2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.2.2.3 HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN SỬ DỤNG TẠI CƠNG TY
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định mà Bộ Tài chính đã phát hành. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo đúng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế tốn tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế tốn Nhật ký chung đối với kế tốn thủ cơng và Cơng ty cũng sử dụng máy vi tính để tính tốn, lập và in bảng biểu kế tốn để góp phần làm giảm khối lượng cơng việc cho kế tốn.
Chu trình sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn của cơng ty được khái quát như sau:
Sơ đồ 10: Chu trình sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
2.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
* Các báo cáo tài chính theo quy định: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN).
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN). - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN). * Nguồn để lập báo cáo tài chính:
- Số dư tài khoản tại thời điểm 31/12 năm trước.
- Số phát sinh kỳ báo cáo, số phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến kỳ báo cáo.
2.2.2.5 Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn
Cơng tác kế tốn được các cơ quan quản lý cấp trên thường xuyên kiểm
tra về việc chấp hành các quy chế, chính sách, chế độ trong quản lý tài chính, báo cáo tài chính của công ty. Đưa ra quyết định xử lý, công tác kiểm tra, kiểm soát của cấp trên được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần, khi cần thiết có thể là kiểm tra đột xuất. Nội dung kiểm tra vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, thu nhập, việc sử dụng các quỹ của doanh nghiệp.
Cơ quan kiểm tra kế toán trong nội bộ cơng ty là do giám đốc, kế tốn trưởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tiến hành kiểm tra. Nội dung kiểm tra bao gồm kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế tốn đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lý tài
chính, thể lệ kế tốn …
2.2.3 Hạch tốn lao động, tính lương, phụ cấp phải trả cho người lao động.
2.2.3.1 Phân loại lao động
Hiện nay AEA có tổng số 82 cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, trong đó có 09 kiểm tốn viên cấp Nhà nước. Tất cả họ đều đã tốt nghiệp các trường đại học danh tiếng tại Việt Nam thêm vào đó, 20% trong số họ có ít nhất 02 bằng đại học.
Một trong những điểm mạnh của công ty là có đội ngũ lãnh đạo có rất nhiều năm kinh nghiệm trong các công ty Kiểm toán quốc tế và Việt Nam, nên rất am hiểu về pháp luật và hiểu về thực tế tại các doanh nghiệp.Một số thành viên trong ban giám đốc là những người đã có mặt và làm việc đầu tiên trong ngành kiểm toán độc lập ở Việt Nam.
Bảng 1: Trích danh sách Kiểm tốn viên của AEA:
TT Họ và tên Năm sinh quánQuê Số chứngchỉ KTV Ngày cấp
Nam Nữ
1. Nguyễn Hữu Đông 1964 QuảngNgãi 0140/KTV 18/05/1999
2. Đỗ Đức Đỏ 1968 HưngYên 0718/KTV 18/11/2003
3. Vũ Đức Thắng 1974 NamĐịnh 0307/KTV 22/05/2000
4. Nguyễn Văn Vụ 1966 Hà Nam 0638/KTV 12/11/2002
5. Nguyễn Hoàng Ân 1952 HảiDương 0078/KTV 30/9/2008
6. Nguyễn Thị Lan 1976 Hà Nội 1685/KTV 28/04/2010
Phân loại lao động theo trình độ:
+ Trình độ đại học :82 người (chiếm 100%) + Trình độ cao đẳng : 0 người (chiếm 0 %) + Trình độ trung học phổ thơng : 0 người (chiếm 0%)
Bảng phân loại cán bộ, công nhân viên trong công ty:
STT Phân loại lao động (phòng) Số lượng (người) Tỉ lệ (%)
1 Ban giám đốc 2 2.43% 2 Phòng dự án 16 19.51% 3 Phòng nghiệp vụ 18 21.95% 5 Phòng kinh tế 11 11.41% 8 Phịng tổ chức hành chính 19 23.17% 9 Phịng kế hoạch 10 8.20% 10 Phịng kế tốn tài chính 6 7.32%
Bảng số 2: Trích bảng theo dõi nhân sự phòng Kế hoạch
Quản lý lao động
Hàng ngày, cán bộ - công nhân viên Công ty đều làm việc và nghỉ theo qui định của Công ty:
-Sáng: 8h00 – 12h00 -Chiều: 13h30 – 17h00
Hàng ngày, giao nhân viên bảo vệ theo dõi cán bộ công nhân viên đến công ty làm việc, đi muộn, về sớm, ra vào trụ sở cơng ty, nhân viên hành chính ghi nhận trực tiếp ngày cơng của từng nhân viên ở mỗi phịng vào bảng chấm công mỗi ngày 2 lần (đầu giờ vào buổi sáng và cuối giờ làm vào buổi chiều) để đảm bảo tính chính xác chặt chẽ, tránh tình trạng trốn làm việc mà vẫn có ghi bảng chấm cơng.
Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công, để làm cơ sở xét duyệt khen thưởng vào cuối quý, cuối năm
Công tác chi trả lương
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công kết hợp kiểm tra phần chấm
cơng trên máy phịng tổ chức tổng hợp số liệu chuyển Hội đồng tiền lương Công ty xét duyệt ( Hội đồng lương Cơng ty bao gồm: Giám đốc, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Cơng đồn, trưởng phòng Tổ chức lao động tiền lương). Sau khi hội đồng tiền lương Công ty xét duyệt ngày công và mức độ chi trả lương trong tháng phòng tổ chức lao động lập bảng lương thanh tốn cho tồn Cơng ty. Tiền lương Công ty chi trả từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng liền kề.
- Hạch toán số lượng lao động
Để hạch toán số lượng lao động cho cán bộ nhân viên, Công ty đã sử dụng bảng tổng hợp lao động. Tồn cơng ty hiện có 82 cán bộ, cơng nhân viên. Do đặc thù ngành nghề kinh doanh chủ yếu là tư vấn và cung cấp dịch vụ thiết kế, làm hồ sơ đấu thầu… nên người lao động trong công ty chủ yếu là nguồn nhân lực chất lượng cao. Trong những năm gần đây, số lượng công nhân viên trong cơng ty tương đối ổn định, ít có sự biến động về số lượng hàng năm. Việc theo dõi số lượng lao động tồn cơng ty do phịng tổ chức hành chính thực hiện
- Hạch toán thời gian lao động
Để hạch toán thời gian lao động cho cán bộ nhân viên, Công ty đã sử dụng bảng chấm cơng. Ở Cơng ty TNHH Kiểm tốn Đơng Á theo hình thức chấm cơng là chấm công theo ngày và việc chấm công được giao cho người phụ trách bộ phận.
Bảng chấm công
- Mục đích: Dùng để theo dõi ngày cơng thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc,hưởng BHXH. Để làm căn cứ tính lương, BHXH cho từng người lao động trong Công ty.
- Phạm vi hoạt động: ở mỗi bộ phận phịng ban đều phải lập một bảng chấm cơng riêng để chấm công cho người lao động hàng ngày, hàng tháng. - Trách nhiệm ghi: Hàng tháng tổ trưởng hoặc người được ủy nhiệm ở từng phịng ban có trách nhiệm chấm công cho từng người, ký xác nhận rồi chuyển cho phịng ban có trách nhiệm chấm cơng cho từng người, ký xác nhận rồi chuyển cho phịng kế tốn lương để làm căn cứ tính lương và các chế độ cho người lao động.
Ngày Lập: 05/02/2014
TT Nội Dung Công Việc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 81 19 20 21 22 23 24 52 26 27 28 29 30 31 Cộng
I Hoạt Động Kinh Doanh
1 0
2 0
3 0
4 0
Cộng 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0
II Hỗ Trợ Kinh Doanh và Nghiên Cứu
Nghiên cứu TL L 8 8 4 8 8 8 8 8 4 8 8 8 8 8 4 8 8 8 8 8 8 156
Cộng 0 8 8 4 CN 8 8 8 8 8 4 CN 8 8 8 8 8 4 CN 8 8 8 8 8 8 CN 0 0 0 0 0 156
III Các Công Việc Khác
1 Học Tập H (Ho) 0
2 Nghỉ Ốm (O) hoặc Nghỉ Phép (P) 0
3 Việc Riêng Có Lương (R), Khơng Lương (Ro)
4 Nghỉ lễ (L) L L L L L 5 Cộng 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 0 CN 0 0 0 0 0 Tổng Cộng (I + II + III) 0 8 8 4 CN 8 8 8 8 8 4 CN 8 8 8 8 8 4 CN 8 8 8 8 8 8 CN 0 0 0 0 156 Bảng số 3: Mẫu bảng chấm cơn g
- Hạch tốn kết quả lao động ( sử dụng Chứng từ, phiếu nhập kho sản phẩm ,
biên bản nghiệm thu, giấy giao ca... bảng tổng hợp kết quả lao động)
Hạch toán kết quả lao động của đơn vị được thực hiện trên chứng từ đó là dựa vào bảng chấm cơng, mức lương tối thiểu, các khoản khác để tính lương cho bộ phận văn phịng. Cịn đối với bộ phận buồng bếp thì áp dụng hình thức lương khốn nên dựa vào hợp đồng đã thỏa thuận.
Mẫu hợp đồng giao khoán
Đơn vị: Cơng ty TNHH Kiểm tốn Đông Á Bộ phận:
HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Ngày.. tháng…năm
Số….
Họ và tên:....................................................................... Chức vụ:...................................................... Đại diện:..............................................................Bên giao khoán:...................................................... Họ và tên:....................................................................... Chức vụ:...................................................... Đại diện:..............................................................Bên nhận khoán:..................................................... CÙNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN NHƯ SAU:
I- Điều khoản chung:
- Phương thức giao khoán:.................................................................................................................. - Điều kiện thực hiện hợp đồng:.......................................................................................................... - Thời gian thực hiện hợp đồng:.......................................................................................................... - Các điều kiện khác:...........................................................................................................................
II- Điều khoản cụ thể:
1. Nội dung cơng việc khốn:
-............................................................................................................................................................ -............................................................................................................................................................ 2. Trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của người nhận khoán:
-............................................................................................................................................................ -............................................................................................................................................................ 3. Trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của bêngiao khoán
.................................................................................................................................................... -............................................................................................................................................................
Ngày....tháng....năm.....
Đại diện bên nhận khoán
(Ký, họ tên )
Đại diện bên giao khoán
Người lập Kế toán trưởng bên giao khoán
(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )