2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Bộ máy kế tốn tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với cơng ty vì quy mơ nhỏ, tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lí trên địa bàn tập trung. Tồn bộ cơng tác kế tốn, tài chính của Cơng ty TNHH Kiểm tốn Đơng Á được tổ chức tại một phòng gọi là phịng “Kế tốn - tài chính”. Tất cả cơng việc hạch tốn kế tốn đều được thực hiện tại phịng “Kế tốn - tài chính ” của cơng ty.
Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
(Nguồn: Phịng kế tốn tổng hợp)
Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: Lập kế hoạch tài chính, lên báo cáo tổng hợp, lập các
bảng phân bổ và kết chuyển tài khoản. Phân tích hoạt động kinh tế, kết hợp với các phịng ban cơng ty thiết lập các định mức chi phí, định mức khốn doanh thu và các loại định mức nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tham mưu cho giám đốc về công tác hoạt động kinh doanh, quản lý sử dụng vốn, vật tư hàng hoá phù hợp với đặc điểm kinh doanh ngành hàng và điều lệ của cơng ty. Có trách nhiệm trong việc thực hiện các chế độ báo cáo, quyết tốn theo định kỳ về hoạt động tài chính của cơng ty. Chịu trách nhiệm trước giám
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp, Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán, Kế toán TSCĐ, CCDC Kế toán theo dõi hợp đồng lao động, Kế tốn TNCN Kế tốn vật tư, văn phịng phẩm Thủ quỹ
đốc công ty và các cơ quan quản lý nhà nước về việc chỉ đạo hướng dẫn cách lập báo cáo và kiểm tra cơng tác kế tốn của các kế toán viên, mậu dịch viên bán hàng tại các quầy hàng, nhân viên lễ tân.
- Kế toán tổng hợp: Kế toán thanh tốn (thu chi tiền mặt). Cơng nợ lại
nội bộ (TK 136, 336). Quản lý vật tư (xuất nhập vật tư TK 152, 1531, 1532). Duyệt chứng từ thanh toán các khoản phí nội bộ. Báo cáo quyết tốn thuế và kiểm tra hố đơn thuế. Quyết tốn chi phí hàng đặt phịng, định mức hàng giặt là. Duyệt giá, khảo giá các loại nguyên vật liệu nhập về, kiểm tra định lượng thực đơn cho các món ăn.
- Kế tốn vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình thực hiện hợp đồng và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của công ty bao gồm tiền mặt tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng. Tiền mặt là số vốn bằng tiền được thủ quỹ bảo quản trong két sắt an tồn của cơng ty.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn, các giấy thanh tốn tiền trung ương, kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt, sau khi được kế toán trưởng kiểm duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền. Sau đó thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực nhận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu và lấy vào phiếu thu.
Khi phát sinh các nhiệm vụ chi tiền, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi có đầy đủ chữ ký kế tốn trưởng và của Giám đốc cơng ty. Căn cứ vào số tiền thực chi của thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và đến cuối ngày thì chuyển cho kế tốn tiền mặt để ghi sổ.
Phiếu thu và phiếu chi là tập hợp của một chứng từ hoặc nhiều chứng từ. Riêng phiếu chi của thủ quỹ nộp ngân hàng là dựa trên bảng kê các loại tiền nộp viết làm 3 liên.
Đối với kế tốn tiền gửi ngân hàng thì khi có các giấy báo có và báo nợ của Ngân hàng thì kế tốn tiến hành định khoản và lập các chứng từ ghi sổ sau đó vào các sổ kế tốn có liên quan.
Các phiếu chi tiền nộp vào tài khoản ngân hàng thì phải có giấy nộp tiền kèm theo.
- Kế tốn vật tư văn phịng phẩm:
Do đặc điểm của công ty là thực hiện các hợp đồng tư vấn kinh tế là chủ yếu nên vật tư của cơng ty chủ yếu là vật tư văn phịng phẩm. Danh mục vật tư văn phịng phẩm của cơng ty rất đa dạng và phong phú, mỗi vật tư được gắn một thẻ kho riêng biệt và được tổng hợp theo dõi hàng tháng.
- Kế toán tài sản cố định:
Cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội và tiến bộ khoa học kỹ thuật, TSCĐ trong nền kinh tế quốc dân và trong các doanh nghiệp không ngừng được đổi mới, hiện đại hóa và tăng lên nhanh chóng, góp phần vào việc nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Điều đó đặt ra cho cơng tác quản lý và kế tốn TSCĐ của cơng ty TNHH Kiểm tốn Đơng Á những yêu cầu ngày càng cao..
Kế tốn cơng ty thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định.
Kế tốn tính tốn và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản cố định và chế độ qui định.
Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa tài sản cố định.
Kế toán hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, phòng, ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán tài sản cố định đúng chế độ, đúng phương pháp.
Kế toán tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp; tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Kế tốn tiền lương
trong cơng ty có nhiệm vụ:
Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động
Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí cơng đồn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế tốn. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ khi Giám đốc công ty yêu cầu.
- Kế toán thanh toán:
Kế toán thanh tốn trong cơng ty thực hiện các nhiệm vụ sau: Thực hiện thu, chi và lập báo cáo thu chi theo kế hoạch, căn cứ các chứng từ phát sinh và kiểm tra giấy tờ đề xuất (thanh toán, tạm ứng, bảng kê thanh toán tạm ứng), lập sổ theo dõi tạm ứng, lưu chứng từ kế toán chứng minh cho các định khoản về kế toán tiền hay kế toán tạm ứng.
- Kế toán báo cáo tài chính:
Kế tốn tổng hợp và báo cáo tài chính của cơng ty là người thực hiện nhiệm vụ quản lí và rà sốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra thực hiện yêu cầu kế tốn chung, tổng hợp, làm cơng tác kế tốn cuối kì, thực hiện cơng tác sổ sách hàng tháng, báo cáo thuế và chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính quý, năm…
2.2.2.2 Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
Cơng ty TNHH Kiểm tốn Đơng Á hiện đang áp dụng chế độ kế tốn cơng ty theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006, áp dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành và các thông tư phát hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực và các quyết định đó.
Cơng ty TNHH Kiểm tốn Đơng Á hiện đang tổ chức thực hiện hình thức kế tốn và sổ sách theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể như sau:
- Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán:
+ Niên độ kế tốn: niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
+ Kỳ lập báo cáo tài chính: Cơng ty lập báo cáo theo Quý. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VND).
- Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng:
+ Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng các chuẩn mực kế toán và luật kế toán Việt Nam hiện hành.
+ Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.
+ Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam: Đơn vị tuân thủ đúng các quy định của chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn Việt Nam.
- Chính sách kế tốn được áp dụng tại Cơng ty như sau:
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Phương
pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo tỉ giá thực tế.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá thực tế của số vật liệu nhập
kho thuộc lần sau cùng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Khơng.
+ Ngun tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ :
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vơ hình và thuê tài chính): Ngun giá TSCĐ hình thành từ mua sắm là tồn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vơ hình và th tài chính): TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo thông tư số 45/2013/QĐ-BTC ngày 25/04/2013.
+ Cơng ty tính thuế GTGT: Cơng ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.2.2.3 Hình thức sổ kế tốn sử dụng tại cơng ty
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định mà Bộ Tài chính đã phát hành. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo đúng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế tốn tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế tốn Nhật ký chung đối với kế tốn thủ cơng và Cơng ty cũng sử dụng máy vi tính để tính tốn, lập và in bảng biểu kế tốn để góp phần làm giảm khối lượng cơng việc cho kế tốn.
Chu trình sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn của cơng ty được khái quát như sau:
Sơ đồ 10: Chu trình sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
2.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
* Các báo cáo tài chính theo quy định: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN).
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN). - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN). * Nguồn để lập báo cáo tài chính:
- Số dư tài khoản tại thời điểm 31/12 năm trước.
- Số phát sinh kỳ báo cáo, số phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến kỳ báo cáo.
2.2.2.5 Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn
Cơng tác kế tốn được các cơ quan quản lý cấp trên thường xuyên kiểm
tra về việc chấp hành các quy chế, chính sách, chế độ trong quản lý tài chính, báo cáo tài chính của công ty. Đưa ra quyết định xử lý, công tác kiểm tra, kiểm soát của cấp trên được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần, khi cần thiết có thể là kiểm tra đột xuất. Nội dung kiểm tra vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, thu nhập, việc sử dụng các quỹ của doanh nghiệp.
Cơ quan kiểm tra kế toán trong nội bộ cơng ty là do giám đốc, kế tốn trưởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tiến hành kiểm tra. Nội dung kiểm tra bao gồm kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế tốn đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lý tài
chính, thể lệ kế tốn …
2.2.3 Hạch tốn lao động, tính lương, phụ cấp phải trả cho người lao động.
2.2.3.1 Phân loại lao động
Hiện nay AEA có tổng số 82 cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, trong đó có 09 kiểm tốn viên cấp Nhà nước. Tất cả họ đều đã tốt nghiệp các trường đại học danh tiếng tại Việt Nam thêm vào đó, 20% trong số họ có ít nhất 02 bằng đại học.
Một trong những điểm mạnh của công ty là có đội ngũ lãnh đạo có rất nhiều năm kinh nghiệm trong các công ty Kiểm toán quốc tế và Việt Nam, nên rất am hiểu về pháp luật và hiểu về thực tế tại các doanh nghiệp.Một số thành viên trong ban giám đốc là những người đã có mặt và làm việc đầu tiên trong ngành kiểm toán độc lập ở Việt Nam.
Bảng 1: Trích danh sách Kiểm tốn viên của AEA:
TT Họ và tên Năm sinh quánQuê Số chứngchỉ KTV Ngày cấp
Nam Nữ
1. Nguyễn Hữu Đông 1964 QuảngNgãi 0140/KTV 18/05/1999
2. Đỗ Đức Đỏ 1968 HưngYên 0718/KTV 18/11/2003
3. Vũ Đức Thắng 1974 NamĐịnh 0307/KTV 22/05/2000
4. Nguyễn Văn Vụ 1966 Hà Nam 0638/KTV 12/11/2002
5. Nguyễn Hoàng Ân 1952 HảiDương 0078/KTV 30/9/2008
6. Nguyễn Thị Lan 1976 Hà Nội 1685/KTV 28/04/2010
Phân loại lao động theo trình độ:
+ Trình độ đại học :82 người (chiếm 100%) + Trình độ cao đẳng : 0 người (chiếm 0 %) + Trình độ trung học phổ thơng : 0 người (chiếm 0%)
Bảng phân loại cán bộ, công nhân viên trong công ty:
STT Phân loại lao động (phòng) Số lượng (người) Tỉ lệ (%)
1 Ban giám đốc 2 2.43% 2 Phòng dự án 16 19.51% 3 Phòng nghiệp vụ 18 21.95% 5 Phòng kinh tế 11 11.41% 8 Phịng tổ chức hành chính 19 23.17% 9 Phịng kế hoạch 10 8.20% 10 Phịng kế tốn tài chính 6 7.32%
Bảng số 2: Trích bảng theo dõi nhân sự phòng Kế hoạch
Quản lý lao động
Hàng ngày, cán bộ - công nhân viên Công ty đều làm việc và nghỉ theo qui định của Công ty:
-Sáng: 8h00 – 12h00 -Chiều: 13h30 – 17h00
Hàng ngày, giao nhân viên bảo vệ theo dõi cán bộ công nhân viên đến công ty làm việc, đi muộn, về sớm, ra vào trụ sở cơng ty, nhân viên hành chính ghi nhận trực tiếp ngày cơng của từng nhân viên ở mỗi phịng vào bảng chấm công mỗi ngày 2 lần (đầu giờ vào buổi sáng và cuối giờ làm vào buổi chiều) để đảm bảo tính chính xác chặt chẽ, tránh tình trạng trốn làm việc mà vẫn có ghi bảng chấm cơng.
Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công, để làm cơ sở xét duyệt khen