III. Phương pháp nghiên cứu
2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu trong công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà.
Ngân Hà.
2.2.1. Đặc điểm NVL trong Công ty
Hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với các cơng trình thi cơng dàn trải khắp từ Bắc vào Nam nên những NVL được sử dụng cho q trình sản xuất của Cơng ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà có những đặc thù riêng biệt. Hàng ngày, khối lượng NVL nhập - xuất cho các sản xuất là rất lớn; đa dạng về quy cách, chủng loại tùy thuộc vào từng cơng trình, hạng mục cơng trình thi cơng. Các NVL này có những đặc điểm, giá trị và thời gian sử dụng khác nhau đồng thời là sản phẩm của nhiều ngành khác nhau. Ví dụ, những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nặng như xi măng, sắt, thép...; những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, sỏi, đá... Nhìn chung những vật liệu phục vụ cho cơng việc xây lắp đều là những vật liệu cồng kềnh, dễ bị thất thốt nên đều địi hỏi những yêu cầu cao trong việc quản lý. Xuất phát từ những đặc điểm của NVL trong Công ty, ta thấy được việc tổ chức quản lý NVL có tầm quan trọng rất lớn và đồng thời đòi hỏi việc thực hiện phải thật đúng đắn, hợp lý, chặt chẽ để
tránh sự thất thốt, lãng phí trong q trình sử dụng. Tổ chức quản lý vật liệu cụ thể ở những nội dung:
Tổ chức thu mua NVL:
Nguồn NVL cung cấp cho sản xuất của Cơng ty chủ yếu là do mua ngồi. Hiện tại tất cả NVL đơn vị đang sử dụng đều được mua từ các nhà cung cấp uy tín trong nước như: : xi măng Hồng Thạch,
Để đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm trong cơng tác thu mua NVL, những vật tư có thể mua từ nhà cung cấp trong nước phục vụ cơng trình thường được mua sắm ngay tại chi nhánh của cơng ty cung cấp tin cậy, lâu dài nơi công trường đang thi cơng hoặc những địa phương lân cận. Sau đó vật tư được đưa đến trực tiếp chân cơng trình hoặc nhập kho công trường tùy vào thỏa thuận khi mua.
Những cơng trình Cơng ty nhận thi cơng thường có giá trị hợp đồng khá lớn, bên cạnh đó các khoản tiền bên A ứng trước thường chỉ chiếm 10% - 15% tổng giá trị hợp đồng nên việc thu mua NVL của Công ty thường được thanh toán bằng vốn vay Ngân hàng và một phần bằng vốn tự có.
Tổ chức kho tàng:
Với chính sách giao khốn sản phẩm đến từng đội sản xuất nên cơng ty chỉ bố trí một hệ thống kho chứa nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi cơng từng cơng trình. Mỗi cơng trình đều có kho và được mã hố chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm.
Kế toán kho là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch tốn, đối chiếu ghi sổ ngun vật liệu ở cơng ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý
trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các cơng trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư.
2.2.2. Phân loại NVL trong Công ty
NVL dùng cho sản xuất trong Công ty được phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế, mục đích sử dụng của vật liệu và được phân chia như sau:
- NVL chính: để tiến hành thi cơng các cơng trình cầu theo hợp đồng đã ký kết, Công ty phải sử dụng một lượng lớn các NVL với các chủng loại khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi cơng mà cấu thành nên thực thể sản phẩm và toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển giao vào giá trị sản phẩm mới thì đều được gọi chung là ngun vật liệu chính và được hạch tốn vào TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính. Việc quản lý NVL được tiến hành thông qua phần mềm CNS bằng việc mã hóa theo tên.
NVL chính bao gồm : Thép L1 120, Thép L1 100, Thép L1 50, xi măng, đá… - Vật liệu phụ: là những vật liệu khi sử dụng chỉ có cơng dụng phụ để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ, dụng cụ hoạt động được bình thường, các loại vật liệu này khơng cấu thành nên thực thể sản phẩm và được hạch toán vào TK 1522 - Vật liệu phụ.
- Phụ tùng thay thế: là những vật liệu dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, cơng cụ, dụng cụ.... được hạch tốn vào TK 1524- Phụ tùng thay thế.
2.2.3. Danh mục các đối tượng có liên quan đến kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty:
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng…
kế tốn CNS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ quản lý cho các đối tượng có liên quan.
Danh mục kho hàng hóa, vật tư:
Kế tốn khai báo danh mục kho hàng hóa vật tư tại cơng ty như sau: “Danh mục\Kho hàng hóa, vật tư” sau đó nhấn F4 để khai báo thơng tin kho hàng hóa vật tư: Mã kho, tên kho. Cuối cùng ấn F10 để ghi thơng tin đã khai báo.
Ví dụ: 1 số kho đã được công ty khai báo liên quan đến phần hành kế
toán vật tư như sau:
+ Mã kho: CTY: Kho cơng ty + Mã kho: CT: Kho cơng trình
Danh mục các kho vật liệu của công ty trên phần mềm CNS
Việc khai báo được thực hiện như sau: “Danh mục\Vật tư”, trước hết nhấn F4 để thêm các thơng tin về nhóm vật tư gồm: Mã nhóm, Tên nhóm, Bậc và nhấn F10 để ghi lại.
Ví dụ: các nhóm vật tư đã được cơng ty khai báo:
+ Mã nhóm: VT; Tên nhóm: Vật tư; Bậc: 1
+ Mã nhóm: NVLC; Tên nhóm: Ngun vật liệu chính; Bậc: 2 + Mã nhóm: NVLP; Tên nhóm: Nguyên vật liệu phụ; Bậc: 2 + Mã nhóm: NL; Tên nhóm: Nhiên liệu; Bậc: 2
+ Mã nhóm: PTTT; Tên nhóm: Phụ tùng thay thế; Bậc: 2 + Mã nhóm: CCDC; Tên nhóm: Cơng cụ dụng cụ; Bậc: 2
Biểu 2.4 Danh mục nhóm vật tư cơng ty khai báo trên phần mềm CNS
Sau đó, với mỗi loại nguyên vật liệu cần khai báo, kế tốn sẽ đưa vào từng nhóm phù hợp với yêu cầu quản lý. Cách thực hiện như sau: Nhấn đúp chuột vào
nhóm chứa NVL cần khai báo, sau đó ấn enter, ấn F4 để thêm mới các thông tin phù hợp như: Mã vật tư, Tên vật tư, STT, ĐVT, TK Kho, TK doanh thu, TK giá vốn. Cuối cùng nhấn F10 để ghi các thơng tin đã khai báo.
Ví dụ: 1 số nguyên vật đã được công ty khai báo
+ Mã vật tư: TL1-120; tên vật tư: thép L1 120, ĐVT: KG; TK kho: 1521; TK doanh thu: 5113; TK giá vốn: 632.
+ Mã vật tư:XM ; Tên vật tư:xi măng; ĐVT:KG; TK kho: 1522; TK doanh thu: 5113; TK giá vốn: 632.
Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế tốn CNS, cơng ty thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay khi bắt đầu sử dụng. Theo cài đặt, khi cơng ty chọn chế độ kế tốn áp dụng theo QĐ 48/2006, phần mềm đã mặc định sẵn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng thao tác: “Danh mục\Tài khoản”. Sau đó, ấn F4 để thêm mới một TK cấp 2, cấp 3. Các nội dung cần nhập để biểu thị một TK mới gồm: “Mã tài khoản”, “Tên tài khoản” và có thể tích chọn vào các ơ: “Là TK theo dõi công nợ”, “Là TK theo dõi cơng trình”, “Là TK theo dõi khoản mục phí”, “Là TK theo dõi hạn thanh tốn”, “Là TK ngồi bảng”. Sau đó ấn F10 để ghi tài khoản đã khai báo.
Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của cơng ty, kế tốn sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết như sau: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính, TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ, TK 1523 – Nhiên liệu, TK1524 – Phụ tùng thay thế, TK 1526 – Thiết bị xây dựng cơ bản, TK 1528 – Vật liệu khác. Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản khác như TK 1111 – Tiền Việt
Nam, TK 11211 – Tiền gửi Ngân hàng , TK331 (Theo dõi chi tiết từng đơn vị khách hàng của công ty), TK 1541 – Chi phí vật liệu sản xuất kinh doanh dở dang... Các tài khoản này cũng được thực hiện công việc khai báo như trên.
Danh mục tài khoản trên phần mềm CNS
Danh mục đối tượng:
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng).
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Đối tượng”. Sau đó, ấn F4 để khai báo các thơng tin cần thiết cho các đối tượng như: Mã đối tượng, tên đối tượng, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, số TK ngân hàng.
Bao gồm tên các cơng trình đã và đang thi cơng cần được theo dõi chi tiết. Việc khai báo danh mục sản phẩm cơng trình được thực hiện như sau: “Danh mục\Sản phẩm cơng trình”. Sau đó nhấn F4 để khai báo các thơng tin sau: Mã cơng trình, sản phẩm; Tên cơng trình sản phẩm. Cuối cùng nhấn F10 để ghi các thông tin đã khai báo.
2.2.4. Đánh giá NVL
Đánh giá NVL nhập kho :
Vật tư nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài. Vật liệu nhập kho do mua ngoài được đánh giá theo giá gốc. Cơng ty có đội xe vận chuyển riêng nên với các đơn mua hàng với số lượng lớn, chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chịu và chi phí này được tính ln vào giá hàng mua.
Trị giá thực tế
NVL = Số lượng NK x
Đơn giá mua ghi trên HĐ
(chưa có thuế GTGT) (2.1)
VD: phiếu nhập kho ngày 1/11/2015
Đơn vị: Công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà Bộ phận: Phịng kế tốn
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 1 tháng 11 năm 2015 Họ và tên người giao: Nguyễn Hữu Bình
Theo biên bản giao nhận và hóa đơn số 0000378 ngày 1 tháng 11 năm 2015 của công ty TNHH thương mại và xây dựng Giang Nam Nhập tại: kho cơng ty
Địa chỉ: Giáp Bát, Hồng Mai, Hà Nội.
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực nhập 1 Thép L1 120 TL1-120 kg 600 600 12100 7260000 2 Thép L1 100 TL1-100 kg 750 750 10800 8100000
Tổng cộng 15360000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ): mười năm triệu ba trăm sáu mươi nghìn đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Ngày 1 tháng 11 năm 2015 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)
Trị giá thực tế NVL= 600 x 12100 + 750 x 10800 =15360000
Đánh giá NVL xuất kho :
Kế tốn tính trị giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định.
Trị giá NVL XK = Số lượng XK x Đơn giá bình quân (2.2)
Đơn giá bình quân = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập kho trong kỳ (2.3) Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ
Công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà MST:0104967095
Địa chỉ: Số 10, ngách 52, ngõ 165 đường Giáp Bát, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, Hà Nội.
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 12 năm 2015 Bên nhận: công ty TNHH đầu tư và phát triển cơng nghệ Thái Hịa MST: 0104790585
Địa chỉ: Số 14, ngách 210/3 Hoàng Văn Thái, KHương Mai,Thanh Xuân, Hà Nội STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền KL đề nghị Thực xuất 1 Thép L1 120 kg 130 130 12000 156000 0
0 Tổng tiền
375350 0
Giám đốc Thủ kho Kế toán trưởng Người lập phiếu
(kí, họ tên, đóng dấu) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên)
Trị giá NVL xuất kho = 130 x 12000 + 205 x 10700 = 3753500
2.2.5. Kế toán chi tiết NVL
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình SXKD của Cơng ty liên quan đến việc nhập - xuất NVL đều phải được lập các chứng từ kế tốn đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ quy định hiện hành.
Các chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm - kiểm kê vật tư. - Thẻ kho
- Sổ, thẻ chi tiết vật tư
2.2.5.1. Thủ tục nhập kho NVL
NVL dùng cho hoạt động sản xuất của Công ty chủ yếu là mua ngồi nên khi có nhu cầu về NVL, Phịng dự án - Đấu thầu của Công ty sẽ tiến hành lập Đơn mua hàng sau đó gửi đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp căn cứ vào Đơn mua hàng gửi báo giá lại Công ty. Hai bên tiến hành thỏa thuận để quyết định ký kết hợp đồng mua cũng như thời gian và địa điểm giao vật liệu. Khi vật liệu được chuyển đến kho, người giao hàng yêu cầu nhập kho, bên Công ty sẽ thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách,
đơn giá vật liệu cũng như nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. Ban kiểm kê vật tư gồm: trưởng ban chỉ huy công trường, nhân viên kỹ thuật vật tư công trường, thủ kho công trường (đối với NVL được chuyển đến kho công trường), nhân viên của bộ phận kế tốn vật tư hoặc kế tốn xí nghiệp, nhân viên Phòng dự án - đấu thầu.
Hội đồng kiểm nghiệm vật tư sau khi thực hiện công tác kiểm nghiệm sẽ lập “Biên bản giao nhận vật tư” thành 02 bản. Một bản giao cho Phòng dự án - đấu thầu để theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phịng Tài chính để làm căn cứ ghi sổ kế tốn. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt so với hợp đồng đã ký kết thì phải lập thêm một bản để làm thủ tục khiếu nại gửi cho nhà cung cấp.
Các vật liệu đủ tiêu chuẩn nhập kho, kế tốn sẽ căn cứ vào Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp giao và Biên bản kiểm nghiệm vật thư để lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập 3 liên với đầy đủ các chữ ký. Liên 01 - thủ kho giữ để ghi Thẻ kho rồi gửi lên phịng Tài chính. Liên 02 - giao cho nhân viên tiếp liệu. Liên 03 lưu lại Phòng dự án - đấu thầu để làm chứng từ gốc.
Thủ kho dựa vào số vật liệu thực tế nhập kho và Phiếu nhập kho để ghi Thẻ kho (phụ lục 05)
2.2.5.2. Thủ tục xuất kho NVL
Chứng từ liên quan đến xuất nguyên vật liệu
Tên chứng từ Số hiệu
1.Giấy đề nghị cấp vật tư
2.Phiếu xuất kho 02-VT 3.Biên bản kiểm kê vật tư 05-VT
Việc xuất kho NVL trong Cơng ty chủ yếu phục vụ q trình thi cơng các cơng trình, hạng mục cơng trình theo hợp đồng đã ký kết với bên A, do đó kế tốn vật tư phải phản ánh kịp thời, chính xác vật liệu xuất kho dùng cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình nào để phục vụ cho cơng tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Cơng ty tính trị giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định. Đối với mỗi nghiệp vụ xuất kho NVL, kế toán theo dõi số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho có vật liệu xuất kho; đến cuối q thực hiện tính đơn giá bình qn gia quyền cố định cả kỳ cho từng loại NVL xuất kho dựa trên căn