điều kiện áp dụng phần mềm kế toán.
Kế toán máy: là q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hệ
Kết chuyển CP thuế TNDN
Kết chuyển các loại doanh thu và thu nhập khác Kết chuyển các loại chi phí TK 821 TK 911 TK 511, 515, 711 TK 632, 635, 6421, 6422, 811 TK 821 Kết chuyển khoảngiảm chi
phí thuế TNDN
TK 421 TK 421
Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ
Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh trong kỳ
kế toán đáp ứng các yêu cầu của các đối tượng sử dụng.Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng kế tốn máy vẫn phải tuân theo các nội dung và u cầu của tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện thủ cơng, đồng thời từng nội dung có đặc điểm riêng phù hợp với việc ứng dụng thông tin hiện đại.Thơng thường q trình xử lý, hệ thống hố thơng tin trong hệ thống kế tốn máy được thực hiện theo quy trình:
Khi tổchức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học cần phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế tốn hiện hành nói riêng.
- Hồn thiện cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mơ và phạm vi hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo phù hợp với yêucầu, trình độ quản lý, trình độ kế tốn của DN. - Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hố cao và phải tính đến độ tin cậy, an tồn và bảo mật trong cơng tác kế tốn.
- Phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Nội dung tổ chức công tác KT trong điều hiện kế tốn trên máy vi tính:
Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý
Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng các đối tượng trong quá trình xử lý thơng tin tự động. Ngun
Chứng từ gốc Nhập vào máy Chứng từ trên máy Xử lý của phần mềm kế toán trên máy Sổ cái tài khoản Sổ KT tổng hợp BCTC
tắc chung của việc mã hóa là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán.
Việc xác định các đối tượng cần mã hóa là hồn tồn phụ thuộc vào u cầu quản trị của DN. Thông thường trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hóa:Danh mụctài khoản (TK 632, 131…); Danh mục chứng từ: Hóa đơn GTGT, phiếu thu…; Danh mục vật tư sản phẩm hàng hóa; Danh mục khách hàng…
Khai báo, cài đặt
Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng, DN phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này. Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hóa ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thơng qua việc cài đặt những thơng số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó.
Tổ chức chứng từ kế tốn
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của cơng tác kế tốn nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung của tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
+ Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. + Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống TK cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống TK do BTC ban hành. Các DN cần phải căn cứ vào đặc điểm của DN mình mà xây dựng hệ thống TK chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết. Khi tìm, xem, in sổ sách kế tốn, người sử dụng có thể lọc theo cả TKTH và TK chi tiết.
Trên cơ sở hệ thống sổ KTTH, trình tự hệ thống hố thơng tin, u cầu quản lý và sử dụng thơng tin chi tiết của từng DN, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hố thơng tin tự động trên máy theo đúng yêu cầu.Thông thường, thông tin từ các chứng từ gốc nhập vào sẽ được lưu giữ trong các tệp tin dữ liệu chi tiết, sau đó được hệ thống hố để lập Sổ Cái. Định kỳ, Sổ Cái sẽ được xử lý để lập báo cáo kế toán.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY TNHH HĨA BÁCH KHOA
2.1. Khái quát chung về cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty
Khái quát chung: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa hoạt độngtheo
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007167 đăng ký lần đầu ngày 06/12/2002.
Tên Cơng ty: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa.
Tên giao dịch quốc tế: Polytechnic Chemical Company Limited. Tên viết tắt: Polychemico.ltd
Trụ sở chính: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà
Nội.
Mã số thuế: 0101330082.
Giấy phép kinh doanh số: 0102007167 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư – HN
cấp ngày 06/12/2002
Tài khoản: 1401311010029, Tại Ngân Hàng Nông Nghiệp Và Phát
Triển Nông Thôn Việt Nam - Chi Nhánh Bách Khoa.
Vốn điều lệ: 2.800.000.000 đồng (hai tỷ, tám trăm triệu đồng) Người đại diện theo pháp luật của công ty gồm:
Họ tên: Nguyễn Phương Trinh (đóng góp 75% vốn điều lệ)
Chức danh: Phó chủ tịch hội đồng thành viên
Họ tên: Nguyễn Hữu Thành (đóng góp 25% vốn điều lệ)
Số điện thoại: 04.3636 4386 – Fax: 04.3636 4164 Email: Polychemico@gmail.com
Website: www.polychemico.com
Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa.
Sau nhiều năm phát triển, cho đến nay các loại Vật liệu phủ và Chống thấm ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Ngay từ giai đoạn đầu, các nhà khoa học đã xác định hướng nghiên cứu là kết hợp những hiểu biết, những công nghệ tiên tiến nhất về Vật liệu phủ và Chống thấm của thế giới với sự kế thừa những kinh nghiệm chế tạo vật liệu phủ từ xa xưa ở Việt Nam. Các loại vật liệu chống thấm nhập ngoại, giá thành thường cao và một số chưa chịu được nhiệt đới hố để phù hợp với khí hậu Việt Nam.
Sản phẩm Sơn và chất chống thấm của Công ty đều đã được đăng ký nhãn hiệu hàng hố độc quyền tại Cục sở hữu trí tuệ Việt Nam, đã được đăng và công bố chất lượng tại chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Hà Nội.
Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty đã trải qua biết bao thăng trầm sóng gió, đi qua nhiều thử thách cũng như thành công. Đến nay, Công ty đã thực sự trưởng thành, chiếm một vị thế tin cậy cho người tiêu dùng trong nước, đặc biệt là các tỉnh Miền Trung, nơi có khí hậu vơ cùng khắc nghiệt.
Các sản phẩm của Công ty đã tham gia vào các Cơng trình lớn như: Nhà tang lễ Bộ Quốc Phịng Lê Thánh Tơng của Binh đoàn 11 xây dựng, Tổng Cơng ty Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam Bưu Điện Nghệ An, Tổng Cơng Ty Dầu Khí Việt Nam PVGAS, ĐH Kiến Trúc HN, ĐH Quốc Gia
HN…Các sản phẩm của Công ty đã tạo được sự tin tưởng và những lời nhận xét thiết thực về phía Cơng ty.
Với sự phấn đấu và nổ lực không ngừng, công ty đã không ngừng lớn mạnh về tất cả mọi mặt. Đến nay, nhà xưởng để sản xuất Sơn đã lên đến 2000m2, tăng gấp 4 lần so với lúc bắt đầu đi vào hoạt động. Với lượng vốn đã tăng gần 5 lần so với lúc ban đầu, làm cho quy mô kinh doanh của Công ty cũng tăng nhanh đáng kể.
Đến nay cơng ty đã có trên 10 sản phẩm Sơn và Chất chống thấm tiêu biểu có các bảng màu riêng, với số lượng màu phong phú và đa dạng giúp thỏa mãn tối đa khách hàng.Các sản phẩm của công ty ngày càng nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của đông đảo khách hàng.
Công ty TNHH Hóa Bách Khoa vinh dự nhận được nhiều giải thưởng trong nước và quốc tế như là: Nhận giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRID – Tây Ban Nha 2004, Giải thưởng Công Nghệ và chất lượng Giơnevơ (Thụy Sỹ - 2005), Huy chương vàng hội chợ quốc tế Cơng Nghiệp 2004, Giải thưởng Hàng Hố và Dịch Vụ chất lượng cao MADRID – Spain (Tây Ban Nha) 2005, Huy chương vàng tại tổ chức hội chợ Thương Mại Quốc tế Việt Nam Expo 2004, Huy chương vàng Sơn chống thấm BK 01 Tại Triển lãm Quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, Huy chương Techmarl 2003 tại Ban tổ chức Chợ Công Nghệ và Thiết Bị Việt Nam…
Một số thuận lợi và khó khăn của cơng ty:
Thuận lợi:
Cơng ty có được sự đồng thuận và thống nhất giữa các thành viên từ phòng lãnh đạo đến các nhân viên nên mọi chủ trương, kế hoạch đề ra đều được thực hiện thuận lợi, đạt hiệu quả tốt.
Đội ngũ cán bộ quản lý có kinh nghiệm, có năng lực, có khả năng thích ứng với tình hình biến động trong và ngồi nước. Mơi trường làm việcnghiêm túc, văn minh nên mỗi nhân viên đều có tinh thần trách nhiệm với cơng việc được giao.
Khó khăn:
Để tạo nên một thể thống nhất vận hành thông suốt là cả một quá trình cố gắng của phịng lãnh đạo cùng tồn thể cơng ty.Phịng kế tốn, phịng kỹ thuật, phịng kinh doanh, xưởng sản xuất….phải phối hợp thường xuyên và chặt chẽ với nhau.
Vì đặc thù của lĩnh vực kinh doanh với cơng trình xây dựng trải đều khắp các tỉnh trong nước nên cơng cụ quản lý, kiểm sốt chi phí cịn chưa sát thực tế làm giảm lợi nhuận của công ty do đặc điểm của từng địa điểm thi cơng. Vì cơng trình xây dựng có thể ở nhiều nơi khác nhau trên khắp cả nước nên việc vận chuyển và bàn hàng cịn có nhiều hạn chế trong việc liên hệ với khách hàng…
Tình hình kinh tế trong những năm qua rất khó khăn, xăng dầu tăng giá làm giá vận chuyển tăng 18 đến 19%. Lạm phát tăng cao mà đời sống của công nhân viên thì vẫn ln phải đảm bảo.
Một số chỉ tiêu thể hiện quy mô kinh doanh của công ty trong những năm gần đây.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất- kinh doanh qua 2 năm
(ĐVT: đồng)
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 So sánh
Chênh lệch %
Tổng doanh thu 16.123.000.000 20.712.000.000 4.598.000.000 28,52 Nộp ngân sách 356.000.000 401.000.000 45.000.000 12,64 Tổng lợi nhuận 640.125.000 826.500.000 186.375.000 29,12
Tổng vốn
lưuđộng 11.200.000.000 12.360.000.000 1.160.000.000 10,36 Dựa vào bảng tổng hợp trên cũng như Báo cáo tài chính mà cơng ty đã cung cấp, ta có thể thấy rằng tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty đang có chiều hướng rất tốt, biểu hiện cụ thể là doanh thu cũng như lợi nhuận tăng khá lớn so với năm trước. Tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước 28,52%, tổng lợi nhuận tăng 29,12% so với năm trước.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động SXKD của cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
Chức năng: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa có chức năng và nhiệm vụ chính là sản xuất Sơn và Chất chống thấm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của thị trường.
Không gây hại đến sức khoẻ cho người sử dụng, tạo tính thẩm mỹ và khang trang khi sử dụng sản phẩm của công ty, để tạo thêm nguồn vốn, thu nhập và đầu tư lại cho công ty.
Nhiệm vụ: Công ty phải đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước pháp luật, chịu trách nhiệm về sản phẩm của mình trước khách hàng. Chấp hành xử lý kỷ luật với những hành vi sai trái trong kinh doanh, tuân thủ pháp luật cũng như sự điều chỉnh của Nhà nước.
2.1.2.2. Lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của Cơng tyTNHH Hóa Bách Khoa
- Sản xuất Sơn và Chất chống thấm, sản xuất vật liệu xây dựng.
-Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng hố chất, chất dẽo, composte, vật
tư cơng nơng ngư nghiệp, vật tư làm Sơn và Chất chống thấm.
- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, thuỷ lợi, điện lực, giao
thông vận tải.
-Tư vấn đầu tư (Không bao gồm thiết bị xây dựng), khảo sát, thi cơng
cơng trình cơ sở hạ tầng kĩ thuật về giao thông vận tải, thuỷ lợi, nuôi trồng thuỷ sản, điên lực hố chất, phân bón xăng dầu, nhà máy chế biến dầu khí, nhà máy chế biến nông thuỷ sản.
- Sản xuất và buôn bán xăng, dầu, mỡ.
- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. - Dịch vụ giới thiệu việc làm.
2.1.2.3. Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm của cơng ty
Đặc thù của công ty là công ty chuyên sản xuất Sơn và Chất chống thấm nên quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm được minh họa bởi sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Cơng ty:
Cơng đoạn xây dựng
kế hoạch
Phịng kỹ thuậtlập kế hoạch cho quá trình sản xuất. Nộp kế hoạch cho giám đốc duyệt.
Chuẩn bị NVL, máy móc cần thiết cho việc sản xuất.
Công đoạn pha chế
Pha chế giai đoạn 1: Bột đá, oxit titan, nhựa, cao lanh… Giai đoạn 2: Cho các phụ gia vào khuấy đều.
Giai đoạn 3: Nghiền hạt ngọc, pha màu cho sơn.
Giai đoạn 4: Cho chất bảo quản vào và theo dõi chất lượng sơn.
Giai đoạn 5: Thử nghiệm thực tế để xem xét chất lượng sơn.
Cơng đoạn hồn thiện
sản phẩm
Phân loại sản phẩm tốt, hỏng.
Đóng thùng, bảo quản trước khi đến kho.
2.1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý của Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
Mơ hình bộ máy tổ chức quản lí của cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
được bố trí theo cơ cấu kết hợp quan hệ trực tuyến và quan hệ chức năng. Mơ hình này được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý tại công ty TNHH Hóa Bách Khoa
Chủ tịch Hội đồng thành viên Giám đốc Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Phòng dự án Phòng kĩ thuật
Xưởng sản xuất và Các Đại Lý
Ghi chú:
Chức năng các bộ phận
Chủ tịch hội đồng thành viên:Là người lãnh đạo cao nhất,
người đại diện theo pháp luật trong công ty, trực tiếp lãnh đạo ban giám đốc của công ty, tổ chức giám sát việc thực hiện các hoạt động của công ty, thay mặt Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên.
Giám đốc: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày
của công ty và thực hiện một số quyền hành khác trong giới hạn quyền hành của mình…. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Phịng kinh doanh:Là phịng kiêm ln cả nhiệm vụ
Marketing, bán và phân phối sản phẩm trên thị trường. Là phịng hỗ trợ cho Giám đốc trong cơng tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành SXKD của công ty có hiệu quả và thực hiện duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác…
Phịng kế tốn: Phịng kế tốn gồm 4 người, đứng đầu là kế
toán trưởng, sau là các kế tốn viên và thủ quỹ. Chức năng chính là tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, lập BCTC, cung cấp thơng tin cần thiết về hoạt động sản xuất kinh doanh cho Giám đốc và các bên có liên quan...
Phịng dự án:Là phịng soạn thảo các kế hoạch chất lượng, lập
kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch phát triển thị trường và hệ thống tiêu thụ hàng hoá, kế hoạch sản xuất sản phẩm mới, kế hoạch kiểm sốt…
Phịng kỹ thuật:Chức năng chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn
xưởng sản xuất thực hiện quy trình pha chế sơn. Chức năng phòng kỹ thuật