KẾT LUẬN CHƯƠNG
2.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát
Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt được NH cài đặt trên cơ sở hạn mức TD được giao cho từng cấp có thẩm quyền. Giám đốc chi nhánh được toàn quyền với khoản vay trong hạn mức phê duyệt được cấp.
Thủ tục phân chia nhiệm vụ
Giám đốc chi nhánh phân công nhiệm vụ cho mỗi cán bộ tín dụng, đối với mảng khách hàng cá nhân thì CVQHKHCN phụ trách cịn đối với mảng KHDN sẽ do CVQHKHDN phụ trách quản lý khách hàng.
- Đối với mảng cá nhân: CVQHKHCN chịu trách nhiệm tìm kiếm, phát
triển và chăm sóc KHCN. Bộ phận này sẽ tìm hiểu nhu cầu của KH, thực hiện tư vấn sản phẩm cho KH, hướng dẫn KH hoàn thiện hồ sơ vay vốn, lập báo cáo đề xuất TD. Đồng thời mỗi CVQHKHCN sẽ quản lý một danh sách khách hàng đảm bảo phát huy tính hiệu quả trong cơng tác chăm sóc khách hàng được hiệu quả.
- Đối với mảng doanh nghiệp: CVQHKHDN chịu trách nhiệm tìm kiếm,
phát triển và chăm sóc KHDN. Bộ phận này sẽ tìm kiếm khách hàng, nắm bắt nhu cầu của khách hàng và tư vấn các sản phẩm cho KHDN, hướng dẫn KHDN hoàn thiện các chứng từ và hồ sơ tín dụng. Đồng thời mỗi CVQHKHDN sẽ quản lý một danh sách doanh nghiệp đảm bảo phát huy tính hiệu quả trong cơng tác chăm sóc khách hàng được hiệu quả.
Tài liệu minh họa:
Thủ tục xác minh, đối chiếu
Nhằm so sánh, đối chiếu hai thông tin với nhau hay so sánh thơng tin với chính sách, quy định của đơn vị và thực hiện biện pháp xử lý nếu có sự khơng nhất qn. Thủ tục xác minh thông thường giúp đạt mục tiêu giảm thiểu những rủi ro, sai sót trong q tín dụng nhằm đảm bảo hiệu quả của công tác KSNB. Đồng thời, nhằm quản lý quy trình tín dụng tn theo hoạt động kiểm soát nội bộ đã được thiết lập tại NH.
- Đối với mảng tín dụng cá nhân:
Thủ tục xác minh được thiết lập qua việc CVQHKHCN xác minh tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, cụ thể:
Xác minh tính đầy đủ của hồ sơ tín dụng:
Ngân hàng ban hành một danh mục các hồ sơ, tài liệu TD mà KHCN cần cung cấp theo quy định của NH và các quy định khác có liên quan để kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ thực tế KH cung cấp, dựa vào danh
mục này, CBTD xác minh tính đầy đủ của hồ sơ tín dụng. Một bộ hồ sơ tín dụng bao gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ thu nhập, hồ sơ tài sản đảm bảo.
Đối với khách hàng NGUYỄN VĂN A hồ sơ giấy tờ bao gồm
Hồ sơ pháp lý: Chứng minh thư của ông A, sổ hộ khẩu (phải được
chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền), giấy xác nhận độc thân. Minh họa:
Hồ sơ vay vốn: Giấy đề nghị vay vốn và giấy vay tiền.
Hồ sơ nguồn thu: Do ông A nhận lương bằng tiền mặt nên hồ sơ
cần hợp đồng lao động, xác nhận lương tiền mặt tại đơn vị làm việc. Minh họa :
Hồ sơ TSĐB: Hợp đồng mua bán căn hộ chung cư giữa ông A và
người bán
Hồ sơ lịch sử tín dụng: báo cáo kết quả xếp hạng tín dụng nội bộ
của ơng A Minh họa:
Hồ sơ trình vay: Tờ trình thẩm định khách hàng A do trưởng đơn vị
phê duyệt Minh họa:
Theo phụ lục 02
Xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ tín dụng:
Các tài liệu như giấy đề nghị vay vốn, bao gồm cả phương án vay vốn NH…bắt buộc phải là bản chính và được ký bởi đại diện hợp pháp của bên vay trước pháp luật
Các hồ sơ về TSBĐ có thể nhận bản sao để tiến hành định giá. Tuy nhiên, sau khi ký hợp đồng cầm cố, thế chấp sẽ nhận bản chính và lập giấy biên nhận hồ sơ tài sản. Nhân viên phải đối chiếu bản chính hồ sơ gốc của TSBĐ với bản sao do KH A cung cấp nhằm tránh trường hợp hồ sơ bản chính của TSBĐ của KH đang thế chấp ở NH khác.
Ngoài ra, CVQHKHCN cần thực hiện thủ tục xác minh qua việc thẩm định mục đích sử dụng vốn của KH có phải vay tiền để mua nhà hay khơng, phân tích tình hình quan hệ với NH và thẩm định TSBĐ.
Đối với khách hàng A CVQHKH Vũ Thị X cần xem xét xem có phải mục đích vay vốn của KH là để mua nhà hay khơng và phải có hợp đồng mua bán căn hộ X mà ông A muốn mua. Đồng thời ông A vay tiền người thân để mua nhà do đó ơng A cần phải cung cấp giấy vay tiền người thân và phải có chữ kí xác nhận cho CVQHKH.
Minh họa:
- Đối với mảng tín dụng doanh nghiệp:
Ngân hàng ban hành một danh mục các hồ sơ, tài liệu TD mà KHDN cần cung cấp theo quy định của NH và các quy định khác có liên quan để kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ thực tế KH cung cấp, dựa vào danh mục này, CBTD xác minh tính đầy đủ của hồ sơ tín dụng. Một bộ hồ sơ tín dụng bao gồm : Hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ thu nhập, hồ sơ tài sản đảm bảo.
Hồ sơ pháp lý bao gồm: Chứng minh thư của người đại diện theo pháp
luật của doanh nghiệp, giấy đăng ký doanh nghiệp, báo cáo tài chính của doanh nghiệp, biên ban họp
Minh họa:
Hồ sơ vay vốn: xếp hạng tín dụng nội bộ, lịch sử tín dụng của khách
Theo phụ lục 03
Hồ sơ hoạt động kinh doanh: Hợp đồng đầu ra, đầu vào, bảng kê các
đỗi tác đầu vào , đầu ra, ảnh chụp văn phịng cơng ty ABC Minh họa bảng kê đối tác đầu vào đầu ra:
Hồ sơ tài sản đảm bảo: Sổ đỏ, giấy tờ có giá, TSCĐ,… thuộc quyền
sở hữu của chủ doanh nghiệp, cổ đơng của cơng ty ABC.
Hồ sơ tài chính: Báo cáo tài chính năm 2018, năm 2017 của Cơng ty
ABC
- Xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ tín dụng:
Các tài liệu như phương án sản xuất kinh doanh, biên bản họp HĐQT thông qua phương án, bao gồm cả phương án vay vốn NH…bắt buộc phải là bản chính và được ký bởi đại diện hợp pháp của bên vay trước pháp luật
Các hồ sơ về TSBĐ có thể nhận bản sao để tiến hành định giá. Tuy nhiên, sau khi ký hợp đồng cầm cố, thế chấp sẽ nhận bản chính và lập giấy biên nhận hồ sơ tài sản. Nhân viên phải đối chiếu bản chính hồ sơ gốc của TSBĐ với bản sao do KH cung cấp nhằm tránh trường hợp hồ sơ bản chính của TSBĐ của KH đang thế chấp ở NH khác.
Ngoài ra, CVQHKHDN cần thực hiện thủ tục xác minh qua việc thẩm định mục đích sử dụng vốn của KH, phân tích tình hình quan hệ với NH và thẩm định TSBĐ
Đối với khách hàng công ty ABC ta cần xem xét xem phương án sử dụng vốn có hợp lý hay khơng, tồn bộ hồ sơ tài chính của cơng ty cần được đóng dấu của cơng ty, xem xét hợp đồng đầu ra đầu vào của khách hàng có xác thực hay khơng thì cần phải xem xét hợp đồng kinh tế của công ty ABC.
Thủ tục đối chiếu:
Nhằm đảm bảo hồ sơ TD KH cung cấp là đầy đủ, chính xác, hợp pháp, hợp lệ, CBTD cần tiến hành đối chiếu các thông tin KH cung cấp với các nguồn như: thẩm định trực tiếp tại địa chỉ KH, từ các cuộc phỏng vấn KH hoặc từ bên ngồi như các phương tiện thơng tin đại chúng, Trung tâm Thông tin TD Quốc gia VN, cơ quan thuế, hải quan, các TCTD
khác…
Đối với khách hàng Nguyễn Văn A thì tra cứu thơng tin tín dụng Quốc gia( CIC) thơng qua CMND kết quả trả về khách hàng khơng có nợ nhóm 2 trở lên do đó được phép vay.
Đối với Cơng ty ABC thì phải tra cứu thơng tin CIC của Cơng ty ABC và các thành viên góp vốn từ 10% trở lên. Qua kết quả tra cứu CIC ta thấy được cơng ty ABC khơng có nợ q hạn, nợ xấu nên đủ điều kiện vay vốn tại Ngân hàng.
Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trước định dạng sẵn cách tính lãi vay, lãi quá hạn trong hệ thống máy tính riêng cho từng mảng khách hàng, giúp NH giảm thiểu được rủi ro khi tác nghiệp của CVQHKH.
Đối với khách hàng Nguyễn Văn A Minh họa:
Thủ tục kiểm soát vật chất:
CVQHKH căn cứ vào hợp đồng cầm cố nhận tài sản cầm cố và tiến hành thủ tục nhập kho. Sau khi nhận tài sản và hoàn tất thủ tục nhập kho, CVQHKH tiến hành nhận đầy đủ tài liệu, chứng từ, hồ sơ bản gốc của các bên liên quan đến tài sản cầm cố. Các phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Sau đó, CVQHKH nhập kho TSBĐ theo quy định của NH. Yêu cầu KH mua bảo hiểm vật chất và chuyển quyền thụ hưởng cho NH đối với tài sản thế chấp, cầm cố nếu NH có yêu cầu NH ban hành những quy định về quản lý hồ sơ, lưu giữ TSBĐ như: cán bộ kho quỹ phải lập sổ theo dõi khi nhập kho TSBĐ, mở sổ xuất – nhập tài sản theo đúng quy định, hồ sơ TSBĐ phải được niêm phong theo đúng quy định; định kỳ
tiến hành đối chiếu số lượng và giá trị TSBĐ giữa phịng kho quỹ và kế tốn. Hồ sơ TD sau khi thanh lý được đóng thành tập riêng và được lưu trữ theo quy định của NH
Thủ tục kiểm tra và theo dõi:
Thủ tục kiểm tra và theo dõi được thực hiện qua việc lãnh đạo TD sẽ ln rà sốt, giám sát phương thức thực hiện của nhân viên cấp dưới, nhằm bao quát được tình hình hoạt động và tiến độ thực hiện cơng việc của nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến độ và can thiệp kịp thời khi có sai sót xảy ra. Định kỳ 3 tháng/lần đối với khoản vay ngắn hạn và 6 tháng/ lần đối với khoản vay dài hạn
CVQHKH sẽ kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH sau khi giải ngân nhằm đảm bảo KH sẽ sử dụng vốn vay đúng mục đích.