III. Phương pháp nghiên cứu
1.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.6.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế tốn khơng phản ánhmột cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho.Các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị vật tư tồn kho đầu và cuối kỳ.Việc nhập - xuất vật tư hàng ngày được phản ánh ở TK 611 - Mua hàng. Việc xác định trị giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà chỉ hạch toán một lần vào cuối kỳ trên cơ sở kết quả kiểm kê vật liệu, sau đó sử dụng phương pháp cân đối để tính giá trị vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá VLXK = Trị giá VL tồn đầu kỳ + Trị giá VL nhập trong kỳ - Trị giá VL còn cuối kỳ (1.4) Tài khoản sử dụng: - TK 611 - Mua hàng
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế vật liệu mua vào và xuất dùng trong kỳ.
Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
TK151, 152
Kết chuyển trị giá vốn tồn đầu kỳ và đang đi đường
TK 611
TK 151, 152
Kết chuyển trị giá vốn tồn cuối kỳ và hàng đang đi đường
TK 133 TK111,112,331
(nếu có)
TK 111, 112, 331
Học viện tài chính Luận văn cuối khóa
Kế tốn NVL theo phương pháp KKĐK giúp giảm khối lượng cơng việc với kế tốn tuy nhiên phương pháp này cũng cho thấy nhiều mặt hạn chế: không phân biệt được trị giá thực tế NVL xuất kho cho từng giai đoạn SXKD, khó xác định được số hao hụt, mất mát và nếu xảy ra sai lệch ở một kỳ sẽ làm ảnh hưởng đến những kì sau từ đó ảnh hưởng đến việc cung cấp thơng tin kế toán cho nhà quản trị.
1.6.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
Dự phịng giảm giá NVL tồn kho nói riêng hay dự phịng giảm giá vật tư tồn kho nói chung và là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí ( giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của
TK 632
Nguyên, vật liệu xuất bán chữa lớn TSCĐ
biệt NVL nhập khẩu phải nộp NSNN
TK 411
NVL tồn kho (vật tư tồn kho) nhỏ hơn giá gốc. Giá trị dự phòng NVL hay vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của NVL (vật tư) tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Chú ý: Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mục đích của việc dự trữ NVL.
NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của NVL mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì NVL tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Việc trích lập dự phịng giảm giá NVL được tính cho từng loại, từng thứ NVL.
Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phịng, kế tốn sử dụng TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Phương pháp kế tốn dự phịng giảm giá vật tư tồn kho:
- Cuối niên độ kế tốn, khi một loại vật tư (NVL) tồn kho có giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế tốn phải trích lập dự phịng theo số tiền chênh lệch đó.
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư (NVL) phải trích lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư (NVL) đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại NVL, vật tư) Có TK159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư (NVL) phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư (NVL) đã lập ở cuối niên độ trước , kế tốn hồn nhập phần chênh lệch đó, ghi:
Nợ TK 159- Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
+ Xử lý tổn thất thực tế xảy ra :
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nợ TK 632 - (Nếu chưa trích lập dự phịng hoặc dự phịng khơng đủ) Có TK 152 - Nguyên vật liệu
Sơ đồ: Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho
TK 632 TK 159 TK632 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hoàn nhập cuối năm chênh lệch giữa Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu số dư dự phòng phải lập năm nay nhỏ
hơn số dư dự phòng đã lập năm trước Số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập bổ sung cuối kỳ kế toán năm
1.6.4. Hệ thống sổ kế toán NVL
Theo quy định hiện hành, kế tốn có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sau để thực hiện ghi sổ kế tốn:
- Hình thức Nhật ký chung gồm: Chứng từ kế toán
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp, chi tiết,… - Hình thức Nhật ký - Sổ Cái gồm:
Sổ quỹ
Sổ chi tiết mua, bán hàng hóa Bảng tổng hợp chứng từ … - Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm: Sổ quỹ Chứng từ kế tốn Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh … - Hình thức Nhật ký - Chứng từ gồm: Bảng kê Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ chi tiết …
Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế tốn sao cho phù hợp nhất với mình, tận dụng được hết những ưu điểm đồng thời giảm bớt những nhược điểm của hình thức ghi sổ đó, giúp đáp ứng u cầu hệ thống hóa thơng tin của đơn vị. Hiện nay có nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức “Nhật ký chung” hoặc hình thức “Chứng từ ghi sổ” để thực hiện việc ghi sổ kế toán bởi hai phương pháp này cho thấy rất nhiều ưu điểm cũng như việc đáp ứng nhu cầu cung cấp thơng tin cho q trình quản trị.
Để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình thực tế tại đơn vị, sau đây em xin trình bày khái quát hình thức Chứng từ ghi sổ:
Đặc điểm:
- Các chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp để lập bảng kê tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sau đó lập các Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi sổ tổng hợp.
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống.
- Tách rời việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết.
- Sổ tổng hợp gồm: Sổ Cái các tài khoản, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ chi tiết mở theo đối tượng và yêu cầu quản lý chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết ngoại tệ, Sổ chi tiết NVL...
1.7. Kế toán NVL trong điều kiện kế tốn máy
Mã hóa các đối tượng liên quan đến NVL:
Mã hóa là việc thực hiện phân loại, gắn ký hiệu cho các đối tượng cần quản lý; nhờ đó cho phép nhận diện, tìm kiếm các đối tượng một cách nhanh chóng, khơng bị nhầm lẫn trong q trình xử lý thơng tin tự động; đồng thời cịn giúp tăng tốc độ xử lý thơng tin, tăng độ chính xác của thơng tin, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hóa các đối tượng là: đầy đủ; đồng bộ; có hệ thống; đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, với phần mềm kế toán đang sử dụng.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để thực hiện việc mã hóa cho phù hợp. Thơng thường đối với kế tốn NVL, những đối tượng chủ yếu cần mã hóa là:
- Danh mục tài khoản (TK152, TK331, TK621...)
- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho...
- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hóa
- Danh mục khách hàng (nhà cung cấp)...
Khai báo, cài đặt:
Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng cần quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo, cài đặt các thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng ấy. Như các thơng tin liên quan đến sản phẩm hàng hóa ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính,....Thơng qua việc cái đặt những thơng số này, khi làm việc với đối tượng nào máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt liên quan đến đối tượng đó.
Việc tổ chức hệ thống chứng từ trong điều kiện sử dụng phần mềm kế tốn có những nội dung cơ bản sau:
- Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ thơng qua việc mã hóa chứng từ.
- Hạch tốn ban đầu.
- Kiểm tra các thơng tin đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ đảm bảo tính hợp lý, dễ đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong mỗi phần mềm kế toán thường đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, 4 cho từng nội dung cụ thể cần quản lý chi tiết. Khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết NVL cần phân tích các u cầu sử dụng thơng tin phục vụ cho quá trình quản trị NVL để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng thứ, loại NVL sao cho hợp lý. Việc mã hóa hệ thống tài khoản kế tốn nói chungvà mã hóa hệ thống tài khoản kế tốn NVL nói riêng cần đáp ứng được nhu cầu khai báo thêm hoặc sửa chữa, xóa các tài khoản đã xây dựng để phù hợp với yêu cầu quản trị thực tế từng kỳ kế toán.
Hệ thống sổ kế tốn, trình tự ghi sổ:
Hệ thống sổ kế toán:
Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vẫn phải lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế tốn Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhập ký chứng từ song khơng nhất thiết phải giống hồn tồn mẫu sổ kế tốn thủ cơng.
Trình tự ghi sổ kế tốn:
1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn theo màn hình nhập liệu được thiết kế sẵn tương ứng với từng loại chứng từ. Theo chương trình phần mềm đã được thiết kế, các thông tin được tự động chuyển vào các Sổ kế toán tổng hợp và các Sổ kế tốn chi tiết có liên quan.
2) Cuối tháng, q, năm kế tốn thực hiện thao tác phân bổ, kết chuyển, khóa sổ và lập các Báo cáo kế toán. Thực hiện thao tác in các báo cáo, đồng thời in ra giấy các Sổ kế tốn tổng hợp, Sổ kế tốn chi tiết, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ kế toán trong điều kiện kế toán máy
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
PHẦN MỀM KẾ TỐN
Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp
Báo cáo tài chính B cáo quản trị Máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Kết luận :
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU Ở CƠNG TY CP XÂY LẮP VÀ THIẾT BỊ NGÂN HÀ 2.1 Đặc điểm hoạt động của công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà
2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
2.1.1.1 Sơ lược về công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà
Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THIẾT BỊ NGÂN HÀ
Địa chỉ : số 10 , ngách 52 , ngõ 165 , đường Giáp Bát , phường Giáp Bát , quận Hoàng Mai ,Hà Nội .
Điện thoại: 0438646663, 0436658437 Fax: 0436658437
Mã số thuế: 0104967095 Giám đốc: Lê Thanh Hiền
Vốn điều lệ: 20.000.000.000 (hai mươi tỷ đồng) Email: nganha2378@gmail.com
Hình thức sở hữu vốn: cơng ty cổ phần do 5 cổ đông sáng lập bao gồm: Lê Thanh Hiền, Hoàng Trung Hải, Nguyễn Văn Thư, Hoàng Việt Dũng, Phạm Văn Huy
Giấy phép kinh doanh 0104967095 cấp ngày 21/10/2010 Công t
y được thành lập ngáy 21/10/2010 với đội ngũ cán bộ và công nhân viên lành nghề đã từng tham gia thi công rất nhiều dự án lớn trong nước như : cơng trình
thủy điện Sơn La , xây dựng trạm ga tại cơng trình Nghi Sơn –Thanh Hóa, lắp đặt đường ống cơng trình Liên Sơn …
Điểm mạnh của công ty là khả năng thi công các đường ống công nghệ, bồn chứa và lắp đặt thiết bị cho các nhà máy thép, xi măng, nhà máy nhiệt điện, HRSG, các kho chứa nguyên liệu xăng dầu, hóa chất, … với phương châm hoạt động của cơng ty an tồn – chất lượng – hiệu quả và hướng tới một nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp tại Việt Nam.
Tuy công ty mới thành lập hơn 6 năm nhưng với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, đội ngũ công nhân kỹ thuật cao lành nghề,… đã tham gia thành cơng nhiều dự án lớn, tạo được uy tín với các đối tác, hứa hẹn công ty sẽ là nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp tại Việt Nam trong tương lai gần.
Có thể đánh giá sự phát triển của công ty qua kết quả hoạt động SXKD trong 3 năm gần đây 2013-2015:
STT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 1 Doanh thu thuần 34.123.056.000 42.375.126.000 46.986.102.000 2 Lợi nhuận gộp 1.902.529.333 3.173.848.792 5.059.261.317 3 Lợi nhuận sau thuế 1.426.897.000 2.475.602.058 3.946.223.827 4 Thu nhập bq đầu người
(đồng/tháng)
3.650.000 3.900.000 4.000.000
(số liệu do phịng tài chính cơng ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà cung cấp)
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:
Sơ đồ :Quy trình cơng nghệ sản xuất kinh doanh của công ty
Sau khi nhận được thư mời thầu, cơng ty tiến hành khảo sát quy trình, tìm
hiểu những yếu tố về tự nhiên, địa lý tại điểm chào thầu, khảo giá thành vật tư, nhân cơng. Sau đó lập hồ sơ dự thầu.
Lập bảng nghiệm thu thanh tốn cơng trình Tổ chức nghiệm thu khối lượng, chất lượng cơng trình Tiến hành tổ chức thi công
theo thiết kế được duyệt
Thành lập ban chỉ huy công trường Lập phương án tổ
chức thi công Bảo vệ phương án và
biện pháp thi công
Thông báo nhận thầu Tổ chức hồ sơ dự thầu Giao thầu Thông báo trúng thầu Cơng trình hồn thành, làm quyết tốn bàn giao cơng trình cho chủ
Nếu trúng thầu, công ty thực hiện ký kết hợp đồng, đồng thời thực hiện những biện pháp đảm bảo thực hiện nghĩa vụ như: bảo lãnh hoặc ký kết.
Bên chủ đầu tư ứng vốn thi công, và cơng trình được triển khai thực hiện, chuẩn bị về mặt bằng, nhân lực, vật tư.
Đơn vị thi công thường thuê một đơn vị độc lập nhằm tư vấn, giám sát chất lượng. Khi cơng trình hồn thành, thực hiện nghiệm thu, quyết tốn cơng trình, và bàn giao cho chủ thầu.
2.1.1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty
Hiện nay ở Công ty cổ phần xây lắp và thiết bị Ngân Hà, bộ máy quản lý được tổ chức như sau:
- Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, trực tiếp quản lý công ty
qua giám đốc kinh doanh thương mại và giám đốc kinh doanh dịch vụ và là đại diện theo pháp luật công ty. Là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Phó giám đốc phụ trách kinh tế kỹ thuật: Kiểm tra, nghiệm thu các