III. Phương pháp nghiên cứu
1.7. Kế toán NVL trong điều kiện kế toán máy
Mã hóa các đối tượng liên quan đến NVL:
Mã hóa là việc thực hiện phân loại, gắn ký hiệu cho các đối tượng cần quản lý; nhờ đó cho phép nhận diện, tìm kiếm các đối tượng một cách nhanh chóng, khơng bị nhầm lẫn trong q trình xử lý thơng tin tự động; đồng thời cịn giúp tăng tốc độ xử lý thơng tin, tăng độ chính xác của thơng tin, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hóa các đối tượng là: đầy đủ; đồng bộ; có hệ thống; đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, với phần mềm kế toán đang sử dụng.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để thực hiện việc mã hóa cho phù hợp. Thơng thường đối với kế tốn NVL, những đối tượng chủ yếu cần mã hóa là:
- Danh mục tài khoản (TK152, TK331, TK621...)
- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho...
- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hóa
- Danh mục khách hàng (nhà cung cấp)...
Khai báo, cài đặt:
Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng cần quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo, cài đặt các thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng ấy. Như các thơng tin liên quan đến sản phẩm hàng hóa ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính,....Thơng qua việc cái đặt những thông số này, khi làm việc với đối tượng nào máy sẽ tự động hiện lên các thơng số cài đặt liên quan đến đối tượng đó.
Việc tổ chức hệ thống chứng từ trong điều kiện sử dụng phần mềm kế tốn có những nội dung cơ bản sau:
- Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ thơng qua việc mã hóa chứng từ.
- Hạch tốn ban đầu.
- Kiểm tra các thơng tin đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ đảm bảo tính hợp lý, dễ đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong mỗi phần mềm kế toán thường đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, 4 cho từng nội dung cụ thể cần quản lý chi tiết. Khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết NVL cần phân tích các u cầu sử dụng thơng tin phục vụ cho quá trình quản trị NVL để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng thứ, loại NVL sao cho hợp lý. Việc mã hóa hệ thống tài khoản kế tốn nói chungvà mã hóa hệ thống tài khoản kế tốn NVL nói riêng cần đáp ứng được nhu cầu khai báo thêm hoặc sửa chữa, xóa các tài khoản đã xây dựng để phù hợp với yêu cầu quản trị thực tế từng kỳ kế toán.
Hệ thống sổ kế tốn, trình tự ghi sổ:
Hệ thống sổ kế tốn:
Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp vẫn phải lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế tốn Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhập ký chứng từ song khơng nhất thiết phải giống hồn tồn mẫu sổ kế tốn thủ cơng.
Trình tự ghi sổ kế toán:
1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn theo màn hình nhập liệu được thiết kế sẵn tương ứng với từng loại chứng từ. Theo chương trình phần mềm đã được thiết kế, các thơng tin được tự động chuyển vào các Sổ kế toán tổng hợp và các Sổ kế tốn chi tiết có liên quan.
2) Cuối tháng, quý, năm kế toán thực hiện thao tác phân bổ, kết chuyển, khóa sổ và lập các Báo cáo kế toán. Thực hiện thao tác in các báo cáo, đồng thời in ra giấy các Sổ kế tốn tổng hợp, Sổ kế tốn chi tiết, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ kế toán trong điều kiện kế toán máy
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
PHẦN MỀM KẾ TỐN
Sổ kế tốn chi tiết Sổ kế tốn tổng hợp
Báo cáo tài chính B cáo quản trị Máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Kết luận :
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU Ở CƠNG TY CP XÂY LẮP VÀ THIẾT BỊ NGÂN HÀ 2.1 Đặc điểm hoạt động của công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà
2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
2.1.1.1 Sơ lược về công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà
Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THIẾT BỊ NGÂN HÀ
Địa chỉ : số 10 , ngách 52 , ngõ 165 , đường Giáp Bát , phường Giáp Bát , quận Hoàng Mai ,Hà Nội .
Điện thoại: 0438646663, 0436658437 Fax: 0436658437
Mã số thuế: 0104967095 Giám đốc: Lê Thanh Hiền
Vốn điều lệ: 20.000.000.000 (hai mươi tỷ đồng) Email: nganha2378@gmail.com
Hình thức sở hữu vốn: cơng ty cổ phần do 5 cổ đơng sáng lập bao gồm: Lê Thanh Hiền, Hồng Trung Hải, Nguyễn Văn Thư, Hoàng Việt Dũng, Phạm Văn Huy
Giấy phép kinh doanh 0104967095 cấp ngày 21/10/2010 Công t
y được thành lập ngáy 21/10/2010 với đội ngũ cán bộ và công nhân viên lành nghề đã từng tham gia thi công rất nhiều dự án lớn trong nước như : cơng trình
thủy điện Sơn La , xây dựng trạm ga tại cơng trình Nghi Sơn –Thanh Hóa, lắp đặt đường ống cơng trình Liên Sơn …
Điểm mạnh của cơng ty là khả năng thi công các đường ống công nghệ, bồn chứa và lắp đặt thiết bị cho các nhà máy thép, xi măng, nhà máy nhiệt điện, HRSG, các kho chứa nguyên liệu xăng dầu, hóa chất, … với phương châm hoạt động của cơng ty an tồn – chất lượng – hiệu quả và hướng tới một nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp tại Việt Nam.
Tuy công ty mới thành lập hơn 6 năm nhưng với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, đội ngũ công nhân kỹ thuật cao lành nghề,… đã tham gia thành công nhiều dự án lớn, tạo được uy tín với các đối tác, hứa hẹn công ty sẽ là nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp tại Việt Nam trong tương lai gần.
Có thể đánh giá sự phát triển của cơng ty qua kết quả hoạt động SXKD trong 3 năm gần đây 2013-2015:
STT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 1 Doanh thu thuần 34.123.056.000 42.375.126.000 46.986.102.000 2 Lợi nhuận gộp 1.902.529.333 3.173.848.792 5.059.261.317 3 Lợi nhuận sau thuế 1.426.897.000 2.475.602.058 3.946.223.827 4 Thu nhập bq đầu người
(đồng/tháng)
3.650.000 3.900.000 4.000.000
(số liệu do phịng tài chính cơng ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà cung cấp)
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:
Sơ đồ :Quy trình cơng nghệ sản xuất kinh doanh của công ty
Sau khi nhận được thư mời thầu, cơng ty tiến hành khảo sát quy trình, tìm
hiểu những yếu tố về tự nhiên, địa lý tại điểm chào thầu, khảo giá thành vật tư, nhân cơng. Sau đó lập hồ sơ dự thầu.
Lập bảng nghiệm thu thanh tốn cơng trình Tổ chức nghiệm thu khối lượng, chất lượng cơng trình Tiến hành tổ chức thi cơng
theo thiết kế được duyệt
Thành lập ban chỉ huy công trường Lập phương án tổ
chức thi công Bảo vệ phương án và
biện pháp thi công
Thông báo nhận thầu Tổ chức hồ sơ dự thầu Giao thầu Thơng báo trúng thầu Cơng trình hồn thành, làm quyết tốn bàn giao cơng trình cho chủ
Nếu trúng thầu, công ty thực hiện ký kết hợp đồng, đồng thời thực hiện những biện pháp đảm bảo thực hiện nghĩa vụ như: bảo lãnh hoặc ký kết.
Bên chủ đầu tư ứng vốn thi cơng, và cơng trình được triển khai thực hiện, chuẩn bị về mặt bằng, nhân lực, vật tư.
Đơn vị thi công thường thuê một đơn vị độc lập nhằm tư vấn, giám sát chất lượng. Khi cơng trình hồn thành, thực hiện nghiệm thu, quyết tốn cơng trình, và bàn giao cho chủ thầu.
2.1.1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty
Hiện nay ở Công ty cổ phần xây lắp và thiết bị Ngân Hà, bộ máy quản lý được tổ chức như sau:
- Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, trực tiếp quản lý công ty
qua giám đốc kinh doanh thương mại và giám đốc kinh doanh dịch vụ và là đại diện theo pháp luật công ty. Là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Phó giám đốc phụ trách kinh tế kỹ thuật: Kiểm tra, nghiệm thu các phương án kỹ thuật mà phòng kỹ thuật nêu ra. Là người quyết định phương án kỹ thuật có được thơng qua hay khơng. Giám sát, nghiệm thu cơng trình trước khi hồn thành giao cho khách hàng. Phụ trách tồn bộ cơng tác kỹ thuật cơng nghệ sản xuất trong cơng ty.
- Phịng tài chính: Quản lý về mặt tài chính của doanh nghiệp, ghi chép, cập
nhật và phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguyên vật liệu, tình hình tăng giảm tài sản cố định, biến động vốn bằng tiền mặt… Theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng. Tổ chức theo dõi suốt q trình sản xuất từ khâu
khách hàng. Hạch tốn kế tốn, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Thực hiện đúng các chế độ chính sách kế tốn do bộ tài chính và nhà nước ban hành.
- Phòng kinh tế kỹ thuật: Thực hiện các chức năng tư vấn về kỹ thuật cho chủ doanh nghiệp. Kiểm tra và đánh giá chất lượng, số lượng, nguyên phụ liệu trước khi sản xuất. Thiết lập các quy tắc, quy trình kỹ thuật, quy trình chất lượng sản phẩm, lên kế hoạch thời gian lao động, kế hoạch nguyên phụ liệu, thiết kế mẫu mã
- dựa trên yêu cầu của khách hàng. Quản lý và tham chiếu giá cả trên thị trường để giúp phòng kỹ thuật đưa ra phương án tiết kiệm chi phí nhất.
- Phịng vật tư – thiết bị: Tổ chức quản lý vật tư hàng hóa, thiết bị. Tìm hiểu
và khai thác thị trường cung cấp nguyên vật liệu, vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về tiêu thụ.
- Các đội thi công: Là những đội trực tiếp tiến hành xây dựng, hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Là lực lượng đông đảo nhất trong công ty cũng như giúp cho cơng ty hồn thành được kế hoạch đề ra ngoài thực tế.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ phịng tài chính
Về chức năng: phịng Tài chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám
đốc trong lĩnh vực kế toán và hạch tốn kinh doanh, tài chính - tín dụng, cụ thể: - Đề xuất các hình thức và giải pháp nhằm huy động, thu hút, tạo lập và sử
dụng hợp lý các nguồn vốn, đảm bảo đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao nhất.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH TẾ, KỸ THUẬT PHỊNG VẬT TƯ THIẾT BỊ PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG TÀI CHÍNH
Đội thi cơng điện động lực Đội thi cơng đường
- Tổ chức hạch tốn kế tốn trong tồn cơng ty theo quy định của Pháp luật đảm bảo cung cấp thơng tin tài chính đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ các yêu cầu quản lý.
- Kiểm tra, giám đốc bằng tiền các hoạt động kinh tế trong công ty theo các quy định quản lý kinh tế của Nhà nước và công ty.
Về nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện cơng tác thống kê, kế tốn.
- Xây dựng và tổ chức, đôn đốc, giám sát việc thực hiện các kế hoạch tài chính sau khi được phê duyệt.
- Quản lý vốn bằng tiền và thực hiện các giao dịch với ngân hàng. - Quản lý tài sản của công ty.
- Quản lý, đôn đốc các khoản phải thu, phải trả, các tài sản khác. - Quản lý doanh thu - chi phí.
- Xác định kết quả SXKD, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, phân phối lợi nhuận và trích lập, sử dụng các quỹ.
- Theo dõi, quản lý hợp đồng.
- Đơn đốc và kiểm tra các xí nghiệp, chi nhánh, đội, cơng trường trực thuộc báo cáo Tài chính - Kế tốn thường xuyên, đột xuất; lập báo cáo Tài chính - Kế tốn tồn cơng ty theo quy định.
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế tốn
Phịng kế tốn có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty. Những thơng tin mà kế tốn cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Tại công ty, chức năng chính của phịng kế tốn là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát
sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận cho. Khơng chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế tốn có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phịng kế toán là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định.
Bộ phận tài chính kế tốn của cơng ty gồm 5 người: Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho, thủ quỹ và thủ kho. Mỗi thành viên thực hiện những cơng việc khác nhau phục vụ cho những mục đích sử dụng thông tin khác nhau, cụ thể như sau :
- Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của cơng ty
và làm cơng việc kế tốn tổng hợp. Kế toán tổng hợp phụ trách chung và có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn và kiểm tra cơng việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phịng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính. Kế tốn tổng hợp chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
- Kế tốn kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của
từng loại vật tư trong q trình thi cơng, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.
- Kế toán thanh tốn: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình chi tiền
mặt bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của công ty. Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
- Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập, xuất vật tư cho các cơng trình. Cuối kỳ,
chủng loại vật tư đã có sẵn trong kho để tiện cho việc xuất kho vật tư đi cơng trình một cách kịp thời và hiệu quả.
- Thủ quỹ: Là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên
quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2.3 Hình thức sổ kế tốn
Cơng ty cổ phần xây lắp và thiết bị Ngân Hà áp dụng theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.