GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HểA NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY
3.2.2.2 Giải phỏp 2: Nõng cao chất lượng dịch vụ giao nhận
Mục tiờu của giải phỏp
Ngày nay chất lượng dịch vụ giao nhận là yếu tố được cỏc doanh nghiệp chỳ trọng trong việc lựa chọn cụng ty giao nhận, giỏ cả dịch vụ cạnh tranh, giải quyết cụng việc nhanh chúng là yếu tố hàng đầu mà cỏc cụng ty cần. Vỡ thế, mục tiờu của giải phỏp này nhằm giỳp cụng ty thỏa món nhu cầu của khỏch hàng hiện tại và thu hỳt thờm nhiều khỏch hàng mới.
Tạo được chất lượng dịch vụ cao, phục vụ tốt yờu cầu của khỏch hàng và mở rộng dịch vụ phự hợp với tỡnh hỡnh hiện tại.
Cỏch thức thực hiện
Hạn chế sai sút nhõn viờn chứng từ
- Hạn chế sai sút của nhõn viờn chứng từ , nhõn viờn chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tỏc, kiểm tra kỹ cỏc chứng từ mà khỏch hàng Fax qua, và kiểm tra lại
thụng tin tờ khai Hải quan trước khi tiến hành khai bỏo Hải quan, nhanh nhẹn trao khắc phục cỏc tỡnh huống cho một số sai sút cú thể xảy ra.
- Thường xuyờn kiểm tra mail, mỏy Fax để chỳ ý đến chứng từ của khỏch hàng Fax qua cho cụng ty. Như vậy, nhõn viờn chứng từ lập tức giải quyết thắc mắc của khỏch hàng và cú thể nhận được chứng từ mà khỏch hàng gửi qua nhanh chúng nhất dảm bảo khụng để chậm trể hàng húa của cụng ty khỏch hàng.
Hạn chế sự chậm trễ của nhõn viờn giao nhận.
- Thời gian của nhõn viờn giao nhận cụng ty khú cú thể kiểm soỏt được hết, vỡ vậy để đảm bảo cụng việc khụng chậm trể, cần cú xự liờn kết giữa nhõn viờn giao nhận và nhõn viờn chứng từ, thụng bỏo trước cho nhõn viờn giao nhận những lụ hàng nào mà khỏch hàng cần gấp để nhõn viờn giao nhận hoàn thành với khả năng nhanh nhất.
- Cụng ty cần tạo tõm lý làm việc thoải mỏi cho nhõn viờn giao nhận, khụng nờn kiểm tra gắt gao thời gian cũng như hối thỳc nhõn viờn quỏ nhiều. Khi nào hàng húa của khỏch hàng thực sự gấp, cỏn bộ cụng ty nờn thụng bỏo cho nhõn viờn giao nhận để họ cố gắng làm hàng nhanh nhất. Nhưng khi mà hàng chưa gấp cỏn bộ quản lý cụng ty khụng nờn hối thỳc nhõn viờn giao nhận vỡ nú dễ làm ảnh hưởng tõm lý khi làm việc dẫn đến nhiều sai sút
- Việc hạn chế sai sút trong quy trỡnh giao nhận rất quan trọng nú giỳp cụng ty giảm bớt một phần chi phớ do sai sút. Để hạn chế sai sút trong quy trỡnh giao nhận cần đào tạo nguồn nhõn lực của cụng ty về chuyờn mụn nghiệp vụ. Nõng cao tinh thần trỏch nhiệm nhõn viờn trong từng cụng việc cụ thể của họ.
Đăng ký tiờu chuẩn ISO 9001:2008.
Để tham gia được tiờu chuẩn ISO đũi hỏi doanh nghiệp phải đạt được rất nhiều tiờu chuẩn về chất lượng mà trong ISO quy định, nếu cụng ty đạt được tiờu chuẩn này cụng ty sẽ khẳng định được vị trớ nhất định của mỡnh vỡ rất ớt doanh ngiệp giao nhận vận tải đạt được tiờu chuẩn này. Việc đăng ký tiờu chuẩn ISO nú giỳp doanh nghiệp cú được lũng tin của khỏch hàng và doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiếm được khỏch hàng hơn, tăng thờm uy tớn và thi phần của cụng ty trong và ngoài nước, mỗi người trong cụng ty hiểu rỏ hơn vai trũ của mỡnh, biết rừ trỏch nhiệm và quyền hạn của mỡnh chủ động hoàn thành cụng việc tốt hơn, giỳp nhõn viờn trong cụng ty được đào tạo huấn luyện tốt hơn, chuyờn nghiệp hơn. Khi tiến hành đăng ký ISO, cụng ty sẽ được bộ phận tư vấn của trung
tõm đăng ký tiờu chuẩn chất lượng tư vấn về những thủ tục trong thời gian khoảng 6 thỏng để được cấp tiờu chuẩn ISO (chi tiết thời gian tham gia tiờu chuẩn ISO được đớnh kốm sau phần phụ lục)
Tham gia cỏc hiệp hội giao nhận.
Việc gia nhập cỏc hiệp hội giao nhận giỳp doanh nghiệp cú được mối quan hệ tốt với cỏc cụng ty và được sự tớn nhiệm của khỏch hàng. Khi tham gia vào hiệp hội giao nhận, hiệp hội sẽ thường xuyờn mở cỏc lớp tập huấn về chuyờn mụn, hợp hội bàn thảo về một số vấn đề cấp thiết hiện nay, cụng ty sẽ họ hỏi được nhiều kinh nghiệm của cỏc cụng ty khỏc giải quyết tỡnh huống về ỏp dụng cho cụng ty mỡnh và biết được nhiều quy định mới về hoạt động giao nhận đưuọc cập nhật liờn tục và cỏc buổi giao lưu với cỏc doanh nghiệm nước ngoài giỳp doanh nghiệp tiếp thu kinh nghiệm làm việc tiờn tiến của nước ngoài và tỡm đối tỏc chiến lược cho cụng ty. Một số hiệp hội như : VIFFA, IATA, FIATA..
Lónh đạo cụng ty cần nhỡn nhận và dự tớnh trước cụng việc, giải quyết cụng việc một cỏch triệt để và nhanh chúng, trỏnh tỡnh trạng đợi chờ cụng việc phỏt sinh mới giải quyết làm chậm tiến độ cụng việc của khỏch hàng.
Thiết lập hệ thống bỏn hàng chuyờn nghiệp, tiến hành khảo sỏt và lấy ý kiến khỏch hàng về chất lượng dịch vụ của cụng ty.
Dự kiến hiệu quả
Khả năng làm việc của nhõn viờn tăng lờn, hạn chế được nhiều sai sút, giảm thời gian để hoàn thành một lụ hàng, tiết kiệm chi phớ đi lại và phớ ngoài Hải quan.
Cú được mối quan hệ với nhiều cụng ty giao nhận khỏc và biết được nhiều hơn cỏc dịch vụ mà cụng ty cũn thiếu sút. Khỏch hàng hài lũng hơn về cỏch giải quyết cụng việc cũng như chứng từ của cụng ty.
Tạo ra sự gắn kết giữ nhõn viờn chứng từ và nhõn viờn giao nhận. Nõng cao hiệu quả cụng việc.