1.4 Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1 Chứng từ sử dụng
Cơng việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn doanh nghiệp. Để tiến hành hạch tốn, kế toán trong các doanh nghiệp phải sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán quy định theo luật và chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ kế toán bao gồm:
+ Bảng chấm cơng
+ Bảng thanh tốn tiền lương + Phiếu nghỉ BHXH
+ Bảng thanh toán BHXH + Bảng thanh toán tiền thưởng
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn + Phiếu báo làm thêm giờ
Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hoạch tốn thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan (như giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc...). Tất cả các chứng từ trên phải được kế tốn kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo được yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế tốn tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho người lao động theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm hai kì: kì một lĩnh lương tạm ứng, kì hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phịng kế tốn kiểm tra.
Kế tốn trưởng phải có trách nhiệm phân cơng và hướng dẫn cán bộ nghiệp vụ, nhân viên kế toán… lập các chứng từ về tiền lương và BHXH, quy định việc luân chuyển các chứng từ về tiền lương và BHXH, quy định việc luân chuyển các chứng từ đã lập đến bộ phận kế tốn liên quan để tính lương, tiền thưởng, BHXH và chi trả lương, các khoản cho cán bộ công nhân viên, tổ chức ghi sổ kế toán liên quan.
- Cơ sở kế tốn:
+ Cơ sở dồn tích
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế tốn vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phả ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong q khứ, hiện tại và tương lai.
Theo cơ sở này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được kế toán ghi sổ tại thời điểm phát sinh và hồn thành giao dịch có chứng từ đảm bảo chứ không phải thời điểm doanh nghiệp thực thu và chi tiền.
+ Cơ sở tiền
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế tốn vào thời điểm thực thu và thực chi tiền chứ khơng phải thời điểm giao dịch phát sinh và hồn thành.
Theo cơ sở này một giao dịch kinh doanh được xem là hồn tất khi thực tế có tiền thu vào và chi ra.
Hiện nay Việt Nam cũng như các quốc gia khác trên toàn thế giới đều làm kế tốn theo cơ sở dồn tích. Cơ sở tiền chỉ được sử dụng cho các nghiệp vụ kế toán đặc thù của mỗi quốc gia và chính phủ nước đo phải có quy định cụ thể cho các loại giao dịch kinh doanh ghi sổ kế toán theo cơ sở tiền.
Ở Việt Nam hiện nay, chế độ kế toán ở các kho bạc nhà nước được thực hiện theo cơ sở tiền và bộ Tài chính Việt Nam đã ban hành những quy định cụ thể kế toán theo cơ sở tiền tại kho bạc Nhà nước.
- Nguyên tắc kế toán:
+ Nguyên tắc cơ sở dồn tích:
Nguyên tắc này được phát biểu như sau: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế tốn vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền tương đương tiền. báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong q khứ, hiện tại và tương lai. Cần lưu ý rằng giữa nguyên tắc cơ sở dồn tích và định đề thước đo tiền tệ có mối quan hệ mật thiết. Nếu khơng chấp nhận định đề thước đo tiền tệ thì khơng thực hiện được ngun tắc cơ sở dồn tích, bởi vì đơn giản là sẽ không thể cộng dồn các tài sản khác nhau vào với nhau được. Ví dụ khơng thể cộng dồn một tồ nhà với một cái máy chẳng hạn. Nhưng một khi chúng ta sử dụng thước đo chung dưới hình thái tiền tệ thì việc đó có thể thực hiện được một cách dễ dàng. Chúng ta cũng đã biết trong thực tiễn kế tốn tồn tại hai loại hình kế tốn, đó là kế tốn quỹ hay cịn gọi là kế tốn theo tiền mặt và kế tốn dồn tích hay cịn gọi là kế tốn theo thực tế phát sinh. Kế tốn theo dịng tiền tức là kế toán ghi nhận các nghiệp vụ chỉ khi nào thực sự có dịng tiền chi ra hoặc thu vào, có nghĩa là có ảnh hưởng trực tiếp đến tăng hoặc giảm ngân quỹ của doanh nghiệp. Trái lại, kế toán theo thực tế phát sinh lại ghi nhận các nghiệp vụ vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ ngay cả khi chưa có dịng tiền thực đi ra hay đi vào. Như vậy với nguyên tắc cơ sở dồn tích, chúng ta đang thực hiện kế tốn dồn tích. Chúng ta sẽ thảo luận sâu hơn về vấn đề này trong các chương sau và có thể sẽ đi đến những phát hiện rất thú vị. Ví dụ như tại sao một doanh nghiệp có thể có mức lợi nhuận kế tốn khá cao nhưng lại vơ cùng khan hiếm tiền để thanh toán các khoản nợ. Hay tại sao lợi nhuận trong một kỳ kế tốn lại khơng bằng số tiền tăng thêm trong kỳ đó.
+ Nguyên tắc thứ hai: nguyên tắc hoạt động liên tục. +Nguyên tắc thứ tư: nguyên tắc phù hợp.
Nguyên tắc này yêu cầu việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu bao gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. Ví dụ việc phân bổ chi phí thu mua hàng hố cho khối lượng hàng hố đã bán trong kỳ. Chi phí thu mua hàng hố phân bổ này thể hiện một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu trong kỳ từ việc bán hàng hoá.
+Nguyên tắc thứ năm: nguyên tắc nhất quán.
Nguyên tắc này được phát biểu như sau: các chính sách và phương pháp kế tốn mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế tốn đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Ví dụ, trong kỳ doanh nghiệp đã chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ thì phương pháp này phải được áp dụng trong suốt cả kỳ kế toán năm. Nếu năm sau doanh nghiệp muốn đổi sang phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xun thì doanh nghiệp phải giải thích trong phần thuyết minh báo cáo tài chính rõ lý do tại sao thay đổi và việc thay đổi này sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến giá trị hàng tồn kho cũng như giá trị hàng tồn kho đã xuất dùng hoặc xuất bán.
+Nguyên tắc thứ sáu: nguyên tắc thận trọng.
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Như vậy, nguyên tắc thận trọng yêu cầu (1) phải lập các khoản dự phịng nhưng khơng lập q lớn, (2) không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập, (3) không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phải trả và chi phí, (4) doanh thu và thu nhập được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
+Nguyên tắc thứ bảy: nguyên tắc trọng yếu.
Thơng tin kế tốn được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thơng tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thơng tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hồn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thơng tin phải được xem xét cả trên phương diện định lượng và định tính.
+Thực thể kinh doanh.
Mỗi doanh nghiệp là 1 tổ chức độc lậ p với chủ sở hữu và các doanh nghiệp khác.Cho nên những nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp phải được ghi nhận tách biệt với chủ sở hữu và các doanh nghiệp khác.
Ý nghĩa: Định ra ranh giới của tổ chức được kế toán.
+ Thước đo tiền tệ.
Kế toán chỉ ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệ p mà có thể được đánh giá bằng tiền.Kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ để đo lường cá c nghiệp vụ kinh tế thì phải bỏ qua ảnh hưởng của lạm phát. Báo cáo tài chính được trình bày bằng đồng tiền của nước có nền kinh tế(siêu) lạm phát cần phải trình bày yếu tố xác định giá trị của đồng tiền tại thời điểm báo cáo tài chính.Thơng tin so sánh của kì trước cần được trình bày lại với cùng giátrị đồng tiền củ a kì hiện
tại.
Ý nghĩa: Ghi ché p được những nghiệp vụ có thể được lượng hóa thành tiền.
+ Kỳ kế tốn.
Giả định kì kế tốn cho rằng chu kì kinh doanh của doanh nghiệp có thể chia thành những khoảng thời gian xác định.