- Hoạt động giám sát thường xuyên
2.2.4. Kết quả công tác KSNB đối với hoạt động tín dụng
Trong giai đoạn 2016 -2018 ABBANK- CN Hoàng Quốc Việt tiếp tục tăng cường hoạt động kiểm tra, kiểm sốt nội bộ để có thể nhận biết sớm các vấn đề có thể phát sinh nhằm có những cảnh báo và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời. Tín dụng là một trong những mảng hoạt động chính của Ngân hàng nên thường xuyên được kiểm tra một cách toàn diện theo đề cương được giám đốc Chi nhánh phê duyệt.
Bảng 4.1. Tổng hợp số lượng hồ sơ tín dụng được kiểm tra tại Chi nhánh Hồng Quốc Việt giai đoạn (2016-2018 )
Đvt: Món, tỷ đồng STT Hồ sơ được kiểm tra 2016 2017 2018 Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền 1 KHCN 795 250 805 355 825 354 2 KHDN 830 864 871 1.015 1.320 1.546 Tổng cộng 1.525 1.114 1.676 1.370 2145 1.900
b. Sơ lượt sai sót được phát hiện qua cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
Qua kết quả kiểm tra kiểm soát cho thấy về cơ bản ABBANK- CN Hoàng Quốc Việt đã thực hiện tương đối tốt quy định, cụ thể: hồ sơ vay vốn được thiết lập và lưu trữ tương đối đầy đủ; thực hiện việc kiểm tra trước, trong và sau cho vay; các khoản vay đảm bảo đủ điều kiện vay vốn, tài sản đảm bảo vốn vay được thực hiện bằng các hình thức thế chấp, cầm cố, bảo lãnh.
Số liệu về hoạt động tín dụng thường xuyên được kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán với các bộ phận tín dụng. Tuy nhiên, cũng có những sai sót cụ thể đối với từng quá trình của các loại hình cho vay như sau:
Thứ nhất: Quá trình xét duyệt khoản vay
* Đối với cho vay doanh nghiệp
- Hồ sơ pháp lý:
+ Thiếu giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh thay đổi lần mới nhất quyết định thành lập, điều lệ tổ chức và hoạt động, các quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng, các văn bản ủy quyền hết hiệu lực…
+ Thiếu biên bản họp hội đồng thành viên; hội đồng quản trị công ty về việc bầu chủ tịch hội đồng thành viên, hội đồng quản trị; phương
án tổ chức sản xuất kinh doanh; về việc vay vốn, bảo đảm tại ngân hàng.
+ Điều lệ doanh nghiệp chưa bổ sung, sửa đổi kịp thời khi: tăng vốn điều lệ, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi thành viên công ty hoặc thay đổi trụ sở làm việc, ngành nghề kinh doanh
+ Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình kinh doanh nhưng khơng có hồ sơ chuyển đổi tư cách pháp nhân
+ Thiếu biên bản góp vốn các thành viên + Thiếu đăng kí mẫu dấu của doanh nghiệp - Hồ sơ kinh tế:
+ Hồ sơ thiếu các báo cáo tài chính 3 năm gần nhất, thiếu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hay báo cáo tài chính khơng có căn cứ chứng minh hợp lý.
+ Thiếu kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ;
+ Báo cáo tài chính năm trước và năm sau số liệu không khớp - Hồ sơ tài sản bảo đảm:
+ Thiếu biên bản giao nhận tài sản thế chấp giữa khách hàng và Ngân hàng
+ Hợp đồng bảo đảm tài sản chưa công chứng, chưa đăng ký giao dịch bảo đảm.
+ Định giá tài sản đảm bảo chưa hợp lý với thông tin TSĐB + Tài sản thế chấp là tài sản thuộc danh mục các tài sản bắt buộc phải mua bảo hiểm nhưng không mua hoặc bảo hiểm đã hết hiệu lực. Thiếu biên bản thỏa thuận với tổ chức bảo hiểm về việc chi trả số tiền bảo hiểm trực tiếp cho Chi nhánh khi xảy ra sự kiện bảo hiểm.
+ Cho vay phương thức hạn mức tín dụng, bảo đảm bằng tài sản của bên thứ ba nhưng khi gia hạn khơng có ý kiến đồng ý tiếp tục bảo đảm cho hạn mức tín dụng mới của bên thứ ba.
+ Tài sản thế chấp là cổ phiếu nhưng chưa có xác nhận phong tỏa cổ phiếu cầm cố của cơng ty chứng khốn.
+ Tài sản thế chấp là tài sản hình thành trong tương lai, tài sản đã hình thành nhưng chưa bổ sung giấy tờ đầy đủ, chưa mua bảo hiểm.
+ Thiếu biên bản định giá lại tài sản thế chấp hàng năm. + Định kỳ không kiểm tra lại TSĐB
- Hồ sơ cho vay:
+ Các mẫu biểu áp dụng khơng đúng qui định theo quy trình đối với từng loại hình vay (mẫu biểu giữa các doanh nghiệp có quy mơ lớn với doanh nghiệp vừa và nhỏ)
+ Xác định giới hạn tín dụng chưa hợp lý, quá cao so với khả năng chịu nợ của khách hàng.
+ Một số phương án vay vốn khơng được thẩm định chính xác về năng lực vốn, năng lực kinh doanh của doanh nghiệp nên cho vay mua hàng quá nhiều so với năng lực tiêu thụ của doanh nghiệp
+ Khoản vay chưa giám sát được việc sử dụng vốn, cũng như không theo dõi được nguồn thu tiền hàng để thu hồi nợ
+ Giải ngân của hợp đồng tín dụng vượt quá hạn giới hạn tín dụng được cấp.
+ Thời hạn giải ngân dài hơn so với với vòng quay vốn lưu động theo báo cáo nhanh tình hình tài chính của đơn vị.
+ Thiếu chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay như thiếu hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn, phiếu nhập kho, bảng thanh tốn lương, phiếu chi…
+ Thiếu thông báo tác nghiệp tài trợ thương mại, thiếu xác nhận thông tin khách hàng.
+ Thiếu phụ lục hợp đồng theo dõi nợ vay, trên giấy nhận nợ và phụ lục hợp đồng không tham chiếu thời hạn trả nợ.
+ Thông tin lãi suất trên thông báo tác nghiệp mở hợp đồng tín dụng khơng đúng theo thơng báo suất quy định của chi nhánh.
+ Biện pháp bảo đảm tiền vay trên HĐTD khác với khai báo trên hệ thống
+ Kỳ hạn nợ không phù hợp với nguồn thu của phương án vay vốn. + Hồ sơ chưa tham khảo thông tin CIC của NH về lịch sử của khách hàng.
+ Thiếu biên bản kiểm tra sau, kiểm tra sau không đúng theo kế hoạch trong biên bản kiểm tra sau chưa thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định (sử dụng vốn đúng mục đích, tính đảm bảo nợ vay, việc thực hiện các cam kết…)
* Đối với cho vay cá nhân
- Hồ sơ pháp lý:
+ Các thơng tin trên CMT khơng cịn khả năng nhận dạng, khách hàng độc thân nhưng khơng có giấy xác nhận độc thân, li dị.
+ Giấy tờ chứng minh nhân thân khơng có xác định của cơ quan có thẩm quyền.
- Hồ sơ tín dụng:
+ Giấy đề nghị vay vốn thiếu xác nhận của khách hàng, thiếu kết quả chấm điểm khách hàng
+ Một số hồ sơ vay vốn trong tờ trình cấp tín dụng, thiếu chữ ký nháy từng trang của lãnh đạo phòng.
+ Áp dụng không đúng lãi suất quy định chi nhánh, điều chỉnh lãi suất khơng đúng thời hạn trên hợp đồng tín dụng.
+ Điều chỉnh lãi suất cho vay không ký phụ lục HĐTD, không thông báo cho khách hàng; Thiếu biên bản hoặc thoả thuận khi điều chỉnh tăng lãi suất.
+ Thiếu hợp đồng bảo đảm tiền vay, thiếu chữ ký của người đồng sở hữu tài sản trên Hợp đồng thế chấp, thiếu Biên bản xác định giá trị tài sản bảo đảm; Thay đổi giá trị tài sản thế chấp không ký phụ lục Hợp đồng thế chấp điều chỉnh, bổ sung tài sản thế chấp nhưng không lập hồ sơ thế chấp bổ sung, không đăng ký giao dịch bảo đảm.
+ Thiếu biên bản kiểm tra sau, kiểm tra không đúng định kỳ, nội dung biên bản kiểm tra sau cịn sơ sài chưa thể hiện đúng tính chất khoản vay, biên bản chưa thông qua lãnh đạo phòng xem.
+ Một số yếu tố trên Hợp đồng bảo đảm tiền vay và Biên bản định giá TSĐB, Giấy xác nhận sở hữu nhà ở không thống nhất.
+ Thiếu biên bản kiểm tra sau, kiểm tra không đúng định kỳ, nội dung biên bản kiểm tra sau cịn sơ sài chưa thể hiện đúng tính chất khoản vay, biên bản chưa thơng qua lãnh đạo phịng xem.
- Hồ sơ TSĐB
+ Tài sản thế chấp định giá theo giá thị trường, nhưng khơng có căn cứ trong hồ sơ khơng có chứng từ kèm theo (việc tham khảo một số công ty địa ốc trên địa bàn) mà mới chỉ theo nhận định của CBTD.
+ Hợp đồng bảo đảm tài sản chưa công chứng, chưa đăng ký giao dịch bảo đảm.
+ Tài sản thế chấp, cầm cố khơng có bản giao nhận tài sản giữa Ngân hàng và khách hàng theo qui định tại Quy trình tín dụng hiện hành.
- Hồ sơ thu nhập
+ Tờ trình thẩm định nguồn trả nợ cịn chung chung, thiếu chứng từ chứng minh thu nhập đảm bảo khả năng trả nợ. Các nguồn trả nợ từ lương hợp đồng lao động hết thời hạn
+ Thiếu giấy xác nhận của đơn vị quản lý lao động về nguồn thu nhập từ tiền lương để trả nợ.
+ Đối với các hồ sơ cho vay xây nhà, cải tạo sửa chữa, nhưng phần lớn khơng có dự tốn xây dựng đặc biệt đối với các hồ sơ cho vay sửa nhà giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn chỉ được thể hiện khi cán bộ thực hiện kiểm tra sau. Điều này có thể xảy ra rủi ro khi khách hàng không sử dụng vốn đúng mục đích.
+ Lỗi sai sót và lỗi tẩy xóa trên hồ sơ, khơng thơng qua lãnh đạo phịng và khách hàng.
- Đối với cho vay cầm cố giấy tờ có giá
+ Thiếu giấy đề nghị vay vốn.
+ Thiếu giấy xác nhận phong tỏa giấy tờ có giá và hợp đồng gửi, giữ tài sản thế chấp, cầm cố hoặc không đúng theo mẫu quy định.
Thứ hai: Quá trình kiểm tra sau vay
* Đối với doanh nghiệp:
- Báo cáo thẩm định chưa tính tốn cụ thể hiệu quả kinh tế của phương án xin vay vốn; việc tính tốn số liệu trên báo cáo thẩm định khơng phù hợp với phương án xin vay vốn của khách hàng; Xác định tổng nhu cầu vốn trên Báo cáo thẩm định khơng chính xác với chi tiết; Khi xác định tổng chi phí của dự án khơng loại trừ chi phí khấu hao, chi phí trả lãi vay.
- Mục đích vay vốn ghi trên hợp đồng tín dụng khơng đúng với ngành nghề được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Dự án, phương án sản xuất kinh doanh chưa hợp lý hoặc không rõ ràng.
- Cho vay theo hạn mức tín dụng nhưng khơng tính vịng quay vốn lưu động hoặc xác định nhu cầu vốn lưu động trong kỳ không phù hợp dẫn đến xác định hạn mức tín dụng khơng hợp lý hoặc xác định thời hạn cho vay khơng phù hợp với vịng quay vốn lưu động.
- Khách hàng có nhu cầu điều chỉnh gia tăng hạn mức tín dụng, khơng thực hiện bổ sung hợp đồng tín dụng mà ký kết hợp đồng tín dụng mới; Xác định hạn mức tín dụng mới khơng có phương án sản xuất kinh doanh để làm cơ sở thẩm định hoặc không thẩm định phương án sản xuất kinh doanh để xác định hạn mức tín dụng mới.
- Định kỳ hạn nợ không phù hợp với nguồn thu của phương án vay vốn. - Không thực hiện phân loại khách hàng theo qui định.
- Chưa kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay. - Chưa thực hiện kiểm tra sau bảo lãnh.
* Đối với cho vay cá nhân - Vay tiêu dùng, kinh doanh,…
+ Thẩm định dự án cịn sơ sài, tính tốn nguồn thu nợ chưa phù hợp, định thời gian cho vay thiếu cơ sở; Xác định thời hạn trả nợ chưa phù hợp với vòng quay vốn
+ Thiếu xếp loại khách hàng, xếp loại không đúng quy định.
+ Cho vay vượt quyền phán quyết của Phòng giao dịch đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
+ Thiếu kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay.
+ Báo cáo thẩm định tính tốn nguồn trả nợ chưa hợp lý; chưa xác định cụ thể nguồn trả nợ; Cho vay sai đối tượng; Cho vay trung dài hạn nhưng không phân kỳ hạn trả nợ; Thiếu biên bản kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay.
+ Khơng ghi mục đích sử dụng vốn vay trên Hợp đồng tín dụng; Cho vay vượt giá trị gốc và lãi của sổ tiết kiệm; Ngày trả nợ cuối cùng vượt quá thời hạn thanh tốn cịn lại của giấy tờ có giá.
Nhận xét:
Qua kiểm tra hồ sơ có thể rút ra được những dạng lỗi sai sót thường gặp sau:
- Quản lý hồ sơ tín dụng cịn nhiều sai sót, Hợp đồng tín dụng một số chưa đúng mẫu quy định, thiếu tên người đại diện, những yếu tố về lãi suất, thời hạn cho vay, hợp đồng bảo đảm tiền vay chưa được điền đầy đủ.
- Lưu giữ hồ sơ chưa khoa học gây khó khăn cho việc kiểm tra, hồ sơ nhiều khi cịn sơ sài, chưa đánh giá các thơng tin về vốn, công nợ, thị trường, ngành hàng, mặt hàng,… Công tác thẩm định trong một số trường hợp còn hạn chế Trong cơng tác thẩm định cấp tín dụng, một số báo cáo thẩm định khơng đánh giá tính phù hợp của giới hạn tín dụng với nhu cầu vốn lưu động của khách hàng. Khơng phân tích, đánh giá các khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trên báo cáo tài chính hoặc các biến động bất thường qua các năm.
- Trong thẩm định trước cho vay, một số trường hợp thẩm định cho vay chưa chặt chẽ, phân tích chưa hợp lý, cơ sở để thẩm định dự án chưa có tính thuyết phục, chưa thể hiện sự đánh giá đầy đủ về các điều kiện vay vốn, tính khả thi của nguồn trả nợ; việc đánh giá về mức độ tín nhiệm trong quan hệ tín dụng của khách hàng với các tổ chức tín dụng khác trong thời gian qua cũng như chưa lưu giữ đầy đủ Phiếu hỏi thơng tin tại CIC...
- Việc hồn thiện hồ sơ tài sản bảo đảm chưa được thực hiện kịp thời: Một số tài sản cầm cố thế chấp chưa hoàn thành thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm và đánh giá tài sản thế chấp định kỳ hàng năm, tài sản đảm bảo thuộc đối tượng phải mua bảo hiểm tài sản nhưng chưa thực hiện đầy đủ.
- Đối với các khoản cho vay áp dụng biện pháp thế chấp, cầm cố bằng tài sản hình thành từ vốn vay, nhiều dự án đầu tư đó đi vào hoạt động nhưng việc hoàn thành hồ sơ quyết toán vẫn chưa được thực hiện, chưa lập phụ lục bổ sung hợp đồng theo quy định hướng dẫn bảo đảm tiền vay. Những trường hợp này tiềm ẩn rủi ro lớn trong trường hợp ngân hàng phải xử lý tài sản để thu hồi nợ vay.
- Trong cho vay đối với các dự án, việc kiểm tra tình hình, tiến độ thực hiện dự án, kiểm tra tài sản thế chấp hình thành từ vốn vay đều được kiểm tra rất sơ sài, chưa có báo cáo đánh giá tình hình thực tế những chỉ tiêu có ảnh
hưởng đến hoạt động của dự án (doanh thu, sản lượng…); nhiều dự án đó đi vào hoạt động nhưng Chi nhánh chỉ mới ký được các cam kết thế chấp mà vẫn chưa hoàn thiện được các thủ tục về thế chấp tài sản; hoặc dự án đó đi vào hoạt động nhưng chi nhánh chưa ký hợp đồng thế chấp và chưa đăng ký giao dịch bảo đảm,…
- Kiểm tra sử dụng vốn vay cịn mang tính hình thức. Hiện nay, việc kiểm tra sử dụng vốn vay được cán bộ tín dụng thực hiện theo đúng quy định. Tuy nhiên, việc kiểm tra sau cho vay đôi khi chưa chặt chẽ, cụ thể như đã thực hiện kiểm tra sau cho vay đầy đủ nhưng không phát hiện được khoản cho vay đã được khách hàng thực hiện hoàn tất việc đầu tư trước khi vay của khách hàng; Biên bản kiểm tra cịn sơ sài, ghi chung chung, khơng nêu đầy đủ chi tiết chưa cập nhật được tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của khách hàng, tình hình tồn kho luân chuyển, tình hình thực hiện dự án, nguồn thu từ vốn vay, thực trạng tài sản bảo đảm, việc kiểm sốt mục đích