1. Cấp phú (nếu cú)
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khõ̉u tại cụng ty
Căn cứ vào quỏ trỡnh hoạt động giao nhận của TNN, về cơ bản thỡ quy trỡnh giao nhận hàng húa nhập khẩu của cụng ty gồm 6 bước cơ bản sau:
Nhận và kiểm tra BCT
Lờn tờ khai hải quan Lấy lệnh giao hàng
Làm thủ tục hải quan tại cảng
Sơ đồ 2.2 Quy trỡnh giao nhận hàng húa nhập khẩu tại TNN
Sau khi cụng ty ký kết hợp đồng ủy thỏc giao nhận với cụng ty đối tỏc. Cụng ty TNN sẽ thay mặt khỏch hàng đăng ký thủ tục hải quan điện tử. Ngày nay việc đăng ký thủ tục hải quan điện tử được ỏp dụng cho tất cả cỏc cảng TP Hải Phũng, vỡ vậy khi cụng ty nào muốn nhập khẩu hay xuất khẩu hàng húa thỡ phải đăng ký khai hải quan điện tử. Khai hải quan điện tử nú giỳp cho việc lam thủ tục thụng quan hàng húa giảm được rất nhiều thời gian, giỳp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiờm rất nhiều chi phớ.
Sau khi đăng ký thủ tục hải quan điện tử xong, khỏch hàng cú nhu cầu nhập khẩu hàng húa sẽ liờn hệ với cụng ty TNN. Họ sẽ fax những chứng từ cần thiờt cho việc mở tờ khai qua cho cụng ty. Lỳc này cụng ty tiến hành thực hiện những bước sau đõy:
Bước 1: Nhận chứng từ khỏch hàng và kiểm tra chứng từ
Thụng thường khỏch hàng sẽ fax những chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan như sau:
• Commercial Invoice • Packing list
• Bill of lading
• Arrival note (nếu cú) • Contract
Sau khi nhận được BCT từ khỏch hàng, nhõn viờn chứng từ của TNN tiến hành kiểm tra tớnh hợp lý của chứng từ về nội dung và cả về hỡnh thức. Cụ thể nhõn viờn chứng từ sẽ kiểm tra những chứng từ như: húa đơn thương mại, phiếu đúng gúi, vận đơn, hợp đồng xem những nội dung của chứng từ đú cú liờn quan đến nhau hay khụng và phải đồng nhất với nhau mới cú thể lờn BCT hoàn chỉnh làm thủ tục hải quan. Trước hết nhõn viờn
chứng từ cần kiểm tra những thụng tin trờn hợp đồng như: tờn người nhập khẩu, người xuất khẩu, tờn hàng húa, ngày và số hợp đồng, điếu kiện giao hàng, cảng đi, cảng đến, thời gian và đồng tiền thanh toỏn, tổng giỏ trị thanh toỏn, số và ngày LC, ngõn hàng mở LC để kiểm tra thụng tin xem cú trựng khớp với thụng tin mà khỏch hàng đó bỏo lại cho cụng ty khụng, và để biết xem cụng ty TNN sẽ phải liờn hệ với ngõn hàng nào cú thể ký hậu vận đơn để lấy hàng. Khi kiểm tra xong hợp đồng nhõn viờn chứng từ kiểm tra xem húa đơn thương mại, phiếu đúng gúi cú cựng thụng tin như hợp đồng hay khụng vớ dụ cần kiểm tra những thụng tin sau: số và ngày húa đơn thương mại, cảng đi cảng đến, điều kiện giao hàng, tổng giỏ trị thanh toỏn và đồng tiền thanh toỏn cú trựng khớp với trong hợp đồng hay khụng. Tương tự như đối với phiếu đúng gúi, tuy nhiờn đối với phiếu đúng gúi hàng húa nú giỳp nhõn viờn của cụng ty biết cỏch hàng của mỡnh được đúng gúi và số lượng từng kiện hàng được đúng và quy cỏch đúng hàng như thế nào để biết khi lấy hàng cú thể kiểm tra xem hàng húa cú đỳng theo yờu cầu hay khụng. Và một chứng từ khỏc rất quan trọng mà nhõn viờn chứng từ khụng thể bỏ qua đú là vận đơn, nhõn viờn chứng từ thường kiểm tra số và ngày phỏt hành vận đơn, tờn hàng húa, số container và số seal, bao nhiờu container? và lọai cont là bao nhiờu? Để biết được số tiền mà cụng ty sẽ ứng cho nhõn viờn giao nhận để đi lấy lệnh và làm thủ tục hải quan. Nếu trong trường hợp chưa cú thụng bỏo hàng đến thỡ nhõn viờn chứng từ sẽ phải liờn hệ với hàng tàu để cú thể biết được ngày dự kiến tàu đến để lờn tờ khai hải quan.
Sau khi kiểm tra xong những thụng tin trờn nếu khụng cú gỡ sai sút nhõn viờn chứng từ sẽ lờn tờ khai hải quan điện tử. Đồng thời, nhõn viờn chứng từ sẽ liờn hệ với cụng ty khỏch hàng xem BCT gốc của cụng ty đó được chuyển tới hay chưa để cú thể liờn hệ với ngõn hàng để ký hậu, đảm bảo cho việc thực hiện thủ tục hải quan được nhanh chúng và khụng phải đợi ngõn hàng ký hậu chứng từ khi mà tờ khai hải quan đó sẵn sàng.
Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh kiểm tra BCT đụi lỳc nhõn viờn chứng từ vỡ quỏ quen thuộc với cụng việc của mỡnh nờn cũng sơ suất trong việc kiểm tra kỹ từng thụng tin của chứng từ, nờn việc kiểm tra mắc phải những lỗi tưởng như là đơn giản nhưng nú ảnh hưởng rất lớn đến việc thụng quan hàng húa. Như là, nhầm lẫn số húa đơn nhầm một vài lần khi khai bỏo, cụng ty đó phải chi thờm chi phớ cho hải quan mới cú thể thụng quan tờ khai và
lấy hàng về kho cụng ty khỏch hàng chớnh vỡ thế đó làm cho chi phớ làm tờ khai hải quan tăng lờn, làm cho cụng ty mất đi khoảng chi phớ đỏng lẽ sẽ khụng mất do lỗi của nhõn viờn chứng từ.
Sau khi hoàn thành việc nhập thụng tin tờ khai Hải quan. Nhõn viờn chứng từ sẽ truyền thụng tin tờ khai qua mạng để hải quan kiểm tra, nhõn viờn truyền thụng tin tờ khai qua mạng để được nhõn viờn hải quan kiểm tra và lấy những thụng tin sau:
• Số tiếp nhận • Số tờ khai • Phõn luồng
Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng húa. Cỏn bộ hải
quan chuyển hồ sơ qua lónh đạo chi cục duyệt, đúng dấu thụng quan “đó làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng húa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tớnh giỏ thuế để
kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lónh đạo chi cục duyệt, đúng dấu thụng quan “ đó làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng đỏ: Tuỳ tỷ lệ phõn kiểm húa của lónh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trỡnh 5%, 10%
hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng húa đỳng với khai bỏo của tờ khai và chứng từ liờn quan, cỏn bộ hải quan sẽ bấm niờm phong hải quan vào container và sẽ ghi chỳ vào tờ khai xỏc nhận hàng húa đỳng khai bỏo và chuyển hồ sơ qua lónh đạo chi cục duyệt, đúng dấu thụng quan “đó làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Việc truyền thụng tin tờ khai qua mạng chủ yếu lấy những thụng tin trờn để khi nhõn viờn giao nhận đi làm thủ tục hải quan tại cảng, nhõn viờn giao nhận cú thể dựa vào những thụng tin trờn để cú thể chuẩn bị những chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục được thuận lợi và mất ớt thời gian làm hàng.
Sau khi lấy được tất cả thụng tin cần thiết, nhõn viờn chứng từ sẽ in tờ khai hải quan ra và nhõn viờn giao nhận sẽ ký tờ khai tại cụng ty khỏch hàng và lấy BCT gốc. Khi lấy được BCT gốc nhõn viờn giao nhận phải ký hậu tại ngõn hàng, khi cú B/L ký hậu nhõn viờn giao nhận sẽ lờn hóng tàu hoặc đại lý hóng tàu để lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục cũn lại tại cảng.
Sau khi nhận được vận đơn gốc ( Bill of Lading ) nhõn viờn giao nhận đi đến hóng tàu hoặc đại lý hóng tàu lấy lệnh giao hàng ( Delivery Order ), khi đến hóng tàu nhõn viờn giao nhận cần mang theo những chứng từ sau :
• Giấy giới thiệu
• Vận đơn gốc ( Bill of Lading Origin ) • Thụng bỏo hàng đến ( Notice Arrivel )
Nhõn viờn giao nhận đúng phớ nhận D/O và phớ cược container cũn phớ vệ sinh container và phớ nõng hạ sẽ được đúng ở phũng thương vụ cảng. Giỏ cược container mỗi hóng tàu khỏc nhau, và sẽ được đúng tại cảng hay tại hóng tàu. Sau khi đúng tiền cước container xong hóng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, thụng bỏo tàu đến, giấy giới thiệu và trả lại cho nhõn viờn giao nhận 2 giấy cược container và bộ lệnh giao hàng cú đúng dấu “ hàng giao thẳng và ngày hết hạn của D/O” hoặc “ hàng rỳt ruột và ngày hết hạn của D/O” tựy theo khỏch hàng muốn lấy hàng như thế nào.
Khi lấy lệnh giao hàng thỡ khụng quỏ khú nờn ớt cú sai sút, chỉ cú vài thiếu sút khi khụng xem kỹ ngày hết hạn của lệnh giao hàng nờn khi đến lấy lệnh cú thể khụng đủ tiền gia hạn lệnh nờn cú thể ảnh hưởng đến thời gian chạy đi lại để nhõn viờn giao nhận lấy tiền gia hạn lệnh.
Trong một số trường hợp như khi lấy lệnh cho cụng ty cổ phần bao bỡ nhựa Tõn Tiến. Nhõn viờn giao nhận đó cầm nhằm lệnh của lụ hàng khỏc, đú là do lỗi của nhõn viờn giao nhận khụng kiểm tra kỹ lệnh giao hàng khi nhận lệnh từ nhõn viờn hóng tàu.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan tại cảng
Nhõn viờn giao nhận mang theo bộ chứng từ gồm những chứng từ sau làm thủ tục thụng quan:
• Tờ khai hải quan (2 bản) • Hợp đồng (1 bản sao y)
• Húa đơn thương mại (1 bản chớnh) • Bảng kờ chi tiết hàng húa (1 bản chớnh) • Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cú)
• Vận đơn (1bản sao y)
Sau đú nhõn viờn giao nhận nộp bộ chứng từ vào đỳng ụ ghi trờn tờ khai cho nhõn viờn hải quan đú kiểm tra chi tiết hồ sơ, sau khi kiểm tra nếu khụng phỏt hiện sai sút, nhõn viờn hải quan đú sẽ chuyển tờ khai sang tớnh thuế nếu là hàng miễn kiểm, và chuyển sang kiểm húa nếu hàng kiểm. Trong lỳc đợi nhõn viờn hải quan kiểm tra bộ chứng từ nhõn viờn giao nhận sẽ đi đến phũng thương vụ đúng phớ nõng hạ container tại cảng , khi đi đúng phớ này nhõn viờn giao nhận sẽ mang theo lệnh giao hàng ( Delivery Order ).
Kiểm húa
a. Đăng ký cắt seal
Sau khi tỡm thấy vị trớ Container, nhõn viờn giao nhận mang một bộ lệnh đến phũng Điều độ của Cảng để đăng ký cắt seal và kiểm húa. Tại đõy nhõn viờn phũng Điều độ của Cảng sẽ đúng dấu cắt seal kiểm húa lờn lệnh và phõn đội bốc xếp để cắt seal mở kiểm húa Nhõn viờn giao nhận liờn hệ với đội bốc xếp để mở seal và liờn hệ trực tiếp với Hải quan kiểm húa lụ hàng mỡnh để đội bốc xếp cắt seal trước sự chứng kiến của Hải quan kiểm húa. Điều này đảm bảo quyền lợi cho Cụng ty.
b. Kiểm húa
Sau khi việc mở Cont hoàn tất , Hải quan kiểm húa sẽ tiến hành kiểm húa thực tế lụ hàng. Xỏc suất kiểm tra 5% tương đương với 6 kiện. Việc kiểm tra lụ hàng này chỉ cần kiểm tra về loại mặt hàng, hàng mới 100%, xuất xứ hàng húa.
Sau khi cỏc bộ kiểm húa kiểm tra thực tế lụ hàng xong, xỏc nhận hàng húa đỳng với khai bỏo của Cụng ty, cỏn bộ Hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra lờn tờ khai và chuyển tờ khai sang cho người tớnh thuế.
Tớnh thuế
Ở bước này Cỏn bộ tớnh thuế sẽ tiến hành tớnh lại thuế dựa vào phần ghi nhận của cỏn bộ kiểm húa đồng thời đối chiếu với mục ỏp mó tớnh thuế trờn tờ khai.
Sau khi kiểm tra tớnh thuế lại nhận thấy sự phự hợp trong cỏch ỏp mó tớnh thuế và số tiền thuế phải nộp do cụng ty khai bỏo là phự hợp cỏn bộ tớnh thuế sẽ đúng dấu và ký tờn lờn ụ số 36 của tờ khai (phần giành cho cỏn bộ tớnh thuế).
Sau khi tớnh thuế xong nhõn viờn hải quan sẽ chuyển tờ khai sang bộ phận trả tờ khai. Nhõn viờn giao nhận sẽ ngồi chờ và xem bảng trả tờ khai để vào nhận tờ khai. Nhõn viờn giao nhận khi nhận tờ khai phải mua tem (lệ phớ hải quan) dỏn tờ khai hải quan để hải quan lưu tờ khai này và nhõn viờn hải quan sẽ trả cho nhõn viờn giao nhận 1 tờ khai và phiếu ghi kết quả kiểm húa (nếu hàng kiểm), phiếu ghi kết quả hồ sơ giấy, tất cả cỏc chứng từ trờn đều cú đúng dấu xỏc nhận của hải quan.
Thanh lý
Để được thanh lý cổng nhõn viờn giao nhận phải xuất trỡnh : một lệnh giao hàng, tờ khai và phụ lục kốm bản chớnh đó đúng dấu hoàn thành thủ tục Hải quan, tờ khai photo kốm phụ lục tờ khai cũng photo, phiếu EIR.
Hải quan cổng sẽ xem xột cỏc chứng từ trờn và ký nhận, đúng dấu, ký tờn lờn phiếu EIR màu xanh, ký tờn lờn phiếu EIR màu vàng để tài xế ra cổng khi lấy cont. Trả lại cho nhõn viờn giao nhận tờ khai chớnh, phụ lục chớnh và cỏc phiếu EIR cũn lại.
Bước 5 : Giao hàng cho khỏch hàng
Sau khi hoàn thành việc thanh lý cổng nhõn viờn giao nhận sẽ mang những phiếu EIR cũn lại cựng với giấy hạ container cho tài xế xe Vận tải mà cụng ty TNN đó ký hợp đồng trước đú. Dự chưa cú đầu kộo container nhưng cụng ty TNN cũng đảm nhận luụn cả dịch vụ này để đưa hàng về ngay kho của Cụng ty khỏch hàng bằng cỏch ký hợp đồng dài hạn với cụng ty vận tải.
Tài xế xe cont sau khi chở hàng đến kho của cụng ty khỏch hàng sẽ nhanh chúng rỳt hàng khỏi cont. Sau khi nhõn viờn cụng ty khỏch hàng nhận hàng và kiểm tra hàng nhận thấy đầy đủ và phự hợp khụng tổn thất gỡ thỡ xem như việc giao hàng cho khỏch đó hoàn thành. Bước tiếp theo tài xế xe sẽ chở cont rỗng đến đỳng địa điểm ghi trờn giấy hạ rỗng để trả container cho hóng tàu, đại lý của hóng tàu này sẽ ký nhận vào giấy hạ container để xỏc nhận rằng container đó được trả rồi.
Sau khi giao hàng cho khỏch hàng xong, cụng ty sẽ tiến hành quyết toỏn với nhõn viờn giao nhận và sau đú cụng tyTNN tiến hành viết giấy bỏo nợ để gởi đến cụng ty khỏch hàng để thụng bỏo cho khỏch hàng một số chi phớ cho quỏ trỡnh làm hàng. Nhõn viờn giao nhận giao cho nhõn viờn chứng từ những biờn lai lệ phớ và bộ chứng từ làm hàng gồm:
• Húa đơn làm dịch vụ • Húa đơn thương mại
• Tờ khai đó hoàn thành thủ tục thụng quan (bản chớnh và 3 bản sao) • Cỏc chứng từ kốm theo khỏc (nếu cú)
• Biờn lai đúng cỏc khoản chi phớ mà theo hợp đồng giao nhận bờn khỏch hàng phải chịu (cụng ty cho nhõn viờn giao nhận ứng trước để làm hàng cho khỏch hàng) và cỏc chi phớ khỏc.
Nhõn viờn chứng từ kiểm tra lại và chuyển cho phũng kế toỏn cỏc húa đơn. Nhõn viờn kế toỏn tớnh phớ dịch vụ và cỏc chi phớ phỏt sinh cú húa đơn đớnh kốm và bỏo cho khỏch hàng biết, khỏch hàng sẽ trả tiền lại cho cụng ty.