát huy khả năng sáng tạo trong cơng việc.
2.2.3.3. Nhóm lập dự án
Cán bộ cấp trên cần thành lập một nhóm lập dự án với các thành viên có đầy đủ về số lượng và chuyên môn cho công tác lập dự án, phân công công việc hợp lý để bảo đảm tiến độ lập dự án, tránh tình trạng ơm đồm trong cơng việc gây áp lực trong công việc cho thành viên. Cụ thể, cơng ty cần bổ sung thêm cán bộ dự tốn cho phịng dự án, sự chia sẻ cơng việc sẽ làm cho cơng tác lập dự án được chính xác hơn và hoàn thiện hơn.
2.2.4. Hoàn thiện chất lượng nội dung lập dự án
- Do vai trị quan trọng của thơng tin, là nguyên liệu đầu vào cho quá trình lập dự án, đảm bảo cho việc soạn thảo dự án tốt nhất. Ngồi các cơ sở vật chất mà cơng ty đã đầu tư như máy vi tính cùng với một hệ thống cơ sở dữ liệu, các tài liệu tham khảo có liên quan đến xây dựng như luật đất đai, đầu tư và xây dựng, các phương pháp tính chi phí của bộ xây dựng…phục vụ cho quá trình lập dự án, sự tiện lợi của internet đã nâng cao chất lượng thông tin của dự án. Tuy nhiên, cơng ty cần hồn thiện việc thu thập các thơng tin đó như liên tục cập nhập những thông tin mới nhất về sửa đổi, bổ sung các hệ thống văn bản quy chuẩn xây dựng và tiêu chuẩn xây dựng, thông tư hướng dẫn…cho cán bộ lập dự án. Đồng thời, công ty cần kiến nghị
với chủ đầu tư dự án đưa ra những thơng tin đầy đủ, chính xác về dự án như tình hình kinh tế xã hội từng vùng, từng ngành nghề; các định hướng chung và cụ thể của từng vùng và từng ngành khác nhau tại địa bàn xây dựng dự án mà không phải chỉ dựa vào internet, các nguồn thông tin khác và sự hiểu biết, phỏng đoán của cán bộ lập là thơng tin dự án chính xác.
- Như đã trình bày ở phần các nội dung cần phân tích trong q trình lập dự án, các nội dung lập dự án có mối quan hệ mật thiết với nhau. Một nội dung phân tích khơng chính xác sẽ có kết quả sai, và kéo theo các nội dung khác cũng sẽ sai, kết quả là dự án khơng hiệu quả, lãng phí thời gian và cơng sức.Vì vậy, sự tập trung làm việc phải hết sức cao độ, thu thập các thơng tin và tính tốn phải chính xác. Để cơng tác lập dự án tốt, cần phải có sự nghiên cứu chi tiết, khoa học, thống nhất giữa các nội dung với nhau. Một dự án tốt là một dự án có khả thi. Những người làm công tác tư vấn cho chủ đầu tư thực hiện công tác tư vấn tốt trong tất cả các lĩnh vực:
+ Nghiên cứu thị trường tỉ mỉ, khoa học, xuất phát từ nhu cầu thực tế, từ các điều kiện vĩ mơ như kinh tế, chính trị, mơi trường, xã hội, văn hố…, thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu, thơng tin phải đảm bảo độ chính xác và tin cậy. Tuyệt đối không xem nhẹ công việc nghiên cứu thị trường vì thị trường quyết định mục tiêu, phương hướng kinh doanh của chủ đầu tư, tạo chỗ đứng cho thị trường sản phẩm dự án trong hiện tại và tương lai. Dự án “Xây dựng khu đô thị
Đại học Hà Nam” nghiên cứu thị trường khá chi tiết, ngồi các thơng tin về dân số,
văn hoá – lịch sử - xã hội, trình độ học vấn…, cảnh quan thiên nhiên cịn được đề cập đến.Tuy nhiên, các dự án nghiên cứu khía cạnh thị trường khơng được phân tích theo một trình tự cụ thể nào. Vì vậy, cơng ty cần tăng thêm chi phí cho cơng tác nghiên cứu thị trường và bổ sung cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trường, đồng thời thu thập thơng tin bằng hiện đại hố máy móc thiết bị.
+ Nghiên cứu về khía cạnh kỹ thuật của dự án : nghiên cứu kỹ thuật cho biết dự án nên được đầu tư như thế nào là có lợi nhất, có hiệu quả nhất, khơn ngoan nhất. Nó là bước phân tích sau nghiên cứu thị trường và là tiền đề cho việc tiến
hành nghiên cứu mặt kinh tế tài chính các dự án đầu tư. Chính vì vậy, nghiên cứu phải đảm bảo tính khoa học và hệ thống, quá trình nghiên cứu phải xem xét tỉ mỉ, chính xác từng nội dung kỹ thuật của dự án: công nghệ và trang thiết bị, nguyên liệu đầu vào của sản xuất… Các dự án mà công ty lập nội dung này được phân tích khá đầy đủ, cán bộ lập cần phát huy hơn nữa. Đặc biệt phải đưa ra một số giải pháp kỹ thuật dự phòng như giải pháp kết cấu xây dựng (độ chịu lực, trọng tải, chịu lửa…) khi có sự tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan đã từng xảy ra với dự án
“Khu nhà ở cao tầng kết hợp thương mại dịch vụ Vinaconex - Thảo Điền, phường Thảo Điền, quận 2, TP. HCM”. Cơng ty cần phát triển các hướng có tiềm năng như
nghiên cứu khoa học, ứng dụng cơng nghệ mới có hiệu quả hơn vào các dự án sau này.
+ Nghiên cứu phân tích tài chính: Nguồn số liệu phân tích tài chính phải đầy đủ và đảm bảo độ tin cậy cao đáp ứng mục tiêu phân tích. Thơng qua khảo sát và tính tốn các chỉ tiêu kinh tế - tài chính thực tế, cán bộ lập dự án cần đưa ra những ý kiến của mình với tư cách là nhà tư vấn tư vấn cho chủ đầu tư các phương án về lựa chọn đầu vào, kỹ thuật, tài chính, giải pháp kiến trúc, xây dựng hợp lý nhất để việc thực hiện dự án cũng như khi dự án đi vào vận hành đạt hiệu quả cao nhất. Cán bộ lập dự án đã sử dụng các phương pháp phân tích phù hợp và đưa ra các chỉ tiêu để phản ánh các khía cạnh tài chính của dự án và đưa ra nhiều phương án dể từ đó lựa chọn một phương án tối ưu nhất. Song các chỉ tiêu tài chính mới chỉ là : NPV, IRR, T, do đó trong các dự án sau này cán bộ lập cần phân tích thêm một số chỉ tiêu quan trọng khác là B/C; RR, điểm hoà vốn…và các chỉ tiêu phản ánh độ an tồn về mặt tài chính của dự án như an tồn về khả năng trả nợ: tỷ số khả năng trả nợ của dự án = Nguồn nợ hàng năm của dự án / Nợ phải trả hàng năm (gốc và lãi)…Ngoài ra, trong việc huy động vốn cần đảm bảo tỷ lệ giữa vốn tự có và vốn đi vay (tỷ lệ này phải đảm bảo >=1).
+Phân tích khía cạnh kinh tế xã hội: Mục tiêu của phân tích kinh tế xã hội dự án đầu tư là đánh giá những đóng góp thực sự của dự án cho nền kinh tế. Vì các dự án chủ yếu là dự án xây dựng nên khía cạnh kinh tế - xã hội mới chỉ đề cập đến các
yếu tố như nhu cầu nhà ở cho người dân, đóng góp vào ngân sách nhà nước…Cán bộ lập dự án cần tính thêm các chỉ tiêu khác như: giá trị gia tăng thuần (NVA), giá trị gia tăng thuần tuý quốc gia (NNVA)...xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế xã hội quan trọng, đảm bảo cho công tác lập dự án của công ty được hồn thiện.
2.2.5. Hồn thiện cơng tác quản lý, kiểm tra công tác lập dự án
Quản lý công tác lập dự án là một q trình phức tạp và ln có những biến đổi trong suốt q trình thực hiện. Một dự án có được thực hiện thành cơng, có đạt được các tiêu chí đề ra hay khơng thì một trong các yếu tố mang tính quyết định là dự án có được quản lý điều hành bởi một tổ chức quản lý, điều hành có đủ năng lực và có được triển khai một cách khoa học theo một kế hoạch cụ thể cùng với đội ngũ những người làm cơng tác quản lý dự án có chun nghiệp hay khơng. Một thực tế hiện nay là phương thức quản lý cùng với kinh nghiệm, năng lực quản lý cơng tác lập dự án nhìn chung cịn có những hạn chế nhất định như: Sự thiếu hụt lực lượng chuyên gia tư vấn quản lý công tác lập dự án trong nhiều lĩnh vực; Kỹ năng làm việc theo nhóm thấp; hiện tượng chảy máu chất xám do tác động của nền kinh tế thị trường... đang là một thách thức với bản thân công ty.
Hiện nay, công tác quản lý công tác lập dự án tại cơng ty đang ngày càng được chú trọng và mang tính chun nghiệp hơn, nó tỷ lệ thuận với quy mơ, chất lượng cơng trình và năng lực cũng như tham vọng của chính Chủ đầu tư. Kinh nghiệm cho thấy cơng trình có u cầu cao về chất lượng, hoặc cơng trình được thiết kế xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, liên kết với các đơn vị tư vấn quốc tế,… đòi hỏi một ban quản lý cơng tác lập dự án có năng lực thực sự, làm việc với cường độ cao, chuyên nghiệp và hiệu quả. Vì vậy, cơng ty cần thành lập một Ban quản lý có đầy đủ các yếu tố trên. Ban quản lý công tác lập dự án được điều hành bởi một Chủ nhiệm điều hành dự án hay còn gọi là giám đốc dự án. Các nhiệm vụ chính của một Ban quản lý cơng tác lập dự án là làm sao để dự án hoàn thành đảm bảo được các yêu cầu về các mục tiêu đã xác định như: Tiến độ yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng, an
dung chính mà Ban quản lý cơng tác lập dự án cần thực hiện công tác quản lý triển khai gồm:
- Xây dựng kế hoạch quản lý tổng thể dự án: Xây dựng kế hoạch; xác định phương thức để triển khai thực hiện kế hoạch; đề cập những vấn đề có thể phát sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án.
- Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch huy động và sử dụng, bố trí nhân lực cho dự án; xây dựng mối quan hệ làm việc, xác định các nhóm cơng việc trong dự án.
- Quản lý tiến độ tổng thể và chi tiết: Dự kiến các yêu cầu về tổng tiến độ thực hiện, xác định các mốc thời gian chính cho từng loại hình cơng việc, quản lý tiến độ thực hiện cho các hạng mục của dự án.
- Quản lý các loại chi phí: Xác định tổng các chi phí của dự án, tính tốn các chi phí cho từng hạng mục công việc phù hợp với các bước thực hiện dự án, quản lý công tác giải ngân, xử lý các vấn đề về trượt giá trong quá trình thực hiện.
- Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, quản lý giám sát việc đảm bảo chất lượng cho mỗi hạng mục công việc của dự án.
- Kiểm sốt, quản lý các cơng việc phát sinh: Phát hiện các phát sinh, bổ sung trong q trình thực hiện, phân tích đánh giá mức độ ảnh hưởng đến dự án để có kế hoạch và đề xuất biện pháp khắc phục các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. - Quản lý trang thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần thiết cho dự án; Lựa chọn các nhà thầu cung cấp và quản lý quá trình cung ứng, tiến độ cung cấp để đáp ứng yêu cầu của dự án.
- Quản lý, tiếp nhận và xử lý thông tin: Lập kế hoạch quản lý, tiếp nhận và xử lý thông tin, nội dung các báo cáo trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Quản lý hợp đồng: Bao gồm các loại hợp đồng tư vấn thiết kế; Hợp đồng xây dựng; Hợp đồng cung cấp trang thiết bị và các loại hợp đồng khác của dự án.
- Quản lý các phạm vi thực hiện dự án: Xác định phạm vi của dự án; Lập kế hoạch và các công việc liên quan đến phạm vi thực hiện dự án; Quản lý các thay đổi trong q trình thực hiện.
Như vậy, vai trị và nhiệm vụ của những người làm công tác quản lý lập dự án phải là những người chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư như: Hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, giá thành, an toàn và hiệu quả; phải là người tổ chức, lập kế hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát, quản lý các mối quan hệ giữa những nhóm, con người trong các tổ chức của dự án; là người duy trì sự cân bằng giữa chức năng Quản lý dự án và Kỹ thuật dự án; là những người dám đương đầu với rủi ro và tìm ra phương cách giải quyết trong quá trình quản lý dự án để thực hiện thành cơng dự án.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ ban quản lý công tác lập dự án làm việc với các đối tác
khi thiết kế cơng trình xây dựng
Nhà điều hành quản lý Ban quản lý dự án Chủ đầu tư Đơn vị tư vấn Thiết kế Phương án thiết kế Chủ đầu tư
2.2.6. Đổi mới máy móc, thiết bị cơng nghệ, các phương tiện phục vụ cho công tác lập dự án
Nền khoa học công nghệ đang phát triển như vũ bão, các công nghệ sản xuất ra ngày càng tinh vi, phức tạp. Công ty cần thay đổi những công nghệ lạc hậu bằng những công nghệ tiên tiến hơn, từng bước đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý, tư vấn thi cơng xây dựng những cơng trình quy mơ lớn, hiện đại. Do vậy, công ty cần đầu tư một lượng vốn lớn để mua công nghệ từ nước ngồi.
Các cơng trình xây dựng có chi phí đầu tư cao, quy mơ thường lớn, thơng số kỹ thuật phức tạp, việc tính tốn các chỉ tiêu hiệu quả tài chính, kinh tế xã hội với những con số khổng lồ, nên việc lập dự án gây khơng ít khó khăn cho cán bộ lập dự