2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.2.4.2 TÍNH BẢO HIỂM XÃ HỘI TRẢ THEO LƯƠNG
Cơng ty thực hiện tính BHXH trả theo lương cho người lao động trong các trường hợp như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… theo đúng chế độ bảo hiểm xã hội được quy định tại nghị định 152/2006/NĐ- CP ngày 22/12/2006.
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH = (Hệ số lương cơ bản+ Hệ số phụ cấp) x mức lương tối thiểu.
Trường hợp ốm đau: Kế toán căn cứ vào giấy báo xin nghỉ ốm, giấy
chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, giấy đề nghị thanh toán tiền BHXH do nghỉ ốm…để thực hiện tính BHXH trả theo lương trong trường hợp này. Người lao động sẽ được hưởng số tiền thanh tốn BHXH bằng 75% x số tiền lương bình quân ngày x số ngày nghỉ ốm hưởng BHXH.
Chị Nguyễn Hương Giang, nhân viên phịng tổ chức hành chính trong tháng 2/2014 nghỉ 5 ngày do bị sốt virut. Chị có gửi đơn xin nghỉ ốm, giấy chứng nhận nghỉ ốm từ bệnh viện, và trường hợp của chị sẽ được kế tốn tính BHXH như sau:
Bệnh viện y học cổ truyền Việt Nam Ban hành theo mẫu số C65- HD Số KB/BA
GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH
Quyển số: Số:
Họ và tên: Nguyễn Hương Giang Tuổi: 34 Đơn vị công tác: Công ty TNHH Kiểm tốn Đơng Á Số ngày cho nghỉ: 05 ngày.
Từ ngày: 15/02/2014 Đến ngày: 20/02/2014.
Y, bác sỹ KCB
(Ký, họ tên)
Ngày….tháng…..năm…..
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
PHIẾU THANH TOÁN BHXH
Số sổ BHXH : 1594023699
1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 05 ngày 2. Lũy kế từ ngày nghỉ cùng chế độ: 0 ngày
3. Lương tháng đóng BHXH: 10.221.000 đồng
4. Lương bình quân ngày: 93.600đồng
5. Tỷ lệ hưởng BHXH: 75%
6. Số tiền hưởng BHXH: 05 x 93.600 x 75% = 351.000đồng Cán bộ cơ quan BHXH
(Ký tên, đóng dấu) Phụ trách BHXH của đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
Trường hợp thai sản: Kể từ ngày 1/5/2013, công ty áp dụng chế độ nghỉ
thai sản 6 tháng theo như quy định của luật lao động Việt Nam.
Công ty giải quyết giấy đề nghị thanh toán trợ cấp BHXH của chị Đỗ Thị Huyền - Nhân viên phòng kinh tế như sau:
Ngày 20/6/2013, chị Huyền có làm “ Đơn xin nghỉ chế độ thai sản” trình ban giám đốc cơng ty và đã được ban giám đốc kí duyệt thơng qua. Theo đó, chị Huyền đã nghỉ chế độ thai sản từ ngày 11/7/2013 đến ngày 11/01/2014. Ngày 18/01/2014, chị Huyền có làm Giấy đề nghị thanh toán gửi lên ban giám đốc công ty duyệt chi số tiền theo chế độ của cơng ty và đã được giám đốc cơng ty kí xác nhận. Chị Huyền có làm việc với phịng kế tốn cơng ty và được giải quyết, theo đó, cơng ty thanh toán cho chị Huyền số tiền trợ cấp BHXH (nghỉ thai sản) như sau:
Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 2,65 x 1. 050.000= 2.782.500đ.
Thời gian nghỉ: 06 tháng.
- Trợ cấp nghỉ việc khi sinh con: 2.782.500 x 6 tháng = 16.695.000đ. - Trợ cấp 1 lần sinh con: = 1. 050.000x 2 tháng= 2.100.000đ.
- Trợ cấp nghỉ việc đi khám thai, sảy thai: 0đ. - Cộng: 16.695.000+ 2.100.000= 18.795.000đ.
Những số liệu tính tồn này được ghi nhận ở “Phiếu thanh tốn trợ cấp BHXH”, mẫu như sau:
Kế toán viên lập 2 phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, 1 phiếu lưu giữ tại phịng kế tốn tài chính, 1 phiếu giao cho người nhận thanh tốn (chị Huyền), đồng thời với đó, kế tốn viết phiếu chi tiền mặt
+ Mục đích bảng thanh tốn BHXH: bảng này được lập làm căn cứ
tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động. Lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên.
+ Phương pháp và trách nhiệm ghi: Tùy thuộc vào số người phải
thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị. Kế tốn có thể lập bảng này cho từng phịng ban, bộ phận hoặc tồn đơn vị.
+ Cơ sở để lập bảng này: “ Phiếu nghỉ hưởng BHXH” khi lập phải
phân bổ chi tiết theo từng trường hợp như: Nghỉ ốm, Nghỉ con ốm, Nghỉ tai nạn lao động ... trông mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiến trợ cấp BHXH trả thay lương, cuối tháng sau khi kế tốn tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi, bảng này được lập thành 2 liên:
- Một liên lưu tại phịng kế tốn cùng các chứng từ có liên qua
- Một liên gửi cho cơ quan quản lý BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi.
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận kế toán tiến hành lập bảng thanh tốn tiền lương cho tồn doanh nghiệp. Thể hiện qua bảng tổng hợp tiền lương và bảng phân bổ tiền lương.
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Mục đích: bảng này dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế
phải trả gồm: lương chính, phụ cấp, các khoản khác như: BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động. Ghi có vào TK334, TK335, TK338.
+ Phương pháp và trách nhiệm ghi: Căn cứ vào các bảng thanh toán
lương, thanh toán làm ca đêm, làm thêm giờ....Kế toán tập hợp, phân lại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng lao động. Tính tốn số tiền để ghi vào các dòng phù hợp với bảng. Cột ghi TK 334 hoặc Tk 335.
Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng số tiền lương phải trả (theo quy định hiện hành) theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các dịng cho phù hợp .
Cột ghi có TK338, số liệu bảng phân bổ tiền lương và BHXH được sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và các ơ kế tốn có liên quan.
Đồng thời sử dụng để tính thực tế giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hồn thành
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN ĐƠNG Á
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯ
Tháng 05 năm 2014
TT Bộ phận Ghi Nợ TK
TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả khác Lương Các khoản khác Cộng Có TK 334 BHXH BHYT BHTN KPCĐ 2 % 1 TK 642 - CP QLDN 24.217.038 4.363.800 28.580.838 4.178.685 737.415 245.805 491.610 2 TK 622 - CP NCTT 10.956.893 0 10,956,893 3.373.650 595.350 198.450 396.900 3 Nợ TK 334 NVNLD 3.109.785 666.381 444.255 Tổng Cộng 35.173.931 4.363.800 39.537.731 10.662.12 0 1.999.146 888.510 888.510 Ngày 31 tháng 05 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
*Phiếu chi
+ Mục đích: dùng để phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá
quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
+ Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu chi phải được đóng dấu thành quyển ghi sổ từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển, số phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tơc trong một kỳ kế tốn. từng phiếu chi phải được ghi rõ, đầy đủ nội dung và phải được kế toán trưởng, thủ trưởng xem xét ký duyệt trước khi xuất quỹ.
Phiếu chi được lập thành 2 hoặc 3 liên đặt giấy than viết một lần.
- Liên 1: Lưu nơi lập biểu- Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế tốn cùng với các chứng từ gốc để kế toán ghi vào sổ kế toán.
Bảng số 5:Bảng tổng hợp thanh tốn các khoản trích theo lương Bộ phận Tổng quỹ lương CB BHXH BHYT BHTN KPCĐ (Trích vào CP 2%) Lương TT Trích vào CP (18%) Khấu trừ vào lư- ơng (8%) Tổng cộng Trích vào CP (3%) Khấu trừ vào lư- ơng (1,5%) Tổng cộng Trích vào chi phí (1%) Khấu trừ vào lương (1%) Tổng cộng Văn phòng 24.580.500 4.178.685 1.720.635 5.899.320 737.415 368.706 1.106.121 245.805 245.805 491.610 491.610 Nghiệp vụ 19.845.000 3.373.650 1.389.150 4.763.800 595.350 297.675 893.025 198.450 198.450 396.900 396.900 Tổng Cộng 44.425.500 7.552.335 3.109.785 10.662.120 1.332.765 666.381 1.999.146 444.255 444.255 888.510 888.510 Ngày 31 tháng 05 năm 2014
Người lập biểu Kế tốn trưởng Giám đốc cơng ty
(Ký, ghi rõ họ
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
* Bảng tổng hợp thanh toán các khoản trích theo lương
- Nội dung: Bảng tổng hợp thanh tốn lương có tác dụng theo dõi chi tiết số tiền lương được hưởng sau khi đã trừ hết các khoản khấu trừ của từng bộ phận.
- Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng thanh toán lương của bộ phận
- Phương pháp ghi: Lấy các dịng tổng cộng của bảng thang tốn lương của các bộ phần văn phòng để tổng hợp lương của bộ phận văn phòng và bộ phận nghiệp vụ
Tổng hợp các khoản trích theo lương: Cuối mỗi tháng, căn cứ tình hình thực tế, kế tốn của cơng ty sẽ lập danh sách người lao động đề nghị hưởng BHXH của tháng đó, và đây là căn cứ để kế toán tổng hợp số liệu và thanh toán với cơ quan BHXH.
Kế toán lập bảng tổng hợp các trường hợp người lao động nghỉ hưởng BHXH tháng 01/2014:
Bảng số 7:Trích danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản