III. Phương pháp nghiên cứu
2.1 Đặc điểm hoạt động của công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ phịng tài chính
Về chức năng: phịng Tài chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám
đốc trong lĩnh vực kế toán và hạch tốn kinh doanh, tài chính - tín dụng, cụ thể: - Đề xuất các hình thức và giải pháp nhằm huy động, thu hút, tạo lập và sử
dụng hợp lý các nguồn vốn, đảm bảo đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao nhất.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH TẾ, KỸ THUẬT PHỊNG VẬT TƯ THIẾT BỊ PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG TÀI CHÍNH
Đội thi cơng điện động lực Đội thi cơng đường
- Tổ chức hạch tốn kế tốn trong tồn cơng ty theo quy định của Pháp luật đảm bảo cung cấp thơng tin tài chính đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ các yêu cầu quản lý.
- Kiểm tra, giám đốc bằng tiền các hoạt động kinh tế trong công ty theo các quy định quản lý kinh tế của Nhà nước và công ty.
Về nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện cơng tác thống kê, kế tốn.
- Xây dựng và tổ chức, đôn đốc, giám sát việc thực hiện các kế hoạch tài chính sau khi được phê duyệt.
- Quản lý vốn bằng tiền và thực hiện các giao dịch với ngân hàng. - Quản lý tài sản của công ty.
- Quản lý, đôn đốc các khoản phải thu, phải trả, các tài sản khác. - Quản lý doanh thu - chi phí.
- Xác định kết quả SXKD, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, phân phối lợi nhuận và trích lập, sử dụng các quỹ.
- Theo dõi, quản lý hợp đồng.
- Đơn đốc và kiểm tra các xí nghiệp, chi nhánh, đội, cơng trường trực thuộc báo cáo Tài chính - Kế tốn thường xuyên, đột xuất; lập báo cáo Tài chính - Kế tốn tồn cơng ty theo quy định.
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế tốn
Phịng kế tốn có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty. Những thơng tin mà kế tốn cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Tại công ty, chức năng chính của phịng kế tốn là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát
sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận cho. Khơng chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế tốn có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phịng kế toán là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định.
Bộ phận tài chính kế tốn của cơng ty gồm 5 người: Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho, thủ quỹ và thủ kho. Mỗi thành viên thực hiện những cơng việc khác nhau phục vụ cho những mục đích sử dụng thông tin khác nhau, cụ thể như sau :
- Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của cơng ty
và làm cơng việc kế tốn tổng hợp. Kế toán tổng hợp phụ trách chung và có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn và kiểm tra cơng việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phịng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính. Kế tốn tổng hợp chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
- Kế tốn kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của
từng loại vật tư trong q trình thi cơng, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.
- Kế toán thanh tốn: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình chi tiền
mặt bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của công ty. Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
- Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập, xuất vật tư cho các cơng trình. Cuối kỳ,
chủng loại vật tư đã có sẵn trong kho để tiện cho việc xuất kho vật tư đi cơng trình một cách kịp thời và hiệu quả.
- Thủ quỹ: Là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên
quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2.3 Hình thức sổ kế tốn
Cơng ty cổ phần xây lắp và thiết bị Ngân Hà áp dụng theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Kế tốn tổng hợp Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ Thủ kho Kế tốn kho
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính thể hiện qua sơ đồ
Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu cuối tháng
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Quy trình ghi sổ trên phần mềm kế tốn:
Thơng tin đầu vào: Cuối tháng, kế tốn căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được phản ánh trên Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn tiền lương, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong
Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK 338 Sổ chi tiết TK 3383, TK 3384... CHỨNG TỪ KẾ TỐN: Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn tiền lương, Bảng tổng hợp tiền lương và các khoản
trích theo lương
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn
quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CNS
phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra sổ chi tiết TK 3383, TK 3384… sổ cái
TK 334, TK 338 sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc".
Phần mềm kế toán áp dụng tại cơng ty Giao diện phần mềm kế tốn CNS
Hình thức kế tốn được Cơng ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung sử dụng phần mềm kế toán CNS Accounting v.2015. Nhờ đó mà cơng tác ghi chép trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Đây là hình thức ghi sổ kế toán tiên tiến và rất phù hợp với cơng tác hiện đại hóa, chun mơn hóa cơng tác kế tốn theo trình độ phát triển tin học và đang được áp dụng khá phổ biến vì nó tiên tiến và phù hợp với việc sử dụng công tác kế tốn trên máy vi tính.
Theo hình thức này thì hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cũng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi
sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để kế tốn nhập số liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn, máy vi tính sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ kế tốn có liên quan như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ, thẻ chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế tốn thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực thơng tin đã được nhập trong kỳ.
Sơ đồ Quy trình mơ tả số liệu của phần mềm CNS
Error: Reference source not found
Mã đối tượng kế toán Nội dung nghiệp vụ Chứng từ gốc Máy vi tính
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, bảng kê,…
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, Sổ NKC
Bút toán kết chuyển
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra
2.1.2.4 Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Các chính sách Kế tốn áp dụng tại cơng ty tuân thủ theo Luật kế toán và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Chế độ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng: theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006.
- Hình thức kế tốn: Cơng ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế tốn CNS.
- Cơng ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cụ thể:
+ Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc (Mục 04). - Cơng ty áp dụng phương pháp kế tốn tài sản cố định: theo Chuẩn mực số 03 – Tài sản cố định hữu hình ban hành và cơng bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cụ thể:
+ Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: theo nguyên giá (Mục 13).
+ Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng (Mục 32).
- Cơng ty tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
Áp dụng theo chế độ kế tốn hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Cơng ty bao gồm:
+ Bảng Cân đối kế tốn - Mẫu số B01-DNN
+ Bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản - Mẫu số F01-DNN
+ Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp- Mẫu số B03-DNN
+ Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
Tất cả các báo cáo này do các nhân viên trong Phịng tài chính hỗ trợ cho kế tốn tổng hợp lập. Sau khi lập xong sẽ được Kế toán trưởng rà soát và xem xét đã lập đúng theo quy định và chuẩn mực quy định hay không. Tất cả các báo cáo này đều được lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lượng.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
2.2 Thực trạng kế tốn ngun vật liệu trong cơng ty CP xây lắp và thiết bịNgân Hà. Ngân Hà.
2.2.1. Đặc điểm NVL trong Công ty
Hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với các cơng trình thi cơng dàn trải khắp từ Bắc vào Nam nên những NVL được sử dụng cho quá trình sản xuất của Công ty CP xây lắp và thiết bị Ngân Hà có những đặc thù riêng biệt. Hàng ngày, khối lượng NVL nhập - xuất cho các sản xuất là rất lớn; đa dạng về quy cách, chủng loại tùy thuộc vào từng cơng trình, hạng mục cơng trình thi cơng. Các NVL này có những đặc điểm, giá trị và thời gian sử dụng khác nhau đồng thời là sản phẩm của nhiều ngành khác nhau. Ví dụ, những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nặng như xi măng, sắt, thép...; những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, sỏi, đá... Nhìn chung những vật liệu phục vụ cho công việc xây lắp đều là những vật liệu cồng kềnh, dễ bị thất thốt nên đều địi hỏi những yêu cầu cao trong việc quản lý. Xuất phát từ những đặc điểm của NVL trong Công ty, ta thấy được việc tổ chức quản lý NVL có tầm quan trọng rất lớn và đồng thời đòi hỏi việc thực hiện phải thật đúng đắn, hợp lý, chặt chẽ để
tránh sự thất thốt, lãng phí trong q trình sử dụng. Tổ chức quản lý vật liệu cụ thể ở những nội dung:
Tổ chức thu mua NVL:
Nguồn NVL cung cấp cho sản xuất của Cơng ty chủ yếu là do mua ngồi. Hiện tại tất cả NVL đơn vị đang sử dụng đều được mua từ các nhà cung cấp uy tín trong nước như: : xi măng Hoàng Thạch,
Để đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm trong cơng tác thu mua NVL, những vật tư có thể mua từ nhà cung cấp trong nước phục vụ cơng trình thường được mua sắm ngay tại chi nhánh của công ty cung cấp tin cậy, lâu dài nơi công trường đang thi công hoặc những địa phương lân cận. Sau đó vật tư được đưa đến trực tiếp chân cơng trình hoặc nhập kho cơng trường tùy vào thỏa thuận khi mua.
Những cơng trình Cơng ty nhận thi cơng thường có giá trị hợp đồng khá lớn, bên cạnh đó các khoản tiền bên A ứng trước thường chỉ chiếm 10% - 15% tổng giá trị hợp đồng nên việc thu mua NVL của Cơng ty thường được thanh tốn bằng vốn vay Ngân hàng và một phần bằng vốn tự có.
Tổ chức kho tàng:
Với chính sách giao khốn sản phẩm đến từng đội sản xuất nên cơng ty chỉ bố trí một hệ thống kho chứa nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi cơng từng cơng trình. Mỗi cơng trình đều có kho và được mã hố chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm.
Kế tốn kho là người chun theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ nguyên vật liệu ở công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý
trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các cơng trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư.
2.2.2. Phân loại NVL trong Công ty
NVL dùng cho sản xuất trong Công ty được phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế, mục đích sử dụng của vật liệu và được phân chia như sau:
- NVL chính: để tiến hành thi cơng các cơng trình cầu theo hợp đồng đã ký kết, Cơng ty phải sử dụng một lượng lớn các NVL với các chủng loại khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi cơng mà cấu thành nên thực thể sản phẩm và toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển giao vào giá trị sản phẩm mới thì đều được gọi chung là ngun vật liệu chính và được hạch tốn vào TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính. Việc quản lý NVL được tiến hành thơng qua phần mềm CNS bằng việc mã hóa theo tên.
NVL chính bao gồm : Thép L1 120, Thép L1 100, Thép L1 50, xi măng, đá… - Vật liệu phụ: là những vật liệu khi sử dụng chỉ có cơng dụng phụ để làm tăng