2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
2.2.2.1.2. KÊ TOÁN CÁC KHOẢNGIẢM TRỪ DOANH THU
Do sản phẩm của công ty được xác định là tiêu thụ khi khách hàng kiểm tra, xem xét và có sự phê duyệt cho nên trường hợp hàng bán bị trả lại là không xảy ra.
Tại công ty, khoản giảm trừ doanh thu bao gồm cả 2 loại: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại.
Chiết khấu thương mại:
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết của DN do đã giảm trừ cho người mua hàng vì người mua đã mua sản phẩm với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.
Chứng từ kế tốn sử dụng: Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho… Phương pháp kế toán:
TạiCơng ty TNHH Hóa Bách Khoa, kế tốn căn cứ vào các lơ hàng, bảng đối chiếu công nợ và thực hiện chiết khấu thương mại trực tiếp trên hóa đơn. Nên doanh thu bán hàng trong trường hợp này được phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.
Khoản chiết khấu đã được khấu trừ trực tiếp trên Hóa đơn cho nên Kế tốn sẽ khơng phản ánh riêng khoản này. Tại cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa khơng sử dụng tài khoản Chiết khấu thương mại.
Giảm giá hàng bán.
Tại Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa giảm giá hàng bán thể hiện trên
hóa đơn, khi nhà phân phối đạt đủ cam kết và chỉ tiêu trong một tháng. Căn cứ vào lượng hàng xuất thì Phịng kinh doanh, Phịng Tài chính – Kế tốn sẽ quyết định xem khách hàng có được giảm giá khơng, cụ thể là Kế tốn cơng nợ căn cứ vào chứng từ của Nhà phân phối gửi về và chương trình hỗ trợ bán hàng cho nhà phân phối để lập Bảng tổng hợp công nợ từng tháng cho nhà phân phối.
Chứng từ kế toán sử dụng thường là các Sổ chi tiết bán hàng, Bảng
đối chiếu cơng nợ…
Quy trình nhập liệu khoản giảm giá hàng bán như sau: Mở phần mềm => Kế toán tổng hợp => Cập nhập số liệu vào phiếu kế toán và nhập vào hạch tốn. Tại cơng ty Giảm giá hàng bán sẽ trực tiếp làm giảm khoản Phải thu khách hàng theo định khoản:
Nợ TK 5213/Có TK 131
Sau đó cuối tháng, sẽ cho in ra Sổ cái tài khoản giảm giá hàng bán, Sổ tổng hợp tài khoản giảm giá hàng bán…theo yêu cầu của công ty.
Biểu số 2.9: Mẫu sổ cái TK 521:
Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số: S03b - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI Tháng 02 năm 2013
Tên TK: Các khoản giảm trừ doanh thu Số hiệu: TK 521 ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải NKC SH TKĐƯ Số tiền SH NT TS STTD Nợ Có Số dư đầu tháng - -
02/02 HĐ1156 02/02 GGHB cho khách buôn Lê Mai 131 4.250.000
04/02 HĐ1157 04/02 Giảm giá hàng bán cho ĐL Mai Hoa. 131 5.570.000
07/02 HĐ1158 07/02 GGHB cho khách buôn Ngọc Sơn 131 3.575.000
21/02 HĐ1159 21/02 Giảm giá hàng bán cho ĐL Sơn Nga 131 5,250.000
24/02 HĐ1160 24/02 GGHB cho ĐL Tiến Phúc 131 6.350.000
… … … ….. … …
26/02 HĐ1188 26/02 GGHBcho khách buôn Hồ Hà 131 4.880.000
28/02 HĐ1190 28/02 GGHB cho khách buôn Lê Phượng 131 5.125.000
28/02 28/02 Kết chuyển các khoản giảm trừ DT 511 35.525.000
Cộng SPS trong tháng 35.525.000 35.525.000
Số dư cuối tháng - -
Sổ này có….trang, được đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ 01/02/2013 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2.2. Kế tốn giá vốn hàng xuất bán.
Hiện tại cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn thành phẩm xuất bán theo phương pháp nhập trước xuất trước. Do đặc điểm của phần mềm kế tốn cơng ty đang áp dụng, hàng ngày kế toán chỉ theo dõi thành phẩm xuất bán về mặt số lượng nhập, xuất. Đến cuối tháng căn cứ vào Bảng kê tổng hợp sản lượng tiêu thụ do phòng điều hành sản xuất lập, kế toán tổng hợp kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất có khớp đúng khơng sau đó kế tốn bán hàng sẽ tính giá vốn của thành phẩm tồn đầu kỳ và thành phẩm xuất bán trong kỳ, cập nhật vào các phiếu xuất bán. Như vậy căn cứ tính giá vốn tự động là dựa trên giá thành, thẻ tính giá thành.
Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Phương pháp này dựa trên giả định thành phẩm nào hoàn thành nhập kho trước thì được xuất trước. Theo đó giá vốn của thành phẩm xuất kho là giá của thành phẩm tồn đầu kỳ hoặc của những lần nhập đầu kỳ.
Chứng từ sử dụng:
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Phiếu chi.
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho. Tài khoản sử dụng:
TK 632 – Giá vốn hàng bán và cung cấp dịch vụ.
Khi xuất bán căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn nhập dữ liệu của hóa đơn vào phần mềm kế tốn. Sau khi nhập dữ liệu cho phép hồn thành biểu thức doanh thu, thuế và giá vốn theo định khoản:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm
Khi xuất kho thành phẩmđể bán thì kế tốn chọn “phiếu xuất kho” đến cuối tháng kế toán chỉ cần vào phân hệ kế tốn “hàng tồn kho” và chạy “tính giá nhập trước xuất trước”, máy tính sẽ tự động tính ra giá vốn hàng bán cho các thành phẩm.Sau khi tính giá vốn sẽ tự động vào sổ cái TK 155. Khi đó sẽ hiện ra màn hình tính lại giá vốn, kế tốn điền tháng năm tính lại giávốn là tháng 02 năm 2013. Sau đó nhấn nút “nhận”. Khi đó phần mềm sẽ tự động tính lại giá vốn theo phương pháp nhập trước xuất trướctheo tháng đã được cài đặt sẵn trong phần mềm của cơng ty. Sau đó máy báo là đã tính xong và kế tốn nhấn nút “thốt”. Khi đó giá vốn của hàng bán đã được tính.
Sau khi thực hiện xong có thể xem in được Sổ NKC, Sổ cái TK 632. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán: chọn phần “Hàng tồn kho”, chọn “Cập nhật số liệu”, chọn “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”.
Cuối kỳ, sau khi tính tốn được giá vốn hàng xuất bán máy sẽ kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho trong tháng từ bên Có TK 155 sang bên Nợ TK 632. Sau đó, máy sẽ tự động kết chuyển Nợ TK 911/ Có TK 632 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 2.10: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Sơn lót kháng kiềm ngồi trời
Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa Bộ phận: Kho cơng ty
Mẫu số: S38-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
Đối tượng: Sơn lót kháng kiềm ngồi trời BK22
ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ - - SPS trong kỳ
02/02 HĐ1156 02/02 Xuất bán buôn cho Lê Mai 155 29.000.000 06/02 HĐ1040 06/02 Hàng gửi bán ĐL Việt Ngathông
22/02 HĐ1341 22/02 Hàng gửi bán ĐL Sơn Hương thông
báo đã bán được 157 43.500.000
28/02 28/02 Kết chuyển để XĐKQ KD 911 116.000.000
Cộng SPS 116.000.000 116.000.000
Số dư cuối kỳ - -
Sổ này có….trang, được đánh số từ trang 01 đến trang…. Ngày mở sổ 01/02/2013 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 2.11: Trích Sổ cái TK 632
Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ
trưởng BTC) (Trích) SỔ CÁI Tháng 02 năm 2013 Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 ĐVT : VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT TSS TDST Nợ Có Số dư đầu tháng - -
02/02 HĐ 1156 02/02 Xuất bán buôn cho Lê Mai 155 29.000.000 04/02 HĐ 1157 04/02 Bán buôncho ĐL Mai Hoa 155 32.500.000 06/02 HĐ1040 06/02 Hàng gửi bán ĐL Việt Nga thông báođã bán được 157 43.500.000 07/02 HĐ 1158 07/02 Bán buôn cho Ngọc Sơn 155 25.250.000 22/02 HĐ 1341 22/02 Hàng gửi bán ĐL Sơn Hương thông báo đã bán được 157 43.500.000 24/02 HĐ 1160 24/02 Bán buôncho ĐL Tiến Phúc 155 57.250.000
…. ….. …. ………………… ….. …………
28/02 28/02 Kết chuyển GVHB sang để XĐKQKD 911 530.470.000
Cộng phát sinh 530.470.000 530.470.000
Số dư cuối tháng - -
Sổ này có….trang, được đánh số từ trang 01 đến trang….
Ngày mở sổ 01/02/2013 Ngày 28 tháng 02 năm
2013
Giao diện 2.13. Bảng kê phiếu xuất
2.2.3. Kế tốn xác định kết quả KD tại Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
2.2.3.1. Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
Để theo dõi và quản lý các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng TK 642 theo đúng chế độ quy định. Vì nội dung của TK này rộng và phức tạp nên DN mở thành hai TK chi tiết để thuận tiện cho việctheo dõi, tương ứng hai khoản CPBH và CPQLDN nên em xin được viết theo từng nội dung của chi phí quản lý KD theo thực tế DN đã áp dụng.
TK 6421: Chi phí bán hàng.
TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng tại cơng ty làcác khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm bao gồm: lương của nhân viên bán hàng, các khoản hỗ trợ; khuyến mại bằng hàng, hoa hồng, chi quảng cáo....
Các chứng từ sử dụng:
- Phiếu chi.
- Bảng thanh tốn lương.
- Bảng trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ. -Bảng phân bổ khấu hao
- Giấy báo nợ....
Giải thích quy trình kế tốn máy chi phí bán hàng:
Kế toán tổng hợp sẽ nhận được các chứng từ như: Bảng thanh toán lương do bộ phận nhân sự làm, bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ từ kế tốn thanh tốn, riêng khoản chi phí bán hàng dành cho khoản khuyến mãi thì căn cứ vào chính sách của cơng ty, biên bản đối chiếu cơng nợ do Phịng kinh doanh và Phịng Tài chính – Kế tốn đối chiếu...Sau đó kế tốn tổng hợp sẽ tập hợp chứng từ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán xử lý số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết, sổ cái. Các chứng từ này sẽ được kế toán tổng hợp lưu tại bộ phận.
Tài khoản kế tốn sử dụng:
TK 6421- Chi phí bán hàng Bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên.
- Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng.
- Chi phí bằng tiền khác.
Cuối tháng, khoản CPBH cũng được lập bút toán kết chuyển tự động để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Cuối tháng, sau khi tập hợp được các khoản chi liên quan đến chi phí bán hàng, kế tốn có thể xem in được các sổ như Sổ NKC, sổ cái TK 6421. Biểu số 2.12:Trích phiếu chi
Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số 02-TT
(Ban hành theo QĐ số:48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng
BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 02 năm 2013 Quyển sổ: …..Số: PC855
Nợ TK: 6421, 1331 Có TK: 111
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hồng Nhung. Địa chỉ: NV bán hàng cửa hàng số 1.
Lý do chi: Chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm. Số tiền: 8.676.000.
Viết bằng chữ: Tám triệu sáu trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 04 tháng 02 năm 2013 Giám đốc (kí, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (kí, họ tên) Thủ quỹ (kí, họ tên) Người lập phiếu (kí, họ tên) Người nhận tiền (kí, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu sáu trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn.
Số tiền quy đổi: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Biểu 2.13: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng
Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà
Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 02/năm 2013
STT Khoản mục Số tiền
1 Lương và khoản trích theo lương của NVBH 45.842.500
2 Chi phí vận chuyển bốc dỡ 12.786.000
3 Chi phí khấu hao TSCĐ 2.981.500
4 Chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm 8.676.000
5 Chi phí điện nước mua ngồi 7.980.000
6 Chi hoa hồng đại lí 30.768.000
7 Chi phí khác 1.135.000 Cộng 110.169.000 Người lập bảng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu số 2.14: Sổ cái TK 6421
Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số S03b -DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-
BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Tháng 02 năm 2013 Tên TK: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 6421 ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT T S STT D Nợ Có Số dư đầu tháng - -
02/02 PC 846 02/02 Trả tiền điện nước ở BPBH 111 7.980.000
03/02 PC 849 03/02 Mua văn phòng phẩm 111 1.135.000
04/02 PC855 04/02 Thuê quảng cáo sản phẩm 111 8.676.000
… … … …… … …..
27/02 BKH 11 27/02 Chi phí khấu hao 214 2.981.500
28/02 BTL 11 28/02 Tiền lươngvà các khoản trích theo lương của NVBH 334 338 45.842.500 28/02 28/02 Kết chuyển CPBH 911 110.169.000 Cộng SPS 110.169.000 110.169.000 Số dư cuối tháng - -
Sổ này có….trang, đánh số từ trang 01 dến trang… Ngày mở sổ 01/02/2013 Ngày 28tháng 02 năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.3.1.2. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tồn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung tồn doanh nghiệp.
Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh tốn tiền lương và bảng trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ... - Phiếu xuất kho.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Phiếu chi.
- Giấy báo nợ.
Các chứng từ có liên quan khác. Tài khoản sử dụng:
TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp TK này bao gồm các nội dung sau:
- Chi phí nhân viên quản lý.
- Chi phí vật liệu dùng cho quản lý. - Chi phí đồ dùng văn phịng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí.
- Chi phí dự phịng.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi. - Chi phí bằng tiền khác.
Quy trinh kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hàng ngày, tại DN có phát sinh các đề xuất mua hàng, chi dịch vụ hay các đề xuất thanh toán liên quan đến các phịng ban tại cơng ty, căn cứ vào
tốn. Chi phí QLDN được hạch tốn giống như đối với CPBH. Tức là sau khi nhận được các hóa đơn, chứng từ liên quan đến CPQLDN, kế toán nhập liệu vào phần mềm, sau đó máy tính sẽ tự động hạch tốn các nghiệp vụ đó.
Cuối tháng, khoản CPQLDN cũng được lập bút tốn kết chuyển tự động để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Cuối tháng, sau khi tập hợp được các khoản chi liên quan đến CPQLDN, kế tốn có thể xem in được các sổ như Sổ NKC, sổ cái TK 6422.
Biểu 2.15: Bảng tổng hợp chi phí quản lý DNĐơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa Đơn vị: Cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa
Địa chỉ: N3, Tổ 4, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 02 năm 2013
ĐVT: VNĐ
STT Khoản mục Số tiền