2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.2.1.1. Các loại thành phẩmcủa công ty
BK10 –L (Sơn mịn trong nhà trắng), BK01 (Chất chống thấm thông dụng), BK02 (Chất chống thấm cao cấp), BK 21 (Sơn lót kháng kiềm trong nhà), Sơn mịn ngồi trời (BK 20), Sơn lót kháng kiềm ngồi trời (BK22)….với số lượng màu phong phú và đa dạng giúp thỏa mãn tối đa khách hàng. Sản phẩm Sơn và chất chống thấm của Công ty đều đã được đăng ký và công bố chất lượng tại chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Hà Nội.
Chứng từ khai báo vào hệ thống: phiếu nhập kho thành phẩm, hoặc bảng kê phiếu xuất của các thành phẩm, phiếu xuất kho….
Giao diện 2.5: Bảng thể hiện danh mục vật tư thành phẩm
2.2.1.2. Các phương thức bán hàng
Hiện nay công ty bán hàng theo hai phương thức:
Phương thức giao hàng trực tiếp : Theo phương thức này, khi
tốn ngay hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận DTBH.
Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm:
* Bán buôn: Công ty xuất bán thành phẩm từ kho với khối lượng lớn giao trực tiếp cho khách hàng. Hình thức bán hàng này thường phải có hợpđồng ký kết giữa hai bên.Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, cơng ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Thời điểm ghi nhận doanh thu là lúc người mua nhận được hàng và đã kiểm tra đầy đủ hàng. DT được xác định theo giá bán đã ký kết trong hợp đồng chưa có thuế GTGT.
VD: Ngày 05/01/2013 Đại lý Sơn Nga mua 100.000.000đ (Chưa có
thuế GTGT) tiền Sơn nội thất của Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa theo hóa đơn số BK/13P 000125, thuế GTGT 10%, giảm giá hàng bán 5% trên tổng giá thanh toán, giao hàng trực tiếp tại Đại lý Sơn Nga. Thanh toán bằng chuyển khoản 100% ngay sau khi nhận hàng và kiểm tra đủ hàng, đã có giấy báo Có của ngân hàng. Và DN cũng đã xác định được giá thành sản xuất của số Sơn nội thất bán cho Đại lý là 60.500.000đ.
Hạch toán nghiệp vụ như sau:
1. Giá vốn: Nợ TK632: 60.500.000 Có TK155: 60.500.000 2. Doanh thu:Nợ TK112: 104.500.000 Nợ TK5213: 5.500.000 (=5% x 110.000.000) Có TK5112: 100.000.000 Có TK33311: 10.000.000
* Bán lẻ: Là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt cá nhân. Nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện nhiệm
doanh số bán bn nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng của công ty và chủ yếu nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản phẩm của cơng ty, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm trên thị trường. DT được xác định ngay tại thời điểm giao hàng cho KH theo giá bán lẻ chưa có thuế GTGT. Ví dụ cho trường hợp này cũng giống như trường hợp bán buôn nhưng hầu như khơng có khoản giảm giá hàng bán.
* Bán hàng trả góp, trả chậm: Chủ yếu là bán cho các chủ thầu các cơng trình xây dựng. Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Các chủ thầu sẽ thanh toán lần đầu một phần tại thời điểm mua. Số tiền còn lại các chủ thầu chấp nhận trả dần theo tiến độ cơng trình xây dựng hồn thành và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định.Phần lãi này được ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện rồi từng kỳ phân bổ dần vào doanh thu tài chính. Trường hợp này khi giao hàng cho người mua và được họ thanh toán một phần, chấp nhận thanh tốn phần cịn lại theo thời gian quy định thì DT được xác định. DN ghi nhận DTBH theo giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT và ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện phần lãi tính trên khoản phải trả (chênh lệch giữa tổng số tiền bán theo giá trả góp với giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT) và từng kỳ DN phân bổ dần doanh thu chưa thực hiện vào DTTC theo nguyên tắc phù hợp.
VD: Ngày 01/01/2013 anh Lê Bá Sơn-chủ thầu cơng trình xây dựng ở Bắc
Giang mua 40.000.000đ (Chưa có thuế GTGT) tiền Sơn nội thất của Cơng ty theo Hóa đơn số BK/13P 000102, thuế GTGT 10%, giao hàng trực tiếp tại chân cơng trình. Khách hàng chỉ mới thanh toán bằng chuyển khoản 22.000.000đ, đã có giấy báo Có của ngân hàng, số cịn lại chấp nhận thanh tốn theo tiến độ cơng trình hồn thành, dự kiến hồn thành trong 1 năm và trả đều số tiền còn lại vào cuối mỗi quý. Theo thỏa thuận Tổng số tiền KH pải thanh toán là 46.000.000đ. Và DN cũng đã xác định được giá thành sản xuất của số Sơn nội thất bán cho KH là 20.000.000đ.
1. Giá vốn: Nợ TK632: 20.000.000 Có TK155: 20.000.000
2. Ngày 01/01/3013 phản ánh DT và Số tiền KH thanh toán lần đầu: Nợ TK112: 22.000.000
Nợ TK131: 24.000.000
Có TK5112: 40.000.000 Có TK33311: 4.000.000 Có TK3387: 2.000.000
3a. Cuối mỗi quý trong vịng 1 năm (4 lần KH thanh tốn): Nợ TK112: 6.000.000 (= 24.000.000/4)
Có TK131: 6.000.000
3b. Đồng thời kết chuyển từ DT chưa thực hiện sang DTTC: Nợ TK3387: 500.000 (= 2.000.000/4)
Có TK515: 500.000
Phương thức gửi hàng : Theo phương thức này, định
kỳ công ty gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bán đại lý hoặc các nhà phân phối. Khi ta xuất kho thành phẩm, giao cho khách hàng thì số thành phẩm đó vẫn thuộc quyền sở hữu của cơng ty bởi vì chưa thoả mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu do cơng ty chưa chuyển giao phần lớn lợi ích gắn liền với quyền sở hữu thành phẩm cho khách hàng. DN chỉ ghi nhận DTBH và GVHB khi các đại lý thông báo rằng thành phẩm mà DN giao cho các đại lý đã bán được. Căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của hàng hóa đã bán do các bên nhận đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng lập gửi về thì DN xác định DTBH theo số lượng thực tế các đại lý đã bán được và đơn giá bán đúng giá
cho bên nhận bán hàng đại lý hưởng hoa hồng được ghi nhận vào CPBH (TK6421).
VD: Ngày 01/12/2012 Công ty xuất 100 thùng sơn nội thất gửi bán ở
Đại lý Tiến Phúc, giá thành sản xuất thực tế của 1 thùng sơn là 250.000đ. Công ty yêu cầu Đại Lý bán đúng giá quy định của công ty, giá bán chưa thuế là 500.000đ/1 thùng, thuế suất thuế GTGT là 10%, hoa hồng mà Đại Lý đươc hưởng tính theo 5% trên tổng giá bán, thuế GTGT tính theo số hoa hồng được hưởng là 10%. Ngày 01/01/2013 theo “Bảng thanh toán hàng Đại lý ký gửi” của Đại lý Tiến Phúc đã bán được 50 thùng Sơn và đã nộp trả tiền mặt cho Công ty là 25.987.500đ (Phiếu thu kèm theo), sau khi đã trừ tiền hoa hồng được hưởng.
Tại Công ty, nghiệp vụ được hạch toán như sau:
1. Ngày 01/12/2012, phản ánh trị giá vốn của 100 thùng Sơn gửi bán Đại lý Tiến Phúc: 250.000 x 100 = 25.000.000đ
Nợ TK157 (Chi tiết ĐL Tiến Phúc): 25.000.000đ Có TK155 (Sơn nội thất): 25.000.000đ
2. Ngày 01/01/2013 Khi nhận tiền thanh toán của ĐL Tiến Phúc bán được 50 thùng Sơn nội thất.
2a. Căn cứ vào “Bảng thanh tốn hàng đại lý ký gửi”, phiếu thu, hóa đơn GTGT bên Đại lý phát hành về hoa hồng được hưởng để tính DTBH và hoa hồng thanh tốn cho ĐL Tiến Phúc.
Nợ TK6421: 1.375.000 (=5% x 27.500.000) Nợ TK133: 137.500 (=10% x 1.375.000)
Nợ TK111: 25.987.500 (=27.500.000 – 1.375.000 – 137.500) Có TK5112: 25.000.000 (=500.000 x 50)
Có TK3331: 2.500.000 (=10% x 25.000.000) 2b. Đồng thời phản ánh trị giá vốn của Sơn nội thất đã bán được: Nợ TK632: 12.500.000 (=250.000 x 50)
Có TK157 (Chi tiết ĐL Tiến Phúc): 12.500.000
2.2.1.3. Phương thức và hình thức thanh tốn.
Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa đa dạng hố các phương thức thanh tốn nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và công ty. Hiện nay công ty cho phép khách hàng lựa chọn các phương thức thanh toán sau:
Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh
toán trực tiếp số tiền hàng. Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàng không thường xun, mua hàng với số lượng ít và khơng có tài sản đảm bảo như ký quỹ, bảo lãnh ở ngân hàng.
Thanh tốn sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyền
thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty và họ thường có tài sản đảm bảo như: ký quỹ, bảo lãnh ở ngân hàng.
Ngồi ra khách hàng cịn sử dụng các hình thức thanh tốn sau:
Thanh tốn bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh tốn áp dụng chủ
yếu ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt và chủ yếu áp dụng cho các đơn hàng có giá trị dưới 20 triệu đồng.
Thanh tốn thơng qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa
công ty và có các đơn hàng có giá trị tử 20 triệu đồng trở lên. Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, cịn đối với khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của cơng ty thì chuyển tiền xong mới chuyển hàng.
Nhìn chung bằng các hình thức thanh tốn nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý, Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa đang ngày càng thu hút được số lượng lớn
khách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán hàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh.
2.2.1.4. Đặc điểm của việc xác định kết quả.
Vì khối lượng và chủng loại sản phẩm của công ty lớn, lại tiêu thụ rộng khắp qua nhiều kênh, cung cấp cho nhiều nhà phân phối, cho nên việc xác định kết quả bán hàng được công ty chi tiết cho từng loại mặt hàng. Nhưng đến cuối tháng doanh thu lại được tổng hợp ghi sổ tổng hợp tài khoản 5112 để xác định kết quả bán hàng trong tháng cũng như là căn cứ để xác định các khoản chiết khấu hay giảm giá cho khách hàng, nhà phân phối.
2.2.2. Kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa trong điều kiện áp dụng kế toán máy
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu2.2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng:
nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý, phần mềm kế toán Shift Accounting 8.0đã thiết kế các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD; - Hoá đơn GTGT
- Phiếu thu tiền mặt có mã PN
- Giấy báo có ngân hàng có mã BC….. Hố đơn GTGT được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại quyển
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Dùng thanh toán
Cơng ty sử dụng TK 511 – DT bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh DTBH thực tế của công ty trong kỳ hoạt động kinh doanh. TK 511 chỉ được công ty sử dụng với một tiểu khoản: TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm.
Trích dẫn: Ngày 05/02/2013, Cơng ty CP Dệt Cơng Nghiệp Hà Nội mua
Sơn Chống thấm cao cấp của Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa theo số hóa đơn BK/11P 000230.
Biểu số 2.1: Mẫu hóa đơn GTGT
HĨA ĐƠNMẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNGKí hiệu: BK/11P
Số: 000230 Liên 1: Lưu
Ngày 05 tháng 02 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Số tài khoản: 1401311010029
Điện thoại: 04.3636 4386 Mã số thuế: 0101330082
Họ và tên người mua hàng: Lê Anh Đức
Tên công ty: Công ty CP Dệt Công Nghiệp Hà Nội Địa chỉ: Số 93 Lĩnh Nam – Hồng Mai – Hà Nội Hình thức thanh tốn: MST 0100100985 T T Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Sơn chống thấm cao cấp Kg 21 250. 000 5.250.000 Cộng tiền hàng: 5.250.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 525.000
Tổng số tiền thanh toán: 5.775.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu bảy trăm bảy mươi năm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
chọn phần “kế tốn bán hàng”, vào phần “cập nhật số liệu” chọn “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”, sau đó chọn ngày tháng làm việc.
Giao diện 2.6: Màn hình nhập liệu của hóa đơnHĐBH kiêm PXK:
-Ơ “Mã khách hàng”: Nhấn F5 phần mềm sẽ hiện danh mục khách hàng, chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng đã khai báo đầy đủ các trường
quản lý cơng nợ người mua. Theo ví dụ trên ta có: mã khách hàng là KH 99, sau đó phần mềm sẽ tự động hiện tên của khách hàng là “Công ty CP Dệt Công Nghiệp Hà Nội”, địa chỉ của khách hàng: “Số 93 Lĩnh Nam – Hoàng Mai – Hà Nội”…
- Ô “Ngày”: Căn cứ vào ngày lập hóa đơn bán hàng và ngày nhập liệu cho hóa đơn đó, kế tốn phản ánh vào giao diện HĐBH kiêm phiếu xuất kho. Tại cơng ty kế tốn tiến hành nhập liệu ngay vào máy nên ngày hạch tốn và ngày lập hóa đơn là trùng nhau: 05/02/2013.
- Ơ “Số HĐ”: việc nhập số hóa đơn được tiến hành khi nhập hóa đơn đầu tiên khi đưa phần mềm vào sử dụng.Máy sẽ tự nhảy số HD là 000230.
- Ô “Diễn giải”: nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng: xuất bán. - Ô “Mã nhập xuất” (TK Nợ): kế toán nhập số liệu TK nợ là: TK 131. - Ô “Mã hàng”: căn cứ vào mã hàng xuất bán ghi trong HĐBH là BK 2000, kế toán nhập mã mặt hàng. Mã này được phản ánh trong danh mục thành phẩm.
- Ơ “Tên hàng”: sau khi nhập ơ mã hàng thì máy sẽ tự nhảy tên hàng hóa tương ứng là: Sơn chống thấm cao cấp.
- Ô “Đơn vị tính”: Kg.
- Ơ “Số lượng”: nhập số lượng của mặt hàng xuất bán được ghi trong Hóa đơn GTGT là 21.
- Ơ “Giá bán”: nhập giá bán đơn vị mặt hàng xuất bán được ghi trong Hóa đơn GTGT là 250.000.
- Ơ “Phương pháp tính giá”: theo giá nhập trước xuất trước.
- Ô “Thuế GTGT”: nhập thuế suất thuế GTGT của Hóa đơn, thành phẩm của công ty đều chịu chung một mức thuế suất 10%.
- Ơ “TK nợ VAT”:131 - Ơ “TK có”: 33311
-Ơ “Tiền”: Nhập số tiền rồi ấn Tab phần mềm sẽ tự điền số tiền vào ô bên dưới.
Sau khi nhập số lượng và giá bán của từng loại thành phẩm máy sẽ tự động tính giá trị cho cột “Thành tiền” của từng mặt hàng, máy sẽ tự động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng “Tiền hàng”.
Căn cứ vào mã thuế GTGT khai báo và giá trị tiền hàng, máy sẽ tự động tính tiền thuế và tổng tiền thanh tốn dựa trên công thức sau”.
Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất
Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế
Theo hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho sau khi nhập các thơng tin có liên quan về hóa đơn GTGT, kích chuột vào nút “Lưu” để tiến hành lưu chứng từ. Sau khi nhập liệu xong, chương trình cho phép in phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài khoản 5112, TK131, TK 33311 theo định khoản sau:
Nợ TK 131: 5.775.000
Có TK 5112: 5.250.000
Có TK 33311: 525.000
Cuối tháng, chương trình tự động tổng hợp doanh thu bán hàng của tất cả các mặt hàng theo từng hóa đơn bán hàng và phản ánh số liệu vào sổ cái TK 511. Muốn xem và in sổ cái các tài khoản kế toán vào phần Kế toán quản trị => Kế tốn tổng hợp => sau đó lựa chọn hình thức Sổ cái => rồi nhập mã TK, nhấn ENTER chương trình sẽ hiện các loại sổ cần tìm. Với TK 511, chương trình cho phép in ra mẫu sổ cái. Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động tại giao diện kết chuyển, kết chuyển toàn bộ
doanh.Ngồi ra, kế tốn cịn có thể xem in được các sổ khác như: Sổ chi tiết